Ascent Aviation automatisiert Bankabrechnungen mit FloQast

Ascent Aviation Services mit Sitz in Arizona ist einer der größten Anbieter von Flugzeugwartungs-, -reparatur- und -überholungsdiensten (MRO) für Fluggesellschaften, Frachtunternehmen und Leasinggeber weltweit. Als Fehler, Versäumnisse und mangelnde Verantwortlichkeit beim Monatsabschluss zu Verzögerungen führten, wurde FloQast implementiert, um dies zu beheben. Mit Echtzeit-Checklistenansichten und automatisierten Abstimmungen über alle Bank- und Hauptbuch hinweg konnte Ascent die Zeit bis zum Abschluss um 50 Prozent verkürzen und die Geschwindigkeit, Präzision und das Vertrauen in das System insgesamt steigern.

Man kann sagen, dass Ascent Aviation Services bei seinem Monatsabschluss im Blindflug unterwegs war. Aufgrund mangelnder Transparenz in Bezug auf Aufgaben und Zeitpläne und Dutzenden von Hauptbuch und Bankkonten, die abgestimmt werden mussten, hatte das Buchhaltungsteam mit einem Abschluss zu kämpfen, der zu einem 20-tägigen Prozess geworden war.

Als Neil Holstad, CFO von Ascent, vor zwei Jahren in das Führungsteam eintrat, untersuchte er das Problem sofort und beschloss, es mit der FloQast-Workflow-Automatisierung zu lösen, um den Abschluss zu organisieren und zu optimieren. Die Accountant Kristine Palm erinnert sich noch genau an die Erfahrungen vor und nach der Implementierung.

"Unser Abschluss war vor FloQast frustrierend. Wir hatten ein Excel-Sheet , das wir nicht abschließen oder verfolgen konnten, so dass wir keine Möglichkeit hatten, zu erkennen, wo wir von Monat zu Monat standen", sagte Palm. Jetzt verwenden wir FloQast für alles, einschließlich Notizen, Abstimmungen, Dokumentation und Flussanalysen."

‍AliciaWood, ebenfalls Accountant im Ascent-Team, sagte, dass Personalveränderungen und Arbeitsbelastung den bisherigen Abschlussprozess ebenfalls unhaltbar machten.

"Wir hatten Leute, die das Excel-Sheet nicht benutzten, einige Leute verließen uns, und es gab keine Möglichkeit, sich ein genaues Bild von den Fortschritten zu machen", sagte Wood. "FloQast hat all das geändert, indem es unseren Fortschritt verfolgt und es für jeden, der neu hinzukommt, einfach zu erlernen macht."

FloQast- und Trovata-Integration rationalisiert Bank- und Kreditkartenabgleiche

Nach der Implementierung von FloQast hat Ascent den Abstimmungsprozess für alle Hauptbuch schnell automatisiert und ermöglicht so die sofortige Aktualisierung der neuesten Prüfsalden und Transaktionsdatensätze in FloQast. Bankkontenabstimmungen wurden ebenfalls durch die Trovata-Integration in FloQast integriert und haben zu zusätzlichen automatisierten Abstimmungen für Verrechnungs-, Kreditkarten-, Intercompany- und andere Konten geführt, wodurch das Ascent-Team durch den automatischen Abgleich von Transaktionen viel Zeit spart.

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FloQast gleicht jetzt automatisch Tausende von Transaktionen auf unseren Hauptbankkonten über den Trovata-Datenfeed in Minuten statt Stunden oder Tagen ab. Wir nutzen es auch für unsere Kreditkartenkonten und andere Konten, und es ist eine enorme Zeitersparnis und Erleichterung, dass diese jetzt ausgeglichen und ordnungsgemäß abgeschlossen werden.

- Kristine Palm, Accountant

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Wood schätzt auch, dass FloQast flexibel genug ist, um sich den bestehenden Arbeitsabläufen und Präferenzen des Teams anzupassen, was den Änderungsmanagementprozess komfortabler und natürlicher macht. Die Produktivität wurde gesteigert, während die Lernkurve relativ bescheiden blieb.

"Wir fügen gerne Journalbuchungsnummern und Referenznotizen in FloQast-Checklisteneinträge ein, genau wie wir es in unserem alten Excel-gestützten Prozess getan haben, so dass sie immer zur Hand sind, wenn man zurückgehen und sie finden muss", so Wood. "Wir verwenden auch Notizen, wenn keine Transaktion erforderlich ist, damit wir wissen, dass sie geprüft und nicht vergessen wurde.

Die Vorteile auf einen Blick: Konsistenz, Zugang und eine Zeitersparnis von 10 Tagen

Wood sagte, dass FloQast es einfacher gemacht hat, Dinge zu finden und zu erledigen, so dass die hybride/entfernte Mischung von Fachleuten effizienter als ein Team arbeiten kann. Ascent hat auch die Vorteile der Microsoft Teams-Integration von FloQast genutzt, die Benachrichtigungen, Aufgaben und Instant Messaging bei Unausgeglichenheit ermöglicht.

"Es ist viel einfacher, zusammenzuarbeiten und auf der gleichen Seite zu bleiben", so Wood. "Die Teams-Integration beschleunigt die Kommunikation, und die Dashboards sorgen dafür, dass wir uns gegenseitig mehr Rechenschaft ablegen.

Auch externe Prüfer haben zur Dokumentation und Validierung Zugang zu FloQast erhalten.

"Sie verlangen immer noch, dass wir PBC hochladen", sagt Wood. "Aber sie haben Zugang zu FloQast, um alles, was sie in Bezug auf Konten, Bilanzen oder Abstimmungen benötigen, weiterzuverfolgen oder zu untersuchen.

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Nach dem Einsatz von FloQast wäre es schwer, wieder zurückzugehen. Es hält uns auf dem Laufenden, unsere Abstimmungen sind genauer, und es hilft uns, besser im Team zu arbeiten.

- Alicia Wood, Accountant

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Nach Angaben von Palm ist der größte Gewinn die Zeitersparnis von 10 bis 14 Tagen bis zum Abschluss.

"Wir schließen jetzt jeden Monat im Durchschnitt in 10 Tagen ab, und das Jahresende im Dezember dauerte ebenfalls 10 Tage", sagte Palm. "Bei Monaten mit schnellem Abschluss schaffen wir es in 6 oder 7 Tagen."

Wood fasst es so zusammen, wenn er gefragt wird, wie er sich ein Close ohne FloQast vorstellen würde: "Ich sage nicht, dass sie vier neue Leute einstellen müssten, um uns zu ersetzen, wenn wir aufhören würden, FloQast zu benutzen, aber es wäre schwierig, zu dem zurückzukehren, was wir getan haben, bevor wir FloQast eingeführt haben. Es hält uns auf Kurs, macht unsere Abstimmungen genauer und hilft uns, besser im Team zu arbeiten."