Ascent Aviation automatise les recouvrements bancaires avec FloQast

Ascent Aviation Services, basée en Arizona, est l'un des plus grands fournisseurs de services de maintenance, de réparation et de révision d'aéronefs (MRO) aux compagnies aériennes, aux opérateurs de fret et aux bailleurs dans le monde entier. Lorsque des erreurs, des omissions et un manque de responsabilité dans la clôture de fin de mois ont causé des retards, FloQast a été mis en œuvre pour y remédier. Grâce à la liste de contrôles en temps réel et aux rapprochements automatisés entre tous les comptes bancaires et les comptes généraux, Ascent a réduit de 50 % le nombre de jours nécessaires à la clôture et a augmenté la vitesse, la précision et la confiance en général.

On peut dire qu'Ascent Aviation Services volait à l'aveuglette lors de sa clôture mensuelle. Avec un manque de visibilité sur les tâches et les délais et des dizaines de comptes bancaires et de GL à réconcilier, l'équipe comptable se débattait avec une clôture qui était devenue un processus de 20 jours.

LorsqueNeil Holstad, Directeur financier Ascent Directeur financier a rejoint l'équipe de direction il y a deux ans, il s'est immédiatement penché sur la question et a décidé d'y remédier en utilisant l'automatisation du workflow FloQast pour organiser et optimiser la clôture. Kristine Palm, comptable, se souvient clairement de l'expérience avant et après la mise en œuvre.

"Notre système Close était frustrant avant FloQast. Nous avions une feuille de calcul que nous ne pouvions pas verrouiller ou suivre, et nous n'avions donc aucun moyen de savoir où nous en étions d'un mois à l'autre", explique M. Palm. Aujourd'hui, nous utilisons FloQast pour tout, y compris les notes, les rapprochements, la documentation et les analyses de flux".

‍AliciaWood, également comptable au sein de l'équipe Ascent, a déclaré que les changements de personnel et la charge de travail rendaient l'ancien processus de clôture insoutenable.

"Nous avions des gens qui n'utilisaient pas le tableur, d'autres qui partaient, et il n'y avait aucun moyen d'avoir une idée précise des progrès accomplis", a déclaré M. Wood. "FloQast a changé tout cela en assurant le suivi de nos progrès et en facilitant l'apprentissage pour les nouveaux venus.

L'intégration de FloQast et Trovata rationalise les rapprochements bancaires et de cartes de crédit

Dès la mise en œuvre de FloQast, Ascent a rapidement automatisé le processus de rapprochement pour tous les comptes du grand livre, ce qui a permis de mettre à jour instantanément les dernières balances de vérification et les enregistrements de transactions dans FloQast. Les rapprochements de comptes bancaires ont également été introduits dans FloQast grâce à l'intégration de Trovata et ont conduit à des rapprochements automatisés supplémentaires pour les comptes de compensation, de carte de crédit, inter-sociétés et autres, permettant à l'équipe d'Ascent de gagner un temps considérable en rapprochement automatiquement rapprochement transactions.

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FloQast rapproche désormais automatiquement des milliers de transactions sur nos principaux comptes bancaires via le flux de données de Trovata, en quelques minutes au lieu d'heures ou de jours. Nous l'utilisons également pour nos comptes de cartes de crédit et autres, et le fait de les équilibrer et de les clôturer correctement représente un gain de temps et un soulagement considérables.

- Kristine Palm, comptable

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M. Wood apprécie également que FloQast soit suffisamment souple pour s'adapter aux flux de travail et aux préférences de l'équipe, ce qui rend le processus de gestion du changement plus confortable et plus naturel. La productivité a été améliorée tout en maintenant une courbe d'apprentissage relativement modeste.

"Nous aimons placer les numéros des écritures et les notes de référence dans les éléments de liste de contrôles FloQast, comme nous le faisions dans notre ancien processus basé sur Excel, afin qu'ils soient toujours là si vous avez besoin de revenir en arrière et de les retrouver", a déclaré M. Wood. "Nous utilisons également des notes lorsqu'aucune transaction n'est nécessaire, afin de savoir qu'elle a été examinée et qu'elle n'a pas été oubliée.

Résumé des avantages : Cohérence, accès et gain de temps de 10 jours

Selon M. Wood, FloQast a facilité la recherche et l'achèvement des tâches, ce qui a permis à ce mélange de professionnels hybrides et distants de fonctionner plus efficacement en tant qu'équipe. Ascent a également tiré parti de l'intégration de FloQast dans Microsoft Teams, qui permet d'envoyer des notifications de déséquilibre, d'effectuer des tâches et d'envoyer des messages instantanés.

"Il est beaucoup plus facile de collaborer et de rester sur la même longueur d'onde", a déclaré M. Wood. "La communication est plus rapide grâce à l'intégration de Teams, et les tableaux de bord nous permettent de mieux rendre compte les uns aux autres.

Des auditeurs externes ont également eu accès à FloQast à des fins de documentation et de validation.

"Ils nous demandent toujours de télécharger les documents PBC", précise M. Wood. "Mais ils ont accès à FloQast pour suivre ou enquêter sur tout ce dont ils ont besoin concernant les comptes, les balances de vérification ou les rapprochements."

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Il serait difficile de revenir en arrière après avoir utilisé FloQast. Il nous permet de rester sur la bonne voie, nos rapprochements sont plus précis et il nous aide à mieux travailler en équipe."

- Alicia Wood, comptable

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Selon Palm, le gain le plus important a été la réduction de 10 à 14 jours du délai de clôture.

"Nous bouclons chaque mois en moyenne en 10 jours maintenant, et la fin de l'année en décembre a également été bouclée en 10 jours", a déclaré M. Palm. "Pour les mois à clôture rapide, nous les terminons en 6 ou 7 jours.

M. Wood résume ainsi la situation lorsqu'on lui demande d'imaginer une entreprise comme Close sans FloQast : "Je ne dis pas qu'il faudrait embaucher quatre nouvelles personnes pour nous remplacer si nous cessions d'utiliser FloQast, mais il serait difficile de revenir à la façon dont nous faisions les choses avant la mise en œuvre de FloQast. Il nous permet de rester sur la bonne voie, rend nos rapprochements plus précis et nous aide à mieux travailler en équipe."