Comment les équipes comptables hybrides et distantes peuvent surmonter les problèmes de cloisonnement et de décentralisation

La culture de votre entreprise a-t-elle changé depuis la création de votre équipe ? a commencé à travailler à distance? Les managers et les employés sont-ils préoccupés par le manque de communication en face à face ? La collecte d'informations auprès de collègues demande-t-elle plus de temps et d'efforts que lorsque tout le monde partageait le même espace physique ?

Mais ce qui est moins clair, c'est comment le travail à distance affecte les comptables à distance au fil du temps.

Une certaine forme de travail à distance est là pour durer, nous le savons. En fait, Neuf télétravailleurs sur 10 souhaitent continuer à travailler à domicile dans une certaine mesure. Pourtant, c'est la première fois que de nombreuses équipes comptables sont séparées et, par conséquent, les effets du télétravail au fil du temps sont encore un peu inconnus.

Dans un monde idéal, les entreprises auraient investi dans une technologie basée sur le cloud, établi des politiques claires en matière de télétravail et créé une culture virtuelle bien avant l'événement qui a nécessité des politiques en masse pour la FMH. Mais bien entendu, la rapidité avec laquelle les entreprises ont été obligées de renvoyer leurs équipes chez elles a rendu ce niveau de préparation impossible. Bien que les organisations et leurs équipes comptables aient accompli un travail phénoménal en passant au travail à distance, près de deux ans plus tard, il reste encore des défis à surmonter en matière de cloisonnement et de décentralisation.

Comme nous en avons discuté la semaine dernière, la création et le maintien d'une culture d'entreprise positive ne sont pas simplement une bonne pratique : c'est la clé pour attirer et retenir les meilleurs talents en comptabilité.

Les défis du travail à distance

Le travail à distance offre plusieurs avantages, notamment l'absence de déplacements, la possibilité de travailler selon un horaire flexible et une meilleure intégration entre vie professionnelle et vie privée. Mais ce n'est pas sans défis.

Selon Buffer's État du travail à distance en 2021 rapport, certains des plus grands défis du travail à distance incluent :

Difficultés de collaboration et de communication

Selon l'enquête, 16 % des personnes interrogées ont cité les difficultés liées à la collaboration et à la communication comme leur principal problème de travail à distance.

Lorsque tout le monde est dans le même bureau, vous pouvez compenser l'absence de structure en matière de communication et de collaboration. Par exemple, les gens peuvent s'arrêter au bureau de l'autre tout au long de la journée, se rencontrer devant la fontaine à eau/la machine à café et se regarder par-dessus les épaules.

Les employés ont tendance à développer leurs propres règles de communication au sein d'une équipe à distance sans disposer des bons outils de collaboration et des processus pour les utiliser. Nous ne parlons pas vraiment du Far West ici : les gens ne se présentent pas chez leurs collègues pour leur demander quel est le statut d'un document en particulier. Mais si la méthode de collaboration préférée d'une personne est le courrier électronique et celle d'une autre le téléphone, les choses peuvent passer entre les mailles du filet. Lorsque ces règles ne correspondent pas à la façon dont les autres membres de l'équipe travaillent, des problèmes de communication et des erreurs s'ensuivent.

Solitude

La solitude est un autre effet secondaire du télétravail à temps plein, 16 % des employés interrogés dans le cadre de l'enquête Buffer la qualifiant de défi majeur. Même si nous aimerions être à la maison, c'est agréable d'être au bureau avec des amis et des collègues. Le lieu de travail est l'endroit où de nombreuses personnes vivent la majeure partie de leurs interactions sociales, et 70 % des employés disent avoir des amis au travail est l'un des éléments les plus cruciaux d'une vie professionnelle heureuse.

Dans une équipe décentralisée, vous devez compenser le fait que les membres de l'équipe ne se rencontrent pas dans la salle de pause ou n'ont pas de conversations informelles qui les aident à mieux se connaître et à avoir l'impression de faire partie de l'équipe. Si ce n'est pas intentionnel, les gens ont tendance à travailler en silos, à développer un sentiment d'isolement et à se déconnecter du lieu de travail et de l'équipe.

À l'aide d'une combinaison d'outils de communication, notamment la visioconférence, la messagerie instantanée, le courrier électronique et les événements sociaux conçus pour les équipes distantes, vous pouvez reproduire autant que possible la présence sur site et créer une norme à l'échelle de l'entreprise quant au moment où les utiliser. Cela permet d'établir les attentes quant à la manière dont les membres de l'équipe doivent interagir tout en créant un sentiment d'unité.

Impossible de débrancher

Selon l'étude Buffer, le principal problème des travailleurs à distance est de ne pas pouvoir se déconnecter, 27 % des personnes interrogées citant cela comme un défi.

Alors que de nombreux managers craignent que les employés ne travaillent pas suffisamment lorsqu'ils travaillent à distance, c'est généralement le contraire qui est vrai et cela peut devenir un gros problème. Les télétravailleurs peuvent rapidement s'épuiser lorsqu'ils ont l'impression d'être toujours à l'affût.

Il est difficile de combiner la capacité de déconnexion avec des horaires flexibles, en particulier lorsque vous travaillez avec des collègues situés dans des fuseaux horaires différents.

Encourager les gens à fixer des heures fixes et adopter une politique « programmez, n'envoyez pas » pour les messages en dehors de ces heures peut contribuer dans une large mesure à atténuer la pression qui pousse à interrompre le travail en dehors des heures de travail. Il en va de même pour investir dans une technologie qui automatise une grande partie du travail manuel fastidieux que les comptables effectuent quotidiennement, chaque semaine et chaque mois.

Réunir votre équipe

L'élaboration d'une stratégie de travail à distance solide comporte de nombreux défis. Pour réussir, il est essentiel d'investir dans la technologie et de développer des stratégies pour vous aider à surmonter ces défis. Avec la bonne technologie en place et un plan pour en tirer parti efficacement, vous serez sur la bonne voie pour créer une équipe comptable unifiée qui pourra vous aider à atteindre les objectifs de l'organisation tout en favorisant un environnement sain pour les employés.

FloQast favorise — et facilite — un environnement « collaboratif n'importe où » dont les équipes comptables ont besoin pour travailler comme une équipe virtuelle unique et unifiée, quel que soit l'endroit où se trouvent physiquement les employés.

Qu'il s'agisse de laisser des notes d'évaluation ou d'envoyer des messages Slack, de clôturer votre mois ou terminer votre audit annuel, FloQast garantit que les comptables disposent des outils nécessaires pour collaborer au bureau, en télétravail ou en combinant les deux.

En organisant des flux de travail communs, en automatisant les processus manuels et en améliorant la collaboration entre les équipes, les équipes comptables peuvent se concentrer sur ce qui compte le plus, notamment arrêter le travail à un moment raisonnable.