Réussir la fin de l'année : Conseils pour une clôture en douceur et efficace

Avec l'arrivée de l'automne et la chute des feuilles, la plupart des Australiens commencent à penser aux journées plus courtes et au temps plus frais, et peut-être même à enfiler une couche supplémentaire. Pour les chefs d'entreprise, en revanche, l'hiver (et plus précisément le 30 juin) signifie qu'il est temps de se concentrer sur la fin de l 'exercice financier et la clôture des comptes. 

La clôture de l'exercice est un obstacle administratif inévitable pour les entreprises de toute taille en Australie, et représente un défi particulier pour les équipes comptables, qui sont souvent soumises à une forte pression. Alors que le reste de l'organisation se prépare à démarrer en force le nouvel exercice financier, les comptables se penchent sur les 12 mois précédents afin d'accomplir les tâches essentielles de clôture, notamment : 

• Vérification des états financiers
• Examen des comptes débiteurs et des comptes créditeurs 
• Rapprochement des transactions
• Identifier les divergences
• Satisfaire aux exigences en matière d'information financière
• Préparation des données pour les auditeurs

La fin de l'année peut impliquer de longues heures de travail et des nuits prolongées, les équipes comptables s'efforçant de s'assurer que les formulaires sont remplis et les rapports soumis dans des délais stricts. La bonne nouvelle, c'est que la fin de l'année n'a pas à être difficile.

La clôture de l'exercice : Pourquoi est-ce important ?

Le processus de clôture de l'exercice est l'exigence réglementaire selon laquelle les entreprises vérifient l'exactitude de leurs finances annuelles. Elle démontre la performance financière de l'entreprise sur 12 mois et assure la transparence pour les actionnaires et le public. Après la clôture, de nombreuses entreprises devront également ouvrir leurs comptes aux auditeurs, qui en vérifieront rigoureusement l'exactitude. 

Au-delà des attentes réglementaires, la clôture est l'occasion pour une entreprise de comprendre sa propre situation financière, de vérifier l'efficacité de son système comptable et d'utiliser ces données pour prendre des décisions pour l'avenir. 

Compte tenu de tous ces facteurs, les Directeurs financiers doivent s'efforcer d'optimiser leur fin d'année pour qu'elle soit complète et précise. Bien que le processus soit particulièrement difficile pour certaines organisations et leurs équipes comptables, il existe de nombreux moyens d'alléger la pression. La préparation de la clôture est essentielle : avec le bon logiciel comptable et les bonnes stratégies, les entreprises peuvent réduire les frictions de fin d'année, accroître leur efficacité et, ce faisant, faciliter la vie de leurs employés. 

Examinons quelques conseils clés pour que votre fin d'année soit réussie et sans stress. 

Conseils de pro pour une clôture de fin d'année sans stress

1) Planifier à l'avance

L'un des facteurs de stress déterminants de la clôture de l'exercice est le manque de temps. Les équipes comptables ont généralement de nombreuses tâches qui dépendent les unes des autres, qui nécessitent souvent l'intervention de tiers et qui doivent être accomplies dans des délais stricts.  

Pour minimiser les retards, ou du moins leur impact, et réduire ainsi la pression sur les employés, il est essentiel de planifier la clôture de l'exercice des mois à l'avance - dès le mois de mars selon la taille de l'organisation ou la complexité du processus. La préparation aide les équipes comptables à confirmer les congés, à contacter les parties prenantes et les tiers concernés, à allouer les ressources et à prendre de l'avance sur d'autres tâches essentielles qui, en fin de compte, permettront d'éviter que des obstacles inattendus ne fassent dérailler la clôture lorsque le temps est compté. 

2) Optimiser la liste de contrôles

Une liste de contrôles tâches efficace est essentielle pour une clôture ordonnée, minutieuse et efficiente. En pratique, cela signifie que la visibilité et la fonctionnalité de la liste de contrôles devraient être une priorité pour les entreprises qui cherchent à réduire le stress de fin d'année. Les Directeurs financiers doivent être en mesure de suivre l'avancement global et les retards potentiels, tandis que les membres de l'équipe doivent comprendre leurs responsabilités (et celles de leurs collègues) et les dépendances entre les tâches. 

Que vous utilisiez Excel ou un autre outil, il est important de développer votre liste de contrôles en gardant à l'esprit ce niveau de polyvalence - et de l'adapter aux besoins de votre organisation. Les outils de liste de contrôles automatisés offrent un avantage significatif à cet égard : les modifications de la liste peuvent être effectuées instantanément, tout le monde peut être informé des retards et les responsabilités ou les délais peuvent être ajustés en quelques clics. Une visibilité de haut niveau de la liste de contrôles est également précieuse : les outils de tableau de bord automatisés offrent aux équipes comptables une visibilité immédiate de l'état d'avancement de la liste de contrôles , et peuvent aider les Directeurs financiers à repérer les retards à venir. 

"FloQast organise non seulement mon workflow clôture, mais aussi celui de toute mon équipe. Il me permet de savoir exactement où chacun se trouve dans le processus de clôture. Cela me permet d'être prête pour l'audit tout au long de l'année !" - Valerie Cardozo, directrice des finances et de la conformité chez Qualys

3) Centraliser le stockage

La clôture de l'exercice exige des équipes comptables qu'elles travaillent en collaboration sur de nombreux documents différents et qu'elles se réfèrent à toute une série de données. Cependant, le stockage de ces données à différents endroits d'une infrastructure technologique plus large peut entraîner un cloisonnement des connaissances et une confusion administrative, les membres de l'équipe ne pouvant accéder à des documents importants ou travaillant sur des versions différentes des fichiers. 

Les entreprises peuvent lutter contre ce type d'inefficacité en centralisant le stockage des données sur le réseau, créant ainsi une source unique de vérité pour les employés qui travaillent sous pression pendant la clôture. Le stockage centralisé des données favorise le contrôle des versions en garantissant que les fichiers restent à jour pour tout le monde, et signifie que les connaissances essentielles sont rapidement et facilement accessibles pour tous les membres de l'équipe. 

"FloQast est une excellente solution, que vous ayez une ou 20 entités, un chiffre d'affaires d'un dollar ou d'un milliard de dollars. En tant qu'entreprise, nous nous développons rapidement et devons être prêts à tout moment pour les audits. Je suis convaincu que FloQast nous y aide". - Amir Klein, responsable des finances et de la comptabilité, Aqua Security Software Ltd.

4) Moderniser la communication

Les équipes comptables doivent être en mesure de communiquer rapidement et clairement pendant la clôture, et de traiter les problèmes émergents dès que possible. Dans ce contexte, les échanges par téléphone et par courrier électronique sont souvent peu fiables, car ils ne permettent pas aux parties prenantes d'être informées, enfouissent des informations importantes dans des fils de discussion de plus en plus lourds et ralentissent les discussions, les équipes attendant que les messages soient lus et qu'il y soit répondu. Ce problème peut être encore plus frustrant pour les entreprises dont les équipes travaillent en dehors de l'Australie et sur des fuseaux horaires différents. 

Pour éviter les problèmes de communication, les Directeurs financiers doivent s'assurer que l'infrastructure de communication de leur équipe comptable est aussi fonctionnelle et polyvalente que possible. Choisissez des solutions de clôture qui intègrent des fonctions de messagerie instantanée et permettent des interactions en temps réel sur des documents en direct. Idéalement, les solutions devraient être adaptées aux besoins de clôture de votre entreprise, en tenant compte des options d'intégration de tiers (Slack, Google Drive, etc.) et des options permettant l'accès à des parties externes, telles que les auditeurs. 

"La mise en œuvre de FloQast s'est avérée inestimable lors des audits financiers, car elle garantit que tous les rapprochements sont effectués et bien documentés. Nous n'avons plus peur de l'audit ni du travail supplémentaire nécessaire à sa préparation, car FloQast s'en est déjà chargé. Cela a fait une énorme différence dans notre approche des audits" - Lyandra Diaz, contrôleur financier chez Global Maritime Group

5) Automatiser les rapprochements 

Les rapprochements sont l'un des éléments de la clôture qui prend le plus de temps, que ce soit à la fin de l'année ou à la fin du mois. Si vous gérez les rapprochements à l'aide d'une feuille de calcul Excel, les employés peuvent être amenés à parcourir manuellement des milliers de postes, à travailler avec des données non uniformes et non formatées, et à devoir copier et coller des éléments individuels entre les documents, un par un. Ce niveau de complexité devient rapidement fastidieux et augmente généralement la probabilité d'une erreur humaine à un stade critique de la clôture. 

Un logiciel de clôture peut réduire considérablement la pression exercée par les rapprochements en ajoutant non seulement une rapidité et une précision automatisées au processus, mais aussi toute une série de fonctionnalités utiles. Par exemple, les comptables peuvent être en mesure de déployer des formulaires de rapprochement standardisés ou des formulaires d'équilibrage automatisés qui facilitent les révisions du grand livre, ou d'appliquer un outil de suivi automatique pour un suivi plus rapide des éléments de rapprochement historiques. Étant donné que les rapprochements de fin d'année impliquent souvent un volume important de transactions, même des possibilités mineures d'automatisation des processus peuvent avoir un impact.

Exploiter le potentiel de l'automatisation

Dans un paysage réglementaire en constante évolution, et avec un éventail de facteurs opérationnels périphériques à prendre en compte, le moyen le plus efficace d'optimiser votre clôture pour les employés (et pour l'entreprise) est de s'appuyer sur l'automatisation - avec un logiciel de gestion des clôtures. 

Les logiciels de clôture aident les entreprises à cibler et à éliminer les points problématiques de la clôture grâce à une précision et une efficacité automatisées, mais ils offrent également la possibilité d'améliorer les performances de fin d'année en réduisant la complexité et la pénibilité des tâches manuelles, et en facilitant les compétences des équipes comptables. FloQast Close et FloQast Reconciliation Management sont conçus exactement dans ce but - aider les équipes et les individus à travailler plus intelligemment à la fin de l'année, libérer du temps et des ressources précieuses pour l'entreprise, et s'assurer que vous commencez votre nouvel exercice financier aussi fort que possible. 

Découvrez comment transformer votre clôture de fin d'année : contactez FloQast dès aujourd'hui.