Auseinandersetzung mit den Problemen von Compliance-Programmen: Ein Aufruf zum Handeln

Heutzutage sind Compliance-Programme vielleicht mehr denn je eine wichtige Stütze für Unternehmen und bieten einen Fahrplan für die Navigation durch eine sich ständig verändernde Landschaft von Vorschriften und Risiken. 

Bei börsennotierten Unternehmen sorgt Compliance für die Einhaltung strenger gesetzlicher Standards, um Transparenz und Marktintegrität zu gewährleisten und das Vertrauen der Anleger und den Zugang zu Kapital zu stärken. Auch private Unternehmen können Compliance-Erkenntnisse nutzen, um strategische Entscheidungen zu treffen und die betriebliche Effizienz zu steigern, um die Widerstandsfähigkeit zu erhöhen und nachhaltiges Wachstum zu fördern. 

Im Kern haben Compliance-Programme die Aufgabe, Risiken zu erkennen und zu mindern, die Unternehmen lähmen könnten - von finanziellen Unregelmäßigkeiten bis hin zu Datenschutzverletzungen. Durch die Förderung einer Compliance-Kultur und die Implementierung solider Kontrollen sichern diese Programme die Integrität des Unternehmens, schützen die Interessen der Stakeholder und stärken das Unternehmen für den langfristigen Erfolg. Auch wenn diese Vorschriften auf den idealen Zustand für die Einhaltung von Vorschriften abzielen und möglicherweise nicht auf sie zutreffen, lassen sich daraus Lehren für alle Unternehmen ziehen.

Trotz ihrer Bedeutung sind Compliance-Programme jedoch häufig mit zahlreichen Herausforderungen und Belastungen konfrontiert, die ihre Wirksamkeit und letztlich den Erfolg der Unternehmen, die sie unterstützen, untergraben können.

Einleitung: Die Gefahren von Compliance-Programmen

Organisationen in verschiedenen Sektoren, einschließlich Finanzwesen, Behörden und Unternehmen, sehen sich mit wachsenden Herausforderungen in Bezug auf Compliance-Initiativen konfrontiert. Die Nachfrage nach robusten Compliance-Frameworks war noch nie so hoch wie heute, was auf eine Kombination aus branchenspezifischen Anforderungen, regulatorischen Änderungen und der eskalierenden Risikolandschaft zurückzuführen ist.

Ein häufiger Fallstrick ist die Abhängigkeit von manuellen Prozessen oder fragmentierten Technologielösungen für die Verwaltung der Compliance-Bemühungen. Dieser Ansatz führt zu Ineffizienzen und gefährdet die Integrität und Transparenz der Compliance, was erhebliche Risiken für die Gesamtleistung des Unternehmens mit sich bringt.

Erkundung der Herausforderungen

Lassen Sie uns einige der wichtigsten Herausforderungen für Compliance-Programme näher beleuchten:

1. Hohe Vorlaufkosten: Die Implementierung von Compliance-Programmen ist teuer: Laut der FloQast-Umfrage geben Unternehmen durchschnittlich 2,4 Millionen Dollar pro Jahr aus. Einfach ausgedrückt: Die Rationalisierung und Automatisierung manueller Prozesse würde die Komplexität, den Aufwand und, ach ja, das Risiko im Zusammenhang mit der Durchführung von Compliance-Programmen verringern. Warum ich das sage, fragen Sie? 65 % der Befragten in einem Bericht von Thomas Reuters aus dem Jahr 2023 betonten, dass die Rationalisierung und Automatisierung manueller Prozesse dazu beitragen würde, die Komplexität und Kosten von Risiken und Compliance zu reduzieren. 

2. Organisatorisches Chaos: In Tabellenkalkulationen verwaltete Compliance-Dokumente führen häufig zu Problemen bei der Versionskontrolle und der Synchronisierung, was eine wirksame Umsetzung von Kontrollen und Prüfungsprozessen behindert. Haben Sie das Vertrauen, dass Order to Cash Prozessnarrativ + V6_FINAL_FINAL wirklich die endgültige Version ist? Habe ich v5 oder v6 an die Prüfer:in geschickt??? Wenn Sie sich diese Frage überhaupt stellen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass dies nicht der Fall ist.

3. Die Herausforderung der Rechenschaftspflicht: Klare Anweisungen und Zuständigkeiten für die Durchführung von Kontrollen sind von entscheidender Bedeutung, insbesondere wenn es sich um Kontrollverantwortliche außerhalb der Buchhaltungsabteilung handelt, um Geschäftsrisiken zu mindern und die Integrität der Einhaltung von Vorschriften zu wahren. Wenn man dann noch das Problem der Versionskontrolle hinzufügt, hat man ein ernsthaftes Problem - und das tun viele.

4. Reaktive Risikobewertungsprozesse: Mit guten Reaktionszeiten kann man eine Menge Geld verdienen. Aber wir sind Profis im Finanz- und Rechnungswesen, und Profisport war wahrscheinlich nie eine echte Option. Dennoch ist die Fähigkeit, auf Herausforderungen zu reagieren, im geschäftlichen Sinne ein echter Vorteil. Wenn Sie jedoch eine Umgebung schaffen und betreiben, in der Reaktion eher normal ist als Proaktivität, haben Sie Probleme. Manuelle Prozesse behindern ein proaktives Risikomanagement, so dass Unternehmen auf aufkommende Bedrohungen reagieren und die Wahrscheinlichkeit von Compliance-Verstößen steigt.

5. Unfähigkeit, zentralisierte Beweise zu erfassen: Wie oft müssen Sie sich durch E-Mail-Threads, Slack/Teams-Konversationen oder sogar Besprechungsnotizen wühlen, um die gesuchten Beweise zu finden? Wie sich herausstellt, sind Sie nicht allein. Unternehmen tun sich schwer damit, Nachweise für die Durchführung von Kontrollen effizient zu erfassen, und verlassen sich dabei auf unterschiedliche Lösungen, die zu einer fragmentierten Umgebung beitragen und Prüfungsprozesse behindern.

6. Mangel an zentraler Zusammenarbeit: An der Durchführung einer kollaborativen Kontrolle sind mehrere Beteiligte aus mehreren Abteilungen beteiligt - mit unterschiedlichen Arbeitsweisen, Arbeitszeiten und einer ganzen Reihe anderer Faktoren, an die Sie wahrscheinlich gerade denken. Trotz der halb-formalisierten und vorhersehbaren Interaktionen führt das Fehlen einer zentralen Kollaborationsplattform zu Ineffizienzen und kostspieligen Prüfungsprozessen.

7. Fehlende Kontrolltransparenz: Oft fehlt es an Echtzeit-Transparenz über den Status der Kontrolldurchführung, so dass die Unternehmen bei der Überwachung der Kontrolldurchführung auf verlorenem Posten stehen und ein Versagen bei der Einhaltung der Vorschriften riskieren. Ich habe das Gefühl, dass ich viel auf Versionskontrolle und allgemeine Desorganisation eingehe, aber bis diese Dinge keine ernsthafte Bedrohung mehr darstellen, werde ich sie weiter ansprechen.

8. Audit-Schmerzen und -Aufwand: Ich höre Sie. "Audits sind im Allgemeinen eine Qual." Ich weiß, ich weiß. Das habe ich auch schon erlebt. Geben Sie mir eine Minute Zeit, es zu erklären: Eine unzureichende Vorbereitung auf Prüfungen führt zu langwierigen Prozessen, während Personalknappheit bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften die Herausforderungen und den Druck auf die Buchhaltungs- und Compliance-Teams noch weiter verschärft. Lange Rede, kurzer Sinn: Was wäre, wenn alles, was für die Prüfung benötigt wird, im Laufe des Jahres nachverfolgt und organisiert würde, anstatt immer wieder nach Belegen suchen zu müssen?

9. Unzulänglichkeit der Prüfungsberichte: Unzureichende Prüfungsberichte beeinträchtigen die Datenintegrität und die betriebliche Effizienz und machen es schwierig, externen Prüfern die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen. Das ist so ziemlich das Schlimmste, was es gibt, und ich möchte nicht mehr darüber nachdenken.

10. Ineffiziente Prozesse der Innenrevision: Fragmentierte Anforderungen von Unterstützungsdokumenten und manuelle Datenerfassung behindern die Effizienz der Innenrevision und hindern die Teams daran, ihre strategische Rolle im Risikomanagement zu erfüllen. Letztendlich führt dies zu mehr Stress, mehr Arbeit und ist - schlimmer noch - völlig vermeidbar.

11. Unfähigkeit, verschiedene Compliance-Rahmenwerke zu verwalten: Starre Compliance-Lösungen schränken die Anpassungsfähigkeit ein, zwingen Unternehmen in ineffiziente Arbeitsabläufe und behindern ihre Fähigkeit, verschiedene Compliance-Anforderungen effektiv zu bewältigen. Wenn Sie also zu den Menschen gehören, die denken: "Hätte dieses Meeting auch per E-Mail oder Slack/Teams stattfinden können?" Wahrscheinlich schäumen Sie beim Lesen des obigen Textes vor Wut (ich weiß, dass ich es bin).

Schlussfolgerung: Ein Aufruf zum Handeln

Die oben skizzierten Herausforderungen unterstreichen die dringende Notwendigkeit für Unternehmen, sich dem Druck zu stellen, dem ihre Compliance-Programme ausgesetzt sind. Tun sie dies nicht, setzen sie sich nicht nur erhöhten Risiken aus, sondern untergraben auch ihre langfristige Nachhaltigkeit und ihr Wachstum.

Investitionen in modernisierte, integrierte Strategien und Technologien sind unerlässlich, um Compliance-Prozesse zu rationalisieren, die Transparenz zu verbessern und sich effektiv an gesetzliche Änderungen anzupassen. Indem die Compliance-Teams mit den erforderlichen Tools und Ressourcen ausgestattet werden, können Unternehmen ihre Widerstandsfähigkeit stärken, ihren Ruf schützen und in der dynamischen Geschäftswelt von heute erfolgreich sein.

Kurz gesagt, Compliance-Programme sind nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern ein strategisches Muss für den Unternehmenserfolg, und zwar unabhängig von der Größe oder dem Umfang des Unternehmens. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen die Herausforderungen ihrer Compliance-Bemühungen prioritär angehen und sich auf den Weg in eine widerstandsfähigere und konforme Zukunft machen.