Les meilleurs conseils pour renforcer la collaboration en matière de comptabilité

La collaboration est cruciale dans le secteur de la comptabilité. Au-delà du partage du fardeau de clôture de fin de mois et processus d'audit, la collaboration permet aux comptables d'explorer des idées, de communiquer efficacement et de résoudre des problèmes dans un paysage financier de plus en plus complexe. Outre l'amélioration des résultats financiers des entreprises, des solutions de collaboration efficaces aident également les comptables à faire face aux pressions uniques liées à leur rôle, et remonter le moral pendant les périodes difficiles.

Pourquoi la collaboration comptable est essentielle à la réussite de l'entreprise

Alors que les processus comptables étaient autrefois manuels et exigeaient que les documents papier soient remplis à la main, ils sont aujourd'hui presque entièrement numériques, bénéficiant d'une rapidité et d'une efficacité automatisées et reposant sur des logiciels et une connectivité en ligne. L'ère numérique a également modifié les attentes professionnelles concernant la manière dont les comptables travaillent ensemble, qu'il s'agisse de l'exécution de tâches de base telles que la comptabilité, de la gestion des exigences réglementaires et du respect des délais critiques. Dans ce contexte, la collaboration en matière de comptabilité numérique facilite le travail à distance en temps réel, améliore le service client et améliore la coordination avec les tiers, y compris les auditeurs.

Au-delà de l'augmentation de la rapidité et de l'efficacité des procédures dans les flux de travail, de la réduction du stress des employés et de l'augmentation de la rentabilité, la technologie de comptabilité collaborative aide également les entreprises à suivre le rythme de leurs concurrents. Sans accès à des outils collaboratifs efficaces, les entreprises trouveraient leur travail entravé par la rigidité, et en verraient rapidement les répercussions sur d'autres aspects de leurs activités, les processus critiques étant retardés par des retards comptables.

Les meilleurs conseils pour renforcer votre collaboration en matière de comptabilité

Bien que l'importance de la collaboration en matière de comptes soit évidente, il est plus facile à dire qu'à faire de créer une culture de collaboration efficace au sein de vos équipes comptables. Bien plus qu'une simple question de mise en œuvre de la bonne solution technologique, la mise en place d'une collaboration fructueuse nécessite de gérer les défis logistiques, de promouvoir la cohérence et de favoriser le bon type de dynamique de travail.

Pour vous aider à optimiser le potentiel de votre équipe, explorons nos meilleurs conseils de collaboration comptable.

Passez au cloud

La plupart des équipes comptables facilitent le travail à distance sous une forme ou une autre (parfois au-delà des frontières ou des fuseaux horaires), ce qui oblige les employés à utiliser des outils de communication pour travailler sur des projets depuis leur domicile. Il est probable que les comptables devront également communiquer et travailler avec des tiers, y compris des auditeurs externes, souvent dans des situations urgentes. Atteindre des niveaux efficaces de collaboration à distance dans ces situations est souvent difficile car de nombreux obstacles, notamment les limites technologiques, empêchent une communication fluide.

Logiciel de collaboration basé sur le cloud représente un avantage considérable pour les équipes comptables. Outre les logiciels de visioconférence qui facilitent les interactions en face à face, les plateformes cloud proposent fonctionnalité et polyvalence, permettant aux membres de l'équipe à distance de travailler sur des documents ensemble, en temps réel, d'échanger des idées, d'apporter des révisions et de fournir des commentaires rapidement et efficacement. Les plateformes cloud offrent également sécurité et stabilité, et peuvent même accueillir des utilisateurs externes pour des tâches (telles que des audits) nécessitant le partage de données sensibles.

Promouvoir la technologie

Les innovations technologiques émergentes peuvent changer le mode de fonctionnement des organisations de manière surprenante et passionnante. En intégrant une suite d'outils technologiques innovants, vous aiderez votre entreprise à se distinguer de ses concurrents et à créer des opportunités pour les employés de travailler à la pointe de l'industrie. Cette notion est particulièrement vraie pour les rôles comptables, où les solutions automatisées révolutionnent les processus critiques, permettent aux comptables d'accomplir davantage dans des contextes collaboratifs et réduisent le nombre de tâches manuelles fastidieuses qu'ils doivent également effectuer.

Outre la rapidité et la précision automatisées, la technologie offre aux comptables la possibilité d'élargir leurs compétences professionnelles. À long terme, cela pourrait aider les entreprises à attirer de nouveaux talents, les candidats étant enthousiasmés par la perspective d'une évolution de carrière dans une entreprise qui valorise à la fois le travail collaboratif et les expériences de ses employés.

Adoptez l'innovation

Les solutions technologiques de collaboration ne sont pas toutes créées de la même manière. Il vaut donc la peine de prendre le temps de déterminer quels outils répondront le mieux aux besoins de votre entreprise. Dans le paysage financier moderne, l'automatisation, la rapidité, la précision et la flexibilité devraient être des priorités, ce qui implique la mise en œuvre d'outils en ligne innovants pour faciliter la collaboration, mais aussi la suppression éventuelle de systèmes plus anciens. Le courrier électronique, par exemple, est un moyen très problématique pour les efforts de collaboration, à la fois en interne et avec des tiers. Les e-mails nécessitent du temps pour être rédigés et traités, et peuvent finir par masquer des informations cruciales dans de longues chaînes, ce qui peut entraîner un cloisonnement et des délais non respectés.

Compte tenu du besoin d'agilité, il vaut la peine d'intégrer des outils de collaboration comptable en temps réel qui facilitent diverses fonctionnalités, telles que la messagerie instantanée, la visioconférence et l'édition simultanée de documents. Les plateformes de collaboration en temps réel enregistrent également les modifications et les mises à jour, de sorte que l'évolution de l'état d'un document donné puisse être immédiatement comprise par tous les utilisateurs.

Centralisez la communication et le stockage

L'un des aspects les plus difficiles des processus financiers et comptables est le cloisonnement des informations entre les systèmes et les services. Le cloisonnement conduit à de multiples versions de documents, mine les sources de vérité et aboutit finalement à une plus grande fragmentation des connaissances qui peut considérablement ralentir les progrès collaboratifs. Pire encore, lorsque les connaissances et les données sont réparties ou dupliquées de manière cloisonnée, les membres de l'équipe comptable travaillant en collaboration peuvent être contraints de suspendre ou de revenir sur l'avancement des projets en cours et de consacrer du temps et des ressources à la conciliation des tâches défectueuses.

Une plate-forme centralisée unique pour la communication et le stockage des données offre une solution immédiate aux problèmes de cloisonnement, tout en offrant des avantages supplémentaires en matière de collaboration. Les systèmes basés sur le cloud, en particulier, facilitent la centralisation en permettant aux propriétaires de projets de déplacer les données vers un espace centralisé rapidement et efficacement, et en donnant à toutes les parties prenantes un accès immédiat. Les plateformes centralisées représentent un espace partagé dans lequel les comptables peuvent non seulement trouver et référencer des documents et des informations cruciaux, mais travaillez ensemble en temps réel, sur une seule et même version authentique d'un projet.

Encourager l'ouverture

Bien que la technologie puisse rationaliser la collaboration en équipe, la qualité du travail qui en résultera dépendra de la capacité des individus à s'ouvrir et à communiquer. La meilleure façon d'aider les membres de votre équipe à se sentir à l'aise pour communiquer et interagir les uns avec les autres est de favoriser une culture d'ouverture. Cela peut prendre la forme de rencontres ou de check-ins (en personne ou par vidéoconférence) qui ne sont peut-être même pas axés sur le travail, mais qui encouragent les collègues à discuter et à partager leurs idées.

Les rencontres peuvent impliquer résolution de problèmes des sessions, des informations sur les tâches à venir ou même un forum permettant aux chefs d'équipe de montrer leur appréciation pour les travaux récents. Plus les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour interagir les uns avec les autres, plus ils ont de chances de tirer parti de leurs relations professionnelles et d'obtenir des résultats pour votre entreprise.

Documenter et élaborer des stratégies

Les sessions en face à face et en temps réel peuvent représenter la forme la plus efficace de travail collaboratif, mais il ne sera pas toujours possible d'offrir ce type d'expérience aux membres de l'équipe. Pour vous assurer poursuivre les efforts de collaboration lorsque les employés ne peuvent pas être ensemble, vous devez vous assurer que tout le travail est documenté de manière efficace afin que les progrès soient partagés et compris, et que les parties prenantes puissent être informées le plus rapidement possible.

De même, il vaut la peine de mettre en œuvre une stratégie de documentation afin que les employés puissent accéder aux données pertinentes, lire et comprendre les mises à jour et ajouter leurs propres commentaires. Là encore, les plateformes cloud offrent des avantages en termes de documentation collaborative, mais vous devez vous assurer que tout le monde connaît les fonctionnalités du système et la manière d'enregistrer les modifications.

Attribuer la propriété

Le travail collaboratif peut rapidement devenir compliqué, en particulier lorsque plusieurs membres de l'équipe sont impliqués dans un même projet. Dans ces contextes, il est essentiel que la propriété des tâches et des sous-tâches soit claire et qu'une personne soit chargée de les exécuter. Toute confusion quant à la propriété, en particulier pour les tâches simples, peut rapidement entraîner des retards (voire des litiges) et une perte de temps qui pourrait être mieux consacrée à la réalisation de tâches plus importantes.

Essayez de définir clairement la propriété ultime d'un projet et de garder la hiérarchie de propriété aussi simple que possible. Idéalement, chaque projet devrait avoir un propriétaire unique vers lequel les personnes chargées des tâches peuvent s'adresser pour toute question ou commentaire. Le propriétaire final d'un projet doit également être responsable de la gestion du flux de travail, en veillant à ce que les personnes chargées des tâches comprennent et respectent leurs délais de travail.

Travaillez avec les clients et les fournisseurs

Les équipes comptables travaillent fréquemment avec des clients, des fournisseurs et d'autres tiers, ce qui peut compliquer le processus de collaboration, en particulier si des travaux doivent avoir lieu sur différentes plateformes logicielles. Pour surmonter les obstacles potentiels liés à la collaboration avec des parties externes, il est important de faire preuve de transparence dès le début de la relation commerciale, en définissant votre façon de travailler, la manière dont vous allez communiquer ou les tenir au courant, et la manière dont vous attendez qu'elles s'intègrent à votre configuration.

Les facteurs importants à prendre en compte lors de la communication avec les clients incluent l'interopérabilité des logiciels de comptabilité, la taille des fichiers utilisés dans les projets collaboratifs, la manière dont ces fichiers seront stockés et partagés, et la manière dont les informations seront mises à disposition à des fins d'information financière. La sécurité doit être une préoccupation majeure lorsque vous traitez avec des tiers : vous devrez vérifier que toutes les données que vous transmettez à des tiers possèdent les niveau de protection requis par votre juridiction.

Meilleures pratiques pour une collaboration comptable réussie

Lorsque vous vous efforcez d'améliorer la collaboration comptable, votre première priorité doit être de revoir votre cadre comptable et de déterminer les moments où les employés ont du mal à travailler ensemble efficacement. Les comptables devraient jouer un rôle central dans le processus, car ils apporteront un point de vue de première main sur les problèmes de collaboration, mais ils seront également en mesure d'identifier les opportunités permettant d'améliorer les performances.
À la suite de votre évaluation, il est essentiel que vous souteniez les initiatives de collaboration avec les solutions technologiques pertinentes. Bien qu'il existe des outils collaboratifs pour presque tous les aspects du processus comptable, il n'existe pas de solution miracle : vous devrez tenir compte des besoins de votre entreprise et des ressources pour déterminer comment ajuster votre infrastructure ou envisager l'externalisation, si cela vous semble plus judicieux. Grâce à la technologie cloud, vous bénéficierez de nombreuses options d'intégration, notamment comptes fournisseurs, paie, audit et rapports, et gestion rapprochée.