Top-Tipps zur Förderung der Zusammenarbeit in der Buchhaltung

Zusammenarbeit ist in der Buchhaltungsbranche von entscheidender Bedeutung. Neben der Aufteilung der Last des Monatsabschluss und Prüfungsprozesse zu teilen, ermöglicht die Zusammenarbeit den Buchhaltern, Ideen zu entwickeln, effizient zu kommunizieren und Probleme in einer zunehmend komplexen Finanzlandschaft zu lösen. Neben verbesserten Finanzergebnissen für Unternehmen helfen effektive Kollaborationslösungen den Buchhaltern auch, mit dem besonderen Druck ihrer Rolle umzugehen und die Moral in schwierigen Zeiten zu stärken.

Warum die Zusammenarbeit in der Buchhaltung für den Unternehmenserfolg entscheidend ist

Während Buchhaltungsprozesse früher manuell durchgeführt wurden und Papierdokumente von Hand ausgefüllt werden mussten, sind sie heute fast vollständig digitalisiert und profitieren von automatisierter Geschwindigkeit und Effizienz und stützen sich auf Software und Online-Konnektivität. Das digitale Zeitalter hat auch die beruflichen Erwartungen an die Zusammenarbeit von Buchhaltern verändert - von der Erledigung grundlegender Aufgaben wie der Buchführung bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und wichtiger Fristen. In diesem Zusammenhang erleichtert die digitale Zusammenarbeit in der Buchhaltung die Arbeit aus der Ferne in Echtzeit, verbessert den Kundenservice und verbessert die Koordination mit Dritten, einschließlich Wirtschaftsprüfern. 

Die kollaborative Buchhaltungstechnologie hilft Unternehmen nicht nur, die Geschwindigkeit und Effizienz von Arbeitsabläufen zu steigern, die Belastung der Mitarbeiter zu verringern und die Rentabilität zu erhöhen, sondern auch, mit der Konkurrenz Schritt zu halten. Ohne den Zugang zu effektiven kollaborativen Tools würden Unternehmen ihre Arbeit durch Inflexibilität behindern - und schnell Auswirkungen auf andere Aspekte ihres Geschäfts feststellen, da wichtige Prozesse durch Verzögerungen in der Buchhaltung aufgehalten werden. 

Top-Tipps zur Verbesserung der Zusammenarbeit in der Buchhaltung

Die Bedeutung der Zusammenarbeit in der Buchhaltung liegt auf der Hand, doch die Schaffung einer effektiven Kultur der Zusammenarbeit zwischen Ihren Buchhaltungsteams ist leichter gesagt als getan. Der Aufbau einer erfolgreichen Zusammenarbeit ist nicht nur eine Frage der Implementierung der richtigen Technologielösung, sondern erfordert auch die Bewältigung logistischer Herausforderungen, die Förderung der Konsistenz und die Förderung der richtigen Arbeitsdynamik. 

Damit Sie das Potenzial Ihres Teams optimal nutzen können, möchten wir Ihnen unsere besten Tipps für die Zusammenarbeit im Rechnungswesen vorstellen.

Umzug in die Cloud

Die meisten Buchhaltungsteams ermöglichen Fernarbeit in irgendeiner Form (manchmal über Grenzen oder Zeitzonen hinweg), so dass die Mitarbeiter Kommunikationsmittel nutzen müssen, um von zu Hause aus an Projekten zu arbeiten. Es ist wahrscheinlich, dass Buchhalter auch mit Dritten, einschließlich externen Prüfern, kommunizieren und arbeiten müssen, oft in zeitkritischen Situationen. Eine effektive Zusammenarbeit aus der Ferne ist in diesen Situationen oft eine Herausforderung, da zahlreiche Hindernisse, einschließlich technologischer Einschränkungen, eine reibungslose Kommunikation verhindern.

Cloud-basierte Software für die Zusammenarbeit ist ein großer Vorteil für Buchhaltungsteams. Zusätzlich zur Videokonferenzsoftware, die die Interaktion von Angesicht zu Angesicht erleichtert, bieten Cloud-Plattformen Funktionalität und Vielseitigkeit, so dass Teammitglieder aus der Ferne gemeinsam und in Echtzeit an Dokumenten arbeiten, Ideen austauschen, Änderungen vornehmen und schnell und effizient Feedback geben können. Cloud-Plattformen bieten auch Sicherheit und Stabilität und können sogar externe Nutzer für Aufgaben (wie Audits) aufnehmen, bei denen sensible Daten gemeinsam genutzt werden müssen. 

Technologie fördern

Aufkommende technologische Innovationen können die Arbeitsweise von Unternehmen auf überraschende und spannende Weise verändern. Durch die Integration einer Reihe innovativer Technologiewerkzeuge können Sie Ihr Unternehmen von der Konkurrenz abheben und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, an der Spitze der Branche zu arbeiten. Dieser Gedanke gilt insbesondere für die Buchhaltung, wo automatisierte Lösungen kritische Prozesse revolutionieren und es den Buchhaltern ermöglichen, in kollaborativen Kontexten mehr zu erreichen und die Anzahl der mühsamen manuellen Aufgaben, die sie ebenfalls erledigen müssen, zu reduzieren. 

Neben der automatisierten Geschwindigkeit und Genauigkeit eröffnet die Technologie den Buchhaltern die Möglichkeit, ihre beruflichen Fähigkeiten zu erweitern. Langfristig kann dies den Unternehmen dabei helfen, neue Talente anzuziehen, da die Bewerber von der Aussicht auf eine berufliche Entwicklung in einem Unternehmen begeistert sind, das sowohl die Zusammenarbeit als auch die Erfahrungen seiner Mitarbeiter schätzt. 

Umfassen Sie die Innovation

Nicht alle technologischen Lösungen für die Zusammenarbeit sind gleich, daher lohnt es sich, sich die Zeit zu nehmen, um herauszufinden, welche Tools für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind. In der modernen Finanzwelt sollten Automatisierung, Schnelligkeit, Genauigkeit und Flexibilität Priorität haben. Das bedeutet, dass innovative Online-Tools zur Erleichterung der Zusammenarbeit eingesetzt werden müssen, aber auch, dass ältere Systeme möglicherweise überflüssig werden. So ist beispielsweise die E-Mail ein äußerst problematisches Medium für die Zusammenarbeit, sowohl intern als auch mit Drittparteien. Das Verfassen und Beantworten von E-Mails erfordert Zeit und kann dazu führen, dass wichtige Informationen in umfangreichen Ketten verdeckt werden, was wiederum zu Siloing und verpassten Terminen führen kann. 

In Anbetracht der erforderlichen Agilität lohnt es sich, Tools für die Zusammenarbeit in der Buchhaltung in Echtzeit zu integrieren, die eine Vielzahl von Funktionen wie Instant Messaging, Videokonferenzen und die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen. Echtzeit-Kollaborationsplattformen protokollieren auch Änderungen und Aktualisierungen, so dass der sich entwickelnde Status eines bestimmten Dokuments sofort von allen Benutzern verstanden werden kann. 

Kommunikation und Speicherung zentralisieren

Einer der schwierigsten Aspekte des Finanz- und Rechnungswesens ist die Isolierung von Informationen über Systeme und Abteilungen hinweg. Siloing führt zu mehreren Versionen von Dokumenten, untergräbt die Quellen der Wahrheit und führt letztlich zu einer größeren Zersplitterung des Wissens, die den Fortschritt der Zusammenarbeit akut verlangsamen kann. Schlimmer noch: Wenn Wissen und Daten über Silos verteilt oder doppelt vorhanden sind, müssen die Mitglieder des Buchhaltungsteams, die zusammenarbeiten, den Fortschritt laufender Projekte unterbrechen oder zurückgehen lassen und Zeit und Ressourcen für den Abgleich fehlerhafter Arbeit aufwenden. 

Eine einzige zentrale Plattform für die Kommunikation und die Datenspeicherung bietet eine unmittelbare Lösung für das Problem der Insellösung und bietet gleichzeitig zusätzliche Vorteile für die Zusammenarbeit. Insbesondere Cloud-basierte Systeme erleichtern die Zentralisierung, indem sie es den Projektverantwortlichen ermöglichen, Daten schnell und effizient in einen zentralen Bereich zu verschieben und allen Beteiligten sofortigen Zugriff zu gewähren. Zentralisierte Plattformen stellen einen gemeinsamen Raum dar, in dem Buchhalter nicht nur wichtige Dokumente und Informationen finden und referenzieren können, sondern auch in Echtzeit an einer einzigen, echten Version eines Projekts zusammenarbeiten können. 

Ermutigung zur Offenheit

Technologie kann zwar die Zusammenarbeit im Team optimieren, aber die Qualität der daraus resultierenden Arbeit ist nur so gut wie die Fähigkeit des Einzelnen, sich zu öffnen und zu kommunizieren. Der beste Weg, Ihren Teammitgliedern zu helfen, sich in der Kommunikation und Interaktion miteinander wohl zu fühlen, ist die Förderung einer Kultur der Offenheit. Dies könnte in Form von Meetings oder Check-Ins (persönlich oder per Videokonferenz) geschehen, die vielleicht nicht einmal auf die Arbeit ausgerichtet sind, sondern die Kollegen dazu ermutigen, sich zu unterhalten und Gedanken auszutauschen. 

Meetings können Problemlösungssitzungen , Vorankündigungen zu anstehenden Aufgaben oder sogar ein Forum für Teamleiter sein, um sich für die geleistete Arbeit zu bedanken. Je wohler sich die Teammitglieder im Umgang miteinander fühlen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie einen Nutzen aus ihren beruflichen Verbindungen ziehen und Ergebnisse für Ihr Unternehmen liefern.

Dokumentieren und strategisch vorgehen 

Sitzungen von Angesicht zu Angesicht und in Echtzeit sind vielleicht die effizienteste Form der Zusammenarbeit, aber es ist nicht immer möglich, den Teammitgliedern diese Art von Erfahrung zu bieten. Um die Zusammenarbeit auch dann aufrechtzuerhalten, wenn die Mitarbeiter nicht zusammenkommen können, sollten Sie sicherstellen, dass alle Arbeiten effektiv dokumentiert werden, damit der Fortschritt gemeinsam genutzt und verstanden wird und die Beteiligten so schnell wie möglich auf den neuesten Stand gebracht werden können. 

Ebenso lohnt es sich, eine Dokumentationsstrategie zu implementieren, damit die Mitarbeiter auf die relevanten Daten zugreifen, Aktualisierungen lesen und verstehen und ihre eigenen Kommentare hinzufügen können. Auch hier bieten Cloud-Plattformen Vorteile für die kollaborative Dokumentation, aber Sie müssen sicherstellen, dass jeder mit den Funktionen des Systems vertraut ist und weiß, wie man Änderungen protokolliert. 

Eigentümerschaft zuweisen

Die Zusammenarbeit kann schnell kompliziert werden, vor allem, wenn mehrere Teammitglieder an einem einzigen Projekt beteiligt sind. In diesem Zusammenhang ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Zuständigkeit für Aufgaben und Teilaufgaben klar ist und dass eine Person mit deren Erledigung betraut wird. Jegliche Unklarheit über die Zuständigkeiten, insbesondere bei einfachen Aufgaben, kann schnell zu Verzögerungen (und sogar Streitigkeiten) führen und Zeit verschwenden, die besser für wichtigere Arbeiten verwendet werden könnte.

Legen Sie die letztendliche Verantwortung für ein Projekt klar fest und halten Sie die Hierarchie der Verantwortung so einfach wie möglich. Idealerweise sollte jedes Projekt einen einzigen Verantwortlichen haben, an den sich die Aufgabenempfänger mit Fragen und Feedback wenden können. Dieser sollte auch für die Verwaltung des Arbeitsablaufs verantwortlich sein und sicherstellen, dass die Beauftragten ihre Arbeitsfristen verstehen und einhalten. 

Arbeit mit Kunden und Anbietern

Buchhaltungsteams arbeiten häufig mit Kunden, Lieferanten und anderen Dritten zusammen, was die Zusammenarbeit erschweren kann, insbesondere wenn die Arbeit über verschiedene Softwareplattformen hinweg erfolgen muss. Um die potenziellen Hindernisse bei der Zusammenarbeit mit externen Parteien aus dem Weg zu räumen, ist es wichtig, von Beginn der Geschäftsbeziehung an transparent zu sein und darzulegen, wie Sie arbeiten, wie Sie mit ihnen kommunizieren oder sie auf dem Laufenden halten und wie Sie von ihnen erwarten, dass sie sich in Ihr System integrieren.

Wichtige Faktoren, die bei der Kommunikation mit Kunden zu berücksichtigen sind, sind die Interoperabilität der Buchhaltungssoftware, die Größe der in gemeinsamen Projekten verwendeten Dateien, die Art und Weise, wie diese Dateien gespeichert und gemeinsam genutzt werden, und die Art und Weise, wie die Informationen für Finanz-Reporting zur Verfügung gestellt werden sollen. Beim Umgang mit Dritten sollte die Sicherheit an erster Stelle stehen: Sie müssen sicherstellen, dass alle Daten, die Sie an Dritte weitergeben, das in Ihrem Land vorgeschriebene Schutzniveau aufweisen. 

Best Practices für eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Rechnungswesen

Wenn Sie die Zusammenarbeit in der Buchhaltung verbessern wollen, sollten Sie als Erstes Ihre Buchhaltungsstruktur überprüfen und die Punkte finden, an denen die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, effektiv zusammenzuarbeiten. Buchhalter sollten in diesem Prozess eine zentrale Rolle spielen, da sie aus erster Hand wissen, wo die Probleme bei der Zusammenarbeit liegen, aber auch in der Lage sind, Möglichkeiten zur Leistungssteigerung aufzuzeigen.
Im Anschluss an die Überprüfung ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Initiativen zur Zusammenarbeit mit den entsprechenden Technologielösungen unterstützen. Es gibt zwar Collaboration-Tools für fast jeden Aspekt des Buchhaltungsprozesses, aber es gibt kein Patentrezept: Sie müssen Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ressourcen berücksichtigen, um zu entscheiden, wie Sie Ihre Infrastruktur anpassen oder ein Outsourcing in Betracht ziehen, wenn dies sinnvoller ist. Mit den Vorteilen der Cloud-Technologie haben Sie eine Vielzahl von Integrationsmöglichkeiten, einschließlich Debitoren, Lohnbuchhaltung, Rechnungsprüfung und Berichtswesen sowie close management.