4 bonnes pratiques pour une meilleure clôture de fin de mois au cours de la nouvelle année

Pendant très longtemps, la clôture a été perçue comme une nécessité, un processus diabolique qui a nécessité de longues heures et qui, de l'avis de tous, pourrait probablement être amélioré. Mais comment ?

Mais au cours des deux dernières années, les responsables de la comptabilité ont commencé à pleinement comprendre le rôle que jouent des rapports cohérents, précis et opportuns, comme la clôture pourrait avoir sur l'ensemble de l'entreprise. En conséquence, les équipes repoussaient cette question depuis si longtemps : « Comment puis-je rendre ma clôture de fin de mois plus efficace et moins horrible ? » est devenu urgent.

Dans cet esprit, voyons comment les services de comptabilité peuvent réaliser un clôture de fin de mois plus rapide sans bousculer le budget.

Pourquoi la clôture de fin de mois est si douloureuse

En raison de processus de communication complexes, la plupart des organisations souffrent d'un manque de transparence et d'une documentation médiocre. Ce problème se produit naturellement à mesure que les organisations se développent, c'est pourquoi il est si courant. Par conséquent, les membres de l'équipe n'ont généralement de visibilité que sur leur petite partie de la clôture.

Cela est souvent compliqué par le fait que les documents sont partagés au hasard sur un lecteur réseau local désorganisé. Les procédures ne sont pas documentées et, comme tout le monde est très occupé, personne ne sait vraiment qui a besoin de quelles informations.

Pour la plupart des comptables, la fermeture signifie de longues heures de travail difficiles au bureau et de fréquents retraitements. Par conséquent, de nombreux comptables font état d'un stress accru lors de la clôture.

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Meilleures pratiques pour réduire le stress

Compte tenu de la négativité d'un processus de clôture de fin de mois peut avoir un impact sur les employés, il n'est pas étonnant qu'elle puisse être complètement remaniée si les organisations ne mettent en œuvre que quatre meilleures pratiques.

Utilisez une liste de contrôle collaborative de fin de mois

Une liste de contrôle détaillée qui permet de suivre les responsabilités des employés et leurs progrès, permettra à chacun de savoir comment son travail s'inscrit dans l'ensemble. Chaque membre de l'équipe saura quand son travail doit être terminé et donnera aux dirigeants un aperçu des goulots d'étranglement potentiels.

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Standardisez les modèles de rapprochement et la structure des dossiers

Accélérez les rapprochements, la révision, la formation et les demandes des auditeurs PBC à l'aide d'un modèle de rapprochement standardisé. Cela permet aux membres de l'équipe d'intégrer leur travail dans un modèle et d'éviter les redondances. Assurez-vous que tous les membres de l'organisation peuvent localiser les documents rapidement et facilement en établissant une structure de dossiers cohérente.

Réévaluez votre mix de talents

La technologie devenant de plus en plus fondamentale pour les processus comptables et financiers, votre équipe a besoin de personnes capables d'utiliser la technologie à son plein potentiel. Envisagez de faire appel à des comptables férus de technologie qui ne possèdent peut-être pas le pedigree traditionnel d'un CPA expert en PCGR.

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Tirez parti de la technologie de comptabilité dans le cloud

Utilisation d'une plateforme cloud rendra le processus de clôture moins stressant et plus efficace. Les équipes peuvent accéder aux documents plus rapidement tout en travaillant simultanément sur des documents. Cela créera un certain niveau de transparence tout en éliminant le problème séculaire de ne pas pouvoir accéder à un document lorsque son propriétaire est absent du bureau ou quitte l'organisation.

Pour commencer, il vous suffit de créer une liste de contrôle Microsoft Excel partagée dans votre fournisseur de stockage cloud et de la déployer chaque mois. Mieux encore que de se fier uniquement à Excel, qui présente des limites en termes de flux de travail, c'est d'utiliser une solution logicielle de gestion étroite pour suivre tous les éléments de la liste de contrôle, les rapprochements et les notes de révision.

La vie est meilleure grâce à un processus de clôture rationalisé

Un processus de clôture plus efficace présente des avantages pour votre entreprise, ainsi que pour les membres de votre équipe. En moyenne, les équipes qui utilisent la technologie pour rationaliser leur processus de fin de mois gagnent généralement trois jours avant leur clôture. Des responsables de la comptabilité et des finances qui tirent parti de la technologie cloud avoir une meilleure idée du processus de clôture, sont plus confiants lors de la clôture, gèrent des employés moins stressés et intègrent plus rapidement les nouvelles recrues.