Décrypter le code : Rationaliser la conformité SOX

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L'approbation bipartisane de la loi Sarbanes-Oxley ("SOX") en 2002 a changé le paysage de la conformité, offrant l'intégrité des opérations commerciales et la transparence financière des sociétés cotées en bourse.

Si la loi SOX concerne principalement les entreprises publiques, elle s'applique également aux entreprises privées qui se préparent à entrer en bourse. En outre, même si les petites entreprises publiques ne sont pas toujours tenues de procéder à un audit intégré, elles doivent présenter à leurs auditeurs un cadre de leurs contrôles. Les entreprises doivent se préparer à un audit intégré au fur et à mesure de leur croissance et de leur expansion.

Si le maintien de la conformité à la loi SOX est un moyen de dissuasion pour empêcher qu'un autre Enron ne se produise, il renforce également les contrôles de conformité, réduit les risques commerciaux et, s'il est fait correctement, accroît la confiance des investisseurs.

La conformité n'est jamais statique mais évolue constamment, ce qui pose des défis et entraîne des coûts élevés en raison des inefficacités de nombreux programmes SOX actuels.

Pour naviguer dans cet environnement en constante évolution, vous devrez établir et maintenir des contrôles internes solides, ce qui signifie que vous devrez.. :

• Choisissez votre cadre de contrôle interne
• Identifier les risques de non-conformité tant au niveau interne qu'externe
• Mettre en œuvre vos contrôles (obligations d'information financière, code de conduite, etc.)
• Mettre en place des politiques de gouvernance
• Tester régulièrement les contrôles
• Planifier et programmer les audits externes

Si une liste de contrôles de la conformité vous aide à contrôler la conformité, le processus n'est pas sans poser de problèmes. Même avec des contrôles internes solides, les entreprises sont confrontées à des difficultés dynamiques en matière de conformité. Ces difficultés sont souvent complexes, présentent de multiples facettes et exigent une attention soutenue de la part des services comptables et financiers et de la direction générale. 

Les défis que les entreprises doivent relever pour se conformer à la loi SOX

Les coûts de mise en conformité continuent d'augmenter. Certaines entreprises dépensent 10 000 dollars par employé pour rester en conformité.

Le risque ?

Les coûts de non-conformité peuvent s'élever à 4 millions de dollars ou plus. Les charges, en particulier celles liées à la conformité 404, sont souvent dues à l'absence de programmes de conformité modernisés et/ou automatisés. À mesure que les exigences en matière de respect des politiques et des procédures augmentent, les entreprises se retrouvent dans une spirale d'inefficacité qui s'ajoute à d'autres.

Les entreprises sont confrontées à de nombreux défis lorsqu'elles tentent de se conformer à la loi SOX, notamment

Coûts initiaux élevés

Le temps et l'argent sont liés à la conformité. Plus on passe de temps à respecter la conformité de manière inefficace, plus on dépense d'argent. Les équipes comptables doivent examiner les contrôles et, en plus de ces coûts, de nombreuses entreprises dépenseront de l'argent pour.. :

• Gestion de la mise en œuvre
• Consultants
• Audits intégrés
• Beaucoup plus

L'évolution du marché ou d'une entreprise peut rapidement entraîner des coûts supplémentaires pour la mise en conformité, car des mises à niveau doivent être effectuées pour gérer les nouveaux risques.

Documents SOX désynchronisés

Seulement 25 % des entreprises utilisent des outils technologiques pour leurs programmes de conformité. L'absence de processus stables et évolutifs entraîne une désynchronisation des documents. Les ajustements manuels entraînent des taux d'erreur plus élevés et des problèmes de contrôle des versions.

Les équipes comptables doivent souvent consacrer des ressources à la synchronisation manuelle de ces documents avant un audit.

Une mise en œuvre inefficace de ces contrôles rendra difficile pour les propriétaires de maintenir la conformité et de savoir ce qui se passe en interne dans l'entreprise.

Manque de collaboration centralisée et de visibilité du contrôle en temps réel

La centralisation des preuves et des contrôles permet aux équipes internes et externes à la comptabilité de travailler en synergie. Les audits deviennent de plus en plus coûteux lorsqu'un manque de collaboration affecte l'exécution des contrôles.

Les entreprises disposent souvent d'une infrastructure obsolète qui fait que la collecte de preuves centralisées demande beaucoup de temps et de ressources.

La visibilité des contrôles en temps réel est essentielle pour permettre aux équipes de travailler à l'unisson sur l'exécution des contrôles et pour éliminer les frictions en cas d'audit. L'approbation des contrôles SOX est un défi lorsqu'il n'existe pas de lieu centralisé, ce qui nécessite des ressources excessives pour gérer la conformité de manière efficace et rentable.

Le fait de consacrer du temps et des ressources à l'optimisation de la conformité permettra de réaliser des économies et d'exercer un contrôle plus strict.

La valeur de l'optimisation de la conformité

Les entreprises sont confrontées à plusieurs défis lorsqu'il s'agit de se conformer à la loi SOX, mais l'optimisation peut apporter de nombreux avantages, à commencer par l'un des plus importants : la réduction du risque d'erreurs.

• Réduction du risque d'erreurs: L'un des principaux avantages de l'optimisation et de la rationalisation de la conformité SOX est qu'elle garantit la fiabilité de vos rapports financiers. Comment ? En réduisant le risque d'erreurs. Les erreurs de conformité peuvent être coûteuses. Comme indiqué précédemment, le coût d'un seul événement de non-conformité s'élève en moyenne à 4 millions de dollars ou plus. La réduction du risque d'erreurs financières, d'inconduite et de fraude devrait être une priorité pour chaque entreprise. L'optimisation peut y contribuer.
• Économies de temps et d'argent: Outre les économies potentielles réalisées en évitant les cas de non-conformité, les entreprises peuvent également réduire le temps et les ressources consacrés aux audits.
• Des opérations rationalisées: Un programme de conformité SOX rationalisé améliorera la transparence et la santé financière de votre entreprise - deux choses que les parties prenantes et les investisseurs apprécient.

Outre ces avantages, l'adoption d'une approche rationalisée de la conformité à la loi SOX contribuera également à cultiver une culture de la conformité. Lorsque tous les membres de l'organisation s'engagent à respecter la conformité, les contrôles internes sont plus efficaces et les fondements éthiques sont plus solides. 

Une culture de la conformité qui s'étend à tous les niveaux de l'organisation favorisera le succès et l'intégrité à long terme. 

Il est facile de comprendre l'intérêt d'optimiser la conformité à la loi SOX, mais comment s'y prendre ? Quelle est la solution ?

La voie à suivre

La rationalisation de la conformité SOX commence par une étape importante : rester informé. Les entreprises doivent s'efforcer de rester au fait des tendances en matière de conformité et des solutions qui leur permettront d'être proactives plutôt que réactives.

Par exemple, il existe aujourd'hui sur le marché des solutions qui peuvent rationaliser la conformité de bout en bout et fournir la visibilité en temps réel qui fait défaut aux méthodes traditionnelles. Ces solutions contiennent des flux de travail avancés et s'intègrent à l'ensemble de vos autres plateformes pour garantir que tout le monde est toujours sur la même longueur d'onde lorsqu'il s'agit d'opérations comptables. 

En se concentrant sur une intégration plus large des plateformes comptables et financières, il est possible de résoudre de nombreux problèmes liés à la conformité à la loi SOX et de permettre aux entreprises de récolter les bénéfices d'un processus optimisé. Après tout, la conformité à la loi SOX n'est pas un processus isolé, mais une partie intégrante du cadre comptable et financier dans son ensemble.

Pour les entreprises qui se préparent à des introductions en bourse ou à des acquisitions, il est essentiel de disposer d'un cadre solide de conformité à la loi SOX, qui contribuera à démontrer l'intégrité financière de votre organisation.

En adoptant une approche globale et en se concentrant sur une intégration plus large de l'A&F, votre entreprise pourra rester agile et s'adapter à des réglementations en constante évolution. L'intégration ne doit pas non plus être une source de perturbation. En fait, grâce à une planification minutieuse et à l'intégration de technologies conviviales, la transformation de la conformité peut souvent être réalisée avec une perturbation minimale des flux de travail existants.

Conclusion

La conformité à la loi SOX évolue et change constamment. Les entreprises doivent s'engager à rester à l'affût de ces changements et à s'adapter rapidement si elles veulent rester conformes. Tirer parti de la puissance de la technologie et se concentrer sur une intégration plus large de la plateforme comptable et financière pour la conformité SOX aidera les entreprises à rester agiles.