Structurer les technologies pour rationaliser les processus comptables : comment NEXT Insurance a atteint l'excellence opérationnelle en matière de comptabilité

Chaque entreprise a quelques tâches infâmes à accomplir le moment venu. Vous connaissez ceux dont nous parlons : les responsabilités récurrentes qui vous prennent constamment du temps et vous rendent fou.

Pour ASSURANCE NEXT — un fournisseur en ligne d'assurance pour petites entreprises — deux de ces tâches étaient la clôture mensuelle (nous en avons déjà entendu parler) et le traitement des comptes annuels.

Lorsque vous trouvez des tâches qui vous empêchent de dormir la nuit, la meilleure chose à faire est souvent de les automatiser ou d'utiliser les bons outils pour les rationaliser et les rendre accessibles. C'est ce que NEXT a fait pour son AP et sa clôture mensuelle. Ils ont ajouté FloQast et Tipalti à leur infrastructure technologique afin de rationaliser les deux processus et de leur consacrer du temps et de l'énergie à d'autres tâches.

En plus de résoudre les problèmes spécifiques auxquels NEXT était le plus confrontée, FloQast et Tipalti ont ajouté l'avantage de l'intégration au système ERP choisi par NEXT, NetSuite. Avec FloQast, NEXT a réduit de moitié le délai de clôture mensuel.

« Nous avons examiné les outils de gestion rapprochée disponibles, et nous avons apprécié le fait que FloQast soit beaucoup plus organisé et parfaitement intégré à NetSuite » a déclaré Byron Whitman, contrôleur d'entreprise de NEXT, « Nous pouvons voir l'équilibre entre NetSuite et tout ce qui se trouve dans le fichier de support et attribuer très facilement les différentes tâches, qu'il s'agisse d'un élément de la liste de contrôle ou d'un rapprochement. Nous pouvons voir qui le fait et qui le revoit quand on s'attend à ce qu'il le fasse. »

Lorsque l'équipe comptable de NEXT n'était pas aux prises avec une clôture prolongée, elle distribuait beaucoup trop de papier dans trop de directions pour faire approuver et payer les factures. La lenteur du processus manuel a eu un impact négatif à la fois sur l'équipe et sur les fournisseurs de l'entreprise. Tipalti était exactement ce qu'il fallait pour automatiser l'AP.

« Nous avons apprécié l'interface de Tipalti », explique Whitman. « Nous avons apprécié son intégration à NetSuite. Nous avons apprécié le fait que le processus d'approbation, du point de vue de l'utilisateur, était simple à approuver. Il était donc assez facile de convaincre les gens de l'utiliser. »

Après tout, c'est la clé : trouver des outils que les gens pourront réellement utiliser utiliser et qui rendent leur vie plus heureuse et plus accessible.

« L'un des avantages supplémentaires est de garantir que les outils que nous utilisons améliorent réellement le bonheur de notre équipe », a déclaré Whitman. « Si vous disposez d'un outil qui ne fonctionne pas bien, l'équipe ne sera pas satisfaite des efforts d'intégration et de conciliation des éléments qui font l'objet d'études continues. En fin de compte, cela a un impact négatif sur leur efficacité et leur satisfaction à l'égard de l'organisation. »

Avec la bonne infrastructure technologique en place, NEXT Insurance continue de se développer et de servir ses clients avec beaucoup moins de maux de tête.