Facilitez le rapprochement grâce à des modèles de rapprochement comptable gratuits

La réconciliation, c'est l'un des processus les plus importants en comptabilité. C'est ainsi que nous déterminons si les chiffres sont exacts. La standardisation des processus de rapprochement est un moyen facile de gagner rapidement en rationalisant la clôture de fin de mois, et c'est un bon début pour créer une base solide pour la gestion financière de votre organisation.

Mais malgré cette importance, la réconciliation est également l'une des compétences les moins enseignées. La plupart des gens l'apprennent sur le tas, dans la période de crise pour boucler les comptes. Si tu as de la chance, quelqu'un t'a donné un rapprochement comptable modèle qu'ils ont créé. Si vous n'êtes pas aussi chanceux, j'espère que vous avez créé un modèle utilisable. Mais si vous n'en avez pas un ou si vous en avez hérité un qui semble avoir été créé par le Dr Frankenstein, nous pouvons vous aider.

Qu'est-ce que le rapprochement comptable et comment le faire ?

Le rapprochement comptable est la façon dont les comptables vérifient que les soldes des comptes sont corrects et complets. Il s'agit de comparer le solde du compte du grand livre à celui d'une source d'information crédible et indépendante. Rapprochement des comptes ne se contente PAS de répertorier les transactions du compte GL et de vérifier que le total est correct.

En raison de la façon dont fonctionne la comptabilité, une fois que vous avez établi les comptes du bilan, ce qui se répercute à la fin, c'est le bénéfice net. Cela signifie que le rapprochement des comptes de bilan joue un rôle clé pour garantir l'exactitude des rapports financiers et des registres comptables généraux. L'établissement d'un bilan correct est ce qui détermine le résultat net du compte de résultat.

À quelle fréquence devez-vous effectuer le rapprochement des comptes ? Cela dépend du volume des transactions qui transitent par un compte de bilan donné. Les grandes organisations peuvent avoir besoin de réconcilier quotidiennement leur compte de trésorerie d'exploitation. D'autres organisations peuvent très bien se contenter d'un relevé de rapprochement bancaire mensuel. Les petites entreprises qui ne clôturent pas leurs comptes mensuels difficiles peuvent souvent s'en tirer en rapprochant le reste de leurs comptes de bilan à la fin de leur exercice financier, au moment de faire leur déclaration de revenus.

Bien que les détails de la procédure de rapprochement d'un compte dépendent du type de compte et de la nature des transactions qui y transitent, la première étape consiste presque toujours à exporter les transactions depuis le dernier rapprochement vers une feuille de calcul. Selon les préférences de votre organisation, il peut s'agir de Microsoft Excel ou d'un Google Sheet.

L'étape suivante est cruciale, mais elle est facile à oublier : vérifiez que le solde initial dans votre logiciel de comptabilité correspond au solde final de votre dernier rapprochement. Si elles ne concordent pas, il n'y a aucune chance que votre rapprochement pour la période en cours soit terminé.

S'ils ne correspondent pas, vous devrez revenir sur votre rapprochement précédent et les transactions sur votre compte pour déterminer ce qui a changé.

Une fois que vous aurez un point de départ solide, les procédures de rapprochement que vous utiliserez dépendront du type de compte avec lequel vous travaillez. Nous allons passer en revue les quatre méthodes différentes l'une après l'autre.

Concilier avec une déclaration externe

Il s'agit du processus utilisé pour les comptes bancaires, les cartes de crédit, les prêts et tout autre compte sur lequel un relevé tiers indique les transactions. Le rapprochement des relevés bancaires est probablement le type de rapprochement le plus courant. Votre système comptable est peut-être doté d'un module de rapprochement intégré, mais si cette fonctionnalité n'est pas disponible dans le vôtre, l'utilisation d'un modèle de rapprochement vous facilitera la tâche.

Tout d'abord, examinez les éléments de rapprochement du mois dernier ou de la dernière période pour voir s'ils ont été réglés ce mois-ci. Cochez-les des deux côtés.

Une fois la partie « facile » terminée, il est temps de commencer à faire correspondre les transactions du relevé externe aux transactions du système comptable. Les montants, les dates et les descriptions peuvent vous guider, mais il arrive qu'une transaction du système comptable apparaisse sur plusieurs lignes sur le relevé, ou vice versa. Ceux-ci peuvent ne pas être facilement apparents avant la toute fin.

Enfin, examinez les transactions qui figurent sur le relevé mais qui ne figurent pas dans le système comptable, et vice versa. Les montants sont-ils corrects ? Est-ce une différence de temps ? Y a-t-il des frais ou des intérêts bancaires qui doivent être enregistrés dans le grand livre ? La banque a-t-elle commis une erreur ? La transaction a-t-elle été correctement enregistrée dans le système comptable ? Y a-t-il des entrées dupliquées ou manquantes ? Ajoutez et soustrayez ces éléments de rapprochement, le cas échéant, jusqu'à obtenir des soldes de rapprochement identiques.

Réconcilier avec l'activité du compte

Certains comptes, tels que les dépenses payées d'avance, les recettes à payer, les charges à payer et certaines créances, doivent être rapprochés en fonction des transactions qui ont été enregistrées (ou auraient dû être enregistrées) sur ce compte. Cela peut nécessiter l'examen des tableaux d'amortissement ou d'autres documents.

Par exemple, si les tableaux des recettes différées indiquent que le solde aurait dû baisser d'un montant net de 45 000 dollars pour atteindre 790 000 dollars, mais que le solde du GL est loin de cela, vous devrez étudier la différence. Peut-être qu'une entrée de journal n'a pas été enregistrée correctement, ou peut-être que le calendrier n'a pas été mis à jour correctement.

Réconcilier avec l'activité du grand livre subsidiaire

Certains comptes sont suivis dans des registres subsidiaires ou des calendriers distincts. Il s'agit notamment des comptes clients, des immobilisations et des comptes créditeurs. Le rapprochement de ces comptes consiste simplement à vérifier que ces livres ou calendriers subsidiaires sont complets et que le solde correspond au solde du grand livre général.

Réconciliez-vous avec Rollforward

Les comptes d'actions sont généralement rapprochés en effectuant un report de compte. Commencez par le solde de fin de la dernière période, additionnez et soustrayez les augmentations et les diminutions et vérifiez que les soldes de fin du rapprochement et du grand livre sont les mêmes.

Quelle que soit la méthode que vous utilisez, votre rapprochement lié fait partie de la documentation des états financiers de cette période.

Pourquoi la réconciliation est-elle importante ?

Les rapprochements des comptes de bilan constituent un élément crucial de la comptabilité. C'est ainsi que nous nous assurons que les débits et les crédits des écritures de journal sont corrects. Comme je l'ai dit plus haut, vérifier que les soldes des comptes du bilan sont corrects permet de s'assurer que le bénéfice net sur le compte de résultat est correct. Mais la conciliation joue également un rôle important dans de nombreux autres domaines de la gestion financière.

Contrôles internes L'objectif des contrôles internes est de prévenir ou de détecter les erreurs ou les fraudes. Pour ce faire, le rapprochement permet d'identifier les transactions dupliquées ou manquantes ou les transactions qui se situent dans la mauvaise période. Il alerte également les propriétaires et les dirigeants d'entreprises en cas de changements soudains et inexpliqués des stocks ou d'autres actifs de l'entreprise. Vérifier que les rapprochements sont effectués correctement et en temps opportun est l'un des principaux outils que l'équipe d'audit interne utilisera pour s'assurer que les contrôles fonctionnent.

Détection des fraudes et des vols Cela fait vraiment partie des contrôles internes, mais c'est tellement important que je tiens à le souligner. De l'argent, et surtout petite monnaie, sont des cibles faciles pour les fraudeurs de toutes les organisations. Surveiller de près les rapprochements des comptes de caisse est le moyen le plus simple de détecter un vol rapidement, avant qu'il ne devienne incontrôlable (et c'est toujours le cas).

Surveillance des performances Dans tout sport de compétition, le chiffre vital est le score. Pour les entreprises, ce score est le résultat net, c'est-à-dire le bénéfice net. Le rapprochement des comptes de bilan est la façon dont vous vérifiez ce résultat net. Sans ces connaissances, les décideurs de ce secteur volent à l'aveugle et n'ont aucun moyen de vérifier que leur stratégie fonctionne.

Flux de trésorerie Pour projeter avec précision votre flux de trésorerie, vous avez besoin d'un point de départ solide. Sans rapprochements réguliers, vous ne savez pas quels sont les chèques impayés et quelle part de l'argent de votre compte bancaire est déjà utilisée.

Comment utiliser les modèles de rapprochement de comptes ?

Maintenant que vous savez à quel point il est important de performer rapprochements des bilans l'utilisation régulière de modèles pour vos rapprochements garantit que vous suivez les meilleures pratiques. Vous pouvez être sûr de ne rien manquer ou de ne rien faire de mal. L'utilisation de modèles de comptabilité tout au long de votre travail vous permet d'économiser le temps et l'énergie nécessaires pour réinventer la roue chaque fois que vous effectuez la même procédure. Ils contribuent également à rationaliser vos processus afin de rendre la clôture de fin de mois un peu moins pénible. En les personnalisant comme bon vous semble, vous les appropriez.

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Ces modèles de rapprochement des bilans ont été créés à l'aide des meilleures pratiques mises au point par les meilleures équipes comptables de tout le pays. Allez-y, essayez-les et laissez votre modèle Frankenstein derrière vous.