Warum jetzt? Könnte ein Shared Service Center Ihrem Unternehmen zugute kommen?

Shared Service Center (SSCs) sind kein neues Konzept, und doch zeigen Zahlen, dass ihre Beliebtheit in den letzten Jahren dramatisch zugenommen hat. Der Wert des globalen SSC-Marktes stieg über 50 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023, und wird voraussichtlich jährlich um rund 16% wachsen mehr als 280 Milliarden US-Dollar bis 2032. Zu diesem Zeitpunkt wird es rund 336.000 SSC-Einheiten weltweit.

Diese Dynamik wird durch den Wert angetrieben, den SSCs durch die Zentralisierung der Dienste bieten; die meisten generieren Kosteneinsparungen von rund 20%, während größere Organisationen sparen Sie bis zu 50%.

Aber selbst angesichts überzeugender Kosteneinsparungen und zusätzlicher strategischer Vorteile ist es keine leichtfertige Entscheidung, ein SSC-Outsourcing-Projekt zu initiieren und mit der Konsolidierung von Dienstleistungen wie Finanzen und Compliance zu beginnen.

Ihr Unternehmen muss darauf vertrauen können, dass es über die Ressourcen, Fähigkeiten und die Infrastruktur verfügt, um sein SSC auf lange Sicht einzuführen, zu warten und zu optimieren — andernfalls riskiert es, diese Einsparungen zu reduzieren oder sogar zu verpassen.

Die Idee mag zwar überzeugend sein, aber was sollten Sie wissen und wie sollten Sie sich darauf vorbereiten, bevor Sie Dienste zu einem SSC migrieren?

Lassen Sie uns die Schlüsselfaktoren untersuchen.

Shared Service Center: Probleme und Lösungen

Spezifische Probleme sind oft nützliche Indikatoren dafür, dass eine Organisation von der Umstellung auf ein SSC profitieren wird.

Fachkräftemangel

Wachsende Unternehmen müssen ihre Teams verstärken, um die von ihnen angebotene Servicequalität aufrechtzuerhalten. Aber Mitarbeiter finden, die die relevanten Qualifikationskriterien erfüllen, in ausreichender Zahl, ist an bestimmten Standorten nicht immer einfach — was die Rekrutierungskosten in die Höhe treiben kann. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Stellen für den aktuellen Betrieb zu besetzen, können SSCs Ihnen Zugriff auf größere Talentpools bei höherer Kosteneffizienz bieten.

Weltweite Volatilität

Die inhärente Volatilität der globalen politischen und finanziellen Landschaft kann dazu führen, dass Unternehmen Schwierigkeiten haben, regionale Herausforderungen bis ins kleinste Detail zu bewältigen. SSCs ermöglichen es Unternehmen, diese Auswirkungen zu mildern, indem sie wichtige Dienste an einem einzigen Standort zentralisieren. In ähnlicher Weise kann die geografische Lage eines SSC spezifische globale und regionale Märkte eröffnen, die nicht so leicht zugänglich gewesen wären, wenn es ausschließlich vom Hauptsitz der Muttergesellschaft aus operiert hätte.

Manuelle Arbeitsabläufe

Die Abhängigkeit von manuellen Prozessen kann wichtige Aufgaben verzögern und fragmentieren, wie z. B. Monatsabschluss, insbesondere in globalen Organisationen mit komplexen grenzüberschreitenden Arbeitsabläufen. SSCs bieten die Möglichkeit, automatisierte Tools zu integrieren, die den Bedarf an manuellen Eingriffen reduzieren oder sogar eliminieren und gleichzeitig eine zentralisierte Technologieinfrastruktur einführen, die Arbeitsabläufe im gesamten Unternehmen rationalisiert und standardisiert.

Zusammenarbeit im Team

Weltweit verteilte Teams stehen vor einer Reihe von Herausforderungen bei der Zusammenarbeit, nicht zuletzt mit Zeitzonenunterschieden, regulatorischen Unterschieden und Sprachbarrieren. Wenn Ihre Teams mit grenzübergreifender Effizienz zu kämpfen haben, unterstützen SSCs natürlich verteilte Belegschaften, indem sie eine einzige, zentralisierte Plattform bereitstellen, mit der die meisten, wenn nicht sogar alle Hindernisse beseitigt werden können Zusammenarbeit und Kommunikation, einschließlich der Notwendigkeit, Teams an mehreren Standorten zu koordinieren.

Siloieren

Wenn isolierte Daten und Erkenntnisse Da die Erledigung von Aufgaben verlangsamt wird, ist es sinnvoll, eine Zentralisierung dieser Workflows in einem SSC in Betracht zu ziehen. Zum Beispiel von Zentralisierung der Finanzfunktionkönnen Buchhaltungsteams die Transparenz und Rechenschaftspflicht für Aufgaben zum Monatsende erhöhen, Verzögerungen effizienter erkennen und beheben, die Wahrscheinlichkeit doppelter Arbeiten und den Bedarf an Abhilfemaßnahmen verringern und Compliance-Kontrollen konsistenter anwenden.

Skaleneffekte

Globales Wachstum kann den Druck erhöhen. Beispielsweise müssen Teams, die an unterschiedlichen Standorten arbeiten, möglicherweise mehrere Softwarelösungen kaufen, stellen fest, dass Zeitunterschiede Engpässe verschärfen, oder haben Schwierigkeiten, einheitliche Analysen für alle Arbeitsabläufe anzuwenden. In solchen Fällen kann die SSC-Konsolidierung nicht nur zu direkten Kosteneinsparungen führen, sondern auch zu exponentiell vorteilhaften Skaleneffekten führen. Diese Vorteile können sich in der Möglichkeit äußern, Softwarelizenzen teamübergreifend gemeinsam zu nutzen, oder in schnelleren Bearbeitungszeiten, sodass sich die Mitarbeiter auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren können.

Stiftungen für Shared Service Center

Effizienzprobleme zu erkennen und zu verstehen, wie SSCs sie lösen können, ist ein wichtiger Schritt in Ihrem SSC-Entscheidungsprozess, aber es ist nur ein Teil der Migrationsreise.

Der Wechsel zu einem SSC kann erst erfolgen, wenn andere wichtige vorbereitende Schritte abgeschlossen sind, z. B. die Unterstützung der Führung und die Zustimmung der Teammitglieder (insbesondere der direkt vom Übergang betroffenen Personen).

Vor diesem Hintergrund sollte Ihr SSC-Migrationsprojekt erst beginnen, wenn die folgenden Grundlagen geschaffen sind.

Strategische Ausrichtung

Die Vorteile des Outsourcings müssen mit Ihren Geschäftszielen und -prinzipien übereinstimmen. Das bedeutet, Daten zu sammeln, um die Argumente für eine SSC-Migration zu untermauern, die Dienste zu identifizieren, die Räumlichkeiten für das SSC zu sichern und die Art der SSC-Infrastruktur zu definieren, die Sie erstellen möchten.

Abbildung von Prozessen

Sie müssen die Personen, Prozesse und Technologien überprüfen, die an die Dienste beteiligt sind, die an das SSC ausgelagert werden, und sie dann der vorgeschlagenen SSC-Infrastruktur zuordnen. Dieser Prozess muss gründlich dokumentiert werden, um sicherzustellen, dass es nach der Migration nicht zu Unterbrechungen oder Verlusten kommt.

Technologische Infrastruktur

Die Effizienzvorteile Ihres SSC hängen davon ab, dass Ihr Unternehmen über eine angemessene Technologieinfrastruktur verfügt. Vor Ihrer Migration müssen Sie eine Softwareplattform identifizieren, die die Automatisierung der relevanten Dienste unterstützt, in Ihr ERP integriert ist und Funktionen wie Dashboards, Tools für die Zusammenarbeit, Sicherheit und zentralen Speicher umfasst. Sie müssen auch sicherstellen, dass es einen Kontrollrahmen bietet, mit dem die konsolidierten Compliance-Anforderungen des SSC verwaltet werden können.

Verwaltung von Änderungen

SSCs können ohne Mitarbeiter nicht funktionieren. Daher ist es wichtig, die Mitarbeiter auf die Migration vorzubereiten, um Talente zu binden und Störungen zu minimieren. Zu diesem Zweck benötigen Sie einen soliden Change-Management-Plan, um bestehende Mitarbeiter bei der Umstellung zu unterstützen, und einen effektiven, rollenspezifischen Onboarding-Prozess für lokale Rekruten, die den SSC-Teams beitreten. Versuchen Sie, Widerstände abzuschwächen, indem Sie Migrationspläne frühzeitig kommunizieren und die Mitarbeiter an vorderster Front so schnell wie möglich in den SSC-Entwurfsprozess einbeziehen.

Vorteile des Power Shared Service Center mit FloQast

Die Umstellung auf ein SSC hängt letztlich davon ab, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, eine ausgelagerte Infrastruktur einzurichten, die klare Transparenz und Rechenschaftspflicht bietet, Prozesse und Arbeitsabläufe standardisiert, eine robuste Kommunikation mit der Zentrale ermöglicht und mit Ihrem Unternehmen skaliert, wenn es weiter wächst.

Hier kommt FloQast ins Spiel.

FloQast wurde entwickelt, um jeden Aspekt Ihrer ausgelagerten Finanzfunktion zu unterstützen — von der Zentralisierung der Kernabläufe über die Standardisierung von Buchhaltungsaufgaben bis hin zu Automatisieren von Abstimmungen, Compliance-Kontrollen, und Berichterstattung. Unsere Plattform integriert sich in zahlreiche ERPs, Cloud-Speicher-Tools und Collaboration-Apps, die es Ihren SSC-Teams ermöglichen, nahtlos mit Kollegen auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten, Kosteneinsparungen zu optimieren und langfristig neue Effizienzsteigerungen zu erzielen.

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