Was ist ein virtuelles Audit und wie wird es durchgeführt? Ein detaillierter Blick

Hallo! Mein Name ist Andy Stefan, und ich bin Account Executive hier bei FloQast. Bevor ich 2019 als Vertreter für Geschäftsentwicklung in das Team kam, war ich anderthalb Jahre als Wirtschaftsprüfer bei Deloitte tätig und habe einen Abschluss in Rechnungswesen von der Loyola Marymount University. Wenn Sie mehr über meinen Übergang von Audit zu FloQast erfahren möchten, hier kannst du mehr lesen!

Da die Welt immer digitaler wird — teilweise freiwillig und teilweise aufgrund der Pandemie aufgrund der Notwendigkeit — verlagern sich immer mehr Aspekte der Arbeit in Online- und Remote-Umgebungen. In den letzten Jahren hat sich dies auf die Welt der Wirtschaftsprüfung ausgeweitet mit der Aufstieg virtueller Audits.

Da es sich um interne und externe Audits handelt, müssen die Finanzdaten und Schlüsselprozesse von Unternehmen nicht mehr persönlich überprüft und darüber berichtet werden. Stattdessen können Unternehmen und öffentliche Organisationen auf virtuelle Audits zurückgreifen.

In vielerlei Hinsicht sind virtuelle Audits genau wie herkömmliche Audits, außer dass die Auditaktivitäten remote und digital stattfinden. Anstatt sich beispielsweise persönlich mit einem Prüfungsausschuss zu treffen, könnte ein externer Prüfer Zoom verwenden.

Und bei anderen Prüfungsprozessen, wie der Überprüfung von Finanzberichten, müssen Dokumente möglicherweise häufiger online geteilt werden, anstatt sich physische Ausdrucke anzusehen.

Virtuelle Audits sind wahrscheinlich für diejenigen in Reichweite, die die Umstellung noch nicht vollzogen haben, insbesondere wenn Sie bereit sind, einige Anpassungen vorzunehmen. um sichere und effiziente Audits zu ermöglichen.

Virtuelle Audits im Vergleich zu Prüfungen in Papierform

Bevor wir uns mit den Einzelheiten der Durchführung eines virtuellen Audits befassen, müssen Sie unbedingt klären, wie virtuelle Audits im Vergleich zu anderen Arten von Audits abschneiden.

Virtuelle Audits und Remote-Audits werden zwar oft synonym verwendet (obwohl nicht alle völlig damit einverstanden sind, wie im nächsten Abschnitt untersucht wird), sind diese im Allgemeinen nicht mit Prüfungen in Papierform gleichzusetzen.

Das traditionelle Audit vor Ort, mit dem wir am besten vertraut sind, wird auch als Papieraudit bezeichnet, da es sich in der Regel um viele Unterlagen handelt. Auditoren fordern Berichte und Daten an, und das Buchhaltungspersonal druckt sie aus.

Virtuelle Audits im Vergleich zu Remote-Audits

Obwohl virtuelle Audits und Remote-Audits von einigen als gleich angesehen werden, sind sich nicht alle einig.

Daher ist es wichtig zu klären, welche Art von Audit mit allen Beteiligten, sowohl intern als auch extern, stattfinden wird.

In einem Whitepaper von Ventana Research, das von Oracle in Auftrag gegeben wurde, heißt es Fernprüfungen sind das Gleiche wie regelmäßige Audits; sie treten nicht persönlich auf. Wirtschaftsprüfer bitten um Berichte, und das Buchhaltungspersonal stellt sie elektronisch zur Verfügung.

Virtuelle Audits sind jedoch nicht dasselbe wie Remote-Audits. Das liegt daran, dass Wirtschaftsprüfer durch das virtuelle Audit nur Lesezugriff auf die meisten Buchhaltungssoftware und -systeme des Unternehmens haben.

Auf diese Weise können Prüfer im Self-Service-Modus arbeiten und das Buchhaltungspersonal muss nicht auf die lange „vom Kunden bereitgestellte“ (PBC) -Liste antworten und Unmengen von Papierdokumenten bereitstellen.

Während der Umfang der Prüfung zwischen virtuellen und Remote-Audits wahrscheinlich derselbe sein wird, besteht der Unterschied darin, wie die Prüfungsnachweise erlangt werden.

Wie werden virtuelle Audits durchgeführt?

In gewisser Weise werden virtuelle Audits genauso durchgeführt wie reguläre, persönliche Audits. Zum Beispiel Die Auditplanung und Berichterstattung werden gleich aussehen, werden aber online verschoben.

Sie müssen sich wahrscheinlich im Voraus vorbereiten, um diese Umstellung zu ermöglichen. Dazu gehört die Implementierung eines Filesharing-Systems, die Sicherstellung, dass Ihr ERP und Ihre Software nur Lesezugriff bieten, und die Auswahl eines Videokonferenztools, dem Sie vertrauen. Die tatsächlichen Prüfverfahren werden sich jedoch nicht wesentlich unterscheiden.

Das Auditteam führt dieselben Prüfungsschritte durch, aber anstatt Sie um Unterlagen zu bitten, erhält es diese selbst.

„Behandeln Sie das virtuelle Audit wie eine physische Feldarbeit — Ihr Auditor wird Sie wahrscheinlich bitten, an den zuvor vereinbarten Tagen per Telefon oder E-Mail erreichbar zu sein, um Fragen zu beantworten.“ berät Wegner CPAs.

Das heißt, Möglicherweise müssen Sie auch einige Prozessänderungen vornehmen, um virtuelle Audits durchführbar zu machen.

Beispielsweise kann der Auditbericht in der Regel während einer großen persönlichen Abschlussbesprechung verfasst worden sein. Aber vielleicht könnte es in einer virtuellen Umgebung, in der Teammitglieder asynchron arbeiten, sinnvoller sein, die Ergebnisse online an die Teammitglieder zu senden, um sie einzeln anzusehen. Sie könnten dann kleinere Breakout-Sitzungen abhalten, um die Ergebnisse zu besprechen.

In ähnlicher Weise könnten sich, wie im Ventana Research-Bericht festgestellt wird, die Prüfungszyklen ändern, wenn mehr Mitarbeiter virtuell arbeiten. Anstatt nur einmal im Jahr durchzuführen, könnten Audits zu halbjährlichen oder vierteljährlichen Veranstaltungen werden, die es ermöglichen, Probleme frühzeitig zu lösen und den Arbeitsaufwand zu reduzieren, der am Ende des Geschäftsjahres erledigt werden muss.

Welche Technologie wird für virtuelle Audits benötigt?

Die für virtuelle Audits benötigte Technologie kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein, aber ein wichtiger Aspekt ist wahrscheinlich die Kommunikations-/Kollaborationstechnologie.

Wenn es beispielsweise um interne Audits geht, empfiehlt Deloitte, Technologie einzusetzen und Protokolle für die Fernüberprüfung von Dokumenten festzulegen. Wählen Sie ein Tool für die Zusammenarbeit aus, erstellen Sie ein Turnaround-Protokoll und nutzen Sie Screensharing und Bildschirmaufzeichnung, um Prozesse zu bewerten, die normalerweise persönlich mit dem Prozessverantwortlichen besprochen werden.

Dies gilt wahrscheinlich auch für externe Audits. Es könnte auch fortschrittlichere Technologien wie virtuelle Realität beinhalten, z. B. die Durchführung einer virtuellen Tour für Unternehmen, die Anlagenüberprüfungen benötigen.

Aber übersehen Sie nicht die Notwendigkeit von Prüfung von Managementsystemen. Das richtige System kann den Zeit- und Arbeitsaufwand für den Abschluss eines Audits reduzieren.

Sind virtuelle Audits da, um zu bleiben?

Die Pandemie hat den Übergang zu virtuellen Audits beschleunigt, aber dieses Format ist seit Jahren zukunftsweisend.

Wie in den meisten Bereichen des Lebens werden immer mehr Informationen elektronisch ausgetauscht, sei es per E-Mail oder über sichere Portale. Selbst wenn Auditoren vor Ort sind, sind einige Kundenmitarbeiter möglicherweise nicht im Büro und müssen virtuell erreicht werden oder bevorzugen elektronische Updates oder Fragen.

Es ist wahrscheinlich, dass sich die Prüfungstätigkeiten weiter in entfernte Umgebungen verlagern werden, insbesondere wenn man bedenkt, dass viele Unternehmen in den Jahren 2020 und 2021 aus erster Hand erlebt haben, wie virtuelle Audits erfolgreich funktionieren könnten.

Der Bericht von Ventana Research geht davon aus, dass die meisten Unternehmen bis 2025 ein virtuelles Auditformular einführen werden.

Was sind die Vor- und Nachteile virtueller Audits?

Virtuelle Audits bieten mehrere Vorteile, aber es ist auch wichtig, einige der Nachteile zu erkennen, genauso wie die persönliche Arbeit im Vergleich zu Telearbeit für Unternehmen insgesamt Vor- und Nachteile hat.

Profis für virtuelle Audits

Virtuelle Audits bieten mehrere Vorteile, unter anderem wie sie:

• Erhöhen Sie die Flexibilität; zum Beispiel müssen geprüfte Stellen nicht in Echtzeit verfügbar sein, da die Prüfer Zugriff auf ihre Buchhaltungssysteme haben. Dies gibt Ihrem Team die Flexibilität, an anderen Aufgaben zu arbeiten. Folgetreffen zur Beantwortung von Fragen können zu geeigneten Zeiten vereinbart werden.
• Steigern Sie die Effizienz; je nachdem, wie das virtuelle Audit durchgeführt wird, ist es möglich, Zeit zu sparen. Die Buchhaltungsabteilungen sparen Zeit, da sie die PBC-Liste nicht für ein Audit vor Ort vorbereiten müssen. Kleine Änderungen, wie die Aufhebung der Reisebeschränkungen, nach denen Auditoren zur Überprüfung physisch in Büros oder Einrichtungen reisen müssen, können die Effizienz steigern.
• Richten Sie sich auf Telearbeit aus. Wenn Unternehmen flexiblere Richtlinien für ihre Mitarbeiter einführen möchten, können virtuelle Audits zu diesen neuen Arbeitsweisen passen. Bei Unternehmen, bei denen die Fernsteuerung im Vordergrund steht, wurden einige Teammitglieder möglicherweise in verschiedenen Regionen eingestellt, sodass sie an einem virtuellen Audit trotzdem teilnehmen können.

Nachteile virtueller Audits

Der virtuelle Auditprozess bietet zwar viele Vorteile, es können jedoch einige negative Aspekte auftreten, die Sie möglicherweise einplanen sollten. Dazu gehören:

• Erste Implementierungszeit; virtuelle Audits können zwar insgesamt effizienter sein, aber beim ersten Durchführen eines Audits fühlt es sich möglicherweise nicht so an. Das liegt daran, dass die anfängliche Einrichtung der Technologie und Prozesse einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
• Mögliche fehlende Informationen; bei virtuellen Audits fehlen Ihnen möglicherweise bestimmte Informationen, wenn Sie nicht alles vollständig online gestellt haben. Beispielsweise können bestimmte Dateien in Excel und nicht in der Buchhaltungssoftware des Unternehmens vorhanden sein. Und wenn die Prüfer nicht darauf zugreifen können, könnte es zu einer Informationslücke kommen.
• Mangelnde Beziehung; die Teammitglieder fühlen sich den Auditoren möglicherweise nicht unbedingt nahe, wenn sie sich nicht persönlich treffen. Persönliche Audits können dazu beitragen, Vertrauen und Zuversicht zwischen allen Beteiligten aufzubauen, wenn die Körpersprache beobachtet wird und freundliche Smalltalk stattfinden kann.

Sind Sie bereit für virtuelle Audits?

Wie Sie sehen, bieten virtuelle Audits mehrere Vorteile, darunter die Durchführung von Audits im Wesentlichen von überall zu jeder Zeit, anstatt dass alle an denselben Tagen im selben Büro sein müssen. Es kann jedoch auch einige Nachteile geben, für deren Überwindung eine vorausschauende Planung erforderlich ist, z. B. die Auswahl und Einrichtung von Qualitätssystemen.

Trotz dieser Vor- und Nachteile scheinen virtuelle Audits nicht mehr wegzudenken. Die Pandemie hat dazu beigetragen, diese zu verwirklichen, und viele Unternehmen werden ihre Flexibilität, Kosteneinsparungen und Effizienz in den kommenden Jahren wahrscheinlich weiter nutzen. Egal, ob es sich um regulatorische Zwecke, um die Qualitätssicherung oder um die Geschäftskontinuität handelt, falls Sie noch kein solches erlebt haben, werden Sie möglicherweise bald an einem virtuellen Audit teilnehmen.

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