Was ist ein virtuelles Audit und wie wird es durchgeführt? Ein detaillierter Blick

Hallo! Mein Name ist Andy Stefanund ich bin Account Executive hier bei FloQast. Bevor ich 2019 als Vertreter der Geschäftsentwicklung zum Team gestoßen bin, war ich anderthalb Jahre lang Prüfer:in bei Deloitte und habe einen Abschluss in Rechnungswesen von der Loyola Marymount University. Wenn Sie mehr über meinen Wechsel von der Wirtschaftsprüfung zu FloQast erfahren möchten, können Sie hier mehr lesen!

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Welt - teils freiwillig, teils aufgrund der Pandemie - verlagern sich immer mehr Aspekte der Arbeit in Online- und Remote-Umgebungen. In den letzten Jahren hat sich dies mit dem Aufkommen virtueller Prüfungen auch auf die Welt der Rechnungsprüfung ausgeweitet. 

Interne und externe Prüfungen, die Überprüfung und Berichterstattung über die Finanzdaten und Schlüsselprozesse von Organisationen müssen nicht mehr von Angesicht zu Angesicht erfolgen. Stattdessen können Unternehmen und öffentliche Einrichtungen auf virtuelle Audits zurückgreifen.

In vielerlei Hinsicht sind virtuelle Prüfungen genau wie herkömmliche Prüfungen, nur dass die Prüfungstätigkeit aus der Ferne und digital stattfindet. Anstatt sich persönlich mit einem Prüfungsausschuss zu treffen, könnte eine externe Prüfer:in beispielsweise Zoom verwenden. 

Und bei anderen Prüfungsverfahren, wie der Überprüfung von Finanzberichten, könnte es erforderlich sein, Dokumente eher online auszutauschen als physische Ausdrucke einzusehen. 

Virtuelle Prüfungen sind für diejenigen, die noch nicht umgestiegen sind, wahrscheinlich in Reichweite, vor allem, wenn Sie bereit sind, einige Anpassungen vorzunehmen , um sichere und effiziente Prüfungen zu ermöglichen. 

Virtuelle Audits vs. Papier-Audits

Bevor wir uns mit den Einzelheiten der Durchführung einer virtuellen Prüfung befassen, ist es wichtig zu klären, wie sich virtuelle Prüfungen von anderen Arten von Prüfungen unterscheiden. 

Obwohl virtuelle und Fernprüfungen oft synonym verwendet werden (obwohl nicht jeder damit einverstanden ist, wie im nächsten Abschnitt erläutert wird), sind sie im Allgemeinen nicht mit Papierprüfungen gleichzusetzen.

Die traditionelle Vor-Ort-Prüfung, mit der wir am meisten vertraut sind, wird auch als Papierprüfung bezeichnet, da in der Regel viele Papiere beteiligt sind. Die Prüfer fordern Berichte und Daten an, und die Mitarbeiter der Buchhaltung drucken sie aus.  

Virtuelle Audits vs. Remote Audits

Obwohl virtuelle Prüfungen und Fernprüfungen von einigen als dasselbe angesehen werden, sind nicht alle damit einverstanden. 

Es ist also wichtig, mit allen Beteiligten zu klären, welche Art von Audit durchgeführt werden soll, sowohl intern als auch extern. 

In einem von Oracle in Auftrag gegebenen whitepaper von Ventana Research heißt es, dass Remote-Audits dasselbe sind wie reguläre Audits; sie finden nicht persönlich statt. Die Prüfer fordern Berichte an, und die Mitarbeiter der Buchhaltung stellen sie elektronisch zur Verfügung.

Virtuelle Prüfungen sind jedoch nicht dasselbe wie Fernprüfungen. Das liegt daran, dass die Prüfer bei der virtuellen Prüfung nur Lesezugriff auf den Großteil der Buchhaltungssoftware und -systeme des Unternehmens haben. 

Dadurch können die Prüfer im Selbstbedienungsmodus arbeiten und die Mitarbeiter der Buchhaltung müssen nicht mehr auf die lange Liste der vom Kunden bereitgestelltenPBC reagieren und Unmengen von Papierdokumenten bereitstellen.

Während der Umfang der Prüfung bei virtuellen Prüfungen und Fernprüfungen wahrscheinlich derselbe sein wird, besteht der Unterschied darin, wie der Prüfnachweis(e) eingeholt wird.

Wie werden virtuelle Audits durchgeführt?

In mancher Hinsicht werden virtuelle Prüfungen auf die gleiche Weise durchgeführt wie reguläre, persönliche Prüfungen. So sehen beispielsweise die Prüfungsplanung und -berichterstattung gleich aus, verlagern sich aber online. 

Um diese Umstellung zu ermöglichen, müssen Sie sich wahrscheinlich im Voraus vorbereiten. Dazu gehört die Einrichtung eines Systems zur gemeinsamen Nutzung von Dateien, die Sicherstellung, dass Ihr ERP-System und Ihre Software einen Nur-Lese-Zugriff ermöglichen, und die Wahl eines Videokonferenzsystems, dem Sie vertrauen. Die eigentlichen Prüfungsverfahren werden sich jedoch nicht wesentlich unterscheiden.

Das Prüfungsteam durchläuft dieselben Prüfungsschritte, aber anstatt Sie um Unterlagen zu bitten, holt es sich diese selbst. 

"Behandeln Sie die virtuelle Prüfung so, als ob es sich um eine physische Vor-Ort-Prüfung handeln würde - Ihr Prüfer:in wird Sie wahrscheinlich bitten, während der vorher vereinbarten Tage telefonisch oder per E-Mail erreichbar zu sein, um Fragen zu klären", rät Wegner CPAs.

Allerdings müssen Sie möglicherweise auch einige Prozessänderungen vornehmen, um virtuelle Audits zu ermöglichen.

So kann der Auditbericht beispielsweise typischerweise während einer großen persönlichen Abschlussbesprechung erstellt werden. In einer virtuellen Umgebung, in der die Teammitglieder möglicherweise asynchron arbeiten, könnte es jedoch sinnvoller sein, die Ergebnisse online an die Teammitglieder zu senden, damit diese sie einzeln einsehen können. Anschließend könnten Sie die Ergebnisse in kleineren Sitzungen besprechen.

Wie der Bericht von Ventana Research feststellt, könnten sich auch die Prüfungszyklen ändern, wenn mehr Menschen virtuell arbeiten. Anstatt nur einmal im Jahr könnten Prüfungen zu halbjährlichen oder vierteljährlichen Ereignissen werden, die es ermöglichen, Probleme frühzeitig zu lösen und den Arbeitsaufwand am Ende des Geschäftsjahres zu verringern.

Welche Technologie wird für virtuelle Audits benötigt?

Die für virtuelle Prüfungen benötigte Technologie kann von Organisation zu Organisation variieren, aber ein Schlüsselaspekt ist wahrscheinlich die vorhandene Kommunikations-/Kollaborationstechnologie.

In Bezug auf interne Audits rät Deloitte zum Beispiel zum Einsatz von Technologie und zur Erstellung von Protokollen für die Fernprüfung von Dokumenten. Wählen Sie ein Kollaborationstool, legen Sie ein Turnaround-Protokoll fest und nutzen Sie Screen-Sharing und Screen-Recording, um Prozesse zu bewerten, die normalerweise persönlich mit dem Prozessverantwortliche:r geprüft werden.

Dies gilt wahrscheinlich auch für externe Audits. Es könnte sogar fortschrittlichere Technologien wie virtuelle Realität beinhalten, wie z. B. die Durchführung eines virtuellen Rundgangs für Unternehmen, die eine Überprüfung ihrer Einrichtungen benötigen. 

Übersehen Sie aber nicht die Notwendigkeit von Auditmanagementsystemen. Das richtige System kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Durchführung eines Audits verringern.   

Sind virtuelle Audits auf dem Vormarsch?

Die Pandemie hat den Übergang zu virtuellen Prüfungen beschleunigt, aber dieses Format ist ein Trend, der sich schon seit Jahren abzeichnet. 

Wie in den meisten Bereichen des Lebens werden immer mehr Informationen elektronisch ausgetauscht, sei es per E-Mail oder über sichere Portale. Selbst wenn die Prüfer vor Ort sind, kann es vorkommen, dass einige Mitarbeiter des Kunden nicht im Büro sind und virtuell erreicht werden müssen oder elektronische Updates oder Fragen bevorzugen. 

Es ist davon auszugehen, dass sich die Prüfungstätigkeit weiter in entferntere Umgebungen verlagern wird, zumal viele Unternehmen in den Jahren 2020 und 2021 aus erster Hand erfahren haben, wie virtuelle Prüfungen erfolgreich durchgeführt werden können.

Der Bericht von Ventana Research geht davon aus, dass die meisten Unternehmen bis zum Jahr 2025 eine virtuelle Prüfungsform einführen werden.

Was sind die Vor- und Nachteile von virtuellen Prüfungen?

Virtuelle Audits bieten zahlreiche Vorteile, aber es ist auch wichtig, einige Nachteile zu erkennen, so wie es auch für Unternehmen insgesamt Vor- und Nachteile von Präsenz- und Fernarbeit gibt.

Virtuelle Audit-Profis

Virtuelle Audits bieten mehrere Vorteile, wie z. B. die Möglichkeit:

• Mehr Flexibilität; so müssen die Prüfer beispielsweise nicht in Echtzeit verfügbar sein, da sie Zugang zu ihren Buchhaltungssystemen haben. Dies gibt Ihrem Team die Flexibilität, sich anderen Aufgaben zu widmen. Nachbesprechungen zur Beantwortung von Fragen können zu günstigen Zeiten anberaumt werden. 
• Effizienzsteigerung: Je nachdem, wie die virtuelle Prüfung durchgeführt wird, ist es möglich, Zeit zu sparen. Die Buchhaltungsabteilungen sparen Zeit, weil sie die PBC nicht für eine Prüfung vor Ort vorbereiten müssen. Kleine Änderungen, wie die Aufhebung von Reisebeschränkungen, die die Prüfer dazu zwingen, für die Prüfung in die Büros oder Einrichtungen zu reisen, können die Effizienz steigern.
• Anpassung an die Telearbeit: Wenn Unternehmen flexiblere Richtlinien für die Telearbeit ihrer Mitarbeiter einführen wollen, können virtuelle Audits mit diesen neuen Arbeitsmethoden in Einklang gebracht werden. Bei Unternehmen, die zuerst remote arbeiten, könnten einige Teammitglieder an verschiedenen Orten eingestellt worden sein, so dass ein virtuelles Audit ihnen trotzdem die Teilnahme ermöglicht.

Virtuelles Audit Nachteile

Das virtuelle Auditverfahren bietet zwar viele Vorteile, aber es können auch einige Nachteile auftreten, auf die Sie sich einstellen sollten. Dazu gehören:

• Anfängliche Implementierungszeit: Obwohl virtuelle Prüfungen insgesamt effizienter sein können, sieht es bei der ersten Durchführung vielleicht nicht so aus. Das liegt daran, dass die anfängliche Einrichtung der Technologie und der Prozesse einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
• Potenziell fehlende Informationen: Bei virtuellen Prüfungen könnten Ihnen bestimmte Informationen fehlen, wenn Sie nicht alles vollständig online verlagert haben. So können beispielsweise bestimmte Dateien in Excel und nicht in der Buchhaltungssoftware des Unternehmens vorhanden sein. Und wenn die Prüfer keinen Zugriff darauf haben, könnte eine Informationslücke entstehen.
• Mangelndes Verhältnis: Die Teammitglieder fühlen sich den Prüfern nicht unbedingt nahe, wenn sie sich nicht persönlich treffen. Persönliche Prüfungen können dazu beitragen, Vertrauen zwischen allen Beteiligten aufzubauen, wenn die Körpersprache beobachtet wird und freundlicher Smalltalk möglich ist. 

Sind Sie bereit für virtuelle Audits?

Wie Sie sehen, bieten virtuelle Audits mehrere Vorteile, z. B. die Durchführung von Audits von praktisch jedem Ort und zu jeder Zeit, statt dass alle Beteiligten an denselben Tagen im selben Büro sein müssen. Es kann jedoch auch einige Nachteile geben, die eine vorausschauende Planung erfordern, wie z. B. die Auswahl von Qualitätssystemen und deren Einrichtung.

Trotz dieser Vor- und Nachteile werden sich virtuelle Audits anscheinend durchsetzen. Die Pandemie hat dazu beigetragen, dass sie Realität geworden sind, und viele Organisationen werden wahrscheinlich auch in den kommenden Jahren von ihrer Flexibilität, Kosteneinsparung und Effizienz profitieren. Ob zu regulatorischen Zwecken, zur Qualitätssicherung oder zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs - wenn Sie noch keine Erfahrung damit haben, werden Sie vielleicht schon bald in ein virtuelles Audit involviert sein.

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