Optimierung des Auditprozesses: Nutzung von Technologie für eine höhere Auditeffizienz

Über den Autor: Als Vizepräsidentin, Controllerin und Controllerin des Jahres 2022 hat Ashley Griesshammer eine entscheidende Rolle dabei gespielt, das Buchhaltungsteam von Lovevery durch eine Phase explosiven Wachstums zu führen. Seit ihrem Eintritt in das Unternehmen war Ashley maßgeblich an der Verbesserung der Prozesse und der Formalisierung der Buchhaltungsfunktion beteiligt und trug so dazu bei, dass Lovevery effizient skalieren kann.

Zusätzlich zu ihrer wirkungsvollen Arbeit bei Lovevery hat Ashley ihr Fachwissen bereits in der Vergangenheit geteilt, indem sie wertvolle Inhalte zu FloQast beigetragen hat. Ein solcher Beitrag ist ihr aufschlussreicher Artikel mit dem Titel Starker Start in eine neue Führungsrolle im Rechnungswesen, wo sie Ratschläge zur Schaffung einer soliden Grundlage für eine neue Führungsrolle im Rechnungswesen gibt.

Vor Kurzem veröffentlichte FloQast ein E-Book darüber, wie Technologie die Auditeffizienz verbessern kann, das auf Ashleys Erfahrungen aus erster Hand basiert. Schauen Sie sich das vollständige E-Book hier an.

Eines der am häufigsten diskutierten Themen ist, wie sich Automatisierung und die Nutzung von Automatisierungstools auf den Beruf des Buchhalters auswirken werden. Nachdem ich diesen Prozess vor Kurzem selbst durchgemacht habe, werden wir uns in diesem Beitrag mit einigen der Effizienzsteigerungen befassen, die bei Ihrer jährlichen Prüfung durch die Implementierung der Automatisierung Ihrer Buchhaltungssysteme und Arbeitsabläufe erzielt werden können. Die meisten Menschen stöhnen, wenn sie von Systemimplementierungen hören, und das aus gutem Grund — eine umfassende Überarbeitung der Automatisierung ist nicht ohne Schmerzen. Aber die Gewinne aus einem solchen Projekt vervielfachen sich für Buchhaltungs- und Datenteams später.

Transaktionsautomatisierung: Ein funktionsübergreifender Ansatz

Die Transaktionsautomatisierung eignet sich am besten für Unternehmen mit hochvolumigen und ähnlich großen Transaktionen — perfekt für E-Commerce-Unternehmen mit einem großen Kundenstamm, der direkt an Verbraucher gerichtet ist. Lovevery ist ein perfektes Beispiel dafür — der Abonnementcharakter unseres Geschäfts mit definierten Zeitrahmen für den Versand von Spielgeräten (basierend auf Alter und Stadium Ihres Babys!) führt eine hervorragende Vorhersagbarkeit ein. Je mehr Automatisierung in die Aufzeichnung täglicher Transaktionen eingebaut werden kann, desto geringer ist das Risiko, dass Fehler durch manuelle Eingriffe und Aufzeichnungen auftreten.

Wie sieht das in der Praxis aus? Dies kann insbesondere Folgendes umfassen:

• Buchung des Umsatzes auf die entsprechenden Einkommenskonten bei Versand (606-Konformität!)
• Einnahmen auf aufgeschobenen Konten einbehalten, während auf den Versand gewartet wird
• Umleitung der Umsatzsteuer auf bestimmte Steuerkonten in Ihrer Bilanz im Vergleich zu einer Gewinn- und Verlustrechnung
• Automatische Klassifizierung von Rabatten in die entsprechenden Ausgabenkategorien, anstatt sie dem Umsatz zuzurechnen (wie es für Ihr Unternehmen angemessen ist).

Wie erreicht man diese Art der Automatisierung? Dieses Projekt ist nicht nur für das Buchhaltungsteam spezifisch, sondern erfordert eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit Ihren Betriebs- und IT-Teams. Um bei einem solchen Projekt erfolgreich zu sein, ist die volle Unterstützung des Unternehmens erforderlich. Obwohl sich jede Struktur je nach Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen ändert, bleibt das primäre Ziel dasselbe: Die Systeme müssen miteinander kommunizieren. Ihr Bestellsystem muss eine Verbindung zu Ihrem ERP-/Hauptbuchsystem herstellen. Ihr Lager muss mit Ihrem Bestellsystem und GL kommunizieren, um Versandinformationen bereitzustellen.

Die Verwendung standardisierter Transaktionen mit konsistenten Datenkennungen, Tags oder anderen wichtigen Feldern ermöglicht eine leicht zu analysierende Population. Manuelle Journaleinträge können zu umfangreich sein, von Monat zu Monat nicht einheitlich sein oder nicht die Details enthalten, die ein Prüfer möglicherweise benötigt — was später möglicherweise eine weitere Klärung erforderlich macht (was natürlich nicht ideal ist). Die Transaktionsautomatisierung ist zwar nicht perfekt, und einige manuelle Analysen zu Periodenabschlüssen sind erforderlich, was die Möglichkeit einer Anpassung der Einträge und das Risiko falscher Angaben erheblich reduziert. Während dieses Projekts konnten wir die Höhe der manuell erfassten Umsätze jeden Monat um 41% reduzieren und gleichzeitig das Risiko manueller Fehler stark einschränken.

Vor einiger Zeit sprach ich über meine Erfahrungen mit einer ERP-Implementierung auf Der Podcast von FloQast, Blood, Sweat & Bilanzen. Die meisten Prüfungsgesellschaften arbeiten heute mit verschiedenen Analyse- oder Datenauswertungstools. Von:

• Reduzierung der Anzahl manueller Journaleinträge, die unser Team durchführte
• Sicherstellung, dass unsere Transaktionen automatisiert wurden,
• Alles im System unterbringen
• Konsistente Datenmarkierungen haben

Unser Auditteam konnte seine firmeneigene Software problemlos verwenden, um einige unserer größten Konten (wie Vertrieb und COGS) zu analysieren.

Wir haben ihnen einen einfachen Transaktionsexport aus unserem ERP-System zur Verfügung gestellt, den sie in ihre proprietäre Software laden konnten — Techniken wie diese funktionieren besonders gut für ein Unternehmen mit konsistenten Verkaufsmustern. Die Software wird Transaktionen aufnehmen, die für uns ungewöhnlich hohe Dollarbeträge haben oder die ungewöhnlich häufig vorkommen. Inhaltliche Tests können dann auf die Transaktionen beschränkt werden, die gekennzeichnet wurden, und der Großteil der Stichprobenpopulation besteht die automatisierten Tests. Wir konnten die Anzahl der Proben, die wir den Auditoren zur Verfügung stellen mussten (z. B. das Abrufen eines Kundenauftrags, eines Frachtbriefs, einer Kreditkartenabbuchung, mehrerer Dokumente für eine einzelne Transaktion), um weit über 50% reduzieren, wodurch unser Team während unserer Audit-Saison ganze Arbeitswochen ersparte.

Zentralisierter Dateispeicher

Dies ist vielleicht die am wenigsten „technische“ Lösung der Reihe, aber sie ist dennoch eine Erwähnung wert. Die Nutzung eines Cloud-basierten, zentralisierten Dateispeichers für Ihr Buchhaltungsteam ist unerlässlich. Dies macht die Zusammenarbeit an Dokumenten viel einfacher als das Senden von Versionen per E-Mail. Es verringert auch das Problem, dass Dokumente auf dem lokalen Speicherlaufwerk eines Teammitglieds gespeichert werden — vielleicht ist das Teammitglied nicht im Büro und der Prüfer benötigt eine Datei, von der Sie wissen, dass sie sich auf einem Desktop befindet, aber niemand kann sie rüberschicken, bis die Person zurückkehrt.

Organisierte Ordner verwalten durch:

• Monat
• Jahr
• Buchhaltungsbereiche (Verkauf, Inventar, Spesenabrechnungen, Gehaltsabrechnung usw.)

... ermöglicht es allen Teammitgliedern, auf relevante Informationen zuzugreifen, die die Auditoren möglicherweise benötigen, und diese so schnell wie möglich bereitzustellen.

Ich empfehle außerdem, einen neuen Audit-Ordner zu erstellen, sobald Sie das Audit des Vorjahres abgeschlossen haben.. Sie können sofort damit beginnen, Artikel zu speichern, von denen Sie wissen, dass Sie sie Ihrem Prüfungsteam im nächsten Jahr zur Verfügung stellen müssen, sobald sie eintreffen (Spendenbescheinigungen für wohltätige Zwecke, dieser eine knifflige Abstimmung), anstatt in alten E-Mails zu suchen, wenn die Anfrage endlich eintrifft.

Endlich rollen Sie Ihre Arbeitspapiere vor — Wenn alles an einem zentralen und für das Team zugänglichen Ort gespeichert ist, ist es mühelos, Arbeitspapiere weiterzuleiten, auch wenn eine neue Person an der Stelle ist. Nehmen wir an, Sie haben einen neuen AP-Mitarbeiter eingestellt und möchten, dass er die PBC für den AP-Abgleich abschließt. Er kann sich die Datei vom letzten Jahr ansehen und sein Bestes tun, um die Arbeit zu duplizieren (vorausgesetzt, sie wurde korrekt ausgeführt!) bevor Sie um Hilfe bitten.

Schließen Sie die Effizienztools

Das wäre nicht der FloQast-Blog, wenn ich nicht über FloQast sprechen würde! Vor der Implementierung von FloQast verwendete unser Team ein Google Sheet, um unsere aktuellen Fortschritte zu verfolgen. Abstimmungen wurden im Dateispeicher gespeichert, und das war so ziemlich alles. Seit wir FloQast implementiert haben, sind wir in der Lage, einen Vollständigkeitsbericht für unser Auditteam zu exportieren, angeforderte Abstimmungen dank der eigenen Dateiverwaltung von FloQast schnell zu finden und Aufgaben und Abmeldungen zu dokumentieren, die abgeschlossen wurden, ohne befürchten zu müssen, dass sie aus einer veränderten Quelle stammen.

Sich die Zeit zu nehmen, um das Systemdesign, ein Dateiverwaltungssystem und andere grundlegende Dinge richtig einzurichten, kann für ein Buchhaltungsteam im Tagesgeschäft eines Unternehmens eine niedrige Priorität haben. Dennoch ist es wichtig, zukünftige Effizienzsteigerungen in ihrem Team zu nutzen. Darüber hinaus ist der technologische Fortschritt ein Projekt, das nie wirklich abgeschlossen ist. Ich sage den Leuten immer, dass unsere ERP-Implementierung zu 95% abgeschlossen ist. Ständige Upgrades, Änderungen und zusätzliche Automatisierungen können in Ihre Systeme und Prozesse integriert werden. Wenn Sie Ihr Team mit einer offenen Einstellung zu Veränderungen und Verbesserungen führen, wird Ihr Unternehmen kontinuierlich davon profitieren.

Verbinde dich mit Ashley auf LinkedIn für weitere Updates zu ihrem beruflichen Werdegang und Einblicke in die dynamische Welt der Buchhaltung bei Lovevery.

Um einen tieferen Einblick in Ashleys Erfahrungen und Strategien zur Verbesserung des Auditprozesses zu erhalten, hat FloQast kürzlich ein E-Book veröffentlicht, das auf ihren Erkenntnissen basiert. Sie können auf das E-Book zugreifen hier (fügen Sie den spezifischen Link ein, sofern verfügbar).

Verpassen Sie nicht Ashleys aufschlussreiche Diskussion über ihren Weg vom Finanzwesen zum Rechnungswesen, ihre strategischen Schritte zur Verbesserung von Prozessen und ihren Ausblick auf den Beruf des Buchhalters in einer kürzlich erschienenen Folge von Blut, Schweiß und Bilanzen. Um mehr über Ashleys Erfahrungen und Perspektiven zu erfahren, schau dir die ganze Folge an.