Même si nous nous dirigeons rapidement vers une économie sans numéraire, il arrive encore qu'une entreprise ait besoin d'une petite quantité d'argent liquide. Vous avez peut-être besoin de timbres ou de quelques bouteilles d'eau à l'épicerie du coin, ou vous devez payer le livreur de pizzas. Pour ces petites dépenses, il est tout simplement plus facile de régler l'ensemble de la transaction en espèces plutôt que de faire un chèque ou d'utiliser la carte de crédit de l'entreprise. C'est pourquoi il est utile de disposer d'une petite caisse au bureau.

Qu'est-ce qu'une petite caisse ?

La petite caisse, comme son nom l'indique, est destinée aux petites dépenses qu'il est plus pratique d'effectuer en espèces. Ce fonds permet aux employés d'être facilement et rapidement remboursés pour les dépenses qu'ils effectuent au nom de l'entreprise. Il s'agit le plus souvent de fournitures de bureau ou d'autres petites dépenses. En fonction de la taille de l'entreprise et du nombre de dépenses en espèces, le montant total de la petite caisse peut aller de 100 à 500 dollars.

Qu'est-ce que la gestion de la petite caisse ?

Un système de gestion de la petite caisse aide les entreprises à s'assurer que ces fonds sont utilisés de manière appropriée. Il sert de contrôle interne pour protéger cet actif. Sans système de gestion de la petite caisse, une entreprise peut être vulnérable au vol. 

Voici comment cela peut se produire. L'une de mes amies experts-comptables était contrôleur externalisé pour une entreprise dont le contrôleur a soudainement démissionné, sur fond d'allégations de détournement de fonds. Elle a trouvé la petite caisse non fermée à clé dans son bureau, ainsi qu'un rapprochement indiquant 800 dollars d'encaisse. Or, la caisse ne contenait qu'environ un dollar de monnaie. Peut-être était-ce le contrôleur, peut-être un autre employé, mais ces 800 dollars avaient disparu à jamais.

La gestion de votre système de petite caisse assure un contrôle et facilite l'enregistrement de ces dépenses professionnelles dans le système comptable de votre entreprise. Même si les montants transitant par la petite caisse sont faibles, au fil du temps, ces petites dépenses peuvent s'accumuler. La plupart des entreprises ne veulent pas perdre ces déductions dans leurs états financiers, ni perdre la visibilité sur la façon dont les ressources sont dépensées. 

Comment mettre en place un système de gestion de la petite caisse ? 

Il est facile de mettre en place un système de gestion de la petite caisse, et c'est d'ailleurs une bien meilleure idée que de laisser les employés "emprunter" de l'argent à la caisse lorsqu'ils ont besoin de quelques dollars. Cela se termine rarement bien. 

Nommer une personne comme dépositaire de la petite caisse

Une seule personne à la fois doit être responsable de la caisse. Une petite entreprise peut n'avoir qu'une seule petite caisse, mais les grandes entreprises peuvent avoir besoin d'une caisse distincte pour chaque département ou bureau. Chaque fonds doit avoir son propre dépositaire. Ce dernier est chargé de débourser les fonds, de tenir un registre de ces débours et de demander le réapprovisionnement du fonds en cas de besoin. Pour renforcer le contrôle interne de la petite caisse, le dépositaire ne doit pas être la même personne que celle qui enregistre les transactions de la petite caisse dans le grand livre. 

Alimenter le compte

Pour démarrer le fonds, encaissez un chèque d'un montant correspondant à la taille de l'entreprise et au volume des transactions prévues. Ce montant constituera votre fonds de roulement. De nombreuses entreprises commencent avec 100 dollars. Le montant doit être suffisamment faible pour ne pas donner lieu à des tentations de vol, mais aussi suffisamment élevé pour être suffisant pour un mois. Si le bilan de votre GL ne comporte pas déjà un compte de petite caisse, vous devez en ajouter un.  

Voici l'écriture au journal pour enregistrer le financement :

DateNom du compteDRCR6/12/20Petite caisse$100Caisse$100

Mémo : Enregistrer le financement de la petite caisse

Sécuriser les fonds 

Conservez la petite caisse dans une boîte fermée à clé ou dans un tiroir verrouillé d'un classeur. Le dépositaire désigné et le propriétaire de l'entreprise, le Directeur financier ou le contrôleur doivent être les seuls à détenir la clé. 

Établir des politiques 

Vous devrez établir des lignes directrices pour l'utilisation de la petite caisse. Quel est le montant maximum des dépenses de petite caisse ? Doit-il être de 25 ou 50 dollars ? Les décaissements plus importants doivent-ils être approuvés par une personne autre que le dépositaire ? 

Pour quels types de dépenses le fonds peut-il être utilisé ? Est-il limité aux fournitures de bureau, aux cartes, aux fleurs, aux collations et aux repas pour le bureau, ou existe-t-il d'autres utilisations acceptables ?  

Allez-vous exiger un reçu pour chaque achat ou seulement pour ceux qui dépassent un certain montant ? Bien que l'idéal soit d'avoir des reçus pour tout, cela n'est pas toujours possible. 

Passez en revue ces lignes directrices avec l'ensemble de votre équipe et assurez-vous qu'elle les comprend. Précisez bien que ce site n'est pas destiné à un usage personnel.

Enregistrer les décaissements 

L'archivage est un élément essentiel de tout système de gestion de la petite caisse. Lorsqu'un employé demande un remboursement, le gardien doit l'inscrire dans un registre des transactions de petite caisse. Certaines entreprises utilisent également des bons en papier, qui sont remplis par l'employé demandant l'argent et conservés dans la boîte avec l'argent. Les bons de petite caisse doivent mentionner le nom de l'employé, la date et le montant de l'argent déboursé et doivent être signés par l'employé. 

Le journal des transactions de petite caisse peut être un registre papier ou une feuille de calcul comportant ces colonnes : 

Date
Vendeur
Employé
Description
Montant
Total courant

Ce registre et les reçus seront utilisés dans le cadre du processus de réconciliation. 

Exiger des reçus

Même si les montants sont faibles, cela renforce le contrôle interne en servant de preuve que les fonds ont été utilisés de manière appropriée. En fonction de vos autres processus, les reçus peuvent être sur papier ou au format électronique ; assurez-vous simplement que vous disposez d'un mécanisme pour les enregistrer. 

Dans certaines entreprises, les employés sont autorisés à obtenir une avance de fonds de la petite caisse, mais ils doivent laisser une reconnaissance de dette signée qui mentionne le nom de l'employé, le montant de l'avance et le motif de l'avance. Après avoir dépensé l'argent, l'employé doit rapporter la monnaie et le reçu et les échanger contre la reconnaissance de dette.

Réapprovisionner les fonds lorsqu'ils sont faibles

Lorsque le montant de l'encaisse est faible, encaissez un autre chèque pour ramener le solde de l'encaisse au niveau du fonds de caisse. Dans l'idéal, cette opération doit être effectuée vers la fin du mois, afin que le montant des liquidités dans le coffre soit égal au fonds de caisse. Cette opération peut être effectuée dans le cadre du processus de réconciliation, que nous détaillons dans cet article. 

Contrôler les dépenses

Il est toujours bon d'examiner régulièrement l'utilisation de la petite caisse afin de s'assurer que les fonds ont été utilisés à bon escient et de faire savoir à tous les membres de l'entreprise que quelqu'un garde un œil attentif sur cette question. 

Enregistrer les dépenses dans le grand livre

Dans certaines entreprises, le dépositaire apporte les pièces justificatives ou les reçus à l'agent comptable de l'entreprise au moment où les fonds sont réapprovisionnés. Dans d'autres entreprises, cette opération fait partie du processus de rapprochement régulier. Voici une écriture de journal pour enregistrer les dépenses lorsque les fonds sont réapprovisionnés : 

DateNom du compteDRCR7/23/20Fournitures de bureau25,84$ Repas48,65$ Fournitures18,23Espèces92,72

Mémo : Enregistrer les transactions payées avec la petite caisse

Il est également possible d'enregistrer les dépenses sous la forme d'un crédit à la petite caisse. Dans ce cas, le solde GL de la petite caisse doit être lié au montant de l'argent liquide dans la boîte aux lettres. 

Faire des rapprochements réguliers

Régulièrement, les transactions de petite caisse et le montant de l'argent liquide dans la boîte doivent être rapprochés. Nous expliquons plus en détail comment procéder dans notre article ici. À quelle fréquence ? Cela dépend du volume des transactions. Au minimum, ce rapprochement doit être effectué dans le cadre de la clôture du mois, mais certaines entreprises peuvent avoir besoin de le faire toutes les semaines ou toutes les deux semaines. Dans l'idéal, le total des bons ou reçus de petite caisse + l'argent liquide = le fonds de caisse à tout moment. 

Solutions technologiques

Nous évoluons vers une société sans argent liquide, de sorte qu'il n'est peut-être plus aussi nécessaire de garder de l'argent liquide sur soi pour les petites dépenses. Certaines petites entreprises utilisent une carte de débit d'entreprise prépayée, qui limite les dépenses et peut être contrôlée en ligne. Le réapprovisionnement peut se faire par un simple virement du compte bancaire de l'entreprise. De plus, l'utilisation d'une carte de débit prépayée rend beaucoup plus difficile l'usage abusif et le vol. Un logiciel de rapprochement des comptes est une autre solution qui simplifie le processus de rapprochement et de tenue des comptes. D'autres entreprises utilisent des applications comme Expensify pour rembourser les employés de leurs dépenses personnelles.