Aspect Energy réduit ses délais de clôture mondiaux de 20 jours grâce à FloQast

Aspect Energy, un leader de l'investissement et de l'exploration dans le secteur de l'énergie, exerce ses activités en Amérique du Nord, en Europe, au Moyen-Orient et en Amérique du Sud. Avec un portefeuille diversifié et des activités réparties sur plusieurs continents, la société a dû faire face à des défis importants lors de son processus de clôture de fin de mois. Les délais de clôture mensuels d'Aspect Energy variaient de 15 à 45 jours, ce qui entraînait des retards dans les rapports financiers et la prise de décisions. À la recherche d'une solution pour rationaliser leurs processus et améliorer la visibilité de leurs équipes, Aspect Energy a fait appel à FloQast.

Principaux points forts :

Pourquoi FloQast :

• Des listes de contrôle faciles à apprendre et à utiliser accélèrent le délai de rentabilisation
• Des tableaux de bord conviviaux permettent d'améliorer la communication et la collaboration
• Les outils de formation en libre-service et les meilleures pratiques garantissent une productivité immédiate

Résultats obtenus :

• Réduction de 20 jours avant la clôture
• Accès plus rapide aux informations financières urgentes pour les dirigeants
• Réaffectation des gains de temps à des initiatives comptables plus stratégiques

Identifier les défis

Le processus de clôture de fin de mois d'Aspect Energy s'est révélé inefficace et long, ce qui a entraîné des retards dans les rapports financiers et la prise de décisions. La directrice de la comptabilité Danielle Brakebill, CPA, a reconnu ces défis et a considéré FloQast comme la solution idéale.

« Nous utilisions SharePoint et des listes de tâches incomplètes, ce qui était très inefficace et lent », explique Brakebill. « Nous avions besoin d'un moyen plus efficace et plus rapide de suivre les rôles et les responsabilités, de rendre compte des progrès réalisés et d'accélérer le processus. »

Danielle Brakebill, Directeur de la comptabilité

Défis rencontrés :

• Délais de fermeture de 15 à 45 jours en moyenne
• Listes de tâches inefficaces et incomplètes gérées via SharePoint
• Manque de visibilité et de responsabilité au sein des équipes mondiales

Ces inefficiences ont mis en évidence la nécessité de disposer d'une solution rationalisée et plus efficace pour gérer le processus de clôture de fin de mois d'Aspect.

Choisir FloQast comme solution

Aspect Energy avait besoin d'une solution capable de réduire ses journées de clôture, de rationaliser la gestion des tâches et d'améliorer la visibilité de ses équipes. Après avoir évalué différentes options, FloQast a été choisi pour ses outils conviviaux et ses capacités d'intégration transparentes.

« J'ai recommandé FloQast parce que je l'avais vu fonctionner si bien dans d'autres entreprises. Alors que nous cherchions des moyens d'améliorer nos opérations, je revenais sans cesse sur mon expérience avec FloQast et je pensais que cela pouvait vraiment être un atout pour nous. »

Danielle Brakebill, Directeur de la comptabilité

Pourquoi FloQast a été choisi :

• Listes de contrôle faciles à apprendre et à utiliser qui accélèrent le délai de rentabilisation
• Tableaux de bord conviviaux qui améliorent la communication et la collaboration
• Outils de formation en libre-service et meilleures pratiques garantissant une productivité immédiate

FloQast était le choix évident pour Aspect Energy, car il correspondait parfaitement à ses objectifs d'efficacité et d'amélioration de la visibilité.

Mise en œuvre et intégration

La mise en œuvre de FloQast était essentielle pour assurer une transition en douceur et maximiser les avantages du nouveau système. Directeur de la comptabilité Danielle Brakebill et responsable du programme informatique Ryan Page a dirigé cet effort, avec le soutien d'un cabinet comptable et de conseil CFGI.

« Les avantages de la communication et de la collaboration étaient évidents grâce aux listes de tâches et aux tableaux de bord intégrés de FloQast. L'expérience utilisateur l'a fait ressembler à une plateforme de réseau social pour le flux de travail comptable, elle était très facile à comprendre et à utiliser. »

Ryan Page, Responsable du programme informatique

Processus de mise en œuvre :

• Intégration parfaite avec l'ERP d'Aspect, P2 BOLO
• Configuration efficace des listes de contrôle et des tableaux de bord
• Utilisation réussie des didacticiels FloQademy et de la communauté d'utilisateurs de FloVerse pour la formation

« L'attention portée aux détails, à la réactivité et à la facilité d'utilisation de FloQast en a fait l'une de mes implémentations préférées de tous les temps. C'était certainement le plus fluide, et je pense que je continuerai à le dire dans 10 ans. »

Ryan Page, Responsable du programme informatique

Améliorer la visibilité et l'efficacité

L'introduction de FloQast a permis d'améliorer considérablement la visibilité et l'efficacité lors du processus de clôture de fin de mois d'Aspect Energy.

Améliorations constatées :

• Clôture mensuelle aux États-Unis réduite à 10 jours, au lieu de 12 à 15 jours
• Clôture trimestrielle internationale réduite à moins de 30 jours, au lieu de 45 jours et plus
• Productivité et moral des équipes améliorés grâce à la rationalisation des flux de travail

« Notre clôture mensuelle aux États-Unis est désormais tombée à 10 jours, contre un maximum de 12 ou 15, et notre clôture trimestrielle internationale est inférieure à 30 jours, contre plus de 45 jours », a déclaré Brakebill. « Et nous prévoyons de raccourcir encore ces délais dans les mois à venir. »

Danielle Brakebill, Directeur de la comptabilité

Les outils de visibilité et d'efficacité améliorés de FloQast ont transformé le processus de clôture d'Aspect Energy, permettant ainsi des rapports financiers plus rapides et plus précis.

Changement de mentalité et orientation stratégique

Au-delà des améliorations fonctionnelles, FloQast a favorisé un changement d'état d'esprit positif au sein de l'équipe comptable d'Aspect Energy, encourageant une résolution proactive des problèmes et une orientation stratégique.

« Grâce à FloQast, les gens commencent à penser au Close. Suggérer de manière proactive des solutions que nous pourrions mettre en œuvre, pour repenser le processus, obtenir des chiffres plus précis et plus d'efficacité. »

Danielle Brakebill, Directeur de la comptabilité

Améliorations de la mentalité :

• Les membres de l'équipe travaillent plus intelligemment et sont plus conscients des progrès et des obstacles
• Des informations plus rapides pour la direction de l'entreprise, ce qui permet de prendre des décisions plus rapidement
• Réaffectation des gains de temps à des initiatives comptables plus stratégiques

Le changement de mentalité provoqué par les outils de FloQast a permis à l'équipe comptable d'Aspect Energy de s'impliquer plus profondément dans son travail, en favorisant des améliorations continues et une orientation stratégique.

Conclusion

Réfléchissant à cette transformation, Danielle Brakebill, responsable de la comptabilité chez Aspect Energy, a souligné l'impact profond de FloQast : « La plus grande victoire de FloQast réside dans la rapidité et le gain de temps. Qu'il s'agisse des rapprochements, des demandes d'informations ou de la collaboration avec nos auditeurs externes, tout a été rationalisé et cela a fait une énorme différence en termes de productivité et de moral des équipes. »

Le parcours d'Aspect Energy avec FloQast illustre le potentiel de transformation de la technologie financière moderne. En adoptant l'automatisation, la collaboration et les informations en temps réel, Aspect Energy a non seulement rationalisé son processus de clôture, mais a également élevé ses opérations financières vers de nouveaux sommets. FloQast a catalysé le succès, permettant à Aspect Energy de gérer ses finances avec confiance et précision.