Best Practices von AP zur Sicherstellung eines schnelleren Monatsabschlusses

Das Ende des MonatsEr bereitet vielen Organisationen große Kopfschmerzen.

2018 teilte die gemeinnützige Benchmarking-Organisation APQC die Ergebnisse ihrer General Accounting Open Standards Benchmarking Survey mit CFO.com. Darin stellten sie fest, dass die untersten 25 Prozent der Organisationen Folgendes benötigen 10 oder mehr Kalendertage um ihren Monatsabschluss durchzuführen, verglichen mit den obersten 25 Prozent, die ihren Monatsabschluss in etwa 4,8 Tagen oder weniger abschließen können. Dem Bericht zufolge benötigt eine durchschnittliche Organisation etwa 6 ½ Tage, um die Bücher des Monats abzuschließen.

AP ist einer der Bereiche, die schnell geschlossen werden müssen, aber es gibt viele Möglichkeiten für Teams, sich zu verzetteln. Die Verwaltung von Lieferantenrechnungen, das Aufspüren fehlender Belege und Bestellungen und das Einholen von Genehmigungen können zu echten Problemen führen.

Erschwerend kommt hinzu, dass es in einer Wirtschaft, in der im Wesentlichen Vollbeschäftigung herrscht, immer schwieriger wird, Buchhaltungstalente zu finden und einzustellen.

Um diese Probleme zu lösen, Blake Oliver, Direktor für Produktmarketing bei FloQast, und Rhonda Greene, Direktor des Solutions Consulting Teams bei AvidXchange, veranstaltete ein Webinar, um zu zeigen, dass der Monatsende dank Best Practices und Automatisierung nicht mehr der zeitaufwändige Albtraum sein muss, der er einmal war.

„Wir müssen schneller schließen, wir müssen genauer schließen, und wir müssen das mit weniger Leuten als je zuvor tun“, sagte Blake. „Das Gute ist, es ist machbar.“

Bewährte Verfahren für AP

Ein effizienter Monatsabschluss beginnt natürlich mit den richtigen Prozessen in Ihrer Kreditorenbuchhaltung. Hier sind drei von Greene geteilte Best Practices, die Ihnen, wenn Sie sie befolgen, zu einem reibungsloseren Abschlussprozess verhelfen können.

Tipp #1: Erstelle einen Zeitplan zum Monatsende

Erstellen Sie einen Kalender, der alle Fristen und Fälligkeitstermine enthält, die für den Monatsabschluss erforderlich sind. Erinnern Sie alle Mitarbeiter an Rechnungen und Termine und weisen Sie den entsprechenden Teammitgliedern Aufgaben zum Monatsende zu.

Weisen Sie Mitarbeitern zu, die sich auf den Monatsabschluss konzentrieren, während sich andere auf die täglichen IT-Initiativen konzentrieren, z. B. die Eingabe von Rechnungen in das System, deren Genehmigung und die Ausstellung von Schecks. Es ist auch eine gute Idee, die Urlaubspläne zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die AP-Mitarbeiter ausreichend besetzt sind. Dies ist jeden Monat wichtig, besonders aber zum Jahresende, damit Sie das Personal haben, das Sie benötigen, um alles zu erledigen.

Mit AP muss alles weitergehen, aber wenn Sie organisiert sind und einen Plan haben, muss das kein Problem sein. „Alles läuft reibungsloser, wenn Sie diesen täglichen Prozess eingerichtet haben“, sagte Greene.

Tipp #2: Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren

Wir gehen vielleicht davon aus, dass jeder in der Buchhaltung den Zeitplan zum Monatsende kennt, aber manchmal sind sich die Personen, die Rechnungen genehmigen, sie an AP weiterleiten, Waren und Dienstleistungen kaufen oder Spesenabrechnungen einreichen, dessen nicht vollständig bewusst.

Stellen Sie sicher, dass Ihre AP-Abteilung allen Käufern und Genehmigern den Prozess zum Monatsende und alle damit verbundenen Zeitpläne mitteilt. Senden Sie eine E-Mail, um die Leute über den Zeitplan und die Fristen zu informieren, zu denen sie Rechnungen und Spesenabrechnungen einreichen müssen.

Tipp #3: Erstellen und verwalten Sie eine saubere Lieferantenstammdatei

Wann haben Sie das letzte Mal eine Bereinigung Ihrer Lieferantenstammdatei durchgeführt? Wenn Sie noch nie einen gemacht haben, empfiehlt Greene, sich die Zeit zu nehmen, die Liste durchzugehen, um doppelte Anbieter zu inaktivieren und sicherzustellen, dass Sie für jeden einen W-9 haben.

Sobald Sie die Bereinigung abgeschlossen haben, standardisieren Sie den Eingabeprozess, um sicherzustellen, dass alle neuen Ergänzungen zur Lieferantenstammdatei sauber sind. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung von ABC Incorporated haben, stellen Sie möglicherweise fest, dass eine Person sie als ABC eingibt, eine andere Person „Incorporated“ buchstabiert und eine weitere Person sie als „Inc.“ eingibt. Fordern Sie ein W-9 an und richten Sie den Anbieter genau so ein, wie sein Name auf dem W-9 erscheint.

So hilft FloQast beim Monatsende

Viele AP-Abteilungen verwenden eine einfache Excel-Tabelle, um ihren Abschluss zu verwalten. Excel ist für viele Dinge gut, aber es als Checkliste zum Leben und Atmen zu verwenden, gehört nicht dazu. Geben Sie FloQast ein. FloQast-Checklisten bieten dem Team einen klaren Überblick und — was am wichtigsten ist — eine Übersicht für Führungskräfte, damit sie den Überblick über Teammitglieder und ausstehende Aufgaben behalten können.

Zunächst enthält jeder Schritt der Checkliste eine Beschreibung des Verfahrens und ermöglicht es Ihnen, auf die entsprechende Dokumentation zu verlinken. In einer Zeit, in der es immer schwieriger wird, Buchhaltungstalente zu gewinnen und zu halten, ist diese Dokumentation der Prozesse von entscheidender Bedeutung.

Ein weiterer entscheidender Unterschied ist die Abmeldefunktion. Dies ist mehr als nur die Eingabe von Initialen in eine Zelle in Excel. Wenn mit FloQast ein Checklistenpunkt mit einem Abgleich verknüpft ist, können Ihre Mitarbeiter den Abgleich erst unterzeichnen, wenn dieser Abgleich mit dem Testsaldo verknüpft ist. Sie können auch Notizen hinzufügen oder Kommentare überprüfen und Ihre gesamte Kommunikation direkt in der Anwendung verfolgen. Sie müssen nicht mehr in separaten Apps und E-Mails suchen — alles ist hier dokumentiert.

Und natürlich gibt es große Vorteile für diejenigen, die die Arbeit beaufsichtigen, da sie den Status des Abschlusses zu jedem Zeitpunkt des Abschlusses von einer hohen Ebene aus überwachen und sehen können, wie viele Checklisten abgeschlossen sind und wie viele Abstimmungen durchgeführt und überprüft und wie viele Abstimmungen durchgeführt wurden und wie viele Abstimmungen durchgeführt wurden oder nicht. Und natürlich haben alle Mitglieder des Buchhaltungsteams ihre eigene individuelle Vorstellung davon, was sie tun müssen und wie sie sich dem Abschluss nähern.

Im Jahr 2017 haben wir Buchhaltungs- und Finanzfachleute befragt, die verantwortlich sind für Abschlussprozesse zum Monatsende in einer praktischen, leitenden oder unterstützenden Funktion. Vier von fünf Die Befragten gaben an, dass sie ihre Zeit bis zum Abschluss durch den Einsatz einer Close-Management-Software um drei Tage oder mehr verkürzen konnten. Denken Sie darüber nach: Was würden Sie mit drei weiteren Geschäftstagen in Ihrem Kalender machen?