4 bonnes pratiques pour mieux clôturer les mois de la nouvelle année

Pendant longtemps, la clôture a été considérée comme une nécessité - un processus néfaste qui nécessitait de longues heures et dont tout le monde s'accordait à dire qu'il pouvait probablement être amélioré. Mais comment ?

Mais au cours des deux dernières années, les responsables de la comptabilité ont commencé à comprendre le rôle que des rapports cohérents, précis et opportuns, comme la clôture, pouvaient avoir sur l'ensemble de l'entreprise. En conséquence, la question que les équipes repoussaient depuis si longtemps, "Comment puis-je rendre ma clôture de fin de mois plus efficace et moins horrible ? "Comment rendre ma clôture de fin de mois plus efficace et moins horrible ?

C'est pourquoi nous allons voir comment les services comptables peuvent accélérer la clôture du mois sans grever leur budget.

Pourquoi la clôture du mois est si douloureuse

En raison de la lourdeur des processus de communication, la plupart des organisations souffrent d'un manque de transparence et d'une mauvaise documentation. Ce problème survient naturellement au fur et à mesure que les organisations se développent, c'est pourquoi il est si fréquent. En conséquence, les membres de l'équipe n'ont généralement de visibilité que sur leur petite partie de la clôture.

Cette situation est souvent compliquée par le fait que les documents sont partagés de manière désordonnée sur un disque dur local désorganisé. Les procédures ne sont pas documentées et, comme tout le monde est très occupé, personne ne sait exactement qui a besoin de quelle information.

Pour la plupart des comptables, la clôture est synonyme de longues heures de travail au bureau et de retraitements fréquents. Par conséquent, de nombreux comptables font état d'un stress accru lors de la clôture.

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Meilleures pratiques pour réduire le stress

Compte tenu de l'impact négatif du processus de clôture de fin de mois sur les employés, il n'est pas étonnant qu'il puisse être complètement remanié si les organisations mettent en œuvre seulement quatre bonnes pratiques.

Utiliser une liste de contrôles de fin de mois collaboratif

Une liste de contrôles rigoureuse qui permet de suivre les responsabilités des employés et leurs progrès permettra à chacun de savoir comment son travail s'inscrit dans le tableau d'ensemble. Chaque membre de l'équipe saura quand son travail doit être achevé et offrira aux dirigeants un aperçu des goulets d'étranglement potentiels.

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Normaliser les modèles rapprochement et la structure des dossiers

Accélérez les rapprochements, les révisions, les formations et les demandes de PBC des auditeurs en utilisant un modèle rapprochement standardisé. Cela permet aux membres de l'équipe d'intégrer leur travail dans un modèle et d'éviter les redondances. Veillez à ce que tous les membres de l'organisation puissent localiser les documents rapidement et facilement en établissant une structure de dossiers cohérente.

Réévaluez votre éventail de talents

La technologie devenant de plus en plus fondamentale dans les processus comptables et financiers, vous avez besoin dans votre équipe de personnes capables d'utiliser la technologie au maximum de son potentiel. Envisagez d'embaucher des comptables férus de technologie qui ne possèdent peut-être pas le pedigree traditionnel d'un expert-comptable spécialisé dans les GAAP.

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Tirer parti de la technologie de comptabilité Cloud

L'utilisation d'une plateforme cloud rendra le processus de clôture moins stressant et plus efficace. Les équipes peuvent accéder plus rapidement aux documents tout en y travaillant simultanément. Cela créera un niveau de transparence tout en éliminant l'éternel problème de l'impossibilité d'accéder à un document lorsque son propriétaire n'est pas au bureau ou quitte l'organisation.

Pour commencer, il suffit de créer une liste de contrôles Microsoft Excel partagée avec votre fournisseur de services de stockage cloud et de la faire suivre chaque mois. Mieux encore que de s'appuyer uniquement sur Excel, qui présente des limites en matière de workflow, il est possible d'utiliser une solution logicielle de gestion des clôtures pour suivre tous les éléments de la liste de contrôles , les rapprochements et les notes d'examen.

La vie est plus belle avec un processus de clôture rationalisé

Un processus de clôture plus efficace présente des avantages pour votre entreprise, ainsi que pour les membres de votre équipe. En moyenne, les équipes qui utilisent la technologie pour rationaliser leur processus de fin de mois gagnent trois jours sur leur clôture. Les responsables comptables et financiers qui tirent parti de la technologie cloud ont une meilleure vision du processus de clôture, sont plus confiants dans la clôture, gèrent des employés moins stressés et intègrent plus rapidement les nouvelles recrues.