Ein besserer Weg zum Abschluss: Die Umgestaltung des Monatsabschlusses der Gruppe 1 für Buchhalter

Group 1 ist ein Automobil-Einzelhandelsunternehmen mit über 200 Händlern weltweit. Durch die Expansion nach Großbritannien im Jahr 2007 hat sich Group 1 zu einem der Top-10-AM100-Unternehmen im Vereinigten Königreich entwickelt und sein Portfolio auf 57 Standorte mit einem Jahresumsatz von über 2 Milliarden Pfund erweitert.

Das Wachstum von Group 1 hat eine Reihe von Herausforderungen für die Buchhaltung mit sich gebracht, nicht zuletzt die Anforderung, einen komplexen Monatsabschluss als Teil einer transatlantischen Geschäftsinfrastruktur zu bewältigen. Dementsprechend benötigen die Buchhalter von Group 1 eine Finanzsoftware, die in der Lage ist, die ehrgeizigen Geschäftsziele des Unternehmens zu erfüllen und gleichzeitig den Abschluss so einfach und effizient wie möglich zu gestalten.

Vor FloQast

Vor der digitalen Transformation mit FloQast verließ sich Group 1 auf ein überwiegend manuelles System zur Verwaltung seiner komplizierten Buchhaltungsfunktion, wobei die Buchhalter Tabellenkalkulationen verwendeten, um Kontrollen durchzuführen und den Fortschritt jeden Monat zu verfolgen. Die Nachverfolgung Excel-Sheet ist ein übliches Merkmal eines manuellen Abschlusses, kann aber bei größeren Unternehmen zu Effizienzproblemen führen, vor allem, wenn die Buchhalter eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente über verschiedene Workflows hinweg bearbeiten und jeden Monat Tausende von Seiten mit Finanzdaten drucken und speichern.

Craig Lowdell, Leiter des Bereichs Retail Finance, merkte an, dass diese manuellen Herausforderungen, nicht zuletzt das Fehlen einer standardisierten Dokumentation, zu Verzögerungen beim Abschluss für das Team von Gruppe 1 führen könnten. Selbst mit der breiten Einführung der Fernarbeit nach der Pandemie war der Abschluss von Gruppe 1 weiterhin mit zahlreichen manuellen Eingaben verbunden - wie der Erstellung einer großen Anzahl von PDF-Dokumenten und der Verwendung der "Docusign"-Funktion zur Einzelunterzeichnung von Formularen.

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Als Covid aufkam, war unsere Reaktion: Wie können wir das, was wir heute tun, in einem elektronischen Format tun?"

- Craig Lowdell, Leiter der Abteilung Privatkundenfinanzierung

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Das Rechnungswesen von Gruppe 1 unterscheidet sich auch deshalb von dem vieler anderer britischer Unternehmen, weil es bestimmte US-Kontrollerwägungen einbezieht, wie die Einhaltung des Sarbanes-Oxley Act. Dieses zusätzliche technische Problem macht den Abschluss in den ersten fünf Tagen besonders intensiv, da das Team versucht, die Bilanzabstimmungen abzusegnen. Laut Lowdell spürten die Buchhalter der Gruppe 1 bei diesem manuellen System "den Druck, die erhöhte Arbeitslast und die Ineffizienz des Prozesses".

In Anbetracht all dieser Faktoren beschloss die Geschäftsleitung von Group 1, den manuellen Abschluss abzuschaffen und die Möglichkeiten der Automatisierung zu nutzen. Angesichts der Größe, des Umfangs und der technischen Anforderungen des Abschlusses wollte das Unternehmen keine überstürzte Änderung vornehmen, ohne den Markt gründlich zu sondieren. Zu diesem Zweck führten die leitenden Angestellten einen gründlichen Forschungsprozess durch und entschieden sich nach mehreren Monaten für FloQast.

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Wir haben es uns als leitendes Managementteam zur Aufgabe gemacht und gedacht: "Es muss eine bessere Möglichkeit geben, dies zu tun. Es muss etwas geben, das das, was wir brauchen, auf viel einfachere und elegantere Weise erledigen kann.

- Craig Lowdell, Leiter der Abteilung Privatkundenfinanzierung

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Einführung von FloQast  

Group 1 bereitete seine digitale Transformation über einen Zeitraum von mehreren Monaten vor, wobei das FloQast-Team seine Buchhalter unterstützte und Schulungen zu den neuen Tools durchführte. Zunächst beschloss die Gruppe 1, FloQast in 9 ihrer britischen Händlerbetriebe zu testen, bevor sie auf Standorte mit einer komplizierteren Schließung expandierte, um gezieltere Stresstests durchzuführen.

Nach der Testphase von Oktober bis Dezember 2022 führte Group 1 FloQast im Januar 2023 für sein gesamtes britisches Buchhaltungsteam ein. Die Buchhalter erkannten schnell die Vorteile des neuen Systems: Die FloQast Close Management Software erhöhte die Transparenz und Flexibilität des Close von Group 1. Zu den neuen Möglichkeiten gehören die Erstellung eigener Checklisten, die Festlegung von Schwellenwerten, die Gruppierung von Konten und die Integration von Drittanbieter-Tools wie Microsoft Teams und OneDrive.

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Die Flexibilität war der Schlüssel. Wir mussten unsere Prozesse nicht ändern, um sie an das FloQast-System anzupassen. Es war einfach eine nette Lösung, die sich schnell einfügte.

‍- Craig Lowdell, Leiter des Bereichs Privatkundenfinanzierung

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Über das Monatsende hinaus haben die FloQast-Tools den internen Prüfungsprozess von Gruppe 1 rationalisiert. Wo ein internes Prüfungsteam früher Kopien von physischen Dokumenten anfordern und diese Materialien dann von Hand abrufen musste, ermöglicht das cloudbasierte System von FloQast die automatische Zusammenstellung von Musterlisten und das Abrufen der erforderlichen Dateien in Sekundenschnelle.

Auch die leitenden Buchhalter von Group 1 haben davon profitiert. Das FloQast Ops-Dashboard bietet dem britischen Managementteam einen umfassenden Überblick über den Fortschritt bei der Schließung, mit Einblicken in Problembereiche und Probleme sowie klaren Warnungen über die Gefährdung von Aufgabenfristen. Wie Lowdell feststellte, ist diese Detailgenauigkeit entscheidend für die transatlantischen Buchhaltungsbelange des Unternehmens: "Wir sind Teil eines größeren Unternehmens, und es ist wichtig, dass wir unsere Fristen einhalten, damit sie auf ihrer Seite die Fristen einhalten können."

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Es ist gut zu wissen, wo jeder zu einem bestimmten Zeitpunkt steht. Wenn ich also Ressourcen für ein Problem bereitstellen oder Fragen stellen muss, kann ich das tun.

‍- Craig Lowdell, Leiter des Bereichs Privatkundenfinanzierung

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Verbesserung der Mitarbeitererfahrungen

Vor der Implementierung von FloQast bedeutete die Komplexität des Abschlusses, dass die Buchhalter von Group 1 häufig unter Druck arbeiteten, um Probleme zu lösen und Fristen einzuhalten. Vor diesem Hintergrund hatte Group 1 eine weitere Priorität für seine digitale Transformation: die Verbesserung der Work-Life-Balance seines Buchhaltungsteams.

Neben der wertvollen Leistungssteigerung und der angestrebten 5-Tage-Bilanzabstimmung wollte das Führungsteam von Group 1 mit der FloQast-Implementierung auch die Mitarbeiter in der Buchhaltung unterstützen. "Im Laufe der Zeit und der Weiterentwicklung von FloQast werden wir prüfen, wie wir unser Close-Fenster verkürzen können", sagte Lowdell, "aber das Hauptziel war es, den Mitarbeitern eine bessere Work-Life-Balance zu ermöglichen."

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Wenn Sie jemanden fragen, der FloQast nutzt, dann ist es die Work-Life-Balance. Es ist das 'Ich muss nicht das ganze Wochenende arbeiten', 'Ich muss nicht so lange am Abend arbeiten'... Es gibt den Menschen diese freie Zeit zurück."

‍- Craig Lowdell, Leiter des Bereichs Privatkundenfinanzierung

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Mit der Schaffung besserer Mitarbeitererfahrungen unterstützt Group 1 nicht nur seine Mitarbeiter, sondern legt auch den Grundstein für die Zukunft. Lowdell merkt an, dass Group 1 versuchen wird, seine FloQast-Software weiterzuentwickeln und "nach und nach weitere Verbesserungen vorzunehmen" - in der Zwischenzeit liefert die Plattform Ergebnisse: nämlich ein besseres Leben für Buchhalter.