Les entités non publiques ont bénéficié d'un sursis temporaire en ce qui concerne les nouvelles normes de comptabilisation des contrats de location, mais la prolongation accordée par le Financial Accounting Standards Board est sur le point de prendre fin. Dans quelques mois, les chefs d'entreprise devront envisager (et comptabiliser) différemment les contrats de location. Mais il n'y a pas lieu de s'inquiéter : il est encore temps de mettre de l'ordre dans vos livres pour vous conformer à ces nouvelles normes comptables.

Résumé des nouvelles normes comptables

En 2016, le FASB a publié l'Accounting Standards Update 2016-02 (ASU 2016-02), qui demandait que des changements importants soient apportés aux normes d'information financière pour les contrats de location. À peu près au même moment, l'International Accounting Standards Board a publié sa propre version des normes d'information sur les contrats de location, appelée International Financial Reporting Standards 16(IFRS 16).

L'ASU 2016-02 a conduit à la création de l'Accounting Standards Codification Topic 842, Leases (ASC 842). Ces nouvelles normes d'information devaient initialement entrer en vigueur pour les entités non publiques à partir de 2019. Mais le FASB a depuis retardé la date d'entrée en vigueur non pas une, mais deux fois. Ces reports arrivent maintenant à échéance. Pratiquement toutes les entités qui appliquent les principes comptables généralement reconnus - qu'il s'agisse d'entreprises publiques ou privées - doivent se conformer à l'ASC 842 pour les rapports de l'exercice commençant après le 15 décembre 2021 et pour les rapports des périodes intermédiaires commençant après le 15 décembre 2022.

Les nouvelles normes concernent les preneurs - ceux qui louent des actifs pour les utiliser dans le cadre de leur activité - et ont moins d'impact sur les bailleurs - ceux qui possèdent les actifs et les louent à d'autres. L'ASC 842 a été créé pour améliorer la transparence des actifs loués en les incluant dans les états financiers des preneurs. Historiquement, la plupart des actifs loués sont restés en dehors du bilan. 

La dernière série de normes de comptabilisation des contrats de location modifie certaines choses.

Tout d'abord, elle redéfinit le contrat de location comme étant un contrat (ou une partie d'un contrat) qui confère le droit d'utiliser ou de contrôler un actif pendant une certaine période en échange d'une contrepartie. 

Deuxièmement, elle établit trois classifications pour chaque contrat de location : location à court terme, location-financement et location simple.

Les baux à court terme ont une durée inférieure à 12 mois et ne se renouvellent pas automatiquement. 

Les contrats de location-financement sont des contrats de location d'actifs à long terme qui s'étendent sur la majeure partie (voire la totalité) de la durée de vie utile de l'actif sous-jacent.

Les contrats de location simple sont des contrats de plus de 12 mois portant sur des biens qui seront échangés ou mis à niveau régulièrement. Par exemple, si votre entreprise loue un photocopieur qui est mis à niveau tous les deux ans, ce bail sera considéré comme un bail d'exploitation.

Troisièmement, elle établit que les contrats de location-financement et de location simple doivent être inscrits au bilan, tandis que les contrats de location à court terme peuvent ne pas y figurer. Les contrats de location-financement (anciennement connus sous le nom de contrats de location-acquisition) ont toujours été inscrits au bilan et continueront de l'être. Les contrats de location simple, qui étaient jusqu'à présent cantonnés au compte de résultat, rejoindront désormais les contrats de location-financement au bilan. Ils seront comptabilisés en tant qu'actif "droit d'utilisation" et en tant que passif correspondant au solde des paiements au titre de la location.

Comment les nouvelles normes de comptabilisation des contrats de location modifient la comptabilité d'une entreprise

Les normes de comptabilisation des loyers n'obligent pas les entreprises à modifier leurs rapports internes ; les lignes directrices régissent les rapports financiers externes. Toutefois, pour produire des états financiers exacts conformes à l'ASC 842, les livres de votre entreprise devront presque certainement être modifiés.

Classez vos contrats de location avec précision

Il vous sera plus facile de préparer vos états financiers si vous enregistrez les contrats de location dans vos livres d'une manière conforme à l'ASC 842. Passez en revue vos contrats de location existants et classez-les dans l'un des trois types de location : à court terme, financière ou opérationnelle. À partir de là, vous pouvez regrouper les contrats de location similaires. Les PCGR américains vous permettent de consolider des contrats de location similaires à des fins d'information. En règle générale, vous pouvez regrouper les contrats de location dans les cas suivants :

• Ils sont de même nature.
• Vous avez appliqué les mêmes hypothèses et les mêmes jugements.
• Ils sont utilisés avec les mêmes parties liées.
• Ils présentent les mêmes risques.

Ajustez vos régularisations mensuelles

Tout comme lorsque les contrats de location simple figuraient dans le compte de résultat, les contrats de location simple, en vertu des nouvelles normes comptables, doivent faire l'objet d'écritures mensuelles. Toutefois, ces écritures seront différentes. Selon les directives comptables antérieures, vous deviez enregistrer chaque mois les écritures suivantes relatives à vos contrats de location simple :

Débit (DR) : Frais de location $XXX

Crédit (CR) : Trésorerie/comptes à payer $XXX

Selon les nouvelles lignes directrices, vos comptes de régularisation seraient quelque peu différents. Tout d'abord, pour établir l'actif du droit d'utilisation dans votre bilan, vous enregistreriez :

Débit (DR) : Actif de droit d'utilisation d'un bail d'exploitation $XXX

Crédit (CR) : Passif au titre des contrats de location simple $XXX

Ensuite, pour enregistrer la dépense mensuelle, vous devez passer l'écriture suivante :

Débit (DR) : Frais de location $XXX

Débit (DR) : Passif au titre des contrats de location simple $XXX

Crédit (CR) : Trésorerie/comptes à payer $XXX

Crédit (CR) : Actif de droit d'utilisation d'un bail d'exploitation $XXX

Séparer les éléments loués des éléments non loués

Les contrats peuvent comprendre à la fois des éléments de location et de non-location. Par exemple, un contrat de location d'un photocopieur peut également inclure des frais d'entretien régulier par le fabricant. Il peut s'avérer nécessaire de séparer le contrat de location du contrat de service dans vos états financiers. Le FASB vous permet de choisir de regrouper les éléments non locatifs avec un contrat de location, mais vous devez réfléchir à la manière dont un solde d'actif et de passif plus important affectera vos états financiers. L'augmentation artificielle du solde de l'actif pour les éléments non locatifs pourrait avoir un effet négatif sur les principaux ratios financiers dont vous avez besoin pour obtenir un financement ou pour respecter les clauses restrictives existantes.

Projet d'écritures de journal initiales pour la transition

Les écritures de journal que vous rédigez pour passer aux nouvelles normes comptables dépendront du fait que votre entité choisisse ou non l'expédient pratique facultatif du FASB pour retraiter les périodes antérieures. Les expédients pratiques contribuent à alléger la charge de travail des entreprises en leur permettant de prendre certains "raccourcis" par rapport aux attentes de l'ASC 842 en matière d'information initiale. Si vous optez pour l'expédient pratique de transition, vous pouvez appliquer les nouvelles normes de comptabilisation des contrats de location uniquement à la période la plus récente et éviter de réévaluer les périodes antérieures. Au lieu d'utiliser votre logiciel comptable pour comptabiliser les ajustements des périodes comparatives, vous comptabiliserez un ajustement cumulatif à partir du 1er janvier 2022 (pour les entités de l'année civile).

Comprendre pleinement l'ASC 842 prendra du temps, et ce n'est pas grave. Comme pour l'ASC 606, le nouveau principe de comptabilisation des produits, si vous consacrez du temps à vous informer sur les nouvelles normes et à prendre des mesures mesurées pour mettre en œuvre les changements, votre entreprise peut s'adapter avec succès et avoir du temps devant elle.