Was sind Kontoabstimmungen, und warum, oh warum, müssen wir sie durchführen?

Hier bei FloQast, mit unserer direkten Integration von Excel-Dateien, sehen wir viele Excel-Dateien. Und mit FloQast AutoRec sehen wir viele Kontoabstimmungen. Wenn wir sie durchsehen, werden wir oft nach den besten Praktiken bei Kontenabstimmungen gefragt und wie andere Kunden mit Excel und FloQast arbeiten.

Ich begann, mich im Internet umzusehen, um zu sehen, was geschrieben worden war und welche Anleitungen verfügbar waren. Das meiste, was verfügbar ist, versucht, Ihnen Software zu verkaufen; nicht überraschend, oder? Überraschend war jedoch, dass weder beschrieben wird, warum noch wie wir Abstimmungen durchführen. Die meisten Beschreibungen sind einfach unzureichend oder wurden eindeutig nicht von einem Accountant oder von jemandem geschrieben, der jemals eine Kontenabstimmung durchgeführt hat.

Als Buchhalter hier bei FloQast dachten wir, wir versuchen es mal. 

Was sind Kontoabstimmungen?

An Kontenabstimmung liefert den Beweis, dass der Kontostand im Hauptbuch ein angemessenes Abbild der Realität ist. Vereinfacht ausgedrückt, soll eine Kontenabstimmung zeigen, wie nahe der Saldo im Hauptbuch an der Realität ist.

Warum machen wir sie?

Wir machen sie, weil diese Hauptbuch die Zahlen sind, die in jeden einzelnen Jahresabschluss eingehen, den wir für Aktionäre, Investoren, Banken und Aufsichtsbehörden erstellen müssen. Und diese Abschlüsse müssen so genau und realitätsnah wie möglich sein.

Wie erhalten wir genaue Bilanzen in unserem Hauptbuch?

Wir stimmen jedes Bilanzkonto ab (oder zumindest die kritischen Konten, oder so viele, wie wir schaffen). Wie stimmen wir ab? Das hängt vom jeweiligen Konto ab. Um ein Bilanzkonto richtig abzustimmen, müssen Sie die Art von Kontenabstimmung verwenden, die den Saldo des Hauptbuch wirklich mit der realen Welt vergleicht. 

Bankkonten / Personenkonten

Um ein Bankkonto abzustimmen, vergleichen Sie den Saldo des Hauptbuch mit dem Saldo des Bankkontos zum gleichen Datum. Wenn diese Salden nicht übereinstimmen, müssen Sie herausfinden, welche Transaktionen aus dem Hauptbuch bei der Bank nicht ausgeglichen wurden und welche Transaktionen bei der Bank nicht im Hauptbuch erfasst wurden. Die Kontenabstimmung für die Bank beginnt mit dem Saldo des Hauptbuch , zuzüglich der bei der Bank verrechneten Transaktionen, die nicht im Hauptbuch erfasst wurden. Die Summe dieser Beträge ergibt den bereinigten Hauptbuch , d. h. den Saldo, der sich ergeben würde, wenn alle Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß im Hauptbuch erfasst worden wären. Dann addiert man den Banksaldo plus alle Hauptbuch , die das Bankkonto noch nicht ausgeglichen haben, und erhält den bereinigten Banksaldo. Wenn man es genau macht, stimmen diese beiden bereinigten Salden überein. Der bereinigte Hauptbuch (oder der bereinigte Banksaldo, da beide gleich sind) stellt den tatsächlichen Saldo des Kontos dar, wenn alle Geschäftsvorgänge ordnungsgemäß erfasst wurden. Die Berechnung des bereinigten Saldos durch die Kontenabstimmungzeigt deutlich, ob der Hauptbuch wesentlich berichtigt werden muss, bevor der Jahresabschluss unter Verwendung der Hauptbuch erstellt wird.

Selbst wenn die Differenz nicht wesentlich genug ist, um eine Anpassung des Hauptbuch vor der Erstellung des Jahresabschlusses zu erfordern, liefert der Prozess Kontenabstimmung die richtigen Informationen, die für etwaige Korrekturen des Hauptbuch benötigt werden. Die Kontenabstimmung sollte auch eine Fälligkeitsübersicht über die ausstehenden Transaktionen enthalten, um sicherzustellen, dass Korrekturen am Hauptbuch rechtzeitig vorgenommen werden.

Diese Art der Abstimmung gilt auch für alle Konten, die eine Nebenbuchhaltung, ein separates System von Detailaufzeichnungen, darstellen, wie z. B. Kreditoren, Debitoren, Inventar oder Anlagevermögen.

Diese Art der Kontenabstimmung kann auch als Bank-/Nebenbuchabstimmung bezeichnet werden. Wenn die Kontenabstimmung für Anlagegegenstand verwendet wird, sollte sie auch einen Roll-Forward-Plan sowohl für die Anlage- als auch für die kumulierten Abschreibungskonten enthalten. Ein Rollforward-Plan wird für die größeren Aktiv- oder Passivkonten benötigt, um die Art der Bewegungen auf den Konten sichtbar zu machen. Er zeigt den Anfangsbestand der Konten für die Berichtsmonate, zusammengefasste Beträge der großen Bewegungen, wie Zugänge oder Abgänge, und den Endbestand. Dieser Typ gilt für Anlagevermögen, Investitionen und langfristige Verbindlichkeiten.

Wenn die Art der Bank-/Zwischenbuchungsabstimmung für Kreditoren oder Debitoren verwendet wird, sollte die Kontenabstimmung auch eine Analyse der unbezahlten Rechnungen enthalten, um festzustellen, ob es Inkasso- oder Zahlungsprobleme gibt, oder um festzustellen, ob es große Vorauszahlungen gibt, die für die Zwecke des Jahresabschlusses umklassifiziert werden müssten. 

Was ist mit Konten, für die kein Nebenbuch existiert, wie z. B. ein Vorauszahlungskonto oder Anlagevermögen, wenn kein Nebenbuchsystem verwendet wird?

Für Konten wie Rechnungsabgrenzung oder Anlagevermögen wird eine Amortisationsabstimmung verwendet, um die monatliche Amortisation oder Abschreibung (für die Journalbuchung) sowie den erwarteten Endsaldo für jeden Monat zu berechnen. Diese Überleitungsrechnungen werden quasi zum "Nebenbuch" des Kontos, in dem alle historischen Details zu jedem Vermögensgegenstand, jeder Ausgabe oder jedem Einnahmevertrag gespeichert werden und genau angegeben wird, wie dieser Posten im Laufe der Zeit abgeschrieben wurde. Und dann natürlich die Berechnung der Kontosalden, die dann zur Verknüpfung mit den Hauptbuch verwendet werden.

Was ist mit dem Rest der Konten in der Bilanz?

Sobald man über Bank-, Nebenbuch- und Abschreibungskonten im weiteren Sinne hinausgeht, wird das Format der Kontenabstimmung sehr spezifisch für den grundlegenden Zweck des Kontos und dafür, wie der Hauptbuch gerechtfertigt und erklärt werden kann. Der Schlüssel für jedes Konto ist die Überlegung, welche Quelle für den Vergleich mit dem Hauptbuch zur Verfügung steht, z. B. das Bankkonto selbst oder ein Girokonto im Hauptbuch oder ein Inventarsystem für das Bestandskonto im Hauptbuch. In einigen Fällen liefert die Kontenabstimmung selbst die Angaben für den Hauptbuch , z. B. für ein sonstiges Kreditoren Konto, das nicht in Ihrem Kreditoren geführt wird. Die Kontenabstimmung kann auch spezifische Tabellen erfordern, die in Ihrem Berichtswesen benötigt werden, z. B. Tabellen zur Darstellung der Bewegungen auf Großkonten oder zur Feststellung, ob Umgliederungen erforderlich sind.

Hier bei FloQast konzentrieren wir uns aufgrund unserer Erfahrung als Wirtschaftsprüfer und Buchhalter darauf, wie wir einen möglichst großen Teil des Kontenabstimmung für Sie übernehmen können, damit Sie Ihre Zeit tatsächlich damit verbringen können, direkt mit Ihren Kollegen zusammenzuarbeiten, um die Geschäftsergebnisse zu verbessern.

Obwohl die Kontenabstimmungen eines Unternehmens oft sehr spezifisch für das jeweilige Unternehmen sind, haben wir viele Muster in den Abstimmungen der Unternehmen gesehen, bei denen eine standardisierte Vorlage Ihnen viel Zeit ersparen, das Onboarding neuer Mitarbeiter erleichtern und den Zeitaufwand für Überprüfungen und Audits verringern könnte. Wir sind der Meinung, dass wir die Struktur vieler, wenn nicht sogar der meisten Ihrer Kontenabstimmungen für Sie erstellen können, indem wir mit Ihren ERP-Transaktionen und standardisierten Excel-Vorlagen beginnen. Auf diese Weise ist die Abstimmung im Grunde genommen für Sie erledigt, und Sie können sich stattdessen auf Ihr Geschäft konzentrieren. Wir haben diesen Prozess mit AutoRec begonnen, das die Abstimmung zwischen Bank und Nebenbuchhaltung erstellt, und gehen jetzt dazu über, die Amortisationsabstimmung zu erstellen. Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören, welche Abstimmungsarten wir als Nächstes erstellen sollten.