Une meilleure façon de clôturer : Transformer la fin de mois du Groupe 1 pour les comptables

Group 1 est une entreprise de vente au détail d'automobiles qui compte plus de 200 concessionnaires dans le monde. En s'implantant au Royaume-Uni en 2007, Group 1 est devenu l'une des 10 premières entreprises AM100 du Royaume-Uni, avec un portefeuille de 57 sites et un chiffre d'affaires annuel de plus de 2 milliards de livres sterling.

La croissance de Group 1 a engendré un certain nombre de défis comptables, notamment la nécessité de procéder à une clôture mensuelle complexe dans le cadre d'une infrastructure commerciale transatlantique. Les comptables de Group 1 ont donc besoin d'un logiciel financier capable de répondre aux objectifs ambitieux de l'entreprise tout en gardant la clôture aussi simple et efficace que possible.

Avant FloQast

Avant sa transformation numérique avec FloQast, le Groupe 1 s'appuyait sur un système essentiellement manuel pour gérer sa fonction comptable complexe, les comptables utilisant des feuilles de calcul pour appliquer les contrôles et suivre les progrès chaque mois. Le suivi des feuilles de calcul est une caractéristique commune d'un Close manuel, mais peut créer des problèmes d'efficacité pour les grandes entités, en particulier si les comptables traitent une variété de documents différents, à travers les flux de travail, et impriment et stockent physiquement des milliers de pages de données financières chaque mois.

Craig Lowdell, responsable de la finance de détail, a noté que ces difficultés manuelles, notamment le manque de documentation standardisée, pouvaient entraîner des retards dans la clôture pour l'équipe du groupe 1. Même avec l'adoption généralisée du travail à distance après la pandémie, la clôture du groupe 1 a continué à impliquer de nombreuses opérations manuelles, telles que la production d'un grand nombre de documents PDF et l'utilisation de la fonction "Docusign" pour approuver les formulaires un par un.

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Lorsque Covid est arrivé, notre réaction a été la suivante : comment faire ce que nous faisons aujourd'hui dans un format électronique ?

- Craig Lowdell, responsable du financement de détail

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La fonction comptable du Groupe 1 est également différente de celle d'un grand nombre de ses homologues britanniques parce qu'elle intègre certaines considérations de contrôle américaines, telles que la conformité avec la loi Sarbanes-Oxley. Cette préoccupation technique supplémentaire rend la clôture particulièrement intense au cours des cinq premiers jours, l'équipe s'efforçant d'obtenir l'approbation des rapprochements de bilans. Selon M. Lowdell, avec ce système manuel, les comptables du groupe 1 "ressentaient la pression, l'augmentation de la charge de travail et l'inefficacité du processus".

Compte tenu de tous ces facteurs, la direction du Groupe 1 a décidé d'abandonner la clôture manuelle et d'exploiter les possibilités offertes par l'automatisation. Compte tenu de la taille, de l'échelle et des exigences techniques de sa clôture, l'entreprise ne voulait pas se précipiter dans un changement sans explorer correctement le marché. À cette fin, les cadres supérieurs ont entrepris un processus de recherche approfondi et, après plusieurs mois, ont choisi FloQast.

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Nous avons pris sur nous, en tant qu'équipe de direction, et nous nous sommes dit qu'il devait y avoir une meilleure façon de faire les choses. Il doit exister quelque chose qui peut faire ce dont nous avons besoin d'une manière beaucoup plus simple et plus efficace".

- Craig Lowdell, responsable du financement de détail

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Mise en œuvre de FloQast  

Le Groupe 1 a préparé sa transformation numérique sur une période de plusieurs mois, l'équipe FloQast soutenant ses comptables et fournissant une formation sur les nouveaux outils. Dans un premier temps, le Groupe 1 a décidé de tester FloQast dans 9 de ses concessions britanniques, avant de s'étendre à des sites plus complexes, afin de réaliser des tests de résistance plus ciblés.

Après l'essai réalisé d'octobre à décembre 2022, le Groupe 1 a lancé FloQast pour l'ensemble de son équipe comptable au Royaume-Uni en janvier 2023. Les comptables ont rapidement constaté les avantages du nouveau système : Le logiciel de gestion deFloQast Close a accru la transparence et la flexibilité de la clôture du Groupe 1, avec des capacités permettant aux utilisateurs de créer leurs propres éléments de liste de contrôles , de définir des seuils, de regrouper des comptes et d'intégrer des outils tiers, tels que Microsoft Teams et OneDrive, parmi les nouvelles possibilités.

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La flexibilité a été déterminante. Nous n'avons pas eu à modifier nos processus pour nous adapter au système FloQast. Il s'agissait simplement d'une solution facile à mettre en place.

‍- Craig Lowdell, responsable du financement de détail

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Au-delà de la fin de mois, les outils FloQast ont rationalisé le processus d'audit interne du Groupe 1. Alors qu'une équipe d'audit interne devait auparavant demander des copies de documents physiques et les récupérer à la main, le système cloud de FloQast leur permet de compiler automatiquement des listes d'échantillons et de récupérer les fichiers nécessaires en quelques secondes.

Les comptables principaux de Group 1 en ont également bénéficié. Le tableau de bord FloQast Ops fournit à l'équipe de direction britannique une vue d'ensemble de l'avancement de Close, avec un aperçu des points sensibles et des problèmes, et des avertissements clairs sur les menaces qui pèsent sur les délais de réalisation des tâches. Comme l'a fait remarquer M. Lowdell, ce niveau de détail est essentiel pour les préoccupations comptables transatlantiques de l'entreprise : "Nous faisons partie d'une plus grande entreprise et il est important de respecter nos délais pour qu'ils puissent respecter les leurs.

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Il est bon de savoir où chacun se trouve à tout moment. Ainsi, si je dois affecter des ressources à un problème ou poser des questions, je peux le faire".

‍- Craig Lowdell, responsable du financement de détail

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Améliorer l'expérience des employés

Avant la mise en œuvre de FloQast, la complexité de Close signifiait que les comptables de Group 1 travaillaient souvent sous pression pour résoudre les problèmes et protéger les délais. En gardant cela à l'esprit, le Groupe 1 avait une autre priorité pour sa transformation numérique : améliorer l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée de son équipe comptable.

Au-delà de l'amélioration des performances et de l'objectif de rapprochement du bilan en cinq jours, l'équipe de direction de Group 1 souhaitait que la mise en œuvre de FloQast soutienne ses employés comptables. "Au fur et à mesure que le temps passe et que nous progressons avec FloQast, nous examinerons comment raccourcir notre fenêtre de clôture", a déclaré M. Lowdell, "mais l'objectif principal était d'offrir un meilleur équilibre entre le travail et la vie privée du personnel".

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Si vous demandez à quelqu'un qui utilise FloQast, c'est l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée. C'est le fait de ne pas avoir à travailler tout le week-end, de ne pas avoir à travailler aussi tard le soir ? C'est le fait de redonner du temps libre aux gens.

‍- Craig Lowdell, responsable du financement de détail

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En améliorant l'expérience de ses employés, Group 1 ne se contente pas de les soutenir, mais pose les bases de l'avenir. M. Lowdell note que Group 1 cherchera à faire évoluer son logiciel FloQast et "à l'améliorer au fur et à mesure" - en attendant, la plateforme produit des résultats : elle améliore la vie des comptables.