Wie Hybrid- und Remote-Buchhaltungsteams Silos und Dezentralisierungsherausforderungen bekämpfen können

Ist Ihre Unternehmenskultur seit Ihrem Team ins Stocken geraten? begann aus der Ferne zu arbeiten? Äußern sowohl Manager als auch Mitarbeiter Bedenken über einen Mangel an persönlicher Kommunikation? Nimmt das Sammeln von Informationen von Mitarbeitern mehr Zeit und Mühe in Anspruch, als wenn sich alle den gleichen physischen Raum teilen würden?

Weniger klar ist jedoch, wie sich Fernarbeit im Laufe der Zeit auf externe Buchhalter auswirkt.

Irgendeine Form der Telearbeit ist gekommen, um zu bleiben — so viel wissen wir. Tatsächlich Neun von zehn Telearbeitern wollen weiterhin von zu Hause aus arbeiten bis zu einem gewissen Grad. Dennoch ist dies das erste Mal, dass viele Buchhaltungsteams getrennt sind, und daher sind die Auswirkungen der Telearbeit im Laufe der Zeit noch etwas unbekannt.

In einer idealen Welt hätten Unternehmen schon lange vor der Veranstaltung, die massenweise WFH-Richtlinien erforderte, in Cloud-basierte Technologie investiert, klare Richtlinien für die Telearbeit eingeführt und eine virtuelle Kultur aufgebaut. Aber die Geschwindigkeit, mit der Unternehmen gezwungen waren, ihre Teams nach Hause zu schicken, bedeutete natürlich, dass ein derartiges Vorbereitungsniveau nicht durchführbar war. Und obwohl Unternehmen und ihre Buchhaltungsteams mit dem Sprung zur Telearbeit phänomenale Arbeit geleistet haben, gibt es nach fast zwei Jahren immer noch einige Herausforderungen in Bezug auf Silos und Dezentralisierung, die es zu bewältigen gilt.

Wie wir letzte Woche besprochen haben, ist die Schaffung und Aufrechterhaltung einer positiven Unternehmenskultur nicht nur eine bewährte Methode: Sie ist der Schlüssel zu Gewinnung und Bindung der besten Buchhaltungstalente.

Die Herausforderungen der Telearbeit

Telearbeit bietet mehrere Vorteile, darunter das Fehlen von Arbeitswegen, die Möglichkeit, nach einem flexiblen Zeitplan zu arbeiten, und eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Aber es ist nicht ohne Herausforderungen.

Laut Buffer's Stand der Telearbeit 2021 Berichten zufolge gehören zu den größten Herausforderungen der Telearbeit:

Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit und Kommunikation

Laut der Umfrage nannten 16 Prozent der Befragten Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit und Kommunikation als ihr größtes Problem bei der Telearbeit.

Wenn sich alle im selben Büro befinden, können Sie die mangelnde Struktur für Kommunikation und Zusammenarbeit ausgleichen. Zum Beispiel können die Leute den ganzen Tag über in den Büros des anderen vorbeischauen, sich am Wasserkühler/der Kaffeemaschine treffen und sich gegenseitig über die Schulter schauen.

Mitarbeiter neigen dazu, ihre eigenen Kommunikationsregeln in einem Remote-Team zu entwickeln, ohne dass die richtigen Tools für die Zusammenarbeit — und Prozesse für deren Verwendung — vorhanden sind. Wir sprechen hier nicht gerade über den Wilden Westen — die Leute kommen nicht zu den Häusern der Kollegen, um sie nach dem Status eines bestimmten Dokuments zu fragen. Aber wenn die bevorzugte Methode der Zusammenarbeit eine E-Mail ist und die einer anderen ein Telefonanruf, können Dinge durcheinander geraten. Wenn diese Regeln nicht mit der Arbeitsweise anderer Teammitglieder übereinstimmen, kommt es zu Missverständnissen und Fehlern.

Einsamkeit

Einsamkeit ist ein weiterer Nebeneffekt der Vollzeit-Fernarbeit. 16% der Mitarbeiter in der Buffer-Umfrage nannten dies als größte Herausforderung. So gerne wir auch zu Hause wären, es ist schön, mit Freunden und Kollegen im Büro zu sein. Am Arbeitsplatz erleben viele Menschen den Großteil ihrer sozialen Interaktionen, und 70% der Mitarbeiter geben an, Freunde bei der Arbeit zu haben ist eines der wichtigsten Elemente für ein glückliches Arbeitsleben.

Bei einem dezentralisierten Team müssen Sie die Tatsache ausgleichen, dass sich die Teammitglieder im Pausenraum nicht begegnen oder ungezwungene Gespräche führen, die ihnen helfen, sich kennenzulernen und sich als Teil des Teams zu fühlen. Wenn Sie das nicht beabsichtigen, neigen die Leute dazu, in Silos zu arbeiten, ein Gefühl der Isolation zu entwickeln und sich vom Arbeitsplatz und dem Team zu trennen.

Mithilfe einer Kombination von Kommunikationstools wie Videokonferenzen, Instant Messaging, E-Mail und sozialen Veranstaltungen, die für Teams an entfernten Standorten konzipiert wurden, können Sie die Präsenz vor Ort so oft wie möglich nachahmen und einen unternehmensweiten Standard für den Einsatz dieser Tools erstellen. Dies hilft dabei, Erwartungen an die Art und Weise zu ermitteln, wie die Teammitglieder miteinander umgehen sollten, und vermittelt gleichzeitig ein Gefühl der Einheit.

Ich kann den Stecker nicht trennen

Laut der Buffer-Studie besteht das größte Problem für Telearbeiter darin, nicht abzuschalten. 27% der Befragten nannten dies als Herausforderung.

Während viele Manager befürchten, dass die Mitarbeiter bei der Telearbeit nicht genug arbeiten, ist in der Regel das Gegenteil der Fall, und es kann zu einem großen Problem werden. Telearbeiter können schnell ausbrennen, wenn sie das Gefühl haben, ständig auf der Uhr zu sein.

Die Möglichkeit, den Strom abzuschalten, mit flexiblen Zeitplänen zu kombinieren, ist schwierig — vor allem, wenn man mit Kollegen in verschiedenen Zeitzonen zusammenarbeitet.

Wenn Sie Mitarbeiter dazu ermutigen, feste Arbeitszeiten festzulegen und für Nachrichten außerhalb dieser Zeiten eine „Zeitplan, nicht senden“ -Richtlinie einzuführen, kann dies wesentlich dazu beitragen, den Druck zu verringern, die Arbeit außerhalb der Arbeitszeiten einzustellen. Das Gleiche gilt für Investitionen in Technologien, die einen Großteil der zeitaufwändigen, manuellen Arbeit automatisieren, die Buchhalter täglich, wöchentlich und monatlich erledigen.

Vereinen Sie Ihr Team

Der Aufbau einer soliden Strategie für die Telearbeit ist mit vielen Herausforderungen verbunden. Um erfolgreich zu sein, ist es wichtig, in Technologie zu investieren und Strategien zu entwickeln, die Ihnen helfen, diese Herausforderungen zu meistern. Mit der richtigen Technologie und einem Plan, sie effektiv zu nutzen, sind Sie auf dem besten Weg, ein einheitliches Buchhaltungsteam aufzubauen, das dazu beitragen kann, die Ziele des Unternehmens zu erreichen und gleichzeitig ein gesundes Arbeitsumfeld für die Mitarbeiter zu fördern.

FloQast fördert — und ermöglicht — eine Umgebung, in der Buchhaltungsteams überall zusammenarbeiten müssen, damit sie als ein einziges, einheitliches virtuelles Team zusammenarbeiten können, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter physisch befinden.

Egal, ob Sie Bewertungsnotizen hinterlassen oder Slack-Nachrichten senden, Ihren Monatsabschluss durchführen oder Abschluss Ihres jährlichen Audits, FloQast stellt sicher, dass Buchhalter über die Tools verfügen, die sie für die Zusammenarbeit im Büro, bei der Arbeit von zu Hause aus oder in einer Kombination aus beidem benötigen.

Durch die Organisation gemeinsamer Arbeitsabläufe, die Automatisierung manueller Prozesse und die Verbesserung der Teamzusammenarbeit können sich Buchhaltungsteams auf das Wesentliche konzentrieren, einschließlich der Abschaltung der Arbeit zu einem angemessenen Zeitpunkt.