Erfolg zum Jahresende: Tipps für einen reibungslosen und effektiven Abschluss

Wenn der Herbst naht und die Blätter fallen, denken die meisten Australier an kürzere Tage und kühleres Wetter und ziehen sich vielleicht sogar eine zusätzliche Schicht an. Für Unternehmer bedeutet der Winter (und insbesondere der 30. Juni) jedoch, dass es Zeit ist, sich auf das Ende des Geschäftsjahres und den Abschluss der Bücher zu konzentrieren. 

Der Jahresabschluss ist eine unvermeidliche administrative Hürde für Unternehmen jeder Größe in ganz Australien und eine besondere Herausforderung für Buchhaltungsteams, die oft unter großem Druck stehen. Während sich der Rest des Unternehmens auf einen starken Start in das neue Geschäftsjahr vorbereitet, blicken die Buchhalter auf die vergangenen 12 Monate zurück, um die wesentlichen Abschlussaufgaben zu erledigen, darunter: 

• Überprüfung der Jahresabschlüsse
• Überprüfung von Kreditoren und Debitoren 
• Abstimmung von Transaktionen
• Identifizierung von Diskrepanzen
• Erfüllung der Finanz-Reporting
• Aufbereitung von Daten für Wirtschaftsprüfer

Der Jahresabschluss kann mit langen Arbeitszeiten und langen Nächten verbunden sein, da die Buchhaltungsteams um die Einhaltung der strengen Fristen für die Einreichung von Formularen und Berichten kämpfen - kein Wunder, dass sich viele von uns nicht darauf freuen. Die gute Nachricht ist, dass das Jahresende nicht schwierig sein muss.

Der Jahresendabschluss: Warum ist er so wichtig?

Der Jahresabschluss ist die gesetzliche Vorgabe für Unternehmen, die Richtigkeit ihrer Jahresabschlüsse zu überprüfen. Er zeigt die finanzielle Leistung des Unternehmens in den letzten 12 Monaten und sorgt für Transparenz gegenüber den Aktionären und der Öffentlichkeit. Im Anschluss an den Jahresabschluss müssen viele Unternehmen ihre Konten auch für Wirtschaftsprüfer öffnen, die die Richtigkeit der Zahlen genauestens überprüfen. 

Abgesehen von der Erfüllung der regulatorischen Erwartungen ist der Abschluss für ein Unternehmen eine Gelegenheit, seine eigene Finanzlage zu verstehen, die Effizienz seines Buchhaltungssystems zu überprüfen und diese Daten zu nutzen, um Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. 

In Anbetracht all dieser Faktoren müssen CFOs darauf hinarbeiten, ihren Jahresabschluss so zu optimieren, dass er gründlich und genau ist. Für einige Unternehmen und ihre Buchhaltungsteams kann der Prozess eine besondere Herausforderung darstellen, doch es gibt viele Möglichkeiten, den Druck zu verringern. Die Vorbereitung des Jahresabschlusses ist von entscheidender Bedeutung: Mit der richtigen Buchhaltungssoftware und den richtigen Strategien können Unternehmen die Reibungsverluste am Jahresende verringern, die Effizienz steigern und damit auch ihren Mitarbeitern das Leben erleichtern. 

Werfen wir einen Blick auf einige wichtige Tipps für einen erfolgreichen und stressfreien Jahresausklang. 

Profi-Tipps für einen stressfreien Jahresausklang

1) Vorausschauend planen

Einer der entscheidenden Stressfaktoren des Jahresabschlusses ist der Zeitdruck. Buchhaltungsteams haben in der Regel zahlreiche Aufgaben zu erledigen, die in mehrfacher Hinsicht voneinander abhängig sind, häufig die Mitwirkung von Dritten erfordern und innerhalb strenger Fristen abgeschlossen werden müssen.  

Um Verzögerungen oder zumindest die Auswirkungen von Verzögerungen zu minimieren und so den Druck auf die Mitarbeiter zu verringern, ist es unerlässlich, den Jahresabschluss Monate im Voraus zu planen - je nach Größe des Unternehmens oder Komplexität des Prozesses sogar schon im März. Die Vorbereitung hilft den Buchhaltungsteams, Feiertage zu bestätigen, relevante Interessengruppen und Dritte zu kontaktieren, Ressourcen zuzuweisen und einen Vorsprung bei anderen wichtigen Aufgaben zu bekommen, die letztendlich sicherstellen, dass unerwartete Hindernisse den Abschluss nicht entgleisen lassen, wenn die Zeit knapp wird. 

2) Checkliste optimieren

Eine effektive Aufgaben-Checkliste ist für einen geordneten, gründlichen und effizienten Abschluss unerlässlich. In der Praxis bedeutet dies, dass die Sichtbarkeit und Funktionalität der Checkliste für Unternehmen, die den Stress am Jahresende reduzieren wollen, eine Priorität sein sollte. CFOs müssen in der Lage sein, den Gesamtfortschritt und mögliche Verzögerungen im Auge zu behalten, während Teammitglieder ihre Verantwortlichkeiten (und die ihrer Kollegen) sowie die Abhängigkeiten von Aufgaben verstehen müssen. 

Unabhängig davon, ob Sie Excel oder ein anderes Tool verwenden, ist es wichtig, dass Sie Ihre Checkliste mit Blick auf diese Vielseitigkeit entwickeln - und sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Automatisierte Checklisten-Tools bieten hier einen erheblichen Vorteil: Änderungen an der Liste können sofort vorgenommen werden, jeder kann über Verzögerungen benachrichtigt werden, und Verantwortlichkeiten oder Fristen können mit wenigen Klicks angepasst werden. Eine hohe Transparenz der Checkliste ist ebenfalls wertvoll: Automatisierte Dashboard-Tools bieten Buchhaltungsteams einen Überblick über den Fortschritt der Abschluss-Checkliste und können CFOs dabei helfen, Verzögerungen zu erkennen, die sich abzeichnen. 

"FloQast organisiert nicht nur meinen Abschluss-Workflow, sondern den meines gesamten Teams. Es macht es mir leicht, genau zu sehen, wo sich jeder im Abschlussprozess befindet. So bin ich das ganze Jahr über für Audits gerüstet!" - Valerie Cardozo, Leiterin der Abteilung Finanzen & Compliance bei Qualys

3) Zentralisierung der Speicherung

Der Jahresabschluss erfordert die Zusammenarbeit von Buchhaltungsteams, die mit zahlreichen verschiedenen Dokumenten und einer Reihe von Daten arbeiten müssen. Die Speicherung dieser Daten an verschiedenen Orten in einer breiteren technischen Infrastruktur kann jedoch zu Wissenssilos und verwaltungstechnischer Verwirrung führen, da die Teammitglieder nicht auf wichtige Dokumente zugreifen können oder an unterschiedlichen Versionen von Dateien arbeiten. 

Unternehmen können diese Art von Ineffizienz beim Abschluss bekämpfen, indem sie die Datenspeicherung im Netzwerk zentralisieren und so eine einzige Quelle der Wahrheit für die Mitarbeiter schaffen, die während des Abschlusses unter Druck arbeiten. Die zentrale Datenspeicherung fördert die Versionskontrolle, indem sie sicherstellt, dass die Dateien für alle auf dem neuesten Stand bleiben, und bedeutet, dass kritisches Wissen für jedes Teammitglied schnell und einfach zugänglich ist. 

"FloQast ist eine großartige Lösung, unabhängig davon, ob man eine oder 20 Einheiten hat, ob man 1 Dollar Umsatz oder 1 Milliarde Dollar macht. Als Unternehmen wachsen wir schnell und müssen jederzeit auf Prüfungen vorbereitet sein. Ich bin überzeugt, dass FloQast uns dabei hilft." - Amir Klein, Leiter des Finanz- und Rechnungswesens, Aqua Security Software Ltd

4) Die Kommunikation modernisieren

Buchhaltungsteams müssen in der Lage sein, während des Abschlusses schnell und klar zu kommunizieren und auftretende Probleme so schnell wie möglich anzugehen. In diesem Zusammenhang ist der Austausch per Telefon und E-Mail oft unzuverlässig, da die Beteiligten nicht informiert werden, wichtige Informationen in immer unübersichtlicheren Diskussionssträngen verschwinden und die Diskussionen verlangsamt werden, da die Teams darauf warten, dass die Nachrichten gelesen und beantwortet werden. Dieses Problem kann für Unternehmen mit Teams, die außerhalb Australiens und in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, noch frustrierender sein. 

Um Kommunikationsprobleme zu vermeiden, sollten CFOs sicherstellen, dass die Kommunikationsinfrastruktur ihres Buchhaltungsteams so funktional und vielseitig wie möglich ist. Wählen Sie Abschlusslösungen, die Instant-Messaging-Funktionen integrieren und Echtzeit-Interaktionen über Live-Dokumente ermöglichen. Idealerweise sollten die Lösungen auf die Abschlussanforderungen Ihres Unternehmens zugeschnitten sein und Optionen für die Integration von Drittanbietern (Slack, Google Drive usw.) sowie Optionen für den Zugriff von externen Parteien, wie z. B. Wirtschaftsprüfern, enthalten. 

"Die Implementierung von FloQast hat sich bei Finanzprüfungen als unschätzbar wertvoll erwiesen, da es sicherstellt, dass alle Abstimmungen abgeschlossen und gut dokumentiert sind. Wir haben keine Angst mehr vor der Prüfung oder der zusätzlichen Arbeit, die für die Vorbereitung erforderlich ist, weil FloQast sich bereits darum gekümmert hat. Das hat unsere Herangehensweise an Audits enorm verändert" - Lyandra Diaz, Controller:in bei der Global Maritime Group

5) Automatisieren Sie die Abgleiche 

Abstimmungen sind eine der zeitaufwändigsten Komponenten des Jahresabschlusses - sowohl am Jahres- als auch am Monatsende. Wenn Sie die Abstimmungen über eine Excel-Sheet verwalten, müssen die Mitarbeiter unter Umständen Tausende von Einzelposten manuell durchgehen, oft mit uneinheitlichen, unformatierten Daten arbeiten und einzelne Posten zwischen den Dokumenten einzeln ausschneiden und einfügen. Dieser Grad an Komplexität wird schnell mühsam und erhöht in der Regel die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler in einer kritischen Phase des Abschlusses. 

Abschluss-Software kann den Abstimmungsdruck erheblich verringern, indem sie den Prozess nicht nur automatisch beschleunigt und präziser macht, sondern auch eine Reihe nützlicher Funktionen bietet. So können Buchhalter beispielsweise standardisierte Abstimmungsformulare oder automatisierte Ausgleichsformulare einsetzen, die die Ledger-Überprüfung erleichtern, oder ein automatisches Tracking-Tool zur schnelleren Verfolgung historischer Abstimmungsposten anwenden. Da Jahresendabstimmungen oft ein großes Volumen an Transaktionen umfassen, können selbst kleine Möglichkeiten der Prozessautomatisierung eine große Wirkung haben.

Nutzen Sie das Potenzial der Automatisierung

In einem sich ständig verändernden regulatorischen Umfeld und mit einem Spektrum an peripheren operativen Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, ist der effektivste Weg, Ihren Abschluss für die Mitarbeiter (und für das Geschäft) zu optimieren, die Automatisierung - mit einer close management . 

Die Abschluss-Software hilft Unternehmen, die Probleme beim Abschluss mit automatisierter Genauigkeit und Effizienz zu beseitigen, bietet aber auch die Möglichkeit, die Leistung am Jahresende zu steigern, indem sie die manuelle Komplexität und Mühsal reduziert und letztlich die Fähigkeiten der Buchhaltungsteams fördert. FloQast Close und FloQast Reconciliation Management wurden genau zu diesem Zweck entwickelt - um Teams und Einzelpersonen dabei zu helfen, am Jahresende intelligenter zu arbeiten, wertvolle Unternehmenszeit und -ressourcen freizusetzen und sicherzustellen, dass Sie Ihr neues Geschäftsjahr so stark wie möglich beginnen. 

Erfahren Sie, wie Sie Ihren Jahresabschluss verbessern können: Nehmen Sie noch heute Kontakt mit FloQast auf.