Was ist Kreditkartenabgleich und wie geht das?

Die Welt war bereits auf dem Weg, bargeldlos zu werden, und die COVID-19-Pandemie beschleunigte dies. Als wir alle gesperrt waren, war die einzige Möglichkeit, etwas zu bezahlen, per Kreditkarte oder über eine App auf unserem Handy. Das bedeutet, dass Unternehmen aller Größen eine Anstieg der Transaktionen mit Kreditkarten, sowohl auf der Einnahmen- als auch auf der Ausgabenseite. Plastik macht es für unsere Kunden einfacher, uns zu bezahlen, und für uns ist es einfacher, unsere Verkäufer und Lieferanten zu bezahlen. Diese einfache Bezahlung am Frontend geht jedoch mit der Komplexität im Backend einher. Kreditkartentransaktionen abgleichen kann viel schwieriger sein als Abgleich eines Bankkontos.

Was ist Kreditkartenabgleich?

Kreditkartenabgleich ist der Prozess, bei dem sichergestellt wird, dass die mit Kreditkarten getätigten Transaktionen mit den Transaktionen übereinstimmen, die in Ihrem Hauptbuch aufgeführt sind. Wie bei den meisten Kontoabgleichsprozessen überprüfen wir auf diese Weise, ob Transaktionen auf beiden Seiten sind vollständig, korrekt und gültig. Der Abgleich ist ein wesentlicher Bestandteil des Abschlussprozesses, und so stellen wir die Integrität unserer Aufzeichnungen sicher. Das ist wo Software für den Kontoabgleich kommt in aller Munde, aber dazu später mehr.

Was sind die beiden Arten der Versöhnung?

Wie oben erwähnt, wirken sich Kreditkartentransaktionen sowohl auf die Ausgaben- als auch auf die Einnahmenseite aus, was bedeutet, dass wir zwei Arten von Abstimmungen haben.

Kreditkartenabrechnungen Das ist die Kostenseite. Zahlungen, die Ihr Unternehmen für Waren oder Dienstleistungen mit Kreditkarten leistet, werden anhand Ihrer monatlichen Kreditkartenabrechnungen abgeglichen. Wenn Ihre Organisation Kreditkarten an Führungskräfte, Manager oder andere Teammitglieder ausstellt, müssen diese jeweils abgeglichen werden.

Dienstleistungen für Kreditkartenhändler Das ist die Einkommensseite. Wenn ein Kunde Sie mit Kreditkarte bezahlt, wird diese Zahlung über den Anbieter Ihres Händlerkontos abgewickelt, der als ein Vermittler zwischen dem Kassenterminal oder dem Online-Gateway, an dem die Transaktion stattfindet, und Ihrem Bankkonto. Der Abgleich dieser Transaktionen ist etwas schwieriger als der Abgleich der Kostenseite, aber mit ein paar Änderungen ist es sicherlich machbar.

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Warum ist Versöhnung wichtig?

Banken und Kreditkartenabwickler können Fehler machen. Sie können sich nicht darauf verlassen, dass ihre Aussagen jedes Mal zu 100% korrekt sind. Bei diesen Prozessen gehen gelegentlich Dinge schief, daher müssen Sie sicherstellen, dass die Transaktionen auf ihrer Seite mit den Angaben im Hauptbuch übereinstimmen. Ich kann Ihnen garantieren, dass Ihre Prüfer Ihre Abstimmungsberichte sehen wollen.

Betrug ist der Hauptgrund für regelmäßige Abstimmungen. Auch wenn Banken und Kreditkartenunternehmen zunehmend Einsatz von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen zur Betrugserkennung, das System ist noch nicht perfekt. Ein menschliches Auge und eine Untersuchung sind immer noch die beste Erkennungsmethode, die es gibt.

Wie führt man einen Kreditkartenabgleich durch?

Bei beiden Arten des Kreditkartenabgleichs wird dasselbe grundlegende Verfahren verwendet: die Transaktionen auf einem Kontoauszug oder aus einem Download werden mit den Transaktionen in Ihren Finanzunterlagen verglichen. Lassen Sie uns mit dem Abgleich von Kreditkartenabrechnungen beginnen, da dies einfacher ist.

Kreditkartenabrechnungen abgleichen

Dieser Prozess beginnt mit dem Sammeln der Dokumentation. Sie benötigen die Kontoauszüge und Quittungen für Kreditkartenkäufe für alle Kreditkartenkonten Ihres Unternehmens. Das kann bedeuten, Leute zu verfolgen, es sei denn, Sie haben eine Tool zur Verwaltung der Mitarbeiterausgaben. Als Nächstes vergleichen Sie die Transaktionen in Ihrem Buchhaltungssystem mit denen auf der Kreditkartenabrechnung. Je nachdem, welches Buchhaltungssystem Sie verwenden, kann der Kreditkartenabgleich wie in QuickBooks in die Software integriert sein, oder Sie benötigen möglicherweise einen externes Tool, um zu helfen.

Stellen Sie zunächst sicher, dass Kreditkartengebühren und Zinsgebühren auch im Hauptbuch vermerkt sind. Als Nächstes fällt es den meisten Nutzern am einfachsten, die Gesamtbeträge der Zahlungen und sonstigen Gutschriften auf dem Kontoauszug denen im GL zuzuordnen. Wenn sie nicht übereinstimmen, musst du nachforschen.

Der letzte Schritt besteht darin, die Käufe auf dem Kontoauszug denen im GL zuzuordnen. In diesem Schritt überprüfen Sie möglicherweise auch, ob Käufe richtig codiert sind Kontenplan, je nachdem, wie Kreditkartenkäufe in Ihr System gelangen.

Ein paar Komplikationen

Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeitern Kreditkarten ausstellt, um Reisekosten und andere geschäftliche Ausgaben zu bezahlen, können diese gelegentlich persönliche Einkäufe tätigen. Diese sollten vom Mitarbeiter bezahlt werden. Halten Sie also, Geschäftsinhaber, Ausschau nach ihnen. Im Idealfall sollte dies selten vorkommen.

Kreditkartenabrechnungen haben selten ein Enddatum, das mit dem Monatsende zusammenfällt. Das bedeutet, dass Sie für den Monatsende möglicherweise einen zusätzlichen Abgleich durchführen müssen, um sicherzustellen, dass Sie alle Käufe zwischen dem Rechnungsdatum und dem Monatsende erfassen.

Merchant Services abstimmen

Der Abgleich Ihres Merchant Services-Kontos ist aufgrund der Art und Weise, wie Kreditkartenabwickler Transaktionen abwickeln, etwas schwieriger als der Abgleich Ihrer Kreditkartenabrechnung.

Kreditkartenabwickler erheben für jede Transaktion eine Gebühr, die sie von dem auf Ihrem Bankkonto eingezahlten Betrag abziehen können. Das bedeutet, dass die Transaktionsbeträge aus Ihren Verkaufsberichten nicht mit Banküberweisungen übereinstimmen. Eine bewährte Methode besteht darin, Ihren Kreditkartenabwickler zu bitten, diese Gebühr einmal pro Monat und nicht bei jeder Transaktion zu erheben.

Die andere Sache, die den Abgleich von Transaktionen mit Händlerkonten schwierig macht, ist, dass Ihre Verkaufstransaktionen detailliert angezeigt werden, die Bankeinlagen jedoch Pauschalbeträge sind. Manchmal entsprechen diese Pauschalbeträge der Summe der Kreditkartenverkäufe an einem bestimmten Tag, aber in den meisten Fällen gibt es Zeitunterschiede. Möglicherweise erhalten Sie das Geld für einen Kreditkartenverkauf einige Tage nach der Zahlung durch Ihren Kunden, je nachdem, wie Ihr Bearbeiter die Transaktion abwickelt. Wenn Ihr Kreditkartenabwickler ein hohes Volumen an Käufen abwickelt, möchte Ihr Buchhaltungsteam diese Transaktionen möglicherweise täglich abgleichen.

Um das Zeitproblem zu umgehen, richten viele Buchhalter für jeden akzeptierten Kreditkartentyp ein Verrechnungskonto ein. Kreditkartenverkäufe werden als Belastung dieses Kontos verbucht. Stellen Sie sicher, dass Sie die Transaktions-ID im Memofeld notieren, um den Abgleich zu erleichtern.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Kreditkartentransaktionen abzugleichen, laden Sie die Details von Ihrem Prozessor herunter, in denen die Transaktionen aufgeführt sind, die in den Pauschalbeträgen enthalten sind. Ordnen Sie diese den Transaktionen zu, die bei Ihren Kreditkartenverkäufen aufgezeichnet wurden, und stellen Sie sicher, dass Sie auch die Transaktions-IDs abgleichen. Wenn Sie die Beträge abrechnen, aus denen sich eine dieser Pauschalbeträge zusammensetzt, nehmen Sie einen Journaleintrag vor, um diesen Betrag vom Verrechnungskonto auf Ihr Geldkonto zu übertragen. Auf diese Weise, wenn Sie Ihre Bankabstimmung durchführen, sei es über eine bestimmte Software oder mit einem Excel-Vorlage, Sie haben eine Transaktion, die der Pauschaleinzahlung entspricht, die auf Ihrem Kontoauszug erscheint..

Rückbuchungen machen die Herausforderung, Ihr Händlerkonto abzugleichen, noch schwieriger. Diese passieren, wenn ein Kunde bestreitet eine Transaktion, und der Kreditkartenabwickler erstattet seine Kreditkarte zurück und zieht das Geld zuzüglich verschiedener Gebühren von Ihrem Bankkonto ab. Einige davon können legitim sein, andere jedoch betrügerisch. Diese zu untersuchen kann zeitaufwändig und teuer sein.

Digitale Zahlungen sind der Weg der Zukunft

Wir sind noch weit davon entfernt, uns vollständig vom Cashflow zu entfernen, aber wir bewegen uns eindeutig in diese Richtung. Wenn Sie wissen, wie diese Transaktionen abgeglichen werden, kann Ihr Buchhaltungsteam sicherstellen, dass die Finanzdaten Ihres Unternehmens korrekt sind, und Sie vor Betrug schützen.