Conseils pour stimuler la collaboration comptable

La collaboration est essentielle dans le secteur comptabilité. Au-delà du partage des tâches liées aux processus de clôture et d'audit de fin de mois, la collaboration permet aux comptables d'explorer des idées, de communiquer efficacement et de résoudre des problèmes dans un paysage financier de plus en plus complexe. Outre l'amélioration des résultats financiers des entreprises, des solutions de collaboration efficaces aident également les comptables à faire face aux pressions propres à leur fonction et à remonter le moral des troupes pendant les périodes difficiles.

Pourquoi la collaboration comptable est cruciale pour la réussite de l'entreprise

Alors que les processus comptables étaient autrefois manuels et nécessitaient de remplir des documents papier à la main, ils sont aujourd'hui presque entièrement numérisés, bénéficiant d'une vitesse et d'une efficacité automatisées, et s'appuyant sur des logiciels et une connectivité en ligne. L'ère numérique a également modifié les attentes des professionnels en matière de collaboration entre comptables, qu'il s'agisse d'effectuer des tâches de base telles que la tenue des comptes, de se conformer aux exigences réglementaires ou de respecter des délais critiques. Dans ce contexte, la collaboration comptable numérique facilite le travail à distance en temps réel, améliore les services à la clientèle et la coordination avec les tiers, y compris les auditeurs. 

En plus de stimuler la rapidité des procédures et l'efficacité des flux de travail, de réduire le stress des employés et d'augmenter la rentabilité, la technologie de comptabilité collaborative aide également les entreprises à rester en phase avec leurs concurrents. Sans accès à des outils collaboratifs efficaces, les entreprises verraient leur travail entravé par l'inflexibilité - et constateraient rapidement des répercussions sur d'autres aspects de leur activité, car des processus essentiels seraient bloqués par des retards comptables. 

Conseils pour améliorer la collaboration en matière de comptabilité

Si l'importance de la collaboration comptable est évidente, la création d'une culture de collaboration efficace au sein de vos équipes comptables est plus facile à dire qu'à faire. Plus qu'une simple question de mise en œuvre de la bonne solution technologique, la mise en place d'une collaboration réussie nécessite de gérer les défis logistiques, de promouvoir la cohérence et d'encourager le bon type de dynamique de travail. 

Pour vous aider à optimiser le potentiel de votre équipe, voici nos meilleurs conseils en matière de collaboration comptable.

Passer à l'Cloud

La plupart des équipes comptables facilitent le travail à distance sous une forme ou une autre (parfois au-delà des frontières ou des fuseaux horaires), ce qui oblige les employés à utiliser des outils de communication pour travailler sur des projets depuis leur domicile. Il est probable que les comptables aient également besoin de communiquer et de travailler avec des tiers, y compris des auditeurs externes, souvent dans des situations où le temps est compté. Il est souvent difficile d'atteindre des niveaux efficaces de collaboration à distance dans ces situations, car de nombreux obstacles, y compris les limitations technologiques, empêchent une communication fluide.

Les logiciels de collaborationCloud représentent un avantage considérable pour les équipes comptables. Outre les logiciels de vidéoconférence qui facilitent l'interaction en face à face, les plateformes cloud offrent fonctionnalité et polyvalence, permettant aux membres d'une équipe à distance de travailler ensemble sur des documents, en temps réel, en échangeant des idées, en effectuant des révisions et en fournissant un retour d'information de manière rapide et efficace. Les plateformes Cloud offrent également sécurité et stabilité, et peuvent même accueillir des utilisateurs externes pour des tâches (telles que des audits) où des données sensibles doivent être partagées. 

Promouvoir la technologie

Les innovations technologiques émergentes peuvent modifier le mode de fonctionnement des organisations de manière surprenante et passionnante. En intégrant une série d'outils technologiques innovants, vous aiderez votre entreprise à se distinguer de ses concurrents et créerez des opportunités pour les employés de travailler à la pointe du secteur. Cette notion est particulièrement vraie pour les fonctions comptables, où les solutions automatisées révolutionnent les processus critiques, permettant aux comptables d'accomplir davantage dans des contextes collaboratifs, et réduisant le nombre de tâches manuelles fastidieuses qu'ils doivent également accomplir. 

Outre la rapidité et la précision automatisées, la technologie offre aux comptables la possibilité d'élargir leurs compétences professionnelles. À long terme, cela pourrait aider les entreprises à attirer de nouveaux talents, les candidats étant enthousiasmés par la perspective d'une évolution de carrière dans une entreprise qui valorise à la fois le travail collaboratif et l'expérience de ses employés. 

Adopter l'innovation

Toutes les solutions technologiques de collaboration ne se valent pas, c'est pourquoi il convient de prendre le temps de déterminer quels outils seront les plus utiles à votre entreprise. Dans le paysage financier moderne, l'automatisation, la rapidité, la précision et la flexibilité doivent être des priorités, ce qui implique la mise en œuvre d'outils en ligne innovants pour faciliter la collaboration, mais aussi la possibilité de se passer des anciens systèmes. Le courrier électronique, par exemple, est un support très problématique pour les efforts de collaboration, tant en interne qu'avec des tiers. Il faut du temps pour rédiger des courriels et y répondre, et ils peuvent finir par masquer des informations cruciales dans des chaînes étendues - ce qui, à son tour, peut entraîner un cloisonnement et des délais non respectés. 

Étant donné le besoin d'agilité, il vaut la peine d'intégrer des outils de collaboration comptable en temps réel qui facilitent une variété de fonctionnalités, telles que la messagerie instantanée, la vidéoconférence et l'édition simultanée de documents. Les plateformes de collaboration en temps réel enregistrent également les modifications et les mises à jour, de sorte que l'évolution du statut d'un document donné peut être comprise immédiatement par tous les utilisateurs. 

Centraliser la communication et le stockage

L'un des aspects les plus difficiles des processus financiers et comptables est le cloisonnement des informations entre les systèmes et les départements. Le cloisonnement conduit à des versions multiples des documents, sape les sources de vérité et, en fin de compte, entraîne une fragmentation plus large des connaissances qui peut ralentir considérablement les progrès de la collaboration. Pire encore, lorsque les connaissances et les données sont dispersées ou dupliquées dans des silos, les membres de l'équipe comptable qui travaillent en collaboration peuvent être amenés à interrompre ou à revenir en arrière sur des projets en cours et à consacrer du temps et des ressources à la réconciliation de travaux erronés. 

Une plateforme unique et centralisée pour la communication et le stockage des données offre une solution immédiate aux problèmes de cloisonnement, tout en apportant des avantages supplémentaires en matière de collaboration. Les systèmes Cloud, en particulier, facilitent la centralisation en permettant aux maîtres d'ouvrage de déplacer les données vers un espace centralisé de manière rapide et efficace, et de donner à toutes les parties prenantes un accès immédiat. Les plateformes centralisées représentent un espace partagé dans lequel les comptables peuvent non seulement trouver et référencer des documents et des informations cruciales, mais aussi travailler ensemble en temps réel, sur une seule et véritable version d'un projet. 

Encourager l'ouverture

Si la technologie peut rationaliser la collaboration au sein d'une équipe, la qualité du travail qui en résultera dépendra de la capacité des individus à s'ouvrir et à communiquer. La meilleure façon d'aider les membres de votre équipe à se sentir à l'aise pour communiquer et interagir les uns avec les autres est de favoriser une culture d'ouverture. Cela peut prendre la forme de réunions ou de rencontres (en personne ou par vidéoconférence) qui peuvent ne pas être axées sur le travail, mais qui encouragent les collègues à discuter et à partager leurs idées. 

Les réunions peuvent comprendre des sessions de résolution de problèmes , des informations sur les tâches à venir, ou même fournir un forum pour les chefs d'équipe afin de montrer leur appréciation du travail récent. Plus les membres de l'équipe se sentent à l'aise dans leurs interactions, plus ils sont susceptibles de tirer profit de leurs relations professionnelles et de produire des résultats pour votre entreprise.

Documents et stratégies 

Les sessions en face à face et en temps réel peuvent représenter la forme la plus efficace de travail collaboratif, mais il n'est pas toujours possible d'offrir ce type d'expérience aux membres de l'équipe. Pour que les efforts de collaboration se poursuivent lorsque les employés ne sont pas en mesure d'être ensemble, vous devez veiller à ce que tout le travail soit documenté de manière efficace afin que les progrès soient partagés et compris, et que les parties prenantes puissent être mises au courant le plus rapidement possible. 

De même, il est utile de mettre en œuvre une stratégie de documentation afin que les employés puissent accéder aux données pertinentes, lire et comprendre les mises à jour et ajouter leurs propres commentaires. Là encore, les plateformes cloud offrent des avantages pour la documentation collaborative, mais vous devrez vous assurer que tout le monde est familiarisé avec les fonctionnalités du système et la manière d'enregistrer les modifications. 

Attribuer la propriété

Le travail collaboratif peut rapidement devenir compliqué, en particulier lorsque plusieurs membres de l'équipe sont impliqués dans un même projet. Dans ces contextes, il est essentiel que la propriété des tâches et des sous-tâches soit claire et qu'une personne soit désignée pour les mener à bien. Toute confusion concernant la propriété, en particulier pour les tâches simples, peut rapidement entraîner des retards (voire des litiges) et faire perdre du temps qui pourrait être consacré à l'avancement de travaux plus importants.

Il s'agit de définir clairement le propriétaire final d'un projet et de simplifier autant que possible la hiérarchie des propriétaires. Dans l'idéal, chaque projet devrait avoir un propriétaire unique vers lequel les personnes chargées des tâches peuvent se tourner pour poser des questions et obtenir des informations en retour. Le propriétaire final d'un projet doit également être responsable de la gestion du workflow , en veillant à ce que les personnes chargées des tâches comprennent et respectent leurs délais de travail. 

Travailler avec les clients et les fournisseurs

Les équipes comptables travaillent souvent avec des clients, des fournisseurs et d'autres tiers, ce qui peut compliquer le processus de collaboration, en particulier si le travail doit être effectué sur différentes plateformes logicielles. Pour surmonter les obstacles potentiels liés à la collaboration avec des tiers, il est important de faire preuve de transparence dès le début de la relation d'affaires, en définissant votre mode de travail, la manière dont vous communiquerez avec eux ou dont vous les tiendrez au courant, et la manière dont vous attendez d'eux qu'ils s'intègrent à votre système.

Parmi les facteurs importants à prendre en compte dans la communication avec les clients figurent l'interopérabilité des logiciels comptables, la taille des fichiers utilisés dans les projets de collaboration, la manière dont ces fichiers seront stockés et partagés, et la manière dont les informations seront mises à disposition à des fins d'établissement de rapports financiers. La sécurité doit être une préoccupation majeure lorsque vous traitez avec des tiers : vous devez vérifier que toutes les données que vous transmettez à des tiers bénéficient du niveau de protection requis par votre juridiction. 

Meilleures pratiques pour une collaboration comptable réussie

Lorsque vous cherchez à améliorer la collaboration comptable, votre première priorité doit être de revoir votre cadre comptable et de trouver les points sur lesquels les employés ont du mal à travailler ensemble de manière efficace. Les comptables devraient être au cœur du processus, car ils apporteront un point de vue de première main sur les points douloureux de la collaboration, mais seront également en mesure d'identifier les possibilités d'améliorer les performances.
À la suite de cet examen, il est essentiel de soutenir les initiatives de collaboration par des solutions technologiques appropriées. Bien qu'il existe des outils de collaboration pour presque tous les aspects du processus comptable, il n'y a pas de solution miracle : vous devrez tenir compte des besoins de votre entreprise et de vos ressources pour déterminer comment adapter votre infrastructure ou envisager l'externalisation, si cela s'avère plus judicieux. Grâce à la technologie cloud , vous disposerez de nombreuses options d'intégration, notamment pour la comptabilité fournisseurs, la paie, l'audit et le reporting, ainsi que la gestion des clôtures.