Le quoi, le pourquoi et le comment des procédures opérationnelles normalisées

À propos de l'auteur: Katie Thomas, CPA, est une créatrice de contenu, lauréate du 2021 40 under 40 CPA Practice Advisor, et propriétaire de Leaders Online, où elle aide les professionnels de la comptabilité à accroître leur impact, leur influence et leurs revenus grâce au leadership éclairé et au marketing numérique. N'hésitez pas à visiter Leaders Online ou de vous connecter avec elle sur LinkedIn pour entrer en contact avec Katie.

Avez-vous déjà joué au téléphone et, lorsque vous arrivez à la dernière personne, la phrase que vous avez commencée est complètement différente ? C'est un peu ce qui se passe lorsque vous n'avez pas mis en place de procédures opérationnelles normalisées pour votre service comptable. Donnez une tâche à dix employés et ils l'accompliront probablement de dix façons différentes. Il n'y a rien de mal à trouver des solutions créatives et à sortir des sentiers battus, mais si vous n'avez pas de procédures standardisées, il y a de fortes chances que vous obteniez des résultats différents à chaque fois. 

Dans le monde de la comptabilité, votre travail doit être cohérent et fiable. La mise en place d'un processus normalisé pour l'exécution des tâches peut vous aider à atteindre cet objectif. Dans cet article, nous allons expliquer ce que sont exactement les procédures opérationnelles standard, pourquoi elles sont importantes et comment les créer. 

Qu'est-ce qu'une procédure opérationnelle standard (POS) ?

Les procédures opérationnelles standard (POS) sont des instructions écrites sur la manière d'effectuer une tâche spécifique, telle que la clôture des comptes ou le paiement des factures. Elles décrivent les processus à suivre, étape par étape, pour mener à bien la tâche. Elles peuvent être créées pour pratiquement n'importe quelle tâche, qu'il s'agisse de la mise en œuvre d'une nouvelle technologie ou de l'exécution d'activités quotidiennes. Bien que cet article se concentre sur les modes opératoires normalisés pour les comptables, il est important de noter que les modes opératoires normalisés sont essentiels pour tous les départements d'une organisation.

Pourquoi les procédures opérationnelles standard sont-elles importantes pour les services comptables ? 

Des procédures bien définies servent de contrôle. Elles garantissent que les processus sont exécutés d'une certaine manière afin de maintenir la conformité et les normes. La mise en œuvre de SOP peut être bénéfique aux services comptables à bien des égards. Lorsqu'elles sont clairement définies, les procédures opérationnelles standard peuvent

• Assurer la cohérence: L'objectif des modes opératoires normalisés est de veiller à ce que les tâches soient toujours exécutées de la même manière afin d'améliorer l'efficacité et d'assurer la cohérence de la qualité du travail. Si les mêmes étapes sont suivies pour accomplir une tâche, vous obtiendrez des résultats cohérents. Lorsque les modes opératoires normalisés sont clairs et exhaustifs, n'importe quel employé peut les suivre pour obtenir le même résultat.
• Restez en conformité: Les procédures opérationnelles standard sont également un moyen efficace de garantir la conformité avec les réglementations secteur et les politiques de l'entreprise. En tant que comptables, nous savons combien il est important de veiller à ce que l'entreprise reste en conformité avec les lois et les règlements. Les modes opératoires normalisés peuvent contribuer à soutenir nos efforts de conformité. 
• Rationaliser l'intégration: Le fait de disposer d'un processus normalisé pour l'intégration des nouveaux employés rendra le processus plus fluide et plus rationnel. Les procédures normalisées facilitent également le processus de délégation. Lorsque j'ai commencé à travailler dans l'expertise comptable, mon superviseur devait tout m'expliquer. Il n'y avait pas de SOP. Dès que j'ai compris que je serais moi aussi chargé de former mes subordonnés, j'ai immédiatement commencé à documenter mes processus. Cela a rendu la formation des nouvelles recrues beaucoup plus facile que celle de mon superviseur. 
• Préparer les entreprises à la croissance: Lorsque les processus sont clairement définis, ils peuvent être reproduits et mis à l'échelle non seulement avec de nouveaux employés, mais aussi sur de nouveaux sites. Si l'entreprise ouvre un nouveau site, son service comptable peut utiliser vos procédures opérationnelles normalisées pour maintenir le même niveau de cohérence et de qualité.
• Atténuer la connaissance tribale: Les connaissances tribales sont essentiellement des informations inconnues des autres employés et membres de l'entreprise. Par exemple, il se peut qu'un seul employé de l'entreprise sache comment faire telle ou telle chose. Son processus et ses connaissances ne sont pas documentés, de sorte que s'il quitte l'entreprise, qui reprendra cette tâche ? Les procédures opérationnelles standard permettent d'éviter ce scénario en veillant à ce que les processus soient clairs et bien documentés, de sorte que d'autres employés puissent les remplacer. 

Pour maximiser ces avantages, il est essentiel de créer des modes opératoires normalisés qui conviennent à votre équipe. Voyons maintenant comment y parvenir. 

Créer des modes opératoires normalisés adaptés à votre équipe

La création de procédures opérationnelles standard exige de la diligence et du travail préparatoire. Cependant, un peu de travail supplémentaire aujourd'hui permettra aux services comptables de gagner beaucoup de temps à l'avenir. Le processus de création de ces procédures devrait ressembler à ceci :

Déterminer les processus à documenter

Quels sont les processus que vous souhaitez documenter ? Ajoutez-les à une liste. Les processus peuvent inclure de nombreuses tâches, telles que :

• Saisie des transactions
• Payer les factures
• Clôturer les comptes chaque mois
• Etc.

Vous pouvez ensuite passer au formatage.

Décidez du bon format pour vos modes opératoires normalisés

Une fois que vous avez dressé la liste des processus que vous souhaitez normaliser, il est temps de déterminer le format du POS. Le POS comprendra-t-il

• Diagrammes ?
• Listes de contrôle ?
• Organigrammes ?
• Vidéos ?
• Etc.

En outre, vous devez disposer d'un emplacement central pour le stockage de toutes les procédures opérationnelles standard. Il est important que les utilisateurs actuels et futurs des SOP puissent les trouver facilement. 

Conseils pour choisir le bon format de PIC

Voici quelques conseils pour choisir le format adéquat pour vos procédures :

• Les listes de contrôle doivent être détaillées. Vous pouvez créer des listes de contrôle à plusieurs niveaux avec des instructions détaillées pour chaque tâche.
• Les organigrammes ou les diagrammes peuvent s'avérer plus judicieux lorsque plusieurs variables déterminent la manière dont le processus sera mené à son terme.
• Les vidéos et les enregistrements d'écran peuvent aider quelqu'un à suivre précisément le mode opératoire normalisé et sont à prendre en considération pour les processus complexes. Loom est l'un de mes outils d'enregistrement d'écran préférés. 

Processus de révision

À ce stade, vous savez quels sont les processus que vous souhaitez documenter et comment vous allez les documenter. Il est maintenant temps de commencer à examiner les processus. Commencez par vous entretenir avec la ou les personnes qui gèrent ces processus :

• Recueillir des informations de première main sur la manière dont le processus est mené à bien
• Découvrir différentes techniques d'exécution des tâches ou des possibilités d'automatisation
• Supprimer les processus redondants

Une fois que vous avez obtenu les informations de la ou des personnes en charge de la tâche, vous pouvez passer à l'étape suivante.

Décomposer le processus en étapes

C'est maintenant que vient la partie la plus amusante. Il est temps de diviser les processus en étapes. Chaque étape doit être accompagnée d'informations détaillées sur la manière de la réaliser correctement. Votre objectif est de fournir autant de détails que possible sur les étapes afin qu'un autre membre de l'équipe puisse reproduire la procédure sans erreur.

L'idée est de créer des procédures opérationnelles normalisées qui protègent l'entreprise. Par exemple, si un membre de l'équipe est absent du bureau pendant une période prolongée, les procédures opérationnelles standard doivent permettre à quelqu'un d'autre de remplir son rôle sans interruption de l'activité. 

En outre, lors de la création de ces étapes, n'hésitez pas à trouver de nouvelles façons d'optimiser la manière dont les tâches sont actuellement accomplies.

Mise en œuvre des procédures opérationnelles standard

Les modes opératoires normalisés peuvent maintenant être intégrés progressivement dans les opérations. Une fois qu'un premier projet a été créé, il est temps de le tester. Toutes les parties prenantes internes concernées doivent recevoir le premier projet et fournir un retour d'information. 

Travailler sur les SOP dans un environnement réel permettra aux comptables de.. :

• Affiner les procédures d'exploitation normalisées
• Recommander des changements
• Tester le POS

Il est important de créer une boucle de retour d'information à ce stade et de mettre à jour les procédures opérationnelles normalisées au fil du temps, si nécessaire. Tous les membres de l'équipe interne qui utilisent les procédures doivent disposer d'un moyen de fournir un retour d'information. Souvent, les procédures changent au fil du temps et les modes opératoires normalisés doivent être mis à jour.

Conclusion

En conclusion, il est essentiel que votre service comptable dispose de procédures opérationnelles normalisées. Que vous cherchiez à vous développer, à assurer la cohérence, à rester en conformité ou à gérer avec succès les changements de personnel, vos procédures opératoires normalisées seront l'épine dorsale de la réussite de ces efforts. Suivez les étapes ci-dessus pour commencer à les créer et à les mettre en œuvre dès aujourd'hui.