Was ist der Kreditkartenabgleich und wie führt man ihn durch?

Die Welt war bereits auf dem Weg zur Bargeldlosigkeit, und die COVID-19-Pandemie hat dies noch beschleunigt. Als wir alle eingeschlossen waren, war die einzige Möglichkeit, etwas zu bezahlen, die Kreditkarte oder eine App auf unserem Telefon. Das bedeutet, dass Unternehmen aller Größenordnungen einen Anstieg der Transaktionen mit Kreditkarten verzeichnen, sowohl auf der Einnahmen- als auch auf der Ausgabenseite. Plastikkarten erleichtern unseren Kunden die Bezahlung und uns die Bezahlung unserer Händler und Lieferanten. Aber diese Erleichterung der Zahlung auf der Vorderseite hat einen Preis: die Komplexität auf der Rückseite. Der Abgleich von Kreditkartentransaktionen kann viel schwieriger sein als der Abgleich eines Bankkontos.

Was ist der Kreditkartenabgleich?

Bei der Kontenabstimmung wird sichergestellt, dass die mit Kreditkarten getätigten Transaktionen mit den Transaktionen in Ihrem Hauptbuch übereinstimmen. Wie bei den meisten Kontenabstimmung überprüfen wir auf diese Weise, ob die Transaktionen auf beiden Seiten vollständig, korrekt und gültig sind. Die Kontenabstimmung ist ein wesentlicher Bestandteil des Abschlussprozesses, mit dem wir die Integrität unserer Aufzeichnungen sicherstellen. Hier kommt die Kontenabstimmung ins Spiel, aber dazu später mehr.

Was sind die beiden Arten der Versöhnung?

Wie bereits erwähnt, wirken sich Kreditkartentransaktionen sowohl auf die Ausgaben- als auch auf die Einnahmenseite aus, was bedeutet, dass wir zwei Arten von Abstimmungen haben. 

Kreditkartenabrechnungen Dies ist die Ausgabenseite. Zahlungen, die Ihr Unternehmen für Waren oder Dienstleistungen mit Kreditkarten tätigt, werden anhand der monatlichen Kreditkartenabrechnungen abgeglichen. Wenn Ihr Unternehmen Kreditkarten an leitende Angestellte, Manager oder andere Teammitglieder ausgibt, muss jede einzelne dieser Karten abgeglichen werden. 

Dienstleistungen von Kreditkartenhändlern Dies ist die Einnahmeseite. Wenn ein Kunde Sie mit einer Kreditkarte bezahlt, wird diese Zahlung über Ihren Anbieter eines Händlerkontos abgewickelt, der als Vermittler zwischen dem Point-of-Sale-Terminal oder dem Online-Gateway, an dem die Transaktion stattfindet, und Ihrem Bankkonto fungiert. Die Abstimmung dieser Transaktionen ist etwas komplizierter als die Abstimmung der Ausgabenseite, aber mit ein paar Anpassungen ist sie durchaus machbar. 

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Warum ist Versöhnung wichtig?

Banken und Kreditkartenabwickler können Fehler machen. Sie können sich nicht darauf verlassen, dass ihre Abrechnungen jedes Mal zu 100 % korrekt sind. Bei diesen Prozessen gehen gelegentlich Dinge schief, so dass Sie sicher sein müssen, dass die Transaktionen auf deren Seite mit dem übereinstimmen, was im Hauptbuch erscheint. Ich kann Ihnen garantieren, dass Ihre Prüfer Ihre Abstimmungsberichte sehen wollen. 

Betrug ist der Hauptgrund für regelmäßige Abgleiche. Auch wenn Banken und Kreditkartenunternehmen zunehmend künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen einsetzen, um Betrug zu erkennen, ist das System noch nicht perfekt. Ein menschliches Auge und Nachfragen sind immer noch die beste Erkennungsmethode. 

Wie führen Sie den Kreditkartenabgleich durch?

Beide Arten des Kreditkartenabgleichs beruhen auf demselben grundlegenden Verfahren: dem Abgleich der Transaktionen auf einer Abrechnung oder aus einem Download mit den Transaktionen in Ihren Finanzunterlagen. Beginnen wir mit dem Abgleich von Kreditkartenabrechnungen, weil das einfacher ist. 

Kreditkartenabrechnungen abstimmen

Dieser Prozess beginnt mit dem Sammeln der Unterlagen. Sie benötigen die Kontoauszüge und Quittungen für Kreditkartenkäufe für alle Kreditkartenkonten Ihres Unternehmens. Das kann bedeuten, dass Sie den Mitarbeitern hinterherlaufen müssen, es sei denn, Sie haben ein Tool zur Verwaltung der Mitarbeiterausgaben. Als Nächstes vergleichen Sie die Transaktionen in Ihrem Buchhaltungssystem mit denen auf der Kreditkartenabrechnung. Je nachdem, welches Buchhaltungssystem Sie verwenden, kann der Kreditkartenabgleich in die Software integriert sein, wie z. B. in QuickBooks, oder Sie benötigen ein externes Tool, das Ihnen dabei hilft. 

Vergewissern Sie sich zunächst, dass Kreditkartengebühren und Zinskosten auch im Hauptbuch eingetragen sind. Als nächstes ist es für die meisten am einfachsten, die Gesamtbeträge der Zahlungen und sonstigen Gutschriften auf dem Kontoauszug mit denen im Hauptbuch abzugleichen. Wenn sie nicht übereinstimmen, müssen Sie Nachforschungen anstellen. 

Der letzte Schritt besteht darin, die Einkäufe auf dem Kontoauszug mit denen im Hauptbuch abzugleichen. In diesem Schritt können Sie auch überprüfen, ob die Einkäufe dem richtigen Kontenplan zugeordnet sind, je nachdem, wie die Kreditkarteneinkäufe in Ihr System gelangen. 

Ein paar Komplikationen

Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeitern Kreditkarten ausstellt, um Reisen und andere geschäftsbezogene Ausgaben zu bezahlen, kann es vorkommen, dass sie persönliche Einkäufe tätigen. Diese sollten von den Mitarbeitern bezahlt werden, also halten Sie als Unternehmer ein Auge auf sie. Im Idealfall sollte dies ein seltenes Ereignis sein. 

Kreditkartenabrechnungen haben selten ein Enddatum, das mit dem Monatsende übereinstimmt. Das bedeutet, dass Sie für den Monatsabschluss möglicherweise einen zusätzlichen Abgleich durchführen müssen, um sicherzustellen, dass Sie alle Käufe zwischen dem Abrechnungsdatum und dem Monatsende erfassen.

Abstimmen von Händlerdiensten  

Die Abstimmung Ihres Händlerkontos ist aufgrund der Art und Weise, wie Kreditkartenanbieter Transaktionen abwickeln, ein wenig komplizierter als die Abstimmung Ihrer Kreditkartenabrechnung. 

Kreditkartenanbieter berechnen für jede Transaktion eine Gebühr, die sie von dem auf Ihrem Bankkonto eingezahlten Betrag abziehen können. Das bedeutet, dass die Transaktionsbeträge in Ihren Umsatzberichten nicht mit den Bankeinzahlungen übereinstimmen werden. Am besten bitten Sie Ihren Kreditkartenanbieter, diese Gebühr einmal pro Monat und nicht bei jeder Transaktion zu erheben.  

Eine weitere Schwierigkeit bei der Abstimmung von Transaktionen auf dem Händlerkonto besteht darin, dass Ihre Verkaufstransaktionen zwar detailliert ausgewiesen werden, die Bankeinzahlungen jedoch Pauschalbeträge sind. Manchmal stimmen diese Pauschalbeträge mit der Summe der Kreditkartenumsätze an einem bestimmten Tag überein, aber meistens gibt es zeitliche Unterschiede. Es kann sein, dass Sie das Geld für einen Kreditkartenumsatz erst einige Tage nach der Zahlung Ihres Kunden erhalten, je nachdem, wie Ihr Prozessor die Transaktion abwickelt. Wenn Sie ein hohes Einkaufsvolumen über Ihren Kreditkartenabwickler abwickeln, möchte Ihr Buchhaltungsteam diese Transaktionen möglicherweise täglich abstimmen. 

Um das Zeitproblem zu umgehen, richten viele Buchhalter ein Verrechnungskonto für jede akzeptierte Kreditkartenart ein. Die Kreditkartenumsätze werden als Belastung dieses Kontos verbucht. Achten Sie darauf, die Transaktions-ID in das Memofeld einzutragen, um den Abgleich zu erleichtern. 

Wenn Sie bereit sind, Ihre Kreditkartentransaktionen abzustimmen, laden Sie die Details von Ihrem Prozessor herunter, die die in den Pauschaleinzahlungen enthaltenen Transaktionen zeigen. Gleichen Sie diese mit den Transaktionen aus Ihren Kreditkartenverkäufen ab und stellen Sie sicher, dass Sie auch die Transaktions-IDs abgleichen. Wenn Sie die Beträge abrechnen, die eine dieser Pauschaleinlagen ausmachen, nehmen Sie eine Journalbuchung vor, um den Betrag vom Verrechnungskonto auf Ihr Geldkonto zu verschieben. Auf diese Weise haben Sie bei Ihrem Bankabgleich, sei es mit einer speziellen Software oder mit einer Excel-Vorlage, eine Transaktion, die mit der Pauschaleinzahlung übereinstimmt, die auf Ihrem Kontoauszug erscheint.

Rückbuchungen stellen eine weitere Herausforderung bei der Abstimmung Ihres Händlerkontos dar. Dies geschieht, wenn ein Kunde eine Transaktion anfechtet und der Kreditkartenabwickler seine Kreditkarte zurückerstattet und das Geld zuzüglich verschiedener Gebühren von Ihrem Bankkonto abhebt. Einige dieser Fälle können rechtmäßig sein, andere wiederum können betrügerisch sein. Die Untersuchung dieser Fälle kann zeitaufwendig und teuer sein. 

Der digitale Zahlungsverkehr ist der Weg in die Zukunft

Wir sind noch weit davon entfernt, uns vollständig vom Bargeldfluss zu lösen, aber wir bewegen uns eindeutig in diese Richtung. Wenn Sie wissen, wie diese Transaktionen abzustimmen sind, kann Ihr Buchhaltungsteam sicherstellen, dass die Finanzunterlagen Ihres Unternehmens korrekt sind und Sie vor Betrug geschützt sind.