Qu'est-ce que le rapprochement des cartes de crédit et comment le faire ?

Le monde était déjà sur la voie de la dématérialisation, et la pandémie de COVID-19 a accéléré cette tendance. Lorsque nous étions tous confinés, le seul moyen de payer pour quoi que ce soit était par carte de crédit ou en utilisant une application sur notre téléphone. Cela signifie que les entreprises de toutes tailles sont confrontées à augmentation du nombre de transactions par carte de crédit, tant du côté des recettes que du côté des dépenses. Le plastique permet à nos clients de nous payer plus facilement et à nos vendeurs et fournisseurs plus facilement. Mais cette facilité de paiement au niveau du front-end a un coût en termes de complexité au niveau du back-end. Concilier les transactions par carte de crédit peut être beaucoup plus difficile que rapprochement d'un compte bancaire.

Qu'est-ce que le rapprochement des cartes de crédit ?

Rapprochement des cartes de crédit est le processus qui permet de s'assurer que les transactions effectuées avec des cartes de crédit correspondent aux transactions qui apparaissent dans votre grand livre. Comme la plupart des processus de rapprochement de comptes, c'est ainsi que nous vérifions que les transactions des deux côtés sont complètes, correctes et valides. La réconciliation est un élément essentiel du processus de clôture, et c'est ainsi que nous garantissons l'intégrité de nos dossiers. C'est ici logiciel de rapprochement de comptes arrive en temps utile, mais nous y reviendrons plus tard.

Quels sont les deux types de réconciliation ?

Comme mentionné ci-dessus, les transactions par carte de crédit ont un impact à la fois sur les dépenses et sur les revenus, ce qui signifie que nous avons deux types de rapprochement.

Relevés de cartes de crédit Il s'agit de l'aspect dépenses. Les paiements que votre organisation effectue pour des biens ou des services par carte de crédit sont rapprochés à l'aide de vos relevés mensuels de carte de crédit. Si votre organisation émet des cartes de crédit aux dirigeants, aux responsables ou à d'autres membres de l'équipe, chacune de ces cartes doit être conciliée.

Services aux commerçants utilisant des cartes de crédit Il s'agit du volet revenus. Lorsqu'un client vous paie par carte de crédit, ce paiement est traité par l'intermédiaire de votre fournisseur de compte marchand, qui sert de un intermédiaire entre le terminal du point de vente ou la passerelle en ligne où la transaction a lieu et votre compte bancaire. Il est un peu plus difficile de concilier ces transactions que de concilier les dépenses, mais avec quelques ajustements, c'est certainement faisable.

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Pourquoi la réconciliation est-elle importante ?

Les banques et les sociétés de traitement des cartes de crédit peuvent commettre des erreurs. Vous ne pouvez pas vous fier à ce que leurs déclarations soient correctes à 100 % à chaque fois. Ces processus peuvent parfois mal tourner. Vous devez donc vous assurer que les transactions correspondantes correspondent à ce qui apparaît dans le grand livre. Je peux vous garantir que vos auditeurs voudront voir vos rapports de rapprochement.

La fraude est la principale raison d'un rapprochement régulier. Même si les banques et les sociétés émettrices de cartes de crédit sont de plus en plus nombreuses utiliser l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour détecter les fraudes, le système n'est pas encore parfait. L'œil humain et l'investigation restent la meilleure méthode de détection qui soit.

Comment procédez-vous au rapprochement des cartes de crédit ?

Les deux types de rapprochement de cartes de crédit utilisent le même processus de base : vérifier les transactions sur un relevé ou à partir d'un téléchargement par rapport aux transactions figurant dans vos dossiers financiers. Commençons par réconcilier les relevés de cartes de crédit, car c'est plus simple.

Concilier les relevés de cartes de crédit

Ce processus commence par la collecte de la documentation. Vous aurez besoin des relevés et des reçus pour les achats par carte de crédit pour tous les comptes de cartes de crédit de votre entreprise. Cela peut signifier poursuivre les gens, sauf si vous avez un outil de gestion des dépenses des employés. Vous allez ensuite comparer les transactions de votre système comptable à celles figurant sur le relevé de carte de crédit. Selon le système comptable que vous utilisez, le processus de rapprochement des cartes de crédit peut être intégré au logiciel, comme c'est le cas dans QuickBooks, ou vous aurez peut-être besoin d'un outil externe pour vous aider.

Tout d'abord, assurez-vous que les frais de carte de crédit et les frais d'intérêt sont également enregistrés dans le grand livre. Ensuite, la plupart des gens trouvent qu'il est plus facile de faire correspondre le montant total des paiements et autres crédits figurant sur le relevé à ceux du GL. S'ils ne correspondent pas, vous devrez enquêter.

La dernière étape consiste à faire correspondre les achats figurant sur le relevé à ceux du GL. À cette étape, vous pouvez également vérifier que les achats sont codés correctement plan de comptes, en fonction de la manière dont les achats par carte de crédit entrent dans votre système.

Quelques complications

Si votre entreprise émet des cartes de crédit à des employés pour payer leurs déplacements et autres dépenses professionnelles, ils peuvent parfois effectuer des achats personnels. Ceux-ci devraient être payés par l'employé, alors, propriétaires d'entreprise, surveillez-les. Idéalement, cela devrait être rare.

Les relevés de carte de crédit ont rarement une date de fin qui coïncide avec la fin du mois. Cela signifie qu'à la clôture de fin de mois, vous devrez peut-être effectuer un rapprochement supplémentaire pour vous assurer de saisir tous les achats effectués entre la date du relevé et la fin du mois.

Réconcilier les services aux commerçants

Le rapprochement de votre compte de services marchands est un peu plus délicat que le rapprochement de votre relevé de carte de crédit en raison de la façon dont les processeurs de cartes de crédit traitent les transactions.

Les processeurs de cartes de crédit facturent des frais pour chaque transaction, qu'ils peuvent déduire du montant déposé sur votre compte bancaire. Cela signifie que les montants des transactions figurant dans vos rapports de ventes ne correspondront pas aux dépôts bancaires. Une bonne pratique consiste à demander à l'organisme de traitement de votre carte de crédit de facturer ces frais une fois par mois plutôt qu'à chaque transaction.

L'autre élément qui complique le rapprochement des transactions sur les comptes marchands est que vos transactions de vente apparaissent en détail, mais que les dépôts bancaires sont des montants forfaitaires. Parfois, ces montants forfaitaires correspondent au total des ventes par carte de crédit un jour donné, mais le plus souvent, il existe des différences temporelles. Il se peut que vous receviez l'argent pour une vente par carte de crédit quelques jours après que votre client a effectué le paiement, selon la manière dont votre processeur gère la transaction. Si vous effectuez un volume élevé d'achats par le biais de votre processeur de cartes de crédit, votre équipe comptable souhaitera peut-être effectuer un rapprochement quotidien de ces transactions.

Pour contourner le problème du calendrier, de nombreux comptables ont ouvert un compte de compensation pour chaque type de carte de crédit accepté. Les ventes par carte de crédit sont enregistrées comme un débit sur ce compte. Assurez-vous d'enregistrer l'ID de transaction dans le champ mémo pour faciliter le rapprochement.

Lorsque vous êtes prêt à réconcilier vos transactions par carte de crédit, téléchargez les informations de votre processeur indiquant les transactions incluses dans les dépôts forfaitaires. Associez-les aux transactions enregistrées lors de vos ventes par carte de crédit, en vous assurant de faire correspondre également les numéros de transaction. Lorsque vous effacez les montants qui constituent l'un de ces dépôts forfaitaires, créez une écriture comptable pour transférer ce montant du compte de compensation vers votre compte de caisse. Ainsi, lorsque vous effectuez votre rapprochement bancaire, que ce soit via un logiciel spécifique ou avec un Modèle Excel, vous avez une transaction qui correspond au dépôt forfaitaire qui apparaîtra sur votre relevé bancaire.

Les rétrofacturations ajoutent une autre difficulté au défi que représente la conciliation de votre compte marchand. Cela se produit lorsqu'un le client conteste une transaction, et le processeur de la carte de crédit rembourse leur carte de crédit et prélève l'argent ainsi que divers frais de votre compte bancaire. Certains d'entre eux peuvent être légitimes, mais d'autres peuvent être frauduleux. Les étudier peut prendre du temps et coûter cher.

Les paiements numériques sont la voie du futur

Nous sommes encore loin de nous éloigner complètement des flux de trésorerie, mais nous nous dirigeons clairement dans cette direction. Comprendre comment concilier ces transactions aidera votre équipe comptable à s'assurer que les dossiers financiers de votre entreprise sont corrects et à vous protéger contre la fraude.