Obwohl wir uns schnell in Richtung einer bargeldlosen Wirtschaft bewegen, gibt es immer noch Zeiten, in denen ein Unternehmen einen kleinen Bargeldbestand benötigt. Vielleicht brauchst du Briefmarken oder ein paar Flaschen Wasser aus dem Laden an der Ecke, oder du musst den Pizzaboten bezahlen. Für diese kleinen Ausgaben ist es einfach einfacher, die gesamte Transaktion mit Bargeld abzuwickeln, als einen Scheck auszustellen oder die Firmenkreditkarte zu verwenden. In diesem Fall kann es hilfreich sein, einen kleinen Geldfonds im Büro zu haben.

Was ist ein Kleingeldfonds?

Kleingeld ist, wie der Name schon sagt, für kleine Ausgaben gedacht, die am bequemsten mit Bargeld getätigt werden. Mit diesem Fonds können Mitarbeiter die Ausgaben, die sie im Namen des Unternehmens tätigen, einfach und schnell erstattet bekommen. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um Büromaterial oder andere kleine Ausgaben. Abhängig von der Unternehmensgröße und der Anzahl der Barausgaben kann der Gesamtbetrag eines Bargeldfonds zwischen 100 und 500 USD liegen.

Was ist Petty Cash Management?

Ein Petty Cash Management System hilft Unternehmen dabei, sicherzustellen, dass diese Gelder angemessen verwendet werden. Es dient als interne Kontrolle zum Schutz dieses Vermögenswerts. Ohne ein System für den Umgang mit Kleingeld kann ein Unternehmen anfällig für Diebstahl sein.

Hier ist eine Geschichte darüber, wie das passieren kann. Einer meiner CPA-Freunde war als externer Controller für ein Unternehmen tätig, als sein Controller plötzlich aufgrund von Veruntreuungsvorwürfen kündigte. Sie fand die unverschlossene Geldkassette in seinem Büro, zusammen mit einem Abgleich, aus dem hervorgeht, dass 800$ Bargeld vorhanden waren. Die Kiste enthielt jedoch nur etwa einen Dollar Wechselgeld. Vielleicht war es der Controller, vielleicht ein anderer Mitarbeiter, aber diese 800$ waren für immer weg.

Die Verwaltung Ihres Kassensystems gewährleistet die Übersicht und erleichtert die Erfassung dieser Geschäftsausgaben in das Buchhaltungssystem Ihres Unternehmens. Obwohl die Beträge, die über den Petty Cash Fund fließen, gering sind, können sich diese geringen Ausgaben im Laufe der Zeit summieren. Die meisten Unternehmen möchten diese Abzüge in ihren Jahresabschlüssen nicht verlieren oder den Überblick darüber verlieren, wofür Ressourcen ausgegeben werden.

So richten Sie eine ein Verwaltung kleinerer Barmittel System

Die Einrichtung eines Systems zur Verwaltung Ihrer Kleingeldverwaltung ist einfach und übrigens eine viel bessere Idee, als sich Mitarbeiter einfach Geld von der Kasse „leihen“ zu lassen, wenn sie ein paar Dollar benötigen. Das endet selten gut.

Ernennen Sie jemanden zum Kleinkassenverwalter

Es sollte jeweils nur eine Person für den Fonds verantwortlich sein. Ein kleines Unternehmen hat möglicherweise nur einen Bargeldfonds, aber größere Unternehmen benötigen möglicherweise einen separaten Fonds für jede Abteilung oder jedes Büro. Jeder Fonds benötigt eine eigene Depotbank. Die Depotbank ist für die Auszahlung der Gelder verantwortlich, führt Aufzeichnungen über diese Auszahlungen und fordert bei Bedarf die Wiederauffüllung des Fonds an. Als zusätzliche interne Kontrolle für Kleinkassen sollte der Depotverwalter nicht dieselbe Person sein, die auch die Bargeldtransaktionen im Hauptbuch aufzeichnet.

Geld auf das Konto einzahlen

Um den Fonds in Gang zu bringen, lösen Sie einen Scheck mit einem Betrag ein, der der Größe des Unternehmens und dem Volumen der erwarteten Transaktionen angemessen erscheint. Das wird dein Float sein. Viele Unternehmen beginnen mit 100$. Der Betrag sollte klein genug sein, damit er nicht besonders zum Diebstahl verleitet, aber auch groß genug, dass er für einen Monat ausreicht. Wenn dein GL noch kein Petty Cash-Konto in der Bilanz hat, musst du eines hinzufügen.

Hier ist der Tagebucheintrag zur Erfassung der Finanzierung:

Datum Kontoname RCR6/12/20Petty Cash$100Cash$100

Notiz: Um die Finanzierung von Kleinkassen aufzuzeichnen

Sichere dir das Geld

Bewahren Sie das Kleingeld in einer verschlossenen Kiste oder in einer abschließbaren Schublade eines Aktenschranks auf. Der designierte Depotverwalter und der Geschäftsinhaber, CFO oder Controller sollten die einzigen sein, die den Schlüssel haben.

Richtlinien festlegen

Sie müssen Richtlinien für die Verwendung von Kleingeld erstellen. Was ist der Höchstbetrag für Barauszahlungen? Sollte es 25$ oder 50$ sein? Müssen größere Auszahlungen von einer anderen Person als der Depotbank genehmigt werden?

Für welche Ausgaben kann der Fonds verwendet werden? Ist dies auf Büromaterial, Karten, Blumen, Snacks und Mahlzeiten für das Büro beschränkt oder gibt es andere akzeptable Verwendungszwecke?

Benötigen Sie für jeden Kauf eine Quittung oder nur für Einkäufe über einem bestimmten Betrag? Es ist zwar ideal, für alles Quittungen zu haben, aber das passiert möglicherweise nicht immer.

Besprechen Sie diese Richtlinien mit Ihrem gesamten Team und stellen Sie sicher, dass sie sie verstehen. Machen Sie deutlich, dass dies nicht für den persönlichen Gebrauch ist.

Auszahlungen aufzeichnen

Die Führung von Aufzeichnungen ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Kassenverwaltungssystems. Wenn ein Mitarbeiter eine Rückerstattung beantragt, sollte der Depotverwalter dies in ein Protokoll der Bargeldtransaktionen eintragen. Einige Unternehmen verwenden auch Papiergutscheine, die vom Mitarbeiter ausgefüllt werden, der das Bargeld anfordert, und in der Schachtel mit dem Bargeld aufbewahrt werden. Bargeldgutscheine sollten den Namen des Mitarbeiters, das Datum und den Betrag der Barauszahlung enthalten und vom Mitarbeiter unterschrieben werden.

Das Protokoll der Bargeldtransaktionen kann ein Papierbuch oder eine Tabelle sein, die die folgenden Spalten enthält:

Datum
Verkäufer
Mitarbeiter
Beschreibung
Betrag
Laufende Summe

Dieses Protokoll und die Belege werden als Teil des Abgleichsprozesses verwendet.

Quittungen erforderlich

Auch wenn die Beträge gering sind, verbessert dies die interne Kontrolle, da es als Nachweis dafür dient, dass die Mittel angemessen verwendet wurden. Abhängig von Ihren anderen Prozessen können Belege in Papierform oder in elektronischer Form vorliegen. Stellen Sie nur sicher, dass Sie über einen Mechanismus zur Erfassung verfügen.

In einigen Unternehmen dürfen Mitarbeiter einen Barvorschuss gegen Barzahlung entgegennehmen, müssen jedoch einen unterschriebenen Schuldschein hinterlassen, der den Namen des Mitarbeiters, die Höhe des Vorschusses und den Verwendungszweck des Vorschusses enthält. Nachdem der Mitarbeiter das Geld ausgegeben hat, sollte er das Wechselgeld und die Quittung zurückbringen und gegen die IOU eintauschen.

Geld auffüllen, wenn es knapp wird

Wenn das Bargeld in der Box knapp wird, lösen Sie einen weiteren Scheck ein, um das Barguthaben wieder auf den Float zu bringen. Idealerweise sollte dies kurz vor Monatsende erfolgen, sodass der Bargeldbetrag in der Lockbox dem Float entspricht. Dies kann im Rahmen des Versöhnungsprozesses geschehen, auf den wir in diesem Beitrag näher eingehen.

Ausgaben überwachen

Es ist immer eine gute Idee, die Verwendung von Kleingeld regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass das Geld für die richtigen Dinge verwendet wurde, und alle im Unternehmen wissen zu lassen, dass jemand dies genau im Auge behält.

Erfassen Sie die Ausgaben im Hauptbuch

In einigen Unternehmen bringt der Depotverwalter die Belege oder Quittungen zum Zeitpunkt der Wiederauffüllung der Gelder zum Buchhalter des Unternehmens. In anderen Unternehmen ist dies Teil des regulären Abstimmungsprozesses. Hier ist ein Journaleintrag zur Erfassung der Ausgaben, wenn das Geld wieder aufgefüllt wird:

Datum Kontoname RCRR 23.07.20 Bürobedarf 25,84$ Mahlzeiten 48,65$ Vorräte 18,23€ Bargeld 92,72$

Notiz: Zum Aufzeichnen von Transaktionen, die mit Kleingeld bezahlt wurden

Alternativ können die Ausgaben als Gutschrift bei Petty Cash verbucht werden. In diesem Fall sollte das GL-Guthaben von Petty Cash an den Bargeldbetrag in der Lockbox gebunden sein.

Versöhnen Sie sich regelmäßig

In regelmäßigen Abständen müssen die Bargeldtransaktionen und der Bargeldbetrag in der Box abgeglichen werden. Wie das geht, gehen wir in unserem Beitrag näher darauf ein. hier. Wie oft? Dies hängt vom Transaktionsvolumen ab. Zumindest sollte dies im Rahmen des Monatsabschlusses erfolgen, aber einige Unternehmen müssen dies möglicherweise alle ein oder zwei Wochen tun. Im Idealfall ist die Summe der Bargeldbelege oder Quittungen plus Bargeld = unveränderlich.

Technologische Lösungen

Wir bewegen uns in Richtung einer bargeldlosen Gesellschaft, daher ist es vielleicht nicht mehr so notwendig, Bargeld für kleine Ausgaben zur Verfügung zu haben wie früher. Einige kleine Unternehmen ersetzen eine Prepaid-Firmen-Debitkarte, die die Ausgaben begrenzt und online überwacht werden kann. Der Nachschub kann mit einer einfachen Überweisung vom Bankkonto des Unternehmens erfolgen. Außerdem erschwert die Verwendung einer Prepaid-Debitkarte die unsachgemäße Verwendung und den Diebstahl erheblich. Software für den Kontoabgleich ist eine weitere Lösung, die den Prozess der Abstimmung und Aufzeichnung vereinfacht. Andere Unternehmen nutzen Apps wie Expensify, um Mitarbeitern ihre Auslagen zu erstatten.