Auch wenn wir uns schnell auf eine bargeldlose Wirtschaft zubewegen, gibt es immer noch Zeiten, in denen ein Unternehmen eine kleine Menge Bargeld benötigt. Vielleicht brauchen Sie Briefmarken oder ein paar Flaschen Wasser aus dem Laden an der Ecke, oder Sie müssen den Pizzaboten bezahlen. Für diese kleinen Ausgaben ist es einfach einfacher, die gesamte Transaktion in bar abzuwickeln, als einen Scheck auszustellen oder die Kreditkarte des Unternehmens zu benutzen. In diesem Fall kann eine Portokasse im Büro hilfreich sein.

Was ist eine Portokasse?

Die Portokasse ist, wie der Name schon sagt, für kleine Ausgaben gedacht, die am einfachsten in bar getätigt werden können. Dieser Fonds ermöglicht es den Mitarbeitern, sich Ausgaben, die sie im Namen des Unternehmens tätigen, einfach und schnell erstatten zu lassen. Meistens handelt es sich dabei um Büromaterial oder andere kleine Ausgaben. Je nach Größe des Unternehmens und der Anzahl der Barauslagen kann der Gesamtbetrag in einer Portokasse zwischen 100 und 500 $ liegen.

Was ist die Verwaltung der Portokasse?

Ein System zur Verwaltung von Portokassen hilft den Unternehmen, die ordnungsgemäße Verwendung dieser Mittel sicherzustellen. Es dient als interne Kontrolle, um diesen Vermögenswert zu schützen. Ohne ein System für den Umgang mit Kleingeld kann ein Unternehmen anfällig für Diebstahl sein. 

Hier ist eine Geschichte darüber, wie das passieren kann. Eine meiner CPA-Freundinnen war als ausgelagerte Controller:in für ein Unternehmen tätig, als der Controller:in plötzlich kündigte, da er der Veruntreuung bezichtigt wurde. Sie fand die unverschlossene Portokasse in seinem Büro, zusammen mit einer Abrechnung, die einen Kassenbestand von 800 Dollar auswies. In der Kasse befand sich jedoch nur etwa ein Dollar an Wechselgeld. Vielleicht war es der Controller:in, vielleicht ein anderer Angestellter, aber die 800 Dollar waren für immer verschwunden.

Die Verwaltung Ihres Portokassensystems gewährleistet die Übersicht und erleichtert die Erfassung dieser Geschäftsausgaben in der Buchhaltung Ihres Unternehmens. Auch wenn die Beträge, die durch die Portokasse fließen, gering sind, können sich diese kleinen Ausgaben mit der Zeit summieren. Die meisten Unternehmen möchten nicht, dass diese Abzüge in ihren Jahresabschlüssen fehlen oder dass sie den Überblick darüber verlieren, wofür ihre Ressourcen ausgegeben werden. 

Wie man ein System zur Verwaltung von Portokassen einrichtet 

Es ist einfach, ein System zur Verwaltung Ihrer Portokasse einzurichten, und es ist übrigens eine viel bessere Idee, als die Mitarbeiter einfach Geld aus der Kasse "leihen" zu lassen, wenn sie ein paar Dollar brauchen. Das geht selten gut aus. 

Ernennung eines Verwalters für die Portokasse

Es sollte jeweils nur eine Person für die Kasse zuständig sein. Ein kleines Unternehmen kann nur einen einzigen Kassenfonds haben, aber größere Unternehmen benötigen möglicherweise einen separaten Fonds für jede Abteilung oder jedes Büro. Jede Kasse braucht einen eigenen Verwalter. Der Verwahrer ist für die Auszahlung der Gelder, die Führung von Aufzeichnungen über diese Auszahlungen und die Beantragung der Wiederauffüllung des Fonds bei Bedarf verantwortlich. Als zusätzliche interne Kontrolle der Portokasse sollte der Verwalter nicht dieselbe Person sein, die auch die Portokassentransaktionen in das Hauptbuch einträgt. 

Einzahlung auf das Konto

Um den Fonds zu starten, lösen Sie einen Scheck mit einem Betrag ein, der der Größe des Unternehmens und dem Umfang der zu erwartenden Transaktionen angemessen erscheint. Dies ist Ihr Kapital. Viele Unternehmen beginnen mit 100 $. Der Betrag sollte so klein sein, dass er nicht zu einem Diebstahl verleitet, aber auch so groß, dass er für einen Monat ausreicht. Wenn Ihr Hauptbuch nicht bereits ein Kassenkonto in der Bilanz hat, müssen Sie eines einrichten.  

Hier ist die Journalbuchung zur Erfassung der Finanzierung:

DatumKontonameDRCR6/12/20Bargeld$100Bargeld$100

Memo: Zur Erfassung der Finanzierung der Portokasse

Sichern Sie die Mittel 

Bewahren Sie die Portokasse in einem verschlossenen Fach oder in einer abschließbaren Schublade eines Aktenschranks auf. Nur der designierte Verwahrer und der Geschäftsinhaber, der CFO oder der Controller:in sollten den Schlüssel haben. 

Politiken einführen 

Sie müssen Richtlinien für die Verwendung von Kleingeld aufstellen. Wie hoch ist der Höchstbetrag für Kleingeldauszahlungen? Sollte er bei 25 oder 50 Dollar liegen? Müssen größere Auszahlungen von einer anderen Person als dem Verwalter genehmigt werden? 

Für welche Arten von Ausgaben kann der Fonds verwendet werden? Ist dies auf Büromaterial, Karten, Blumen, Snacks und Mahlzeiten für das Büro beschränkt, oder gibt es andere zulässige Verwendungszwecke?  

Benötigen Sie für jeden Einkauf eine Quittung oder nur für Einkäufe ab einem bestimmten Betrag? Es ist zwar ideal, für alles eine Quittung zu haben, aber das ist nicht immer möglich. 

Gehen Sie diese Richtlinien mit Ihrem gesamten Team durch und vergewissern Sie sich, dass es sie versteht. Machen Sie deutlich, dass dies nicht für den persönlichen Gebrauch bestimmt ist.

Auszahlungen erfassen 

Das Führen von Aufzeichnungen ist ein entscheidender Bestandteil eines jeden Systems zur Verwaltung von Portokassen. Wenn ein Angestellter eine Erstattung beantragt, sollte der Verwalter dies in ein Protokoll der Portokassentransaktionen eintragen. Einige Unternehmen verwenden auch Papierbelege, die von dem Mitarbeiter, der das Bargeld beantragt, ausgefüllt werden und in der Kasse aufbewahrt werden. Auf diesen Belegen sollten der Name des Mitarbeiters, das Datum und der Betrag des ausgezahlten Geldes vermerkt und vom Mitarbeiter unterzeichnet werden. 

Das Kassenbuch kann ein Papierbuch oder eine Excel-Sheet sein, die diese Spalten enthält: 

Datum
Kreditor
Mitarbeiter
Beschreibung
Betrag
Laufende Summe

Dieses Protokoll und die Quittungen werden im Rahmen des Abstimmungsprozesses verwendet. 

Quittungen verlangen

Auch wenn es sich nur um geringe Beträge handelt, verbessert dies die interne Kontrolle, da es als Nachweis für die ordnungsgemäße Verwendung der Mittel dient. Je nach Ihren anderen Prozessen können die Quittungen in Papierform oder in elektronischem Format vorliegen; stellen Sie einfach sicher, dass Sie einen Mechanismus haben, um sie zu erfassen. 

In einigen Unternehmen dürfen Mitarbeiter einen Bargeldvorschuss aus der Portokasse nehmen, müssen aber einen unterschriebenen Schuldschein zurücklassen, der den Namen des Mitarbeiters, den Betrag des Vorschusses und den Zweck des Vorschusses enthält. Nach der Ausgabe des Bargelds sollte der Mitarbeiter das Wechselgeld und die Quittung zurückbringen und sie gegen den Schuldschein eintauschen.

Mittel auffüllen, wenn sie knapp werden

Wenn die Kasse leer ist, lösen Sie einen weiteren Scheck ein, um den Bargeldbestand wieder auf den Bestand zu bringen. Idealerweise sollte dies kurz vor Monatsende geschehen, damit der Bargeldbestand in der Lockbox mit dem Bestand übereinstimmt. Dies kann im Rahmen des Abstimmungsprozesses erfolgen, auf den wir in diesem Beitrag näher eingehen. 

Ausgaben überwachen

Es ist immer eine gute Idee, die Verwendung der Portokasse regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Mittel für die richtigen Zwecke verwendet wurden, und um alle im Unternehmen wissen zu lassen, dass jemand ein wachsames Auge darauf hat. 

Aufzeichnung der Ausgaben im Hauptbuch

In einigen Unternehmen bringt der Verwahrer die Belege oder Quittungen zum Zeitpunkt der Auffüllung der Mittel zum Buchhalter des Unternehmens. In anderen Unternehmen ist dies Teil des regelmäßigen Abstimmungsprozesses. Hier ist eine Journalbuchung zur Erfassung der Ausgaben bei der Auffüllung der Mittel: 

DatumKontonameDRCR7/23/20Bürobedarf$25.84Verpflegung$48.65Verbrauchsmaterial18.23Kasse$92.72

Vermerk: Zur Erfassung von Transaktionen, die aus der Portokasse bezahlt wurden

Alternativ können die Ausgaben auch als Gutschrift in der Portokasse verbucht werden. In diesem Fall sollte der Hauptbuch der Portokasse an den Bargeldbetrag im Schließfach gebunden sein. 

Regelmäßig abstimmen

In regelmäßigen Abständen müssen die Kassengeschäfte und der Bargeldbestand in der Kasse abgeglichen werden. In diesem Beitrag gehen wir näher darauf ein, wie man das macht. Wie oft? Das hängt vom Umfang der Transaktionen ab. Zumindest sollte dies im Rahmen des Monatsabschluss erfolgen, aber manche Unternehmen müssen dies vielleicht alle ein bis zwei Wochen tun. Im Idealfall ist die Summe der Kassenbelege oder Quittungen + Bargeld jederzeit verfügbar. 

Technologische Lösungen

Wir bewegen uns auf eine bargeldlose Gesellschaft zu, so dass die Mitnahme von Bargeld für kleine Ausgaben vielleicht nicht mehr so notwendig ist wie früher. Einige kleine Unternehmen verwenden stattdessen eine vorausbezahlte Firmen-Debitkarte, die die Ausgaben begrenzt und online überwacht werden kann. Die Wiederauffüllung kann durch eine einfache Überweisung vom Bankkonto des Unternehmens erfolgen. Außerdem wird durch die Verwendung einer Prepaid-Debitkarte die missbräuchliche Verwendung und der Diebstahl erheblich erschwert. Kontenabstimmung ist eine weitere Lösung, die den Prozess der Abstimmung und Aufzeichnung vereinfacht. Andere Unternehmen nutzen Apps wie Expensify, um Mitarbeitern ihre Auslagen zu erstatten.