Optimierung des Prüfungsprozesses: Einsatz von Technologie zur Steigerung der Effizienz von Prüfungen

Über den Autor: Als Vice President, Controller:in von Lovevery und Controller:in des Jahres 2022 hat Ashley Griesshammer eine entscheidende Rolle bei der Führung des Buchhaltungsteams von Lovevery in einer Zeit des explosiven Wachstums gespielt. Seit ihrem Eintritt in das Unternehmen war Ashley Griesshammer maßgeblich an der Verbesserung von Prozessen und der Formalisierung der Buchhaltungsfunktion beteiligt und hat so dazu beigetragen, dass Lovevery effizient skalieren kann.

Zusätzlich zu ihrer erfolgreichen Arbeit bei Lovevery hat Ashley ihr Fachwissen bereits mit wertvollen Beiträgen für FloQast zur Verfügung gestellt. Ein solcher Beitrag ist ihr aufschlussreicher Artikel mit dem Titel Starker Einstieg in eine neue Führungsrolle im Rechnungswesenin dem sie Ratschläge für den Aufbau einer soliden Grundlage in einer neuen Führungsrolle im Rechnungswesen gibt.

Kürzlich hat FloQast ein E-Book darüber veröffentlicht, wie Technologie die Effizienz von Audits verbessern kann, basierend auf Ashleys Erfahrungen aus erster Hand. Lesen Sie das vollständige E-Book hier.

Eines der heute am häufigsten diskutierten Themen ist die Frage, wie sich die Automatisierung und die Nutzung von Automatisierungstools auf die Buchhaltung auswirken werden. Da ich diesen Prozess vor kurzem selbst durchlaufen habe, werden wir in diesem Beitrag auf einige der Effizienzgewinne eingehen, die Sie bei Ihrer Jahresabschlussprüfung durch die Implementierung von Automatisierung in Ihren Buchhaltungssystemen und Arbeitsabläufen erzielen können. Die meisten Menschen stöhnen auf, wenn sie von Systemimplementierungen hören, und das aus gutem Grund - eine umfassende Überarbeitung der Automatisierung ist nicht ohne Schmerzen. Aber die Gewinne aus einem solchen Projekt vervielfachen sich über Jahre hinweg für Buchhaltungs- und Datenteams. 

Automatisierung von Vorgängen: Ein funktionsübergreifender Ansatz

Die Transaktionsautomatisierung funktioniert am besten für Unternehmen mit hohen Transaktionsvolumina und ähnlicher Größe - perfekt für E-Commerce-Unternehmen mit einem großen Kundenstamm im Direktvertrieb. Lovevery ist ein perfektes Beispiel dafür - der Abonnement-Charakter unseres Geschäfts mit definierten Zeitrahmen für die Lieferung von Spielsets (basierend auf dem Alter und der Entwicklungsstufe Ihres Babys!) sorgt für eine hervorragende Vorhersehbarkeit. Je mehr die Erfassung der täglichen Transaktionen automatisiert werden kann, desto geringer ist das Risiko von Fehlern, die durch manuelle Eingriffe und Aufzeichnungen entstehen.

Wie sieht das in der Praxis aus? Konkret kann dies Folgendes umfassen:

• Verbuchung der Einnahmen auf den entsprechenden Ertragskonten bei Versand(606-Konformität!) 
• Einbehaltung von Einnahmen auf abgegrenzten Konten in Erwartung der Lieferung 
• Zuordnung der Umsatzsteuer zu bestimmten Steuerkonten in Ihrer Bilanz im Vergleich zu einer GuV
• Automatische Klassifizierung von Rabatten in die entsprechenden Ausgabenkategorien, anstatt sie mit den Einnahmen zu verrechnen (je nach Unternehmen).

Wie lässt sich diese Art der Automatisierung erreichen? Es handelt sich dabei nicht um ein Projekt, das nur für das Buchhaltungsteam bestimmt ist, sondern um eine funktionsübergreifende Partnerschaft mit Ihren Betriebs- und IT-Teams - der Erfolg eines solchen Projekts erfordert die Zustimmung des gesamten Unternehmens. Auch wenn sich die Struktur je nach Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen ändern wird, bleibt das Hauptziel dasselbe: Die Systeme müssen miteinander kommunizieren. Ihr Bestellsystem muss mit Ihrem Hauptbuch verbunden sein; Ihr Lager muss mit Ihrem Bestellsystem und Hauptbuch kommunizieren, um Informationen zur Auftragsabwicklung bereitzustellen. 

Die Verwendung standardisierter Transaktionen mit einheitlichen Datenkennungen, Tags oder anderen wichtigen Feldern ermöglicht eine leicht zu analysierende Grundgesamtheit. Manuelle Journaleinträge können zu umfangreich sein, es mangelt ihnen an Konsistenz von Monat zu Monat, oder sie enthalten nicht die Details, die ein Prüfer:in benötigt - und erfordern möglicherweise eine weitere Klärung im Nachhinein (was natürlich nicht ideal ist). Obwohl die Automatisierung von Transaktionen nicht perfekt ist und eine gewisse manuelle Analyse an den Periodenabschlüssen mit der Möglichkeit von Berichtigungsbuchungen erforderlich ist, reduziert sie den Umfang der Berichtigungsbuchungen und das Risiko von Fehlbuchung(en) erheblich. Im Rahmen dieses Projekts konnten wir die Menge der monatlich manuell erfassten Einnahmen um 41 % reduzieren und gleichzeitig das Risiko manueller Fehler stark einschränken.

Vor einiger Zeit habe ich im Podcast Blood, Sweat & Balance Sheets von FloQast über meine Erfahrungen mit einer ERP-Implementierung gesprochen. Die meisten Prüfungsgesellschaften arbeiten heute mit verschiedenen Analyse- oder Datenauswertungstools. Von:

• Verringerung der Anzahl der manuellen Journaleinträge, die unser Team vornahm
• Sicherstellung der Automatisierung unserer Transaktionen, 
• Alles im System unterbringen
• Konsistente Datenmarker haben

konnte unser Prüfungsteam die firmeneigene Software problemlos nutzen, um einige unserer größten Konten (wie Umsatz und COGS) zu analysieren.

Wir stellten ihnen einen einfachen Transaktionsexport aus unserem ERP-System zur Verfügung, den sie in ihre eigene Software laden konnten - Techniken wie diese funktionieren außergewöhnlich gut für ein Unternehmen mit konsistenten Umsatzmustern. Die Software wird Transaktionen aufspüren, die für uns ungewöhnlich hohe Dollarbeträge aufweisen oder ungewöhnlich häufig vorkommen. Die inhaltliche Prüfung kann dann auf die gekennzeichneten Transaktionen beschränkt werden, und der Großteil der Stichprobenpopulation besteht die automatische Prüfung. Wir konnten die Anzahl der Stichproben, die wir den Prüfern vorlegen müssen (z. B. einen Kundenauftrag, einen Frachtbrief, eine Kreditkartenabbuchung, mehrere Dokumente für eine einzige Transaktion), um mehr als 50 % reduzieren, was unserem Team in der Prüfungssaison ganze Wochen an Arbeit erspart. 

Zentralisierte Dateiablage

Dies ist vielleicht die am wenigsten "technische" Lösung der Gruppe, aber dennoch erwähnenswert. Die Nutzung eines cloudbasierten, zentralen Dateispeichers für Ihr Buchhaltungsteam ist unabdingbar. Dies macht die Zusammenarbeit an Dokumenten viel einfacher als das Versenden von Versionen per E-Mail. Auch das Problem, dass Dokumente auf dem lokalen Laufwerk eines Teammitglieds gespeichert sind, wird dadurch gemildert - vielleicht ist das Teammitglied nicht im Büro und der Prüfer:in benötigt eine Datei, von der Sie wissen, dass sie sich auf einem Desktop befindet, aber niemand kann sie übermitteln, bis die Person zurückkehrt. 

Ordnung in den Ordnern durch:

• Monat
• Jahr
• Buchhaltung (Verkauf, Inventar, Spesenabrechnung, Gehaltsabrechnung usw.) 

...ermöglicht es allen Teammitgliedern, auf relevante Informationen zuzugreifen, die die Prüfer möglicherweise benötigen, und diese so schnell wie möglich bereitzustellen.

Ich empfehle auch, einen neuen Prüfungsordner anzulegen, sobald Sie die Prüfung des Vorjahres abgeschlossen haben. So können Sie sofort damit beginnen, Elemente zu speichern, von denen Sie wissen, dass Sie sie Ihrem Prüfungsteam im nächsten Jahr vorlegen müssen, wenn sie auftauchen (Spendenquittungen für wohltätige Zwecke, diese eine knifflige Abstimmung), anstatt alte E-Mails zu durchsuchen, wenn die Anfrage schließlich doch kommt.

Schließlich können Sie Ihre Arbeitspapiere weiter leiten - wenn alles an einem zentralen und für das Team zugänglichen Ort gespeichert ist, ist es mühelos möglich, Arbeitspapiere weiterzuleiten, selbst wenn eine neue Person die Stelle übernimmt. Nehmen wir an, Sie haben einen neuen Mitarbeiter für Debitoren eingestellt und möchten, dass er den PBC für Debitoren durchführt - er kann sich die Datei des letzten Jahres ansehen und sein Bestes tun, um die Arbeit zu duplizieren (vorausgesetzt, sie wurde korrekt durchgeführt!), bevor er um Hilfe bittet.

Effizienz-Tools schließen

Dies wäre nicht der FloQast-Blog, wenn ich nicht über FloQast sprechen würde! Vor der Implementierung von FloQast verwendete unser Team ein Google Sheet, um den Fortschritt unserer Abschlüsse zu verfolgen. Die Abstimmungen wurden in einer Datei gespeichert, und das war's auch schon. Seit wir FloQast implementiert haben, können wir einen Bericht über die Vollständigkeit der Abgleiche für unser Prüfungsteam exportieren, angeforderte Abgleiche dank der FloQast-eigenen Dateiverwaltung schnell finden und Aufgaben und Abzeichnungen dokumentieren, die abgeschlossen wurden, ohne dass wir uns Sorgen machen müssen, dass sie aus einer veränderten Quelle stammen. 

Sich die Zeit zu nehmen, um ein Systemdesign, ein Dateiverwaltungssystem und andere grundlegende Dinge einzurichten, mag für ein Buchhaltungsteam inmitten des Tagesgeschäfts eines Unternehmens eine geringe Priorität haben. Dennoch ist es von entscheidender Bedeutung, künftige Effizienzsteigerungen in ihrem Team zu nutzen. Darüber hinaus ist die technologische Weiterentwicklung ein Projekt, das nie wirklich abgeschlossen ist - ich sage den Leuten immer, dass unsere ERP-Implementierung zu 95 % abgeschlossen ist. Ständige Aktualisierungen, Änderungen und zusätzliche Automatisierung können in Ihre Systeme und Prozesse eingebaut werden. Wenn Sie Ihr Team mit einer offenen Haltung gegenüber Veränderungen und Verbesserungen leiten, wird Ihr Unternehmen kontinuierlich davon profitieren.

Verbinden Sie sich mit Ashley auf LinkedIn für weitere Informationen über ihren beruflichen Werdegang und Einblicke in die dynamische Welt der Buchhaltung bei Lovevery.

Um einen tieferen Einblick in Ashleys Erfahrungen und Strategien zur Verbesserung des Auditprozesses zu erhalten, hat FloQast kürzlich ein E-Book veröffentlicht, das auf ihren Erkenntnissen basiert. Sie können auf das E-Book zugreifen hier (fügen Sie den entsprechenden Link ein, wenn verfügbar).

Verpassen Sie nicht Ashleys aufschlussreiche Diskussion über ihren Weg vom Finanz- zum Rechnungswesen, ihre strategischen Schritte zur Prozessverbesserung und ihre Aussichten für den Beruf des Buchhalters in einer aktuellen Folge von Blut, Schweiß und Bilanzen. Um mehr über Ashleys Erfahrungen und Perspektiven zu erfahren, sehen Sie sich die komplette Folge an.