L'excellence après l'introduction en bourse : La transformation opérationnelle de Zoom avec FloQast

Zoom, la célèbre société de communication vidéo basée dans la Bay Area, a connu un parcours remarquable de croissance et de transformation, particulièrement mis en évidence par son introduction en bourse en 2019. Cependant, ce succès s'est accompagné de la nécessité d'affiner et d'optimiser ses opérations financières pour soutenir efficacement sa trajectoire.

C'est là que FloQast est intervenu.

Dans le sillage de son introduction en bourse, Zoom a dû relever le défi de la restructuration de son processus de clôture de fin de mois pour faire face à l'expansion de ses activités et assurer la conformité avec les normes réglementaires. Cela a conduit à l'adoption de FloQast, motivée par la nécessité d'introduire une structure dans leurs processus comptables, d'améliorer la communication entre les équipes géographiquement dispersées et d'établir des contrôles internes robustes pour la conformité à la loi Sarbanes-Oxley (SOX).

Après sa mise en œuvre, Zoom a réduit son délai de clôture de huit jours à cinq jours seulement, améliorant ainsi l'efficacité opérationnelle et permettant aux membres de l'équipe de répartir leur temps plus efficacement. En outre, la mise en œuvre de FloQast a facilité l'établissement de contrôles internes, donnant à Zoom l'assurance d'être en conformité avec les réglementations SOX et rationalisant les activités liées à l'audit, tant en interne qu'en externe.

Jeanne Du, ancienne responsable de la comptabilité générale chez Zoom et aujourd'hui contrôleur de gestion chez Flare, s'est extasiée sur l'impact transformateur de FloQast sur les opérations financières de l'entreprise. Grâce à l'automatisation des processus manuels et à la visibilité en temps réel des tâches et des échéances, Jeanne Du a pu réorienter son attention vers des initiatives stratégiques, en tirant parti des capacités de FloQast pour créer de la valeur pour l'entreprise.

"Le fait de ne plus avoir à faire suivre manuellement les listes de contrôle et à suivre chaque personne individuellement m'a fait gagner un temps fou", a-t-elle déclaré. "Cela me permet d'être plus efficace - je peux revoir les documents de travail, enregistrer les écritures de journal et former les nouveaux employés.

Au-delà de l'optimisation de la clôture mensuelle, Zoom a utilisé FloQast pour diverses autres fonctions financières, y compris les rapports de la SEC. La fonction polyvalente de liste de contrôles de la plateforme a permis à Zoom de rationaliser le processus de reporting et d'assurer le respect des exigences réglementaires en toute transparence. 

"Nous utilisons FloQast pour beaucoup de choses différentes, et pas seulement pour la clôture. Nous utilisons FloQast pour les rapports de la SEC", explique Jeanne. "Nous avons mis en place une liste de contrôles qui détaille les tâches à effectuer et le calendrier du processus de déclaration à la SEC pour la fin du trimestre. Où sont les étapes du dépôt du document SEC ? Tout est dans FloQast".

En outre, FloQast a servi de plaque tournante centralisée pour la collaboration entre les différents départements, favorisant la communication interfonctionnelle et améliorant l'efficacité opérationnelle.

L'un des principaux avantages de FloQast pour Zoom était sa capacité à faciliter le travail à distance, une nécessité devenue de plus en plus pertinente au milieu de la pandémie de COVID-19. Lors de la transition de l'entreprise vers un environnement de travail à distance, FloQast a assuré la continuité des opérations, permettant une collaboration et une communication sans faille entre les équipes dispersées.

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Principaux enseignements :

• Rationalisation du processus de clôture de fin de mois, réduisant le délai de 8 à 5 jours.
• Mise en place de contrôles internes solides pour assurer la conformité avec la loi Sarbanes-Oxley (SOX).
• A facilité la transition vers un environnement de travail à distance dans le contexte de la pandémie COVID-19.