Wie hybride und dezentrale Buchhaltungsteams Silos und Dezentralisierungsherausforderungen bekämpfen können

Ist Ihre Unternehmenskultur ins Wanken geraten, seit Ihr Team aus der Ferne arbeitet? Äußern sich sowohl Manager als auch Mitarbeiter besorgt über die fehlende Kommunikation von Angesicht zu Angesicht? Nimmt das Sammeln von Informationen von Kollegen mehr Zeit und Mühe in Anspruch als früher, als alle im selben Raum arbeiteten?

Weniger klar ist jedoch, wie sich die Fernarbeit im Laufe der Zeit auf die Fernbuchhalter auswirkt.

Eine Form der Telearbeit wird es auch weiterhin geben - so viel wissen wir. Tatsächlich wollen neun von zehn Fernarbeitern in gewissem Umfang weiterhin von zu Hause aus arbeiten. Dennoch ist dies das erste Mal, dass viele Buchhaltungsteams getrennt sind, und daher sind die Auswirkungen der Fernarbeit im Laufe der Zeit noch nicht ganz klar.

In einer idealen Welt hätten die Unternehmen in Cloud-basierte Technologie investiert, klare Richtlinien für die Telearbeit aufgestellt und eine virtuelle Kultur aufgebaut, lange bevor das Ereignis die WFH-Richtlinien massenhaft erforderlich machte. Aber natürlich bedeutete die Geschwindigkeit, mit der die Unternehmen gezwungen waren, ihre Teams nach Hause zu schicken, dass dieses Maß an Vorbereitung nicht machbar war. Und obwohl die Unternehmen und ihre Buchhaltungsteams den Sprung zur Telearbeit in phänomenaler Weise vollzogen haben, gibt es auch nach fast zwei Jahren noch einige Herausforderungen in Bezug auf Siloing und Dezentralisierung zu bewältigen.

Wie wir letzte Woche besprochen haben, ist die Schaffung und Aufrechterhaltung einer positiven Unternehmenskultur nicht nur eine bewährte Praxis: Es ist der Schlüssel, um Spitzenkräfte im Rechnungswesen zu gewinnen und zu halten.

Die Herausforderungen der Fernarbeit

Fernarbeit bietet mehrere Vorteile, z. B. den Wegfall des Pendelns, die Möglichkeit, nach einem flexiblen Zeitplan zu arbeiten, und eine bessere Integration von Beruf und Privatleben. Aber sie ist nicht ohne Herausforderungen.

Laut Buffer's 2021 State of Remote Work Report gehören zu den größten Herausforderungen bei der Arbeit aus der Ferne:

Schwierigkeiten bei Zusammenarbeit und Kommunikation

Laut der Umfrage nannten 16 % der Befragten Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit und Kommunikation als ihr größtes Problem bei der Fernarbeit. 

Wenn sich alle Mitarbeiter im selben Büro befinden, können Sie die fehlende Struktur für Kommunikation und Zusammenarbeit ausgleichen. Zum Beispiel können die Mitarbeiter im Laufe des Tages bei den Büros der anderen vorbeischauen, sich am Wasserspender/Kaffeeautomaten treffen und sich gegenseitig über die Schulter schauen.

In einem Remote-Team neigen die Mitarbeiter dazu, ihre eigenen Kommunikationsregeln zu entwickeln, wenn nicht die richtigen Tools für die Zusammenarbeit - und die entsprechenden Verfahren für deren Einsatz - vorhanden sind. Wir sprechen hier nicht gerade vom Wilden Westen - die Leute tauchen nicht bei ihren Kollegen zu Hause auf, um sie nach dem Status eines bestimmten Dokuments zu fragen. Aber wenn die bevorzugte Methode der Zusammenarbeit bei einer Person die E-Mail ist und bei einer anderen ein Telefonanruf, können die Dinge durch die Maschen fallen. Wenn diese Regeln nicht mit der Arbeitsweise anderer Teammitglieder übereinstimmen, kommt es zu Missverständnissen und Fehlern.

Einsamkeit

Einsamkeit ist ein weiterer Nebeneffekt von Vollzeit-Fernarbeit: 16 % der Mitarbeiter in der Buffer-Umfrage nannten dies als größte Herausforderung. Auch wenn wir gerne zu Hause wären, ist es schön, mit Freunden und Kollegen im Büro zu sein. Der Arbeitsplatz ist der Ort, an dem viele Menschen den Großteil ihrer sozialen Interaktionen erleben, und 70 % der Arbeitnehmer geben an, dass Freunde bei der Arbeit eines der wichtigsten Elemente für ein glückliches Arbeitsleben sind.

Bei einem dezentralisierten Team müssen Sie die Tatsache kompensieren, dass die Teammitglieder einander nicht im Pausenraum begegnen oder zwanglose Gespräche führen, die ihnen helfen, sich gegenseitig kennenzulernen und sich als Teil des Teams zu fühlen. Wenn Sie dies nicht bewusst tun, neigen die Mitarbeiter dazu, in Silos zu arbeiten, ein Gefühl der Isolation zu entwickeln und sich vom Arbeitsplatz und dem Team zu entfernen.

Mit einer Kombination von Kommunikationsmitteln wie Videokonferenzen, Instant Messaging, E-Mail und sozialen Veranstaltungen, die für Remote-Teams entwickelt wurden, können Sie die Anwesenheit vor Ort so weit wie möglich nachahmen und einen unternehmensweiten Standard dafür schaffen, wann sie eingesetzt werden. Dies trägt dazu bei, die Erwartungen an die Interaktion der Teammitglieder festzulegen und ein Gefühl der Zusammengehörigkeit zu schaffen.

Nicht in der Lage sein, den Stecker zu ziehen

Laut der Buffer-Studie ist das größte Problem für Remote-Mitarbeiter, nicht abschalten zu können. 27 % der Befragten gaben dies als Herausforderung an.

Viele Manager machen sich Sorgen, dass ihre Mitarbeiter nicht genug arbeiten, wenn sie aus der Ferne arbeiten, aber in der Regel ist das Gegenteil der Fall, und das kann zu einem großen Problem werden. Fernarbeitskräfte können schnell ausbrennen, wenn sie das Gefühl haben, ständig im Dienst zu sein.

Es ist nicht einfach, die Möglichkeit, abzuschalten, mit flexiblen Zeitplänen zu kombinieren - vor allem, wenn man mit Kollegen in verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeitet. 

Wenn man die Mitarbeiter dazu ermutigt, feste Arbeitszeiten festzulegen und für Nachrichten, die außerhalb dieser Zeiten eingehen, eine "Zeitplan, nicht senden"-Richtlinie einzuführen, kann dies viel dazu beitragen, den Druck zu verringern, die Arbeit außerhalb der Arbeitszeiten abzuschalten. Das Gleiche gilt für Investitionen in Technologien, die einen Großteil der zeitaufwändigen, manuellen Arbeit automatisieren, die Buchhalter täglich, wöchentlich und monatlich erledigen.

Ihr Team vereinigen

Der Aufbau einer soliden Strategie für die Telearbeit ist mit vielen Herausforderungen verbunden. Um erfolgreich zu sein, ist es wichtig, in Technologie zu investieren und Strategien zu entwickeln, die Ihnen helfen, diese Herausforderungen zu meistern. Mit der richtigen Technologie und einem Plan zu ihrer effektiven Nutzung sind Sie auf dem besten Weg, ein einheitliches Buchhaltungsteam zu schaffen, das zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen und gleichzeitig ein gesundes Umfeld für die Mitarbeiter schaffen kann.

FloQast fördert - und erleichtert - eine "Collaborate Anywhere"-Umgebung, in der Teams als ein einziges, einheitliches virtuelles Team arbeiten müssen, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter physisch befinden.

Egal, ob Sie Prüfungsnotizen hinterlassen oder Slack-Nachrichten versenden, Ihren Monatsabschluss durchführen oder Ihre Jahresabschlussprüfung abschließen, FloQast stellt sicher, dass Buchhalter über die erforderlichen Tools verfügen, um im Büro, bei der Arbeit von zu Hause aus oder in einer Kombination aus beidem zusammenzuarbeiten.

Durch die Organisation gemeinsamer Arbeitsabläufe, die Automatisierung manueller Prozesse und die Verbesserung der Zusammenarbeit im Team können sich die Buchhaltungsteams auf das Wesentliche konzentrieren, z. B. darauf, die Arbeit zu einem angemessenen Zeitpunkt abzuschließen.