Den Code knacken: Rationalisierung der SOX-Compliance

Über den Autor: Katie Thomas, CPA, ist Autorin von Inhalten, 2021 & 2022 40 under 40 CPA Practice Advisor, Top 50 Women in Accounting und Inhaberin von Leaders Online, wo sie Fachleuten aus dem Bereich Rechnungswesen dabei hilft, ihre Wirkung, ihren Einfluss und ihr Einkommen durch Thought Leadership und digitales Marketing zu steigern. Besuchen Sie bitte Leaders Online oder verbinden Sie sich mit ihr auf LinkedIn um mit Katie in Kontakt zu treten.

Die parteiübergreifende Verabschiedung des Sarbanes-Oxley-Gesetzes (SOX") im Jahr 2002 veränderte die Compliance-Landschaft und bot Integrität im Geschäftsbetrieb und finanzielle Transparenz für börsennotierte Unternehmen.

SOX betrifft zwar in erster Linie börsennotierte Unternehmen, ist aber auch für private Unternehmen relevant, die sich auf einen Börsengang vorbereiten. Und obwohl kleinere börsennotierte Unternehmen nicht immer verpflichtet sind, eine integrierte Prüfung durchzuführen, sind sie dennoch verpflichtet, ihren Prüfern ein Rahmenwerk ihrer Kontrollen vorzulegen. Unternehmen müssen auf eine integrierte Prüfung vorbereitet sein, wenn sie wachsen und expandieren.

Die Einhaltung der SOX-Vorschriften dient nicht nur als Abschreckung, um ein weiteres Enron zu verhindern, sondern stärkt auch die Kontrollen zur Einhaltung der Vorschriften, verringert das Geschäftsrisiko und erhöht, wenn es richtig gemacht wird, das Vertrauen der Anleger.

Die Einhaltung von Vorschriften ist nie statisch, sondern entwickelt sich ständig weiter, was aufgrund der Ineffizienz vieler SOX-Programme zu Herausforderungen und hohen Kosten führt.

Um sich in diesem sich ständig verändernden Umfeld zurechtzufinden, müssen Sie eine solide Abschlussprüfung durchführen und aufrechterhalten, was bedeutet, dass Sie Folgendes tun müssen:

• Wählen Sie Ihren internen Kontrollrahmen
• Identifizierung interner und externer Compliance-Risiken
• Umsetzung Ihrer KontrollenFinanz-Reporting , Verhaltenskodex, etc.)
• Einführung von Governance-Richtlinien
• Regelmäßige Tests der Kontrollen
• Planung und Terminierung externer Audits

Eine Checkliste für die Einhaltung der Vorschriften hilft Ihnen zwar dabei, die Einhaltung der Vorschriften im Auge zu behalten, aber der Prozess ist nicht ohne Herausforderungen. Selbst bei einer strengen Abschlussprüfung sehen sich Unternehmen mit dynamischen Compliance-Problemen konfrontiert. Diese Herausforderungen sind oft kompliziert und vielschichtig und erfordern die sorgfältige Aufmerksamkeit sowohl der Buchhaltungs- und Finanzabteilungen als auch der oberen Führungsebene. 

Herausforderungen für Unternehmen bei der Einhaltung von SOX

Die Kosten für die Einhaltung der Vorschriften steigen weiter an. Einige Unternehmen geben 10.000 Dollar pro Mitarbeiter aus, um die Vorschriften einzuhalten.

Das Risiko?

Die Kosten für die Nichteinhaltung von Vorschriften können sich auf 4 Millionen Dollar oder mehr belaufen. Die Belastungen, insbesondere bei der Einhaltung der 404-Vorschriften, sind häufig auf einen Mangel an modernisierten und/oder automatisierten Compliance-Programmen zurückzuführen. Wenn die Anforderungen an die Befolgung von Richtlinien und Verfahren steigen, wird daraus eine Spirale von Unternehmen, die eine Ineffizienz auf die andere setzt.

Unternehmen stehen vor vielen Herausforderungen, wenn sie versuchen, die SOX-Vorschriften einzuhalten, darunter:

Hohe Vorabkosten

Zeit und Geld sind mit der Einhaltung von Vorschriften verbunden. Je mehr Zeit für die ineffiziente Einhaltung von Vorschriften aufgewendet wird, desto mehr Geld wird ausgegeben. Buchhaltungsteams müssen Kontrollen überprüfen, und zusätzlich zu diesen Kosten geben viele Unternehmen Geld aus für:

• Management der Umsetzung
• Berater
• Integrierte Audits
• Viel mehr

Veränderungen auf dem Markt oder in einem Unternehmen können schnell zusätzliche Kosten für die Einhaltung der Vorschriften verursachen, da Aktualisierungen vorgenommen werden müssen, um neue Risiken zu bewältigen.

Nicht synchronisierte SOX-Dokumente

Nur 25 % der Unternehmen nutzen Technologie-Tools für Compliance-Programme. Ein Mangel an stabilen Prozessen, die sich ständig weiterentwickeln, führt dazu, dass Dokumente nicht synchronisiert sind. Manuelle Anpassungen führen zu höheren Fehlerquoten und Problemen bei der Versionskontrolle.

Buchhaltungsteams müssen oft Ressourcen für die manuelle Synchronisierung dieser Dokumente vor einer Prüfung aufwenden.

Bei unzureichender Umsetzung dieser Kontrollen wird es für die Eigentümer schwierig, die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und zu wissen, was intern im Unternehmen vor sich geht.

Mangel an zentraler Zusammenarbeit und Echtzeit-Kontrollsichtbarkeit

Zentralisierte Nachweise und Kontrollen ermöglichen eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen Teams innerhalb und außerhalb des Rechnungswesens. Prüfungen werden zunehmend teurer, wenn sich die mangelnde Zusammenarbeit auf die Durchführung der Kontrollen auswirkt.

Unternehmen verfügen häufig über eine veraltete Infrastruktur, die die Erfassung zentraler Nachweise zeit- und ressourcenintensiv macht.

Die Transparenz der Kontrollen in Echtzeit ist entscheidend, damit die Teams bei der Durchführung der Kontrollen an einem Strang ziehen können und im Falle einer Prüfung keine Reibungsverluste auftreten. Die Genehmigung von SOX-Kontrollen ist eine Herausforderung, wenn es keine zentrale Stelle gibt, die übermäßige Ressourcen benötigt, um die Einhaltung der Vorschriften effizient und kostengünstig zu verwalten.

Wenn Sie die Zeit und die Ressourcen aufwenden, um die Einhaltung der Vorschriften zu optimieren, können Sie Kosten sparen und eine strengere Kontrolle durchführen.

Der Wert der Optimierung der Compliance

Unternehmen stehen bei der Einhaltung der SOX-Vorschriften vor verschiedenen Herausforderungen, aber eine Optimierung kann eine Fülle von Vorteilen bieten, angefangen bei einem der wichtigsten: einem geringeren Fehlerrisiko.

• Geringeres Risiko von Fehlern: Einer der Hauptvorteile der Optimierung und Rationalisierung der SOX-Compliance besteht darin, dass die Zuverlässigkeit Ihrer Finanzberichte gewährleistet ist. Wie das? Durch die Verringerung des Fehlerrisikos. Fehler bei der Einhaltung der Vorschriften können kostspielig sein. Wie bereits erwähnt, belaufen sich die Kosten eines einzigen Verstoßes gegen die Vorschriften auf durchschnittlich 4 Millionen Dollar oder mehr. Die Verringerung des Risikos von Finanzfehlern, Fehlverhalten und Betrug sollte für jedes Unternehmen eine Priorität sein. Optimierung kann dabei helfen.
• Zeit- und Kostenersparnis: Neben den potenziellen Kosteneinsparungen durch die Vermeidung von Verstößen können Unternehmen auch den Zeit- und Ressourcenaufwand für Audits reduzieren.
• Rationalisierte Abläufe: Ein rationalisiertes SOX-Compliance-Programm wird die Transparenz und die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens verbessern - zwei Dinge, die Stakeholder und Investoren schätzen.

Neben diesen Vorteilen trägt ein rationalisierter Ansatz zur SOX-Compliance auch dazu bei, eine Kultur der Compliance zu kultivieren. Wenn sich jeder im Unternehmen für die Einhaltung der Vorschriften einsetzt, ist die Abschlussprüfung effektiver und Sie schaffen eine stärkere ethische Grundlage. 

Eine Kultur der Rechtstreue, die alle Ebenen des Unternehmens durchdringt, fördert den langfristigen Erfolg und die Integrität. 

Der Wert der Optimierung der SOX-Compliance ist leicht zu erkennen, aber wie geht man dabei vor? Was ist die Lösung?

Der Weg nach vorn

Die Vereinfachung der SOX-Compliance beginnt mit einem wichtigen Schritt: sich zu informieren. Unternehmen müssen sich sorgfältig über Trends bei der Einhaltung von Vorschriften und über Lösungen informieren, die es ihnen ermöglichen, proaktiv und nicht reaktiv zu handeln.

So gibt es heute Lösungen auf dem Markt, die die durchgängige Einhaltung von Vorschriften rationalisieren und die Echtzeittransparenz bieten, die bei herkömmlichen Methoden fehlt. Diese Lösungen enthalten fortschrittliche Arbeitsabläufe und lassen sich in Ihre anderen Plattformen integrieren, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten immer auf dem gleichen Stand sind, wenn es um Buchhaltungsvorgänge geht. 

Die Fokussierung auf eine umfassendere Integration von Buchhaltungs- und Finanzplattformen kann viele der Herausforderungen der SOX-Compliance lösen und es Unternehmen ermöglichen, von den Vorteilen eines optimierten Prozesses zu profitieren. Schließlich ist die SOX-Compliance kein isolierter Prozess, sondern ein integraler Bestandteil des gesamten Rechnungswesen- und Finanzrahmens.

Für Unternehmen, die sich auf einen Börsengang oder eine Übernahme vorbereiten, ist ein solider SOX-Compliance-Rahmen unerlässlich und trägt dazu bei, die finanzielle Integrität Ihres Unternehmens nachzuweisen.

Wenn Sie einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen und sich auf eine umfassendere A&F-Integration konzentrieren, kann Ihr Unternehmen agil bleiben und sich an die sich ständig ändernden Vorschriften anpassen. Integration muss auch nicht zwangsläufig störend sein. Mit einer sorgfältigen Planung und der Integration benutzerfreundlicher Technologien kann die Umstellung auf die Einhaltung von Vorschriften oft mit minimalen Unterbrechungen der bestehenden Arbeitsabläufe erreicht werden.

Schlussfolgerung

Die SOX-Compliance wird ständig weiterentwickelt und verändert sich. Unternehmen müssen sich verpflichten, mit diesen Änderungen Schritt zu halten und sich schnell anzupassen, wenn sie die Vorschriften weiterhin einhalten wollen. Die Nutzung der Technologie und die Konzentration auf eine breitere Integration von Buchhaltungs- und Finanzplattformen für die Einhaltung der SOX-Richtlinien helfen Unternehmen, flexibel zu bleiben.