Das Was, Warum und Wie von Standardarbeitsanweisungen

Über den Autor: Katie Thomas, CPA, ist Autorin von Inhalten, Empfängerin des 2021 40 under 40 CPA Practice Advisor und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Buchhaltungsfachleuten dabei hilft, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Besuchen Sie doch mal Leaders Online oder verbinden Sie sich mit ihr auf LinkedIn um mit Katie in Kontakt zu treten.

Haben Sie schon einmal ein Telefongespräch geführt, und als Sie bei der letzten Person ankamen, war der Satz, mit dem Sie begonnen hatten, völlig anders? Ähnlich verhält es sich, wenn Sie in Ihrer Buchhaltungsabteilung keine Standardarbeitsanweisungen haben. Geben Sie 10 Mitarbeitern eine Aufgabe und sie werden sie wahrscheinlich auf 10 verschiedene Arten erledigen. Es ist nichts falsch daran, kreative Lösungen zu finden und über den Tellerrand hinauszuschauen, aber wenn Sie keine standardisierten Verfahren haben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie jedes Mal andere Ergebnisse erzielen werden. 

In der Welt der Buchhaltung muss Ihre Arbeit konsistent und zuverlässig sein. Ein standardisiertes Verfahren für die Erledigung von Aufgaben kann Ihnen helfen, dieses Ziel zu erreichen. In diesem Artikel wird genau erklärt, was Standardarbeitsanweisungen sind, warum sie wichtig sind und wie man sie erstellt. 

Was sind Standardarbeitsanweisungen (SOPs)?

Standardarbeitsanweisungen (SOPs) sind schriftliche Anweisungen für die Durchführung einer bestimmten Aufgabe, wie z. B. den Abschluss der Bücher oder die Bezahlung von Rechnungen. Sie umreißen Schritt für Schritt die Prozesse, die zur Ausführung der Aufgabe befolgt werden müssen. Sie können für praktisch jede Aufgabe erstellt werden, sei es die Implementierung neuer Technologien oder die Durchführung alltäglicher Tätigkeiten. Auch wenn sich dieser Artikel auf SOPs für Buchhalter konzentriert, ist es wichtig, darauf hinzuweisen, dass SOPs für alle Abteilungen in einem Unternehmen wichtig sind.

Warum SOPs für Buchhaltungsabteilungen wichtig sind 

Gut definierte Verfahren dienen als Kontrolle. Sie stellen sicher, dass die Prozesse auf eine bestimmte Art und Weise durchgeführt werden, um die Einhaltung von Vorschriften und Standards zu gewährleisten. Die Einführung von SOPs kann für Buchhaltungsabteilungen in vielerlei Hinsicht von Vorteil sein. Wenn sie klar definiert sind, können SOPs:

• Konsistenz gewährleisten: Ziel von Standardarbeitsanweisungen ist es, sicherzustellen, dass Aufgaben immer auf die gleiche Weise ausgeführt werden, um die Effizienz zu steigern und eine einheitliche Arbeitsqualität zu gewährleisten. Wenn die gleichen Schritte zur Erledigung einer Aufgabe befolgt werden, erhält man einheitliche Ergebnisse. Wenn SOPs klar und gründlich sind, kann jeder Mitarbeiter sie befolgen, um das gleiche Ergebnis zu erzielen.
• Einhaltung der Vorschriften: SOPs sind auch ein wirksames Mittel, um die Einhaltung von Branchenvorschriften und Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten. Als Buchhalter wissen wir, wie wichtig es ist, dass das Unternehmen die Gesetze und Vorschriften einhält. SOPs können unsere Bemühungen um die Einhaltung von Vorschriften unterstützen. 
• Rationalisierung des Onboarding: Ein standardisiertes Verfahren für das Onboarding neuer Mitarbeiter macht den Prozess reibungsloser und effizienter. SOPs machen auch den Delegationsprozess viel einfacher. Als ich im öffentlichen Rechnungswesen anfing, musste mir mein Vorgesetzter alles erklären. Es gab keine SOPs. Sobald ich erkannte, dass auch ich die Aufgabe haben würde, meine Untergebenen zu schulen, begann ich sofort, meine Prozesse zu dokumentieren. Das machte die Schulung der nächsten neuen Mitarbeiter so viel einfacher, als wenn mein Vorgesetzter mich geschult hätte. 
• Unternehmen auf Wachstum vorbereiten: Wenn Prozesse klar definiert sind, können sie nicht nur mit neuen Mitarbeitern, sondern auch an neuen Standorten repliziert und skaliert werden. Wenn das Unternehmen einen neuen Standort eröffnet, kann seine Buchhaltungsabteilung Ihre SOPs verwenden, um das gleiche Maß an Konsistenz und Qualität zu gewährleisten.
• Stammeswissen entschärfen: Stammeswissen ist im Wesentlichen eine Information, die anderen Mitarbeitern und Mitgliedern des Unternehmens unbekannt ist. Vielleicht gibt es im Unternehmen nur einen einzigen Mitarbeiter, der weiß, wie man eine bestimmte Sache macht. Wenn dieser Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wer übernimmt dann diese Aufgabe? SOPs verhindern dieses Szenario, indem sie sicherstellen, dass die Prozesse klar und gut dokumentiert sind, so dass andere Mitarbeiter in ihre Fußstapfen treten können. 

Der Schlüssel zur Maximierung dieser Vorteile liegt in der Erstellung von SOPs, die für Ihr Team gut funktionieren. Lassen Sie uns also untersuchen, wie Sie das jetzt tun können. 

SOPs erstellen, die für Ihr Team sinnvoll sind

Die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen erfordert Sorgfalt und Vorbereitungsarbeit. Wenn Sie sich jetzt etwas mehr Mühe geben, werden die Buchhaltungsabteilungen in Zukunft viel Zeit sparen. Der Prozess der Erstellung dieser Verfahren sollte in etwa so aussehen:

Bestimmen Sie die Prozesse, die Sie dokumentieren möchten

Welche Prozesse möchten Sie dokumentieren? Fügen Sie diese in eine Liste ein. Die Prozesse können zahlreiche Aufgaben umfassen, wie zum Beispiel:

• Eingabe von Transaktionen
• Bezahlen von Rechnungen
• Monatlicher Abschluss der Bücher
• Etc.

Als nächstes können Sie mit dem Formatieren fortfahren.

Entscheiden Sie sich für das richtige Format für Ihre SOPs

Sobald Sie die Liste der Prozesse haben, die Sie standardisieren wollen, ist es an der Zeit, das Format der SOP zu bestimmen. Wird die SOP enthalten:

• Diagramme?
• Checklisten?
• Flussdiagramme?
• Videos?
• Etc.

Außerdem brauchen Sie einen zentralen Ort, an dem alle SOPs gespeichert werden. Es ist wichtig, dass sowohl die derzeitigen als auch die künftigen SOP-Benutzer sie leicht finden können. 

Tipps zur Auswahl des richtigen SOP-Formats

Im Folgenden finden Sie einige Tipps zur Wahl des richtigen Formats für Ihre Verfahren:

• Checklisten sollten detailliert sein. Sie können mehrstufige Checklisten mit detaillierten Anweisungen für jeden Aufgabenpunkt erstellen.
• Flussdiagramme oder Diagramme sind am sinnvollsten, wenn mehrere Variablen bestimmen, wie der Prozess zu Ende geführt wird.
• Videos und Bildschirmaufzeichnungen können dabei helfen, die Arbeitsanweisungen genau zu befolgen, und sind bei komplexen Prozessen eine Überlegung wert. Eines meiner Lieblingswerkzeuge für Bildschirmaufnahmen ist Loom. 

Überprüfung von Prozessen

Zu diesem Zeitpunkt wissen Sie, welche Prozesse Sie dokumentieren wollen und wie Sie sie dokumentieren werden. Jetzt ist es an der Zeit, mit der Überprüfung der Prozesse zu beginnen. Sprechen Sie zunächst mit der/den Person(en), die für diese Prozesse zuständig ist/sind:

• Sammeln von Informationen aus erster Hand über den Ablauf des Prozesses
• Entdecken Sie verschiedene Techniken zur Erledigung von Aufgaben oder Möglichkeiten zur Automatisierung
• Entfernen Sie alle redundanten Prozesse

Sobald Sie die Informationen von der/den für die Aufgabe zuständigen Person(en) erhalten haben, können Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren.

Unterteilen Sie den Prozess in einzelne Schritte

Jetzt kommt der spaßige Teil. Es ist an der Zeit, die Prozesse in Schritte zu unterteilen. Jeder Schritt sollte detaillierte Informationen darüber enthalten, wie er korrekt auszuführen ist. Ihr Ziel ist es, die Schritte so detailliert zu beschreiben, dass ein anderes Teammitglied den Vorgang fehlerfrei nachvollziehen kann.

Die Idee ist, SOPs zu erstellen, die ein Unternehmen schützen. Wenn zum Beispiel ein Teammitglied für längere Zeit ausfällt, sollten die SOPs es ermöglichen, dass jemand anderes seine Rolle übernimmt, ohne dass der Betrieb unterbrochen wird. 

Scheuen Sie sich nicht, bei der Erstellung dieser Schritte neue Wege zu finden, um die Art und Weise, wie Aufgaben derzeit erledigt werden, zu optimieren.

Umsetzung der SOPs

SOPs können nun langsam in den Betrieb integriert werden. Sobald ein erster Entwurf erstellt ist, ist es an der Zeit, ihn zu testen. Alle relevanten internen Stakeholder sollten den ersten Entwurf erhalten und anhand dessen Feedback geben. 

Das Durcharbeiten der SOPs in einem realen Umfeld wird die Buchhalter befähigen:

• Feinabstimmung der SOPs
• Änderungen empfehlen
• Testen Sie die SOP

Es ist wichtig, an dieser Stelle eine Feedback-Schleife einzurichten und die SOPs im Laufe der Zeit bei Bedarf zu aktualisieren. Alle internen Teammitglieder, die die Verfahren anwenden , sollten die Möglichkeit haben, Feedback zu geben. Oftmals werden sich die Verfahren im Laufe der Zeit ändern, und die SOPs müssen aktualisiert werden.

Einpacken

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Standardarbeitsanweisungen für Ihre Buchhaltungsabteilung unerlässlich sind. Ganz gleich, ob Sie Ihr Unternehmen skalieren, Konsistenz gewährleisten, die Vorschriften einhalten oder den Wechsel von Mitarbeitern erfolgreich bewältigen wollen - Ihre Standardarbeitsanweisungen bilden das Rückgrat für den Erfolg dieser Bemühungen. Beginnen Sie mit den oben genannten Schritten noch heute mit der Erstellung und Umsetzung.