Erfolgreiches Jahresende: Tipps für einen reibungslosen und effektiven Jahresabschluss

Wenn der Herbst kommt und die Blätter zu fallen beginnen, denken die meisten Australier an kürzere Tage und kühleres Wetter und ziehen vielleicht sogar eine zusätzliche Schicht an. Für Geschäftsinhaber bedeutet der Winter (und insbesondere der 30. Juni) jedoch, dass es an der Zeit ist, sich auf die Ende des Geschäftsjahresund die Bücher schließen.

Der Jahresende ist eine unvermeidliche administrative Hürde für Unternehmen jeder Größe in ganz Australien und insbesondere herausfordernd für Buchhaltungsteams, die oft einem erheblichen Druck ausgesetzt sind. Während sich der Rest der Organisation auf einen starken Start in das neue Geschäftsjahr vorbereitet, blicken die Buchhalter auf die letzten 12 Monate zurück, um wichtige Abschlussaufgaben zu erledigen, darunter:

• Überprüfung der Jahresabschlüsse
• Prüfung von Forderungen und Verbindlichkeiten
• Transaktionen abgleichen
• Identifizierung von Unstimmigkeiten
• Erfüllung der Anforderungen an die Finanzberichterstattung
• Daten für Auditoren aufbereiten

Zum Jahresende kann es zu langen Arbeitszeiten und langen Nächten kommen, da die Buchhaltungsteams darum kämpfen, sicherzustellen, dass Formulare eingereicht und Berichte fristgerecht eingereicht werden. Kein Wunder also, dass sich viele von uns nicht darauf freuen. Die gute Nachricht ist, dass das Jahresende nicht schwierig sein muss.

Das Jahresende: Warum ist das wichtig?

Der Jahresabschlussprozess ist die behördliche Anforderung, dass Unternehmen die Richtigkeit ihrer jährlichen Finanzen überprüfen müssen. Es zeigt die finanzielle Leistung des Unternehmens über 12 Monate und bietet Transparenz für Aktionäre und die Öffentlichkeit. Nach dem Abschluss werden viele Unternehmen ihre Konten auch für Wirtschaftsprüfer öffnen müssen, die ihre Richtigkeit rigoros überprüfen.

Der Abschluss erfüllt nicht nur die regulatorischen Erwartungen, sondern ist auch eine Gelegenheit für ein Unternehmen, seine eigene Finanzlage zu verstehen, die Wirksamkeit seines Rechnungslegungssystems zu überprüfen und anhand dieser Daten Entscheidungen über die Zukunft zu treffen.

Unter Berücksichtigung all dieser Faktoren müssen CFOs daran arbeiten, ihr Jahresende so zu optimieren, dass es gründlich und genau ist. Das mag zwar bedeuten, dass der Prozess für bestimmte Organisationen und ihre Buchhaltungsteams eine besondere Herausforderung darstellt, aber es gibt viele Möglichkeiten, den Druck zu verringern. Die Vorbereitung auf den Jahresabschluss ist entscheidend: Mit der richtigen Buchhaltungssoftware und den richtigen Strategien können Unternehmen die Reibung zum Jahresende verringern, ihre Effizienz steigern und so ihren Mitarbeitern das Leben erleichtern.

Schauen wir uns einige wichtige Tipps an, um Ihr Jahresende erfolgreich und stressfrei zu gestalten.

Profi-Tipps für einen stressfreien Jahresabschluss

1) Vorausplanen

Einer der wichtigsten Stressfaktoren zum Jahresende ist der Zeitdruck. Buchhaltungsteams haben in der Regel zahlreiche Aufgaben, die mehrere Abhängigkeiten haben, für die häufig Beiträge Dritter erforderlich sind und die innerhalb strenger Fristen erledigt werden müssen.

Um Verzögerungen oder zumindest die Auswirkungen von Verzögerungen zu minimieren und so den Druck auf die Mitarbeiter zu verringern, ist es wichtig, den Jahresende Monate im Voraus zu planen — je nach Größe des Unternehmens oder Komplexität des Prozesses bereits im März. Die Vorbereitung hilft den Buchhaltungsteams, Feiertage zu bestätigen, relevante Stakeholder und Dritte zu kontaktieren, Ressourcen zuzuweisen und sich einen Vorsprung bei anderen wichtigen Aufgaben zu verschaffen, um letztendlich sicherzustellen, dass unerwartete Hindernisse die Fertigstellung nicht zunichte machen, wenn die Zeit abläuft.

2) Checkliste optimieren

Eine effektive Aufgabencheckliste ist für einen ordnungsgemäßen, gründlichen und effizienten Abschluss unerlässlich. In der Praxis bedeutet dies, dass die Sichtbarkeit und Funktionalität der Checklisten für Unternehmen, die den Stress zum Jahresende reduzieren möchten, Priorität haben sollten. CFOs müssen in der Lage sein, den Gesamtfortschritt und mögliche Verzögerungen im Auge zu behalten, während die Teammitglieder ihre Verantwortlichkeiten (und die ihrer Kollegen) und die Aufgabenabhängigkeiten verstehen müssen.

Unabhängig davon, ob Sie Excel oder ein anderes Tool verwenden, ist es wichtig, dass Sie Ihre Checkliste unter Berücksichtigung dieser Vielseitigkeit entwickeln — und sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Automatisierte Checklisten-Tools bieten hier einen erheblichen Vorteil: Änderungen an der Liste können sofort vorgenommen werden, jeder kann über Verzögerungen informiert werden und Verantwortlichkeiten oder Fristen können mit wenigen Klicks angepasst werden. Ein hoher Überblick über die Checkliste ist ebenfalls von Vorteil: Automatisierte Dashboard-Tools bieten Buchhaltungsteams einen Überblick über den Fortschritt der Checkliste bei Abschluss der Checkliste und können CFOs dabei helfen, zukünftige Verzögerungen zu erkennen.

„FloQast organisiert nicht nur meinen engen Arbeitsablauf, sondern den meines gesamten Teams. Es macht es mir leicht, genau zu sehen, wo sich alle im Abschlussprozess befinden. So bin ich das ganze Jahr über prüfungsbereit!“ - Valerie Cardozo, Direktion Finanzen und Compliance bei Qualys

3) Zentralisieren Sie den Speicher

Zum Jahresende müssen die Buchhaltungsteams an zahlreichen verschiedenen Dokumenten und unter Bezugnahme auf eine Reihe von Daten zusammenarbeiten. Das Speichern dieser Daten an verschiedenen Orten in einer breiteren technischen Infrastruktur kann jedoch dazu führen, dass Wissenssilos und administratives Durcheinander, wobei die Teammitglieder nicht auf wichtige Dokumente zugreifen oder an verschiedenen Dateiversionen arbeiten können.

Unternehmen können dieser Art von Ineffizienz entgegenwirken, indem sie die Speicherung von Daten im Netzwerk zentralisieren. So entsteht im Wesentlichen eine einzige Informationsquelle für Mitarbeiter, die während des Schließens unter Druck stehen. Eine zentrale Datenspeicherung fördert die Versionskontrolle, indem sichergestellt wird, dass Dateien für alle auf dem neuesten Stand bleiben, und bedeutet, dass wichtige Informationen für jedes Teammitglied schnell und einfach zugänglich sind.

„FloQast ist eine großartige Lösung, unabhängig davon, ob Sie eine oder 20 Unternehmen haben; 1 USD Umsatz oder 1 Milliarde USD. Als Unternehmen wachsen wir schnell und müssen jederzeit prüfungsbereit sein. Ich bin zuversichtlich, dass FloQast dabei hilft.“ - Amir Klein, Leiter Finanzen und Rechnungswesen, Aqua Security Software Ltd.

4) Modernisieren Sie die Kommunikation

Buchhaltungsteams müssen in der Lage sein, während des Geschäftsabschlusses schnell und klar zu kommunizieren und aufkommende Probleme so schnell wie möglich anzugehen. In diesem Zusammenhang sind Telefon- und E-Mail-Konversationen oft unzuverlässig, da sie die Beteiligten nicht auf dem Laufenden halten, wichtige Informationen in zunehmend unhandlichen Diskussionsfäden vergraben und Diskussionen verlangsamen, da die Teams darauf warten, dass Nachrichten gelesen und beantwortet werden. Dieses Problem kann für Unternehmen mit Teams, die außerhalb Australiens und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, noch frustrierender sein.

Um Kommunikationsprobleme zu vermeiden, sollten CFOs sicherstellen, dass die Kommunikationsinfrastruktur ihres Buchhaltungsteams so funktionell und vielseitig wie möglich ist. Wählen Sie enge Lösungen, die Instant-Messaging-Funktionen integrieren und Interaktionen in Echtzeit über Live-Dokumente ermöglichen. Idealerweise sollten die Lösungen auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sein und Integrationsoptionen von Drittanbietern (Slack, Google Drive usw.) sowie Optionen berücksichtigen, um externen Parteien wie Auditoren den Zugriff zu ermöglichen.

„Die Implementierung von FloQast hat sich bei Finanzprüfungen als unschätzbar erwiesen, da sie sicherstellt, dass alle Abstimmungen abgeschlossen und gut dokumentiert sind. Wir haben keine Angst mehr vor dem Audit oder der zusätzlichen Arbeit, die für die Vorbereitung erforderlich ist, da FloQast sich bereits darum gekümmert hat. Dies hat unseren Prüfungsansatz erheblich verändert. „- Lyandra Diaz, Finanzkontrolleurin bei Global Maritime Group

5) Automatisieren Sie Abstimmungen

Abstimmungen sind einer der zeitaufwändigsten Bestandteile des Jahresabschlusses — sowohl zum Jahres- als auch zum Monatsende. Wenn Sie Abstimmungen über eine Excel-Tabelle verwalten, müssen Mitarbeiter möglicherweise Tausende von Einzelposten manuell durchgehen, wobei sie häufig mit uneinheitlichen, unformatierten Daten arbeiten und einzelne Elemente nacheinander zwischen Dokumenten ausschneiden und einfügen müssen. Dieser Grad an Komplexität wird schnell mühsam und erhöht in der Regel die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler in einer kritischen Phase des Geschäftsabschlusses.

Das Schließen von Software kann erheblich den Versöhnungsdruck reduzieren indem dem Prozess nicht nur automatische Geschwindigkeit und Genauigkeit hinzugefügt werden, sondern auch eine Reihe nützlicher Funktionen. So können Buchhalter beispielsweise standardisierte Abgleichsformulare oder automatische Bilanzierungsformulare verwenden, die die Überprüfung von Hauptbüchern erleichtern, oder ein automatisches Nachverfolgungstool anwenden, um historische Abstimmungsposten schneller nachzuverfolgen. Da Abstimmungen zum Jahresende oft ein großes Transaktionsvolumen beinhalten, können selbst geringfügige Möglichkeiten der Prozessautomatisierung Wirkung zeigen.

Nutzen Sie das Automatisierungspotenzial

In einem sich ständig ändernden regulatorischen Umfeld und angesichts einer Vielzahl von betrieblichen Randfaktoren, die es zu berücksichtigen gilt, ist der effektivste Weg, Ihre Nähe für Mitarbeiter (und für das Unternehmen) zu optimieren, der Einsatz von Automatisierung — mit Verwaltungssoftware schließen.

Die Close-Software hilft Unternehmen mit automatisierter Genauigkeit und Effizienz, Schwachstellen zu erkennen und zu beseitigen. Sie bietet aber auch Möglichkeiten, die Leistung zum Jahresende zu steigern, indem manuelle Komplexität und Langeweile reduziert und letztendlich die Fähigkeiten der Buchhaltungsteams verbessert werden. FloQast Close und FloQast Abstimmungsmanagement sind genau für diesen Zweck konzipiert — sie helfen Teams und Einzelpersonen, am Jahresende intelligenter zu arbeiten, wertvolle Unternehmenszeit und Ressourcen freizusetzen und sicherzustellen, dass Sie Ihr neues Geschäftsjahr so stark wie möglich beginnen.

Erfahren Sie, wie Sie Ihren Jahresabschluss transformieren können: nehmen Sie noch heute Kontakt mit FloQast auf.