4 Best Practices für einen besseren Monatsabschluss im neuen Jahr

Die längste Zeit wurde der Abschluss als Notwendigkeit angesehen — ein böser Prozess, der lange Stunden erforderte und etwas, von dem sich alle einig waren, dass es wahrscheinlich besser gemacht werden könnte. Aber wie?

In den letzten zwei Jahren wurde den Führungskräften des Rechnungswesens jedoch bewusst, welche Rolle konsistente, genaue und zeitnahe Berichte wie der Abschlussbericht spielen könnte sich auf das Gesamtgeschäft ausgewirkt haben. Infolgedessen hatten die Teams diese Frage so lange aufgeschoben: „Wie kann ich meinen Monatsabschluss effizienter und weniger schrecklich gestalten?“ wurde dringend.

Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund einen Blick darauf werfen, wie Buchhaltungsabteilungen eine schnellerer Monatsschluss ohne das Budget zu sprengen.

Warum das Ende des Monats so schmerzhaft ist

Aufgrund umständlicher Kommunikationsprozesse leiden die meisten Organisationen unter mangelnder Transparenz und schlechter Dokumentation. Dieses Problem tritt auf natürliche Weise auf, wenn Unternehmen wachsen, weshalb es so häufig vorkommt. Das hat zur Folge, dass Teammitglieder in der Regel nur einen kleinen Teil des Schlusspunkts sehen können.

Dies wird oft durch die Tatsache erschwert, dass Dokumente willkürlich über ein unorganisiertes lokales Netzlaufwerk gemeinsam genutzt werden. Die Verfahren sind nicht dokumentiert, und weil alle so beschäftigt sind, ist sich sowieso niemand sicher, wer welche Informationen benötigt.

Für die meisten Buchhalter bedeutet der Abschluss lange, harte Stunden im Büro und häufige Wiederholungen. Infolgedessen berichten viele Buchhalter von erhöhtem Stress während des Geschäftsabschlusses.

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Bewährte Methoden zur Stressreduzierung

Angesichts der Tatsache, wie negativ ein Abschlussprozess zum Monatsende kann sich auf Mitarbeiter auswirken. Es ist kein Wunder, dass es komplett überarbeitet werden kann, wenn Unternehmen nur vier Best Practices implementieren.

Verwenden Sie eine kollaborative Checkliste zum Monatsende

Eine genaue Checkliste das die Verantwortlichkeiten und Fortschritte der Mitarbeiter verfolgt, sodass alle wissen, wie ihre Arbeit in das Gesamtbild passt. Jedes Teammitglied weiß, wann seine Arbeit abgeschlossen werden muss, und gibt den Führungskräften Einblicke in potenzielle Engpässe.

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Standardisieren Sie Abstimmungsvorlagen und Ordnerstruktur

Beschleunigen Sie Abstimmungen, Überprüfungen, Schulungen und PBC-Anfragen für Auditoren mithilfe eines standardisierte Abstimmungsvorlage. Dies bietet Teammitgliedern die Möglichkeit, ihre Arbeit in eine Vorlage einzufügen und Redundanzen zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass jeder in der Organisation Dokumente schnell und einfach finden kann, indem Sie eine konsistente Ordnerstruktur einrichten.

Bewerten Sie Ihren Talentmix neu

Da die Technologie für Buchhaltungs- und Finanzprozesse immer grundlegender wird, Sie benötigen Mitarbeiter in Ihrem Team, die das Potenzial der Technologie voll ausschöpfen können. Erwägen Sie, technisch versierte Buchhalter einzustellen, die möglicherweise nicht über den traditionellen Stammbaum verfügen, den ein GAAP-Experte als CPA haben könnte.

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Nutzen Sie die Vorteile der Cloud-Buchhaltungstechnologie

Verwendung einer Cloud-Plattform wird den Abschlussprozess weniger stressig und effizienter machen. Teams können schneller auf Dokumente zugreifen und gleichzeitig an Dokumenten arbeiten. Dies schafft ein gewisses Maß an Transparenz und beseitigt gleichzeitig das uralte Problem, nicht auf ein Dokument zugreifen zu können, wenn sein Besitzer nicht im Büro ist oder das Unternehmen verlässt.

Der Einstieg ist so einfach wie das Erstellen einer gemeinsamen Microsoft Excel-Checkliste in Ihrem Cloud-Speicheranbieter, die jeden Monat aktualisiert wird. Noch besser, als sich nur auf Excel zu verlassen, das Einschränkungen in Bezug auf den Arbeitsablauf hat, ist es, eine umfassende Management-Softwarelösung zu verwenden, um alle Checklistenelemente, Abstimmungen und Überprüfungsnotizen zu verfolgen.

Das Leben ist besser mit einem optimierten Abschlussprozess

Ein effizienterer Abschlussprozess hat sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Teammitglieder Vorteile. Im Durchschnitt sparen Teams, die Technologie verwenden, um ihren Prozess zum Monatsende zu optimieren, in der Regel um drei Tage nach Abschluss. Führungskräfte aus den Bereichen Rechnungswesen und Finanzen, die Cloud-Technologie nutzen einen besseren Einblick in den Abschlussprozess haben, sind selbstbewusster bei der Schließung, managen weniger gestresste Mitarbeiter und nehmen neue Mitarbeiter schneller an.