Même si nous nous dirigeons rapidement vers une économie sans numéraire, il arrive qu'une entreprise ait besoin d'un petit montant de liquidités. Vous avez peut-être besoin de timbres ou de quelques bouteilles d'eau du magasin du coin, ou vous devez payer le livreur de pizza. Pour ces petites dépenses, il est simplement plus facile de gérer l'ensemble de la transaction en espèces plutôt que de faire un chèque ou d'utiliser la carte de crédit de l'entreprise. C'est à ce moment-là qu'il peut être utile de disposer d'une petite caisse au bureau.

Qu'est-ce qu'un fonds de petite caisse ?

La petite caisse, comme son nom l'indique, est destinée aux petites dépenses qui peuvent être effectuées de la manière la plus pratique en espèces. Ce fonds permet aux employés d'être remboursés facilement et rapidement pour les dépenses qu'ils effectuent pour le compte de l'entreprise. Le plus souvent, il s'agit de fournitures de bureau ou d'autres petites dépenses. Selon la taille de l'entreprise et le nombre de dépenses en espèces, le montant total d'un fonds de petite caisse peut se situer entre 100$ et 500$.

Qu'est-ce que la gestion de la petite caisse ?

Un système de gestion de la petite caisse aide les entreprises à s'assurer que ces fonds sont utilisés de manière appropriée. Il sert de contrôle interne pour protéger cet actif. Sans système de gestion de la petite caisse, une entreprise peut être vulnérable au vol.

Voici une histoire qui explique comment cela peut se produire. Un de mes amis CPA a occupé le poste de contrôleur externalisé pour une entreprise lorsque son contrôleur a soudainement démissionné, sur fond d'allégations de détournement de fonds. Elle a trouvé la petite caisse déverrouillée dans son bureau, ainsi qu'un document de rapprochement indiquant 800$ en espèces en main. Cependant, la boîte ne contenait qu'environ un dollar en monnaie. C'était peut-être le contrôleur, peut-être un autre employé, mais ces 800$ étaient perdus pour toujours.

La gestion de votre système de petite caisse assure la supervision et facilite la saisie de ces dépenses professionnelles dans le système de comptabilité de votre entreprise. Même si les montants qui transitent par la caisse de petite caisse sont faibles, ces petites dépenses peuvent s'accumuler au fil du temps. La plupart des entreprises ne veulent pas perdre ces déductions sur leurs états financiers, ni perdre de visibilité quant à la manière dont les ressources sont dépensées.

Comment configurer un gestion de la petite caisse système

Mettre en place un système pour gérer la gestion de votre petite caisse est facile et, soit dit en passant, c'est une bien meilleure idée que de simplement laisser les employés « emprunter » de l'argent à la caisse lorsqu'ils ont besoin de quelques dollars. Cela se termine rarement bien.

Désigner quelqu'un comme gardien de la petite caisse

Une seule personne à la fois doit être chargée du fonds. Une petite entreprise peut n'avoir qu'un seul fonds de petite caisse, mais les grandes entreprises peuvent avoir besoin d'un fonds distinct pour chaque département ou bureau. Chaque fonds a besoin de son propre dépositaire. Le dépositaire sera chargé de débourser les fonds, de tenir des registres de ces décaissements et de demander le réapprovisionnement du fonds en cas de besoin. En tant que contrôle interne supplémentaire de la petite caisse, le gardien ne devrait pas être la même personne qui enregistre également les transactions de petite caisse dans le grand livre général.

Financer le compte

Pour démarrer le fonds, encaissez un chèque dont le montant semble adapté à la taille de l'entreprise et au volume des transactions prévues. Ce sera ton char. De nombreuses entreprises commencent avec 100$. Le montant doit être suffisamment faible pour ne pas être trop tentant de voler, mais aussi suffisamment important pour être suffisant pendant un mois. Si votre GL n'a pas encore de compte Petty Cash au bilan, vous devrez en ajouter un.

Voici l'entrée de journal pour enregistrer le financement :

Date du compte nommé RCR6/12/20 Petty Cash 100$ en espèces 100$

Mémo : Pour enregistrer le financement de la petite caisse

Sécurisez les fonds

Conservez la petite caisse dans une boîte verrouillée ou dans le tiroir verrouillable d'un classeur. Le dépositaire désigné et le propriétaire de l'entreprise, le directeur financier ou le contrôleur doivent être les seuls à détenir la clé.

Etablir des politiques

Vous devrez créer des directives pour l'utilisation de la petite caisse. Quel est le montant maximum pour les versements de petite caisse ? Devrait-il être de 25$ ou 50$ ? Les décaissements plus importants nécessitent-ils l'approbation d'une personne autre que le gardien ?

À quels types de dépenses le fonds peut-il être utilisé ? Est-ce limité aux fournitures de bureau, aux cartes, aux fleurs, aux collations et aux repas pour le bureau, ou existe-t-il d'autres utilisations acceptables ?

Aurez-vous besoin d'un reçu pour chaque achat, ou uniquement pour les achats supérieurs à un certain montant ? Bien qu'il soit idéal d'avoir des reçus pour tout, cela n'est pas toujours le cas.

Passez en revue ces directives avec l'ensemble de votre équipe et assurez-vous qu'ils les comprennent. Précisez clairement que ce n'est pas pour un usage personnel.

Déboursements records

La tenue de registres est un élément essentiel de tout système de gestion de la petite caisse. Lorsqu'un employé demande un remboursement, le gardien doit l'inscrire dans un journal des transactions de petite caisse. Certaines entreprises utilisent également des bons papier, qui sont remplis par l'employé qui demande l'argent et qui sont conservés dans la boîte contenant l'argent. Les bons de petite caisse doivent inclure le nom de l'employé, la date et le montant de l'argent déboursé et doivent être signés par l'employé.

Le journal des transactions de petite caisse peut être un grand livre papier ou une feuille de calcul comportant les colonnes suivantes :

Date
Fournisseur
Employé
Descriptif
Montant
Total cumulé

Ce journal et les reçus seront utilisés dans le cadre du processus de rapprochement.

Exiger des reçus

Même si les montants sont faibles, cela renforce le contrôle interne en servant de preuve que les fonds ont été utilisés de manière appropriée. Selon vos autres processus, les reçus peuvent être imprimés ou en format électronique ; assurez-vous simplement de disposer d'un mécanisme pour les saisir.

Dans certaines entreprises, les employés sont autorisés à percevoir une avance de fonds sur la petite caisse, mais ils doivent laisser un IOU signé sur lequel figurent le nom de l'employé, le montant de l'avance et l'objet de l'avance. Après avoir dépensé l'argent, l'employé doit rapporter la monnaie et le reçu et les échanger contre l'IOU.

Réapprovisionner les fonds en cas de baisse

Lorsque les liquidités dans la boîte sont faibles, encaissez un autre chèque pour ramener le solde de la caisse au montant flottant. Idéalement, cela devrait être fait vers la fin du mois afin que le montant d'argent dans le coffre soit égal au montant flottant. Cela peut être fait dans le cadre du processus de réconciliation, que nous aborderons plus en détail dans cet article.

Surveillez les dépenses

C'est toujours une bonne idée de revoir régulièrement l'utilisation de la petite caisse pour s'assurer que les fonds ont été utilisés à bon escient et de faire savoir à tous les membres de l'entreprise que quelqu'un surveille de près cette situation.

Enregistrer les dépenses dans le grand livre

Dans certaines entreprises, le dépositaire apporte les bons ou les reçus au comptable de l'entreprise au moment du réapprovisionnement des fonds. Dans d'autres entreprises, cela fait partie du processus de rapprochement régulier. Voici une entrée de journal pour enregistrer les dépenses lorsque les fonds sont réapprovisionnés :

Date du compte nommé RCR7/23/20 Fournitures de bureau 25,84$ Repas 48,65$ Fournitures 18,23 Liquidités 92,72$

Mémo : Pour enregistrer les transactions payées avec de la petite caisse

Les dépenses peuvent également être enregistrées sous forme de crédit à Petty Cash. Dans ce cas, le solde GL de Petty Cash doit être lié au montant d'espèces dans le coffre.

Réconciliez-vous régulièrement

Régulièrement, les transactions de petite caisse et le montant en espèces dans la boîte doivent être rapprochés. Nous expliquons plus en détail comment procéder dans notre article ici. À quelle fréquence ? Cela dépend du volume des transactions. Au minimum, cela doit être fait dans le cadre de la clôture de fin de mois, mais certaines entreprises peuvent avoir besoin de le faire toutes les semaines ou toutes les deux semaines. Idéalement, le total des bons ou reçus de petite caisse + espèces = flottant à tout moment.

Solutions technologiques

Nous nous dirigeons vers une société sans numéraire. Il n'est donc peut-être plus aussi nécessaire de garder de l'argent liquide à portée de main pour les petites dépenses qu'il était autrefois. Certaines petites entreprises substituent une carte de débit d'entreprise prépayée, qui limite les dépenses et peut être surveillée en ligne. Le réapprovisionnement peut être effectué par un simple virement depuis le compte bancaire de l'entreprise. De plus, l'utilisation d'une carte de débit prépayée rend l'utilisation abusive et le vol encore plus difficiles. Logiciel de rapprochement de comptes est une autre solution qui simplifie le processus de rapprochement et de tenue de registres. D'autres entreprises utilisent des applications comme Expensify pour rembourser les dépenses personnelles de leurs employés.