Aspect Energy réduit de 20 jours le délai de clôture global grâce à FloQast

Aspect Energy, leader dans le domaine de l'investissement et de l'exploration énergétiques, opère en Amérique du Nord, en Europe, au Moyen-Orient et en Amérique du Sud. Avec un portefeuille diversifié et des opérations couvrant plusieurs continents, la société a été confrontée à des défis importants dans son processus de clôture de fin de mois. Les délais de clôture mensuelle d'Aspect Energy variaient de 15 à 45 jours, ce qui entraînait des retards dans le reporting financier et la prise de décision. À la recherche d'une solution pour rationaliser ses processus et améliorer la visibilité de son équipe, Aspect Energy s'est tourné vers FloQast.

Faits marquants :

À propos

• Les listes de contrôle, faciles à apprendre et à utiliser, permettent d'accélérer le processus de valorisation.
• Des tableaux de bord conviviaux permettent d'améliorer la communication et la collaboration
• Les outils de formation en libre-service et les meilleures pratiques garantissent une productivité immédiate.

Résultats obtenus :

• Réduction de 20 jours du délai de clôture
• Accès plus rapide aux informations financières sensibles pour les cadres dirigeants
• Réaffectation des gains de temps à des initiatives comptables plus stratégiques

Identifier les défis

Le processus de clôture de fin de mois d'Aspect Energy était inefficace et long, ce qui entraînait des retards dans les rapports financiers et la prise de décision. Danielle Brakebill, CPA, responsable de la comptabilité, a reconnu ces défis et a vu en FloQast la solution idéale.

"Nous utilisions SharePoint et des listes de tâches incomplètes, qui étaient très inefficaces et lentes", explique M. Brakebill. "Nous avions besoin d'un moyen plus efficace et plus rapide de suivre les rôles et les responsabilités, de rendre compte de l'avancement des travaux et d'accélérer le processus.

Danielle Brakebill, gestionnaire comptable

Défis à relever :

• Délais de clôture de 15 à 45 jours en moyenne
• Listes de tâches inefficaces et incomplètes gérées via SharePoint
• Manque de visibilité et de responsabilité au sein des équipes mondiales

Ces inefficacités ont mis en évidence la nécessité d'une solution rationalisée et plus efficace pour gérer le processus de clôture de fin de mois d'Aspect.

Choisir FloQast comme solution

Aspect Energy avait besoin d'une solution capable de réduire le nombre de jours de fermeture, de rationaliser la gestion des tâches et d'améliorer la visibilité de l'équipe. Après avoir évalué plusieurs options, FloQast a été choisi pour ses outils conviviaux et ses capacités d'intégration transparente.

"J'ai recommandé FloQast parce que j'avais constaté qu'il fonctionnait très bien dans d'autres entreprises. Alors que nous cherchions des moyens d'améliorer nos opérations, je revenais sans cesse à mon expérience avec FloQast et j'ai pensé qu'il pourrait vraiment être un atout pour nous."

Danielle Brakebill, gestionnaire comptable

Pourquoi FloQast a été choisi :

• Des listes de contrôle faciles à apprendre et à utiliser qui permettent d'accélérer le processus de valorisation.
• Des tableaux de bord conviviaux qui améliorent la communication et la collaboration
• Outils de formation en libre-service et meilleures pratiques garantissant une productivité immédiate

FloQast a été le choix évident pour Aspect Energy, s'alignant parfaitement avec leurs objectifs d'efficacité et de visibilité améliorée.

Mise en œuvre et intégration

La mise en œuvre de FloQast était essentielle pour assurer une transition en douceur et maximiser les avantages du nouveau système. Danielle Brakebill, responsable de la comptabilité, et Ryan Page, responsable du programme informatique, ont dirigé cet effort, avec le soutien de la société de comptabilité et de conseil CFGI.

"Les avantages en termes de communication et de collaboration étaient évidents grâce aux listes de tâches et aux tableaux de bord intégrés de FloQast. L'expérience utilisateur a donné l'impression qu'il s'agissait d'une plateforme de médias sociaux pour le workflow comptable, c'était très facile à comprendre et à utiliser."

Ryan Page, gestionnaire de programme informatique

Processus de mise en œuvre :

• Intégration transparente avec l'ERP d'Aspect, P2 BOLO
• Mise en place efficace de listes de contrôle et de tableaux de bord
• Utilisation réussie des didacticiels FloQademy et de la communauté d'utilisateurs FloVerse pour la formation

"L'attention portée aux détails, la réactivité et la facilité d'utilisation de FloQast en ont fait l'une de mes implémentations préférées de tous les temps. C'était sans aucun doute la plus fluide, et je pense que je le dirai encore dans 10 ans."

Ryan Page, gestionnaire de programme informatique

Améliorer la visibilité et l'efficacité

L'introduction de FloQast a permis d'améliorer considérablement la visibilité et l'efficacité du processus de clôture de fin de mois d'Aspect Energy.

Améliorations constatées :

• U.S. Monthly Close réduit à 10 jours, au lieu de 12-15 jours
• Clôture trimestrielle internationale réduite à moins de 30 jours, au lieu de 45+ jours
• Amélioration de la productivité et du moral des équipes grâce à la rationalisation des flux de travail

"Notre clôture mensuelle aux États-Unis n'est plus que de 10 jours, alors qu'elle était de 12 ou 15 jours auparavant, et notre clôture trimestrielle internationale est inférieure à 30 jours, alors qu'elle était de plus de 45 jours", a déclaré M. Brakebill. "Et nous prévoyons de raccourcir encore ces délais dans les mois à venir.

Danielle Brakebill, gestionnaire comptable

Les outils de visibilité et d'efficacité améliorés de FloQast ont transformé le processus de clôture d'Aspect Energy, permettant des rapports financiers plus rapides et plus précis.

Changement d'état d'esprit et concentration stratégique

Au-delà des améliorations fonctionnelles, FloQast a favorisé un changement d'état d'esprit positif au sein de l'équipe comptable d'Aspect Energy, en encourageant la résolution proactive des problèmes et l'orientation stratégique.

"En utilisant FloQast, les gens commencent à penser à la fermeture. Ils suggèrent proactivement des solutions que nous pourrions mettre en œuvre - pour redéfinir le processus, pour obtenir des chiffres plus précis, plus d'efficacité."

Danielle Brakebill, gestionnaire comptable

Amélioration de l'état d'esprit :

• Les membres de l'équipe travaillent plus intelligemment en étant mieux informés des progrès et des goulets d'étranglement.
• Des informations plus rapides pour les dirigeants de l'entreprise, permettant une prise de décision plus rapide
• Réaffectation des gains de temps à des initiatives comptables plus stratégiques

Le changement d'état d'esprit induit par les outils de FloQast a permis à l'équipe comptable d'Aspect Energy de s'engager plus profondément dans son travail, ce qui a entraîné des améliorations continues et une orientation stratégique.

Conclusion

En réfléchissant à la transformation, Danielle Brakebill, responsable de la comptabilité chez Aspect Energy, a noté l'impact profond de FloQast : "La plus grande victoire de FloQast est la rapidité et le gain de temps. Des rapprochements aux demandes d'informations, en passant par le travail avec nos auditeurs externes, tout a été rationalisé et cela a fait une énorme différence dans la productivité et le moral de l'équipe."

Le parcours d'Aspect Energy avec FloQast illustre le potentiel de transformation de la technologie financière moderne. En adoptant l'automatisation, la collaboration et les informations en temps réel, Aspect Energy a non seulement rationalisé son processus de clôture, mais a également élevé ses opérations financières à de nouveaux sommets. FloQast a catalysé le succès, permettant à Aspect Energy de naviguer dans la gestion financière avec confiance et précision.