S'attaquer aux difficultés des programmes de conformité : Un appel à l'action

Aujourd'hui, peut-être plus que jamais, les programmes de conformité constituent des piliers essentiels pour les organisations, offrant une feuille de route pour naviguer dans un paysage de réglementations et de risques en constante évolution. 

Pour les sociétés cotées en bourse, le respect des normes réglementaires strictes garantit la transparence et l'intégrité du marché, ce qui renforce la confiance des investisseurs et l'accès au capital. Les entreprises privées, elles aussi, peuvent tirer parti des connaissances en matière de conformité pour éclairer les décisions stratégiques et l'efficacité opérationnelle, en améliorant la résilience et en alimentant une croissance durable. 

Les programmes de conformité ont pour mission essentielle d'identifier et d'atténuer les risques susceptibles de paralyser les organisations, qu'il s'agisse d'irrégularités financières ou de violations de données. En favorisant une culture de la conformité et en mettant en œuvre des contrôles solides, ces programmes préservent l'intégrité de l'organisation, protègent les intérêts des parties prenantes et renforcent la réussite à long terme de l'entreprise. Bien que ces réglementations soient fondées sur l'état idéal de conformité, et même si elles peuvent ne pas s'appliquer, elles contiennent des enseignements pour toutes les entreprises.

Cependant, malgré leur importance, les programmes de conformité sont souvent confrontés à de nombreux défis et pressions qui peuvent nuire à leur efficacité et, en fin de compte, au succès des entreprises qu'ils soutiennent.

Introduction : Les dangers des programmes de conformité

Les organisations de divers secteurs, y compris la finance, le gouvernement et les entreprises, sont confrontées à des défis croissants en matière d'initiatives de conformité. La demande de cadres de conformité solides n'a jamais été aussi forte, en raison d'une combinaison d'exigences secteur, de changements réglementaires et de l'escalade des risques.

L'un des écueils les plus courants est le recours à des processus manuels ou à des solutions technologiques fragmentées pour gérer les efforts de mise en conformité. Cette approche est source d'inefficacité et compromet l'intégrité et la visibilité de la conformité, ce qui présente des risques importants pour les performances globales de l'entreprise.

Explorer les défis

Examinons quelques-uns des principaux défis auxquels sont confrontés les programmes de conformité :

1. Des coûts initiaux importants: La mise en œuvre de programmes de conformité est coûteuse, les entreprises dépensant en moyenne 2,4 millions de dollars par an, selon l'enquête de FloQast. En clair, la rationalisation et l'automatisation des processus manuels réduiraient la complexité, la charge et, bien sûr, le risque associés à la mise en œuvre des programmes de conformité. Qu'est-ce qui me fait dire cela, me direz-vous ? 65 % des personnes interrogées dans un rapport de Thomas Reuters datant de 2023 ont souligné que la rationalisation et l'automatisation des processus manuels contribueraient à réduire la complexité et le coût du risque et de la conformité. 

2. Chaos organisationnel: Les documents de conformité gérés dans des feuilles de calcul entraînent souvent des problèmes de contrôle des versions et de synchronisation, ce qui entrave l'efficacité de la mise en œuvre des contrôles et des processus d'audit. Avez-vous confiance dans le fait que Narratif du processus Order to Cash + V6_FINAL_FINAL est vraiment la version finale ? Ai-je envoyé la v5 ou la v6 à l'auditeur ? Si vous vous posez cette question, il y a de fortes chances que ce ne soit pas le cas.

3. Le défi de la responsabilité: il est vital de garantir des instructions et des responsabilités claires pour l'exécution des contrôles, en particulier lorsqu'il s'agit de propriétaires de contrôles extérieurs au service comptable, afin d'atténuer les risques commerciaux et de maintenir l'intégrité de la conformité. Si l'on ajoute à cela la question du contrôle des versions, on peut se retrouver - et c'est souvent le cas - avec un sérieux problème sur les bras.

4. Processus d'évaluation réactive des risques: Un bon temps de réaction peut vous faire gagner beaucoup d'argent. Mais nous sommes des professionnels de la finance et de la comptabilité, et le sport professionnel n'a probablement jamais été une véritable option. De la même manière, être capable de réagir aux défis est un véritable atout au sens commercial, mais créer et opérer dans un environnement où la réaction est plus normale que la proactivité, vous avez des problèmes. Les processus manuels entravent la gestion proactive des risques, laissant les organisations réactives aux menaces émergentes et augmentant la probabilité de manquements à la conformité.

5. Incapacité à capturer des preuves centralisées: Combien de fois vous arrive-t-il de parcourir des fils de courriels, des conversations Slack/Teams ou même des notes de réunion pour trouver les preuves que vous recherchez ? Il s'avère que vous n'êtes pas le seul. Les entreprises luttent pour capturer efficacement les preuves de l'exécution des contrôles, en s'appuyant sur des solutions disparates qui contribuent à un environnement fragmenté et entravent les processus d'audit.

6. Absence de collaboration centralisée: L'exécution collaborative des contrôles implique plusieurs parties prenantes issues de plusieurs départements - avec plusieurs méthodes de travail, plusieurs horaires et un grand nombre d'autres éléments auxquels vous pensez probablement en ce moment même. Malgré le caractère semi-formel et prévisible de ces interactions, l'absence d'une plateforme de collaboration centralisée est source d'inefficacité et de processus d'audit coûteux.

7. Manque de visibilité des contrôles: La visibilité en temps réel de l'état d'exécution des contrôles fait souvent défaut, ce qui laisse les organisations dans l'embarras pour surveiller l'exécution des contrôles et les expose à des risques de non-conformité. J'ai l'impression d'avoir beaucoup parlé du contrôle des versions et de la désorganisation générale, mais tant que ces éléments ne constitueront pas une menace sérieuse, je continuerai à en parler.

8. Pénibilité et dépenses liées aux audits: je vous entends. "Les audits en général sont pénibles. Je sais, je sais. Je suis déjà passé par là. Laissez-moi juste une minute pour vous expliquer : Une préparation inadéquate des audits se traduit par des processus prolongés, tandis que le manque de personnel dans les cabinets d'audit exacerbe encore les défis et la pression sur les équipes de comptabilité et de conformité. Pour faire court : et si tout ce qui est nécessaire à l'audit était suivi et organisé tout au long de l'année, au lieu d'avoir à revenir en arrière pour chercher des documents justificatifs ?

9. Insuffisance des rapports d'audit: Des rapports d'audit inadéquats compromettent l'intégrité des données et l'efficacité opérationnelle, ce qui rend difficile la démonstration de la conformité aux auditeurs externes. C'est à peu près tout ce qu'il y a de pire et je ne veux plus y penser.

10. Processus d'audit interne inefficaces: La fragmentation des demandes de documentation et la compilation manuelle des données nuisent à l'efficacité de l'audit interne, empêchant les équipes de jouer leur rôle stratégique dans la gestion des risques. En fin de compte, cela se traduit par plus de stress, plus de travail et, pire encore, c'est tout à fait évitable.

11. Incapacité à gérer différents cadres de conformité: Les solutions de conformité rigides limitent l'adaptabilité, contraignant les organisations à des flux de travail inefficaces et entravant leur capacité à naviguer efficacement entre les diverses exigences de conformité. Si vous êtes du genre à vous demander si cette réunion aurait pu se faire par courriel ou par message Slack/Teams, vous êtes probablement en train de fulminer en lisant ce qui suit. Vous êtes probablement en train de fulminer en lisant ce qui précède (je sais que c'est mon cas).

Conclusion : Un appel à l'action

Les défis décrits ci-dessus soulignent la nécessité urgente pour les organisations de faire face aux pressions auxquelles sont confrontés leurs programmes de conformité. Faute de quoi, non seulement les entreprises s'exposent à des risques accrus, mais elles compromettent également leur durabilité et leur croissance à long terme.

Il est impératif d'investir dans des stratégies et des technologies intégrées et modernisées pour rationaliser les processus de conformité, améliorer la visibilité et s'adapter efficacement aux changements réglementaires. En donnant aux équipes de conformité les outils et les ressources dont elles ont besoin, les organisations peuvent renforcer leur résilience, préserver leur réputation et prospérer dans le paysage commercial dynamique d'aujourd'hui.

En bref, les programmes de conformité ne sont pas seulement une nécessité réglementaire ; ils sont un impératif stratégique pour le succès de l'organisation et peuvent l'être quelle que soit la taille ou l'étendue de l'entreprise. Il est temps pour les entreprises de s'attaquer en priorité aux défis auxquels elles sont confrontées en matière de conformité et de s'engager sur la voie d'un avenir plus résilient et plus conforme.