Qu'est-ce qu'un audit virtuel et comment s'effectue-t-il ? Un examen approfondi

Bonjour ! Je m'appelle Andy Stefan, et je suis chargé de compte chez FloQast. Avant de rejoindre l'équipe en tant que représentante du développement commercial en 2019, j'ai été auditeur chez Deloitte pendant un an et demi et je suis titulaire d'un diplôme en comptabilité de l'université Loyola Marymount. Si vous souhaitez en savoir plus sur ma transition de l'audit à FloQast, vous pouvez en savoir plus ici!

Alors que le monde devient de plus en plus numérique, en partie par choix et en partie par nécessité en raison de la pandémie, de plus en plus d'aspects du travail sont déplacés vers des environnements en ligne et à distance. Ces dernières années, cela s'est étendu au monde de l'audit avec l'essor des audits virtuels.

Qu'il s'agisse d'audits internes ou externes, la nécessité d'examiner les finances et les processus clés des organisations et d'en rendre compte ne se fait plus en face à face. Les entreprises et les organisations publiques peuvent plutôt se tourner vers des audits virtuels.

À bien des égards, les audits virtuels sont similaires aux audits traditionnels, sauf que les activités d'audit se déroulent à distance et de manière numérique. Plutôt que de rencontrer en personne un comité d'audit, par exemple, un auditeur externe peut utiliser Zoom.

D'autres processus d'audit, tels que l'examen des rapports financiers, peuvent nécessiter le partage de documents davantage en ligne plutôt que de consulter des imprimés physiques.

Les audits virtuels sont probablement à la portée de ceux qui n'ont pas encore effectué la transition, surtout si vous êtes prêt à apporter quelques ajustements pour faciliter des audits sécurisés et efficaces.

Audits virtuels et audits papier

Avant d'entrer dans les détails de la réalisation d'un audit virtuel, il est essentiel de clarifier la comparaison entre les audits virtuels et les autres types d'audits.

Bien que les audits virtuels et à distance soient souvent utilisés comme synonymes (bien que tout le monde ne soit pas entièrement d'accord, comme l'explique la section suivante), ils ne sont généralement pas assimilés à des audits papier.

L'audit sur site traditionnel que nous connaissons le mieux est également connu sous le nom d'audit papier, car de nombreux documents sont généralement concernés. Les auditeurs demandent des rapports et des données, et le personnel de la comptabilité les imprime.

Audits virtuels et audits à distance

Bien que les audits virtuels et les audits à distance soient considérés comme identiques par certains, tout le monde n'est pas tout à fait d'accord.

Il est donc important de préciser quel type d'audit sera effectué avec toutes les personnes impliquées, à la fois en interne et en externe.

Un livre blanc de Ventana Research, commandé par Oracle, indique audits à distance sont les mêmes que audits réguliers; ils ne se produisent pas en personne. Les auditeurs demandent des rapports et le personnel de la comptabilité les fournit par voie électronique.

Mais les audits virtuels ne sont pas les mêmes que les audits à distance. En effet, l'audit virtuel donne aux auditeurs un accès en lecture seule à la plupart des logiciels et systèmes comptables de l'entreprise.

Cela permet aux auditeurs de travailler en mode libre-service et signifie que le personnel comptable n'a pas à répondre à la longue liste « fournie par le client » (PBC) et à fournir des tonnes de documents papier.

Bien que la portée de l'audit soit probablement la même entre les audits virtuels et les audits à distance, la différence réside dans la manière dont les éléments probants sont obtenus.

Comment se déroulent les audits virtuels ?

À certains égards, les audits virtuels sont menés de la même manière que les audits réguliers en personne. Par exemple, la planification et les rapports d'audit se ressembleront, mais seront transférés en ligne.

Vous devrez probablement vous préparer à l'avance pour que ce changement soit possible. Cela inclut la mise en œuvre d'un système de partage de fichiers, la garantie que votre ERP et vos logiciels peuvent fournir un accès en lecture seule et le choix d'un outil de visioconférence en lequel vous avez confiance. Cependant, les procédures d'audit réelles ne seront pas très différentes.

L'équipe d'audit effectuera les mêmes étapes d'audit, mais au lieu de vous demander de la documentation, elle l'obtiendra elle-même.

« Traitez l'audit virtuel comme s'il s'agissait d'un travail de terrain physique : votre auditeur vous demandera probablement d'être disponible par téléphone ou par e-mail pendant les jours spécifiés précédemment convenus pour répondre à des questions détaillées », conseille les CPA de Wegner.

Cela dit, vous devrez peut-être également apporter quelques modifications aux processus pour rendre les audits virtuels réalisables.

Par exemple, le rapport d'audit peut généralement avoir été produit lors d'une grande réunion de clôture en personne. Mais peut-être que dans un environnement virtuel, où les membres de l'équipe peuvent travailler de manière asynchrone, il serait peut-être plus judicieux d'envoyer les résultats aux membres de l'équipe en ligne pour qu'ils puissent les consulter individuellement. Vous pourriez ensuite organiser de petites séances en petits groupes pour discuter des résultats.

De même, comme le note le rapport de Ventana Research, les cycles d'audit pourraient changer avec l'augmentation du nombre de personnes travaillant virtuellement. Au lieu d'avoir lieu une fois par an, les audits peuvent prendre la forme d'événements semestriels ou trimestriels qui permettent de résoudre les problèmes rapidement et de réduire la quantité de travail à effectuer à la fin de l'exercice financier.

Quelle technologie est nécessaire pour les audits virtuels ?

La technologie requise pour les audits virtuels peut varier d'une organisation à l'autre, mais la mise en place d'une technologie de communication/collaboration constitue probablement un aspect clé.

Par exemple, en ce qui concerne les audits internes, Deloitte conseille d'utiliser la technologie et d'établir des protocoles pour l'examen des documents à distance. Sélectionnez un outil de collaboration, établissez un protocole de traitement et tirez parti du partage d'écran et de l'enregistrement d'écran pour évaluer les processus généralement examinés en personne avec le propriétaire du processus.

Cela vaut probablement aussi pour les audits externes. Cela pourrait également impliquer des technologies plus avancées telles que la réalité virtuelle, comme la réalisation d'une visite virtuelle pour les entreprises qui ont besoin de revoir leurs installations.

Mais ne négligez pas la nécessité de systèmes de gestion de l'audit. Le bon système peut réduire le temps et les efforts nécessaires à la réalisation d'un audit.

Les audits virtuels sont-ils là pour durer ?

La pandémie a accéléré la transition vers les audits virtuels, mais ce format est en train de créer une tendance depuis des années.

Comme dans la plupart des aspects de la vie, de plus en plus d'informations sont partagées électroniquement, que ce soit par courrier électronique ou via des portails sécurisés. Même lorsque les auditeurs sont sur place, certains membres du personnel des clients peuvent être absents du bureau et avoir besoin d'être contactés virtuellement ou préfèrent les mises à jour ou les questions électroniques.

Il semble probable que l'activité d'audit continuera de se déplacer vers des environnements plus distants, d'autant plus que de nombreuses organisations ont pu constater de première main en 2020 et 2021 comment les audits virtuels pouvaient fonctionner avec succès.

Le rapport de Ventana Research prévoit que la plupart des organisations adopteront un formulaire d'audit virtuel d'ici 2025.

Quels sont les avantages et les inconvénients des audits virtuels ?

Les audits virtuels présentent plusieurs avantages, mais il est également important de reconnaître certains inconvénients, tout comme le travail en présentiel présente des avantages et des inconvénients pour l'ensemble des entreprises par rapport au travail à distance.

Professionnels de l'audit virtuel

Les audits virtuels présentent plusieurs avantages, notamment la manière dont ils peuvent :

• Ajoutez de la flexibilité ; par exemple, les entités auditées n'ont pas besoin d'être disponibles en temps réel puisque les auditeurs ont accès à leurs systèmes comptables. Cela donne à votre équipe la flexibilité nécessaire pour travailler sur d'autres tâches. Des réunions de suivi pour répondre aux questions peuvent être planifiées à des moments opportuns.
• Augmentez l'efficacité ; selon la manière dont l'audit virtuel est effectué, il est possible de gagner du temps. Les services comptables gagneront du temps en n'ayant pas à préparer la liste PBC pour un audit sur site. De petits changements, tels que la levée des restrictions de voyage obligeant les auditeurs à se rendre physiquement dans les bureaux ou les installations pour les examens, peuvent améliorer l'efficacité.
• Alignez-vous sur le travail à distance ; si les entreprises souhaitent adopter des politiques de télétravail plus flexibles pour leurs effectifs, les audits virtuels peuvent s'adapter à ces nouvelles méthodes de travail. Pour les entreprises qui privilégient le télétravail, certains membres de l'équipe peuvent avoir été recrutés dans différentes zones géographiques. Un audit virtuel leur permet donc toujours de participer.

Les inconvénients de l'audit virtuel

Bien que le processus d'audit virtuel présente de nombreux avantages, quelques inconvénients peuvent survenir, auxquels vous devriez peut-être vous attendre. Il s'agit notamment de :

• Temps de mise en œuvre initial ; bien que les audits virtuels puissent être plus efficaces dans l'ensemble, il se peut que ce ne soit pas le cas la première fois que vous en effectuez un. En effet, la mise en place initiale de la technologie et des processus peut prendre du temps.
• Informations manquantes potentielles ; lors des audits virtuels, il se peut que certaines informations vous soient manquantes si vous n'avez pas entièrement transféré tout en ligne. Par exemple, des fichiers spécifiques peuvent exister dans Excel et non dans le logiciel de comptabilité de l'entreprise. Et si les auditeurs ne peuvent pas y accéder, il pourrait y avoir un manque d'informations.
• Absence de relations ; les membres de l'équipe ne se sentent pas nécessairement proches des auditeurs s'ils ne se rencontrent pas en personne. Les activités d'audit en personne peuvent contribuer à renforcer la confiance entre toutes les parties lorsque le langage corporel est respecté et que des discussions amicales peuvent avoir lieu.

Êtes-vous prêt pour les audits virtuels ?

Comme vous pouvez le constater, les audits virtuels offrent plusieurs avantages, notamment la réalisation d'audits pratiquement n'importe où et à tout moment, plutôt que d'obliger tout le monde à se trouver au même bureau les mêmes jours. Cependant, certains inconvénients peuvent également nécessiter une planification avancée pour être surmontés, tels que le choix de systèmes de qualité et leur mise en place.

Malgré ces avantages et inconvénients, les audits virtuels semblent voués à perdurer. La pandémie a contribué à les concrétiser, et de nombreuses organisations continueront probablement de tirer parti de leur flexibilité, de leurs économies de coûts et de leur efficacité dans les années à venir. Ainsi, que ce soit pour des raisons réglementaires, d'assurance qualité ou de continuité des activités, si vous n'en avez pas déjà fait l'expérience, vous pourriez bientôt participer à un audit virtuel.

Si vous souhaitez tirer parti de la technologie pour faciliter le déroulement de vos audits, consultez FloQast. Avec le logiciel d'automatisation des flux de travail comptables de FloQast, votre entreprise est toujours prête pour les audits parce que vos rapprochements arrivent à échéance et que tous vos documents de travail sont complets. Lorsque vous accordez à vos auditeurs externes un accès restreint à FloQast, ils peuvent trouver tout ce dont ils ont besoin, ce qui vous fait gagner un temps précieux et vous fait gagner du temps. Cela conduit à un audit plus productif et une meilleure relation avec votre auditeur.