Strukturierung von Tech-Stacks zur Rationalisierung von Buchhaltungsprozessen: So erreichte NEXT Insurance betriebliche Exzellenz im Rechnungswesen

Jedes Unternehmen hat ein paar berüchtigte Aufgaben, mit denen es zu kämpfen hat, wenn die Zeit gekommen ist. Sie kennen die, über die wir sprechen: Die wiederkehrenden Aufgaben, die ständig Ihre Zeit verschlingen und Sie in den Wahnsinn treiben.

Für NÄCHSTE Versicherung — ein Online-Anbieter von Versicherungen für Kleinunternehmen — zwei dieser Aufgaben waren der Monatsabschluss (den haben wir schon einmal gehört) und die AP-Bearbeitung.

Wenn Sie die Aufgaben finden, die Sie nachts wach halten, ist es oft am besten, sie zu automatisieren oder die richtigen Tools zu verwenden, um sie zu rationalisieren und zugänglich zu machen. Das hat NEXT für ihren AP und ihren Monatsabschluss getan. Sie fügten hinzu FloQast und Tipalti zu ihrem Tech-Stack, um beide Prozesse zu rationalisieren und ihre Zeit und Energie für andere Dinge freizugeben.

FloQast und Tipalti lösten nicht nur die spezifischen Probleme, mit denen NEXT am meisten zu kämpfen hatte, sondern fügten auch den Vorteil der Integration in das von NEXT gewählte ERP-System NetSuite hinzu. Mit FloQast ALS NÄCHSTES halbieren Sie die Monatsschlusszeit.

„Wir haben uns die Close-Management-Tools angesehen und es hat uns gefallen, dass FloQast so viel besser organisiert und perfekt in NetSuite integriert war.“ sagte Byron Whitman, Corporate Controller von NEXT, „Wir können das Gleichgewicht zwischen NetSuite und dem, was in der Support-Datei steht, sehen und ganz einfach die verschiedenen Aufgaben zuweisen, egal ob es sich um einen Checklistenpunkt oder einen Abgleich handelt. Wir können sehen, wer das macht und wer es überprüft, wenn von ihnen erwartet wird, dass es erledigt wird.“

Als das Buchhaltungsteam von NEXT nicht mit einem längeren Abschluss zu kämpfen hatte, schob es viel zu viel Papier in zu viele Richtungen, um Rechnungen zu genehmigen und zu bezahlen. Der langsame, manuelle Prozess wirkte sich sowohl auf das Team als auch auf die Lieferanten des Unternehmens negativ aus. Tipalti war genau das Richtige, um bei der Automatisierung von AP zu helfen.

„Die Benutzeroberfläche von Tipalti hat uns gefallen“, sagte Whitman. „Uns hat gefallen, dass es in NetSuite integriert ist. Uns hat gefallen, dass der Genehmigungsprozess aus Benutzersicht einfach zu genehmigen war. Es war also ziemlich einfach, die Leute dazu zu bringen, es zu benutzen.“

Das ist schließlich der Schlüssel: Tools zu finden, die die Leute tatsächlich nutzen benutzen und das macht ihr Leben glücklicher und zugänglicher.

„Einer der zusätzlichen Vorteile besteht darin, sicherzustellen, dass die von uns verwendeten Tools tatsächlich die Zufriedenheit unseres Teams verbessern“, sagte Whitman. „Wenn Sie ein Tool haben, das nicht gut funktioniert, wird sich das Team nicht über die Integrationsbemühungen und den Abgleich von Themen freuen, die kontinuierlich untersucht werden. Letztlich wirkt sich dies negativ auf ihre Effizienz und Zufriedenheit mit dem Unternehmen aus.“

Mit dem richtigen Tech-Stack wächst NEXT Insurance weiter und bedient seine Kunden mit weitaus weniger Problemen.