4 bewährte Praktiken für einen besseren Monatsabschluss im neuen Jahr

Lange Zeit wurde der Abschluss als eine Notwendigkeit angesehen - ein böser Prozess, der viele Stunden in Anspruch nahm und über den sich alle einig waren, dass er wahrscheinlich besser gemacht werden könnte. Aber wie?

Doch in den letzten zwei Jahren begannen die Verantwortlichen in der Buchhaltung zu verstehen, welche Rolle konsistente, genaue und zeitnahe Berichte wie der Jahresabschluss für das gesamte Unternehmen haben können. Das Ergebnis war, dass die Teams die Frage, die sie so lange vor sich hergeschoben hatten, nicht mehr stellen wollten: "Wie kann ich meinen Monatsabschluss effizienter und weniger schrecklich gestalten?" wurde dringend.

Vor diesem Hintergrund wollen wir uns ansehen, wie Buchhaltungsabteilungen einen schnelleren Monatsabschluss erreichen können, ohne das Budget zu sprengen.

Warum der Monatsabschluss so schmerzhaft ist

Aufgrund schwerfälliger Kommunikationsprozesse leiden die meisten Organisationen unter einem Mangel an Transparenz und schlechter Dokumentation. Dieses Problem tritt natürlich auf, wenn Organisationen wachsen, und ist deshalb so verbreitet. Infolgedessen haben die Teammitglieder in der Regel nur Einblick in ihren kleinen Teil des Abschlusses.

Dies wird oft dadurch erschwert, dass Dokumente wahllos über ein ungeordnetes lokales Netzlaufwerk verteilt werden. Die Verfahren sind nicht dokumentiert, und da alle so beschäftigt sind, weiß niemand genau, wer welche Informationen braucht.

Für die meisten Buchhalter bedeutet der Abschluss lange, harte Stunden im Büro und häufige Anpassungen. Infolgedessen berichten viele Buchhalter von erhöhtem Stress während des Abschlusses.

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Bewährte Praktiken zur Stressreduzierung

Wenn man bedenkt, wie negativ sich ein Monatsabschluss auf die Mitarbeiter auswirken kann, ist es nicht verwunderlich, dass er völlig umgestaltet werden kann, wenn Unternehmen nur vier bewährte Verfahren anwenden.

Verwenden Sie eine gemeinsame Monatsabschluss

Eine engmaschige Checkliste, in der die Zuständigkeiten der Mitarbeiter und ihre Fortschritte festgehalten werden, sorgt dafür, dass jeder weiß, wie sich seine Arbeit in das Gesamtbild einfügt. Jedes Teammitglied weiß, wann seine Arbeit abgeschlossen werden muss, und bietet den Führungskräften einen Einblick in mögliche Engpässe.

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Standardisierung von Abstimmungsvorlagen und Ordnerstruktur

Beschleunigen Sie Abstimmungen, Überprüfungen, Schulungen und Prüfer:in PBC durch die Verwendung einer standardisierten Abstimmungsvorlage. Dies bietet Teammitgliedern die Möglichkeit, ihre Arbeit in eine Vorlage zu integrieren und Redundanzen zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass jeder im Unternehmen Dokumente schnell und einfach auffinden kann, indem Sie eine einheitliche Ordnerstruktur einrichten.

Bewerten Sie Ihren Talentmix neu

Da die Technologie immer mehr zur Grundlage der Buchhaltungs- und Finanzprozesse wird, brauchen Sie Mitarbeiter in Ihrem Team, die das Potenzial der Technologie voll ausschöpfen können. Ziehen Sie in Erwägung, technikaffine Buchhalter einzustellen, die vielleicht nicht den traditionellen Stammbaum eines GAAP-Experten haben, der ein CPA ist.

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Nutzen Sie die Vorteile der Cloud-Buchhaltungstechnologie

Die Verwendung einer Cloud-Plattform macht den Abschlussprozess weniger stressig und effizienter. Teams können schneller auf Dokumente zugreifen und gleichzeitig an ihnen arbeiten. Dies schafft ein gewisses Maß an Transparenz und beseitigt das uralte Problem, dass man nicht auf ein Dokument zugreifen kann, wenn der Eigentümer nicht im Büro ist oder das Unternehmen verlässt.

Der Einstieg ist so einfach wie das Erstellen einer gemeinsamen Microsoft Excel-Checkliste bei Ihrem Cloud-Speicheranbieter und das monatliche Fortschreiben dieser Liste. Noch besser als Excel allein, das in Bezug auf den Arbeitsablauf seine Grenzen hat, ist es, eine Softwarelösung für close management zu verwenden, um alle Punkte der Checkliste, Abstimmungen und Prüfnotizen zu verfolgen.

Das Leben ist besser mit einem gestrafften Abschlussprozess

Ein effizienterer Abschlussprozess hat sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Teammitglieder Vorteile. Im Durchschnitt sparen Teams, die Technologien zur Rationalisierung ihres Monatsabschlusses einsetzen, drei Tage ein. Führungskräfte in der Buchhaltung und im Finanzwesen, die die Vorteile der Cloud-Technologie nutzen , haben einen besseren Einblick in den Abschlussprozess, haben mehr Vertrauen in den Abschluss, führen weniger gestresste Mitarbeiter und können neue Mitarbeiter schneller einarbeiten.