Réussite de fin d'année : conseils pour une clôture fluide et efficace

À l'approche de l'automne et à la chute des feuilles, la plupart des Australiens commencent à penser à des journées plus courtes et à un temps plus frais, et peut-être même à enfiler une couche supplémentaire. Pour les propriétaires d'entreprise, cependant, l'hiver (et plus particulièrement le 30 juin) signifie qu'il est temps de se concentrer sur fin de l'exercice, et fermer les livres.

La clôture de fin d'année est un obstacle administratif inévitable pour les entreprises de toutes tailles en Australie, et en particulier un défi pour les équipes comptables, qui sont souvent soumis à de fortes pressions. Alors que le reste de l'organisation s'apprête à démarrer le nouvel exercice en beauté, les comptables examinent les 12 derniers mois afin de mener à bien les tâches essentielles de clôture, notamment :

• Vérification des états financiers
• Révision des comptes clients et des comptes créditeurs
• Réconcilier les transactions
• Identifier les incohérences
• Respect des exigences en matière d'information financière
• Préparation des données pour les auditeurs

La fin de l'année peut impliquer de longues heures et des nuits tardives, alors que les équipes comptables s'efforcent de s'assurer que les formulaires sont classés et que les rapports sont soumis dans des délais stricts. Il n'est donc pas étonnant que nous soyons si nombreux à ne pas l'attendre avec impatience. La bonne nouvelle, c'est que la fin d'année ne doit pas être difficile.

La fin de l'année : pourquoi est-ce important ?

Le processus de clôture de fin d'année est l'exigence réglementaire obligeant les entreprises à vérifier l'exactitude de leurs finances annuelles. Il démontre la performance financière de l'entreprise sur 12 mois et assure la transparence pour les actionnaires et le public. Après la clôture, de nombreuses entreprises devront également ouvrir leurs comptes à des auditeurs, qui en vérifieront rigoureusement l'exactitude.

Au-delà de la satisfaction des attentes réglementaires, la clôture est l'occasion pour une entreprise de comprendre sa propre situation financière, de vérifier l'efficacité de son système comptable et d'utiliser ces données pour prendre des décisions concernant l'avenir.

En tenant compte de tous ces facteurs, les directeurs financiers doivent s'efforcer d'optimiser leur fin d'année pour qu'elle soit complète et précise. Bien que cela puisse signifier que le processus est particulièrement difficile pour certaines organisations et leurs équipes comptables, il existe de nombreux moyens d'alléger la pression. La préparation de la clôture est essentielle : avec le bon logiciel de comptabilité et les bonnes stratégies, les entreprises peuvent réduire les tensions de fin d'année, accroître son efficacité et, ce faisant, faciliter la vie de leurs employés.

Jetons un coup d'œil à quelques conseils clés pour que votre fin d'année soit une réussite et sans stress.

Conseils de pro pour une fin d'année sans stress

1) Planifiez à l'avance

L'un des facteurs de stress déterminants de la clôture de fin d'année est la pression temporelle. Les équipes comptables ont généralement de nombreuses tâches qui ont de multiples dépendances, qui nécessitent souvent l'intervention de tiers et qui doivent être achevées dans des délais stricts.

Pour minimiser les retards, ou du moins leur impact, et ainsi réduire la pression sur les employés, il est essentiel de planifier la clôture de fin d'année des mois à l'avance, dès le mois de mars en fonction de la taille de l'organisation ou de la complexité du processus. La préparation aide les équipes comptables à confirmer les jours fériés, à contacter les parties prenantes et les tiers concernés, à allouer des ressources et à prendre une longueur d'avance sur d'autres tâches critiques, ce qui permettra de s'assurer que des obstacles imprévus ne font pas dérailler l'achèvement alors que le temps imparti est compté.

2) Optimiser la liste de contrôle

Une liste de tâches efficace est essentielle pour une clôture ordonnée, complète et efficace. Dans la pratique, cela signifie que la visibilité et la fonctionnalité des listes de contrôle devraient être une priorité pour les entreprises qui cherchent à réduire le stress de fin d'année. Les directeurs financiers doivent être en mesure de suivre les progrès globaux et les retards potentiels, tandis que les membres de l'équipe doivent comprendre leurs responsabilités (et celles de leurs collègues) et les dépendances entre les tâches.

Que vous utilisiez Excel ou un autre outil, il est important de développer votre liste de contrôle en tenant compte de ce niveau de polyvalence et de l'adapter aux besoins de votre organisation. Outils de liste de contrôle automatisés offrent ici un avantage significatif : les modifications de la liste peuvent être apportées instantanément, tout le monde peut être informé des retards et les responsabilités ou les délais peuvent être ajustés en quelques clics. Une visibilité de haut niveau de la liste de contrôle est également précieuse : les outils de tableau de bord automatisés offrent aux équipes comptables une visibilité d'un coup d'œil sur l'avancement de la liste de contrôle clôturée et peuvent aider les directeurs financiers à détecter les retards à venir.

« FloQast organise non seulement mon flux de travail rapproché, mais aussi celui de toute mon équipe. Cela me permet de voir exactement où en est chacun dans le processus de clôture. Cela me permet de rester prête pour les audits tout au long de l'année ! » - Valerie Cardozo, directrice des finances et de la conformité chez Qualys

3) Stockage centralisé

La clôture de fin d'année oblige les équipes comptables à travailler en collaboration sur de nombreux documents différents et en se référant à une série de données. Cependant, le stockage de ces données à différents endroits au sein d'une infrastructure technologique plus étendue peut entraîner cloisonnement des connaissances et confusion administrative, les membres de l'équipe n'étant pas en mesure d'accéder à des documents importants ou de travailler sur différentes versions de fichiers.

Les entreprises peuvent lutter contre ce type d'inefficacité en centralisant le stockage des données sur le réseau, créant ainsi une source unique d'informations pour les employés qui travaillent sous pression pendant la fermeture. Le stockage centralisé des données favorise le contrôle des versions en garantissant que les fichiers restent à jour pour tout le monde, et permet à chaque membre de l'équipe d'accéder rapidement et facilement aux informations essentielles.

« FloQast est une excellente solution, que vous ayez une ou 20 entités ; 1 dollar de chiffre d'affaires ou 1 milliard de dollars. En tant qu'entreprise, nous connaissons une croissance rapide et nous devons être prêts à effectuer des audits à tout moment. Je suis convaincu que FloQast y contribue. » - Amir Klein, responsable des finances et de la comptabilité, Aqua Security Software Ltd

4) Moderniser la communication

Les équipes comptables doivent être en mesure de communiquer rapidement et clairement lors de la clôture, et de résoudre les problèmes émergents dès que possible. Dans ce contexte, les échanges téléphoniques et par e-mail sont souvent peu fiables car ils tiennent les parties prenantes à l'écart, enfouissent des informations importantes dans des fils de discussion de plus en plus complexes et ralentissent les discussions car les équipes attendent que les messages soient lus et qu'ils y répondent. Ce problème peut être encore plus frustrant pour les entreprises dont les équipes travaillent en dehors de l'Australie et dans différents fuseaux horaires.

Pour éviter les problèmes de communication, les directeurs financiers doivent s'assurer que l'infrastructure de communication de leur équipe comptable est aussi fonctionnelle et polyvalente que possible. Choisissez des solutions proches qui intègrent des fonctionnalités de messagerie instantanée et permettent des interactions en temps réel sur des documents en direct. Idéalement, les solutions devraient être adaptées aux besoins spécifiques de votre entreprise, en intégrant des options d'intégration tierces (Slack, Google Drive, etc.) et des options permettant l'accès à des parties externes, telles que les auditeurs.

« La mise en œuvre de FloQast s'est révélée inestimable lors des audits financiers, car elle garantit que tous les rapprochements sont effectués et bien documentés. Nous ne craignons plus l'audit ni le travail supplémentaire nécessaire à la préparation car FloQast s'en est déjà occupé. Cela a fait une énorme différence dans notre approche des audits » - Lyandra Diaz, contrôleuse financière chez Groupe maritime mondial

5) Automatiser les rapprochements

Les rapprochements sont l'une des étapes les plus chronophages de la clôture, tant en fin d'année qu'en fin de mois. Si vous gérez les rapprochements via une feuille de calcul Excel, les employés peuvent avoir à parcourir des milliers de lignes manuellement, en travaillant souvent avec des données non uniformes et non formatées, et devant couper et coller des éléments individuels entre les documents un par un. Ce niveau de complexité devient rapidement fastidieux et augmente généralement le risque d'erreur humaine à un stade critique de la clôture.

Fermer le logiciel peut de manière significative réduire la pression en matière de rapprochement en ajoutant non seulement une vitesse et une précision automatisées au processus, mais également une gamme de fonctionnalités utiles. Par exemple, les comptables peuvent être en mesure de déployer des formulaires de rapprochement standardisés ou des formulaires d'équilibrage automatisés qui facilitent la révision des livres, ou d'appliquer un outil de suivi automatique pour suivre plus rapidement les éléments de rapprochement historiques. Étant donné que les rapprochements de fin d'année impliquent souvent un volume important de transactions, même des opportunités mineures d'automatisation des processus peuvent avoir un impact.

Exploitez le potentiel de l'automatisation

Dans un paysage réglementaire en constante évolution et compte tenu de toute une série de facteurs opérationnels périphériques à prendre en compte, le moyen le plus efficace d'optimiser vos relations avec les employés (et pour les entreprises) est de s'appuyer sur l'automatisation, avec logiciel de gestion fermée.

Le logiciel Close aide les entreprises à cibler et à éliminer les problèmes de clôture grâce à une précision et une efficacité automatisées, mais offre également la possibilité d'améliorer les performances de fin d'année en réduisant la complexité et l'ennui manuels, et en fin de compte en renforçant les compétences des équipes comptables. FloQast Close et Gestion du rapprochement FloQast sont conçus exactement dans ce but : aider les équipes et les individus à travailler plus intelligemment à la fin de l'année, libérer du temps et des ressources précieux pour l'entreprise et vous permettre de démarrer votre nouvel exercice le plus fort possible.

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