Risikokontrollmatrix: Wie man das Beste daraus macht

Die Führung eines Unternehmens ist heute mit einer nicht enden wollenden Liste von Risiken verbunden. 

Cyberhacker halten Ihre Daten als Lösegeld fest.

Die Technologie ändert sich schneller, als Sie mithalten können.

Regulierungsbehörden, die Ihre Branche regulieren.

Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen.  

Die Minderung von Risiken für Ihr Unternehmen kann sich mühsam anfühlen. Oder langweilig, weil man sich die Augen auskratzen muss.  

Aber leider ist es ein notwendiges Übel.  

Aber wir sind hier, um zu helfen. Hier erfahren Sie, was Sie über eine Risiko- und Kontrollmatrix wissen müssen und wie Sie sie optimal nutzen können.

Was ist eine Risiko- und Kontrollmatrix?

Eine Risiko- und Kontrollmatrix, oft abgekürzt als RACM oder RKM, ist ein Instrument, das das Risikoprofil einer Organisation zusammenfasst. Sie enthält potenzielle Risikoereignisse, die jeweiligen Risikokontrollstrategien und das erwartete Ergebnis der Kontrollen.

Risiken werden häufig in einer Rangfolge von hoch bis niedrig dokumentiert und kontinuierlich bewertet.

Warum ist eine Risiko- und Kontrollmatrix wichtig?

Ohne eine Risiko- und Kontrollmatrix in Verbindung mit einem disziplinierten und proaktiven Risikokonzept ist Ihr Unternehmen möglicherweise einem "Feuerlöschkonzept" ausgesetzt. In den meisten Fällen ist dieser Ansatz sowohl kostspielig als auch ineffektiv.

Letztlich ist eine Risiko- und Kontrollmatrix von wesentlicher Bedeutung, da sie Organisationen eine realistische Chance bietet, Risiken zu managen und die potenziellen Folgen von Risikoereignissen auf der Grundlage der Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens zu mindern.

Schlüsselfelder in der Risikokontrollmatrix

Nachfolgend sind die wichtigsten Felder einer Risiko- und Kontrollmatrix aufgeführt, die Sie im Griff haben sollten.

• Risiko oder Risikoereignis: Das festgestellte Risiko. Es kann alles umfassen, von finanziellen Risiken bis hin zu Umweltbedrohungen.
• Kontrolle: Auch als Risikokontrolle bekannt, ist dies die Art und Weise, wie die Organisation plant, ein bestimmtes Risiko oder Risikoereignis zu verhindern oder zu erkennen.
• Kontrollnummer: Einige Risikomatrizen enthalten eine Kontrollnummer, die zur leichteren Identifizierung einer bestimmten Kontrolle dient.
• Kontrollziel: Hierbei handelt es sich häufig um eine kurze, aber klare Aussage, die erklärt, warum ein Unternehmen eine bestimmte Kontrollmaßnahme eingeführt hat und was mit den Kontrollmaßnahmen erreicht werden soll.
• Risikobewertung: Eine Bewertung der potenziellen Auswirkungen und der Wahrscheinlichkeit des Risikos, die in der Regel als hoch, mittel oder gering eingestuft wird.
• Häufigkeit: Dies ist ein Schlüsselfeld in einer Risiko- und Kontrollmatrix, das festlegt, wie oft eine bestimmte Kontrolle durchgeführt werden sollte.
• Kontrollverantwortliche:r: Dies ist das für eine bestimmte Kontrollmaßnahme zuständige Personal.

5 Risikostufen

Nachfolgend sind die fünf Risikoebenen aufgeführt, die häufig im Zusammenhang mit einem Rahmen für das Risikomanagement in Unternehmen genannt werden. 

Jedes Unternehmen kann für diese fünf Kategorien unterschiedliche Bezeichnungen verwenden, aber im Allgemeinen sehen sie wie folgt aus:

• 🟢 Vernachlässigbar: Diese Risiken haben die geringsten potenziellen Auswirkungen. Es ist unwahrscheinlich, dass sie den Betrieb stören oder einen erheblichen Schaden verursachen.

• Gering: Diese Risiken könnten geringfügige Störungen oder Schäden verursachen, sind aber im Allgemeinen leicht zu bewältigen und würden keine schwerwiegenden Folgen nach sich ziehen.

• 🟡 Mittel: Diese Risiken könnten den Betrieb stören und erfordern möglicherweise mehr Ressourcen. Sie stellen ein erhebliches Problem dar, das angegangen werden muss, aber sie sind nicht unbedingt katastrophal.

• 🔴 Hoch: Diese Risiken könnten erhebliche Schäden oder Störungen verursachen. Sie erfordern sofortige Aufmerksamkeit und erhebliche Ressourcen zur Bewältigung und könnten möglicherweise langfristige Auswirkungen haben.

• 🔥 Schwerwiegend oder kritisch: Dies sind die schwerwiegendsten Risiken. Sie könnten zu katastrophalen Schäden oder Störungen führen, z. B. zu schweren finanziellen Verlusten, zum Verlust von Menschenleben oder zum völligen Zusammenbruch des Betriebs. Sie erfordern ein sofortiges und umfassendes Eingreifen.

Anhand dieser Stufen lassen sich Prioritäten für das Risikomanagement setzen. Je höher die Risikostufe, desto dringender muss das Risiko angegangen werden. Es ist wichtig zu beachten, dass die Risikostufen nicht statisch sind - sie können sich im Laufe der Zeit ändern, wenn sich die Umstände ändern und als Ergebnis von Risikominderungsmaßnahmen.

Das ist die Wahrheit. Ohne ein System, das Risiken kontinuierlich überwacht und frühzeitig erkennt, kann sich Ihr Risikoniveau ohne Ihr Wissen deutlich erhöhen. Glücklicherweise machen automatisierte Risikomanagementprogramme wie FloQast Compliance Management die kontinuierliche Risikoüberwachung einfach und effektiv.

Was sind die Vorteile einer Risiko- und Kontrollmatrix?

Bevor Sie eine Risikokontrollmatrix (manchmal auch Risikobewertungsmatrix genannt) entwerfen, sollten Sie sich über deren Vorteile im Klaren sein und wissen, ob sich der Aufwand lohnt. Daher müssen Sie die folgenden Vorteile einer Risiko- und Kontrollmatrix in Betracht ziehen.

Vorteil 1: Die Risiko- und Kontrollmatrix bietet eine Standardisierung des Risikomanagements

Die Matrix standardisiert den Prozess der Risikobewertung in verschiedenen Abteilungen oder Einheiten des Unternehmens und fördert so die Konsistenz des Risikomanagements.

Vorteil 2: Die Risiko- und Kontrollmatrix verbessert die Risikokommunikation

Es ist ein hilfreiches Kommunikationsinstrument für die Erörterung von Risiken und Kontrollen mit verschiedenen Interessengruppen, einschließlich der Geschäftsleitung, Vorstandsmitgliedern, Wirtschaftsprüfern und Aufsichtsbehörden.

Vorteil 3: Die Risiko- und Kontrollmatrix hilft bei der Priorisierung von Risiken

Risiken sind, anders als Menschen, nicht gleich. Eine Risiko- und Kontrollmatrix hilft bei der Priorisierung von Risiken und ermöglicht die Zuweisung von Ressourcen für Bereiche mit hoher Priorität.

Vorteil 4: Die Risiko- und Kontrollmatrix mindert das Risiko

Durch die Darstellung wirksamer Kontrollen und der Ergebnisse dieser Kontrollen kann ein RKM Guide Entwicklung und Umsetzung von Strategien zur Risikominderung Guide .

Ob es sich um Risiken in Finanz-Reporting oder der SOX-Compliance- zu wissen, wo die potenziellen Brandherde liegen, ist entscheidend für den Erfolg. 

Erstellen Sie eine Risikokontrollmatrix: Schritt für Schritt

Die Entwicklung einer Risiko- und Kontrollmatrix muss nicht überwältigend sein. Sie können die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung verwenden, um Ihre eigene Risikomatrix zu erstellen.

Schritt 1: Identifizieren Sie die Risiken 

Mit Hilfe von Instrumenten zur Risikoidentifizierung, wie z. B. Brainstorming-Sitzungen, können Sie die Risikoarten in Ihrem Unternehmen entsprechend den jeweiligen Risikokategorien ermitteln. 

Beispiele für Risikokategorien sind finanzielle Risiken, operationelle Risiken und strategische Risiken.

Schritt 2: Bestimmung der Risikokontrollen

Ermitteln Sie die bestehenden Kontrollen, die zur Minderung der einzelnen Risiken eingesetzt werden. Dabei kann es sich um präventive Kontrollen (die verhindern sollen, dass das Risiko eintritt) oder um aufdeckende Kontrollen (die das Risiko aufdecken sollen, nachdem es eingetreten ist) handeln.

Überprüfen Sie die Kontrollen, um festzustellen, ob sie bei der Kontrolle des Risikos wirksam sind. 

Schritt 3: Bewertung des Risikos

Hier müssen Sie das Risiko auf der Grundlage einer vorgegebenen Skala, die die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen des Risikos berücksichtigt, als schwer, hoch, mäßig, gering oder vernachlässigbar bewerten. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel.

Wahrscheinlichkeit/AuswirkungUnwesentliche AuswirkungGeringe AuswirkungModerate AuswirkungHohe AuswirkungStarke AuswirkungHoch unwahrscheinlichUnwesentliches Risiko (1/25)UnwahrscheinlichGeringes Risiko (4/25)MöglichModerates Risiko (9/25)WahrscheinlichHohes Risiko (16/25)HochwahrscheinlichGroßes Risiko (25/25)

Schritt 4: Eigentümerschaft zuweisen

Weisen Sie die Verantwortung für jede Kontrolle einer Person oder einer Abteilung innerhalb Ihres Unternehmens zu. Dadurch wird sichergestellt, dass jemand für die Überwachung und Verwaltung jeder Kontrolle verantwortlich ist.

Schritt 5: Überprüfung und Aktualisierung

Denken Sie daran, dass Ihr RKM ein lebendiges Dokument sein sollte. Es sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um Änderungen in den Abläufen Ihres Unternehmens, im Risikoumfeld oder in den gesetzlichen Anforderungen zu berücksichtigen.