Que sont les rapprochements de comptes, et pourquoi, oh pourquoi, devons-nous les faire ?

Chez FloQast, grâce à notre intégration directe avec les fichiers Excel, nous voyons beaucoup de fichiers Excel. Et avec FloQast AutoRec, nous voyons beaucoup de rapprochements de comptes. Souvent, lorsque nous les examinons, on nous demande quelles sont les meilleures pratiques en matière de rapprochement des comptes et comment les autres clients travaillent avec Excel et FloQast.

J'ai commencé à parcourir le web pour voir ce qui avait été écrit et quels conseils étaient disponibles. La plupart des documents disponibles tentent de vous vendre des logiciels ; rien d'étonnant à cela, n'est-ce pas ? Ce qui m'a surpris, c'est qu'ils ne décrivent ni pourquoi ni comment nous effectuons des rapprochements. La plupart des descriptions sont tout simplement inadéquates ou n'ont manifestement pas été écrites par un comptable ou par quelqu'un qui a déjà effectué un rapprochement de comptes.

En tant que comptables chez FloQast, nous avons donc décidé de tenter notre chance. 

Que sont les rapprochements de comptes ?

Un rapprochement des comptes fournit la preuve que le solde des comptes dans le grand livre général est une représentation raisonnable de la réalité. En termes plus simples, un rapprochement de comptes doit montrer à quel point le solde du grand livre est proche de la réalité.

Pourquoi les faisons-nous ?

Nous le faisons parce que les soldes des comptes du GL sont les chiffres qui figurent dans chacun des états financiers que nous devons produire pour les actionnaires, les investisseurs, les banques et les organismes de réglementation. Et ces états doivent être aussi précis et aussi proches de la réalité que possible.

Comment obtenir des soldes exacts dans notre GL ?

Nous réconcilions chaque compte du bilan (ou du moins les comptes les plus importants, ou le plus grand nombre possible). Comment procédons-nous au rapprochement ? Cela dépend du compte. Pour rapprocher correctement un compte de bilan, vous devez utiliser le type de rapprochement de compte qui compare réellement le solde du compte de GL à la réalité. 

Comptes bancaires / Comptes auxiliaires

Pour rapprocher un compte bancaire, vous comparez le solde du compte général au solde du compte bancaire à la même date. Si ces soldes ne sont pas identiques, vous devez déterminer les opérations du grand livre qui n'ont pas été compensées à la banque et les opérations de la banque qui n'ont pas été enregistrées dans le grand livre. Le rapprochement des comptes de la banque commence par le solde du grand livre général, auquel s'ajoutent les opérations compensées à la banque qui n'ont pas été enregistrées dans le grand livre général. La somme de ces éléments donne le solde corrigé du grand livre, c'est-à-dire ce que devrait être le solde du grand livre si toutes les transactions commerciales avaient été correctement enregistrées dans le grand livre. En additionnant ensuite le solde bancaire et les transactions du grand livre général qui n'ont pas encore été enregistrées sur le compte bancaire, on obtient le solde bancaire corrigé. Si ces deux soldes ajustés sont correctement calculés, ils s'accordent l'un à l'autre. Le solde ajusté du grand livre (ou le solde bancaire ajusté, puisqu'ils sont identiques) représente le solde réel du compte si toutes les activités de l'entreprise sont correctement enregistrées. Le calcul du solde ajusté dans le cadre du rapprochement des comptes montre clairement s'il est nécessaire d'apporter des ajustements significatifs au solde du grand livre avant que les états financiers ne soient publiés sur la base des soldes du grand livre.

Même si la différence n'est pas suffisamment importante pour nécessiter un ajustement du solde du grand livre avant la publication des états financiers, le processus de rapprochement des comptes fournit les bonnes informations nécessaires à toute correction du grand livre. Le rapprochement des comptes doit également inclure un classement chronologique des transactions en suspens, afin de s'assurer que les corrections apportées au grand livre sont effectuées en temps utile.

Ce type de rapprochement s'applique également à tout compte représentant un livre auxiliaire, un système distinct d'enregistrements détaillés, tel que les comptes clients, les comptes fournisseurs, les stocks ou les immobilisations.

Ce type de rapprochement de comptes peut être appelé rapprochement de comptes bancaires et auxiliaires. S'il est utilisé pour les comptes d'immobilisations, le rapprochement des comptes doit également inclure un tableau de passage pour les comptes d'immobilisations et d'amortissement cumulé. Un tableau récapitulatif est nécessaire pour les comptes d'actif ou de passif les plus importants afin de donner une visibilité à la nature des mouvements dans les comptes. Il indique le solde initial des comptes pour les mois de référence, les montants récapitulatifs des mouvements importants, tels que les acquisitions ou les cessions, et le solde final. Ce type de compte s'applique aux immobilisations, aux investissements et aux dettes à long terme.

Lorsque le type de rapprochement banque/registre auxiliaire est utilisé pour les comptes débiteurs ou créditeurs, le rapprochement des comptes doit également fournir une analyse des factures impayées afin de déterminer s'il existe des problèmes de recouvrement ou de paiement, ou s'il existe des paiements anticipés importants qui devraient être reclassés à des fins d'établissement des états financiers. 

Qu'en est-il des comptes pour lesquels il n'existe pas de grand livre auxiliaire, tels qu'un compte prépayé ou des immobilisations lorsqu'un système de grand livre auxiliaire n'est pas utilisé ?

Pour les comptes tels que les charges payées d'avance, les produits différés ou les immobilisations, un rapprochement de type amortissement est utilisé pour calculer l'amortissement ou la dépréciation mensuelle (pour l'écriture de journal), ainsi que le solde de clôture prévu pour chaque mois. Ces rapprochements deviennent en fait le "grand livre auxiliaire" du compte, dans lequel sont stockés tous les détails historiques de chaque actif, dépense ou contrat de revenu, ainsi que la manière exacte dont cet élément a été amorti ou déprécié au fil du temps. Et puis, bien sûr, ils calculent les soldes des comptes, qui sont ensuite utilisés pour relier les soldes du grand livre.

Qu'en est-il des autres comptes du bilan ?

Une fois que l'on dépasse les comptes bancaires, les comptes auxiliaires et les comptes d'amortissement, considérés de manière générale, le format des rapprochements de comptes devient très spécifique à l'objectif fondamental du compte et à la manière dont le solde du compte du grand livre peut être justifié et expliqué. Pour chaque compte, il est essentiel de déterminer la source disponible pour comparer le solde du grand livre, comme le compte bancaire lui-même ou un compte courant dans le grand livre, ou un système d'inventaire pour le compte d'inventaire dans le grand livre. Dans certains cas, le rapprochement du compte lui-même fournit le détail du solde du compte du grand livre, par exemple pour un compte débiteur divers, qui n'est pas suivi dans votre comptabilité auxiliaire des comptes débiteurs. Le rapprochement du compte peut également nécessiter des tableaux spécifiques qui seront nécessaires dans votre rapport, tels que des tableaux pour montrer les mouvements dans les grands comptes ou pour déterminer si des reclassifications sont nécessaires.

Chez FloQast, en raison de notre expérience en tant qu'auditeurs et comptables, nous nous concentrons sur la manière dont nous pouvons effectuer une grande partie du processus de réconciliation des comptes pour vous, afin que vous puissiez passer votre temps à travailler directement avec vos collègues pour aider à améliorer les résultats de l'entreprise.

Bien que les rapprochements de comptes d'une entreprise soient souvent très spécifiques à cette entreprise, nous avons observé de nombreuses tendances dans les rapprochements des entreprises où un modèle standardisé pourrait vous faire gagner un temps considérable, faciliter l'intégration du nouveau personnel et réduire le temps d'examen et d'audit. Nous sommes d'avis que nous pouvons construire la structure d'un grand nombre, voire de la plupart, de vos rapprochements de comptes pour vous, en commençant par vos transactions ERP et vos modèles Excel standardisés. De cette manière, le rapprochement est pratiquement fait pour vous et vous pouvez vous concentrer sur votre activité. Nous avons commencé ce processus avec AutoRec, qui crée le rapprochement banque/fonds de commerce, et nous nous apprêtons maintenant à créer le rapprochement de l'amortissement. Nous aimerions connaître votre avis sur les types de rapprochement que nous devrions développer par la suite.