Qu'est-ce que le rapprochement des cartes de crédit et comment le faire ?

Le monde était déjà en train de se passer d'argent liquide, et la pandémie de COVID-19 a accéléré le processus. Lorsque nous étions tous enfermés, le seul moyen de payer quoi que ce soit était d'utiliser une carte de crédit ou une application sur notre téléphone. Cela signifie que les entreprises de toutes tailles constatent une augmentation des transactions par carte de crédit, tant au niveau des recettes que des dépenses. Le plastique permet à nos clients de nous payer plus facilement, et à nous de payer plus facilement nos vendeurs et nos fournisseurs. Mais cette facilité de paiement en amont a un coût, celui de la complexité en aval. Le rapprochement des transactions par carte de crédit peut être beaucoup plus difficile que le rapprochement d'un compte bancaire.

Qu'est-ce que le rapprochement des cartes de crédit ?

Le rapprochement des cartes de crédit consiste à s'assurer que les transactions effectuées avec les cartes de crédit correspondent à celles qui apparaissent dans votre grand livre. Comme la plupart des processus de rapprochement des comptes, il s'agit de vérifier que les transactions des deux côtés sont complètes, correctes et valides. Le rapprochement est un élément essentiel du processus de clôture, et c'est ainsi que nous garantissons l'intégrité de nos dossiers. C'est là que les logiciels de rapprochement de comptes entrent en jeu, mais nous y reviendrons plus tard.

Quels sont les deux types de réconciliation ?

Comme indiqué ci-dessus, les transactions par carte de crédit ont un impact à la fois sur les dépenses et sur les revenus, ce qui signifie que nous avons deux types de rapprochements. 

Relevés de cartes de crédit Il s'agit de l'aspect dépenses. Les paiements effectués par votre organisation pour des biens ou des services au moyen de cartes de crédit sont rapprochés à l'aide de vos relevés mensuels de cartes de crédit. Si votre organisation délivre des cartes de crédit à des cadres, à des gestionnaires ou à d'autres membres de l'équipe, chacune de ces cartes doit être rapprochée. 

Services marchands de cartes de crédit Il s'agit de l'aspect financier. Lorsqu'un client vous paie par carte de crédit, ce paiement est traité par votre fournisseur de compte marchand, qui sert d'intermédiaire entre le terminal du point de vente ou la passerelle en ligne où la transaction a lieu et votre compte bancaire. Le rapprochement de ces transactions est un peu plus délicat que celui des dépenses, mais avec quelques ajustements, c'est tout à fait faisable. 

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Pourquoi la réconciliation est-elle importante ?

Les banques et les sociétés de traitement des cartes de crédit peuvent commettre des erreurs. Vous ne pouvez pas compter sur leurs relevés pour qu'ils soient toujours corrects à 100 %. Il arrive que des problèmes surviennent dans ces processus, et vous devez donc vous assurer que les transactions effectuées de leur côté correspondent à ce qui apparaît dans le grand livre. Je peux vous garantir que vos auditeurs voudront voir vos rapports de réconciliation. 

La fraude est la principale raison des rapprochements réguliers. Même si les banques et les sociétés de cartes de crédit utilisent de plus en plus l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour détecter les fraudes, le système n'est pas encore parfait. L'œil humain et l'enquête restent la meilleure méthode de détection. 

Comment faire le rapprochement des cartes de crédit ?

Les deux types de rapprochement de cartes de crédit s'appuient sur le même processus de base : vérifier les transactions figurant sur un relevé ou dans un fichier téléchargé par rapport aux transactions figurant dans vos dossiers financiers. Commençons par le rapprochement des relevés de cartes de crédit, parce que c'est plus simple. 

Rapprochement des relevés de cartes de crédit

Ce processus commence par la collecte de la documentation. Vous aurez besoin des relevés et des reçus des achats par carte de crédit pour tous les comptes de carte de crédit de votre entreprise. Pour ce faire, vous devrez peut-être rechercher des personnes, à moins que vous ne disposiez d'un outil de gestion des dépenses des employés. Ensuite, vous comparerez les transactions de votre système comptable à celles figurant sur le relevé de carte de crédit. Selon le système comptable que vous utilisez, le processus de rapprochement des cartes de crédit peut être intégré au logiciel, comme c'est le cas dans QuickBooks, ou vous pouvez avoir besoin d'un outil externe pour vous aider. 

Tout d'abord, assurez-vous que les frais de carte de crédit et les intérêts sont également enregistrés dans le grand livre. Ensuite, la plupart des gens trouvent qu'il est plus facile de faire correspondre les montants totaux des paiements et autres crédits figurant sur le relevé avec ceux du grand livre. Si ce n'est pas le cas, vous devrez enquêter. 

La dernière étape consiste à faire correspondre les achats figurant sur le relevé à ceux du GL. À cette étape, vous pouvez également vérifier que les achats sont codés dans le bon plan comptable, en fonction de la manière dont les achats par carte de crédit sont introduits dans votre système. 

Quelques complications

Si votre entreprise délivre des cartes de crédit à ses employés pour payer leurs déplacements et d'autres dépenses professionnelles, il se peut qu'ils fassent occasionnellement des achats personnels. Ces achats doivent être réglés par l'employé ; les chefs d'entreprise doivent donc être attentifs à ces achats. Dans l'idéal, ces achats devraient être rares. 

La date de clôture des relevés de cartes de crédit coïncide rarement avec la fin du mois. Cela signifie que pour la clôture du mois, vous devrez peut-être effectuer un rapprochement supplémentaire pour vous assurer que tous les achats effectués entre la date du relevé et la fin du mois ont bien été pris en compte.

Rapprochement des services marchands  

Le rapprochement de votre compte de services marchands est un peu plus délicat que le rapprochement de votre relevé de carte de crédit en raison de la façon dont les processeurs de cartes de crédit traitent les transactions. 

Les sociétés de traitement des cartes de crédit facturent des frais pour chaque transaction, qu'elles peuvent déduire du montant déposé sur votre compte bancaire. Cela signifie que les montants des transactions figurant dans vos rapports de vente ne correspondent pas aux dépôts bancaires. La meilleure pratique consiste à demander à votre société de traitement des cartes de crédit de facturer ces frais une fois par mois plutôt qu'à chaque transaction.  

L'autre élément qui complique le rapprochement des transactions du compte marchand est le fait que les transactions de vente apparaissent en détail, mais que les dépôts bancaires sont des montants forfaitaires. Parfois, ces montants forfaitaires correspondent au total des ventes par carte de crédit d'un jour donné, mais le plus souvent, il y a des différences de calendrier. Il se peut que vous receviez l'argent correspondant à une vente par carte de crédit quelques jours après que votre client a effectué le paiement, en fonction de la manière dont votre processeur traite la transaction. Si vous effectuez un volume élevé d'achats par l'intermédiaire de votre société de traitement des cartes de crédit, votre équipe comptable peut souhaiter rapprocher ces transactions quotidiennement. 

Pour contourner le problème du calendrier, de nombreux comptables créent un compte de compensation pour chaque type de carte de crédit acceptée. Les ventes par carte de crédit sont enregistrées au débit de ce compte. Veillez à enregistrer l'identifiant de la transaction dans le champ mémo pour faciliter le rapprochement. 

Lorsque vous êtes prêt à rapprocher vos transactions par carte de crédit, téléchargez les détails de votre processeur qui montrent les transactions incluses dans les dépôts forfaitaires. Faites correspondre ces transactions aux transactions enregistrées à partir de vos ventes par carte de crédit, en veillant à faire correspondre également les identifiants des transactions. Lorsque vous compensez les montants qui constituent l'un de ces dépôts forfaitaires, passez une écriture au journal pour transférer ce montant du compte de compensation à votre compte de trésorerie. Ainsi, lorsque vous effectuerez votre rapprochement bancaire, que ce soit au moyen d'un logiciel spécifique ou d'un modèle Excel, vous disposerez d'une transaction correspondant au dépôt forfaitaire qui apparaîtra sur votre relevé bancaire.

Les rétrocessions ajoutent une nouvelle difficulté au défi que représente le rapprochement de votre compte marchand. Cela se produit lorsqu'un client conteste une transaction et que l'organisme de traitement des cartes de crédit rembourse sa carte de crédit et retire l'argent et les frais divers de votre compte bancaire. Certains de ces frais peuvent être légitimes, mais d'autres peuvent être frauduleux. Enquêter sur ces cas peut prendre du temps et coûter cher. 

Les paiements numériques sont la voie de l'avenir

Nous sommes encore loin de nous affranchir complètement des flux de trésorerie, mais nous nous dirigeons clairement dans cette direction. Comprendre comment réconcilier ces transactions aidera votre équipe comptable à s'assurer que les documents financiers de votre entreprise sont corrects et à vous protéger contre la fraude.