Aspect Energy verkürzt die globale Abschlusszeit mit FloQast um 20 Tage

Aspect Energy, ein führendes Unternehmen im Bereich Energieinvestitionen und Exploration, ist in Nordamerika, Europa, dem Nahen Osten und Südamerika tätig. Mit einem vielfältigen Portfolio und Niederlassungen auf mehreren Kontinenten stand das Unternehmen bei seinem Abschlussprozess zum Monatsende vor erheblichen Herausforderungen. Die monatlichen Abschlusszeiten von Aspect Energy lagen zwischen 15 und 45 Tagen, was zu Verzögerungen bei der Finanzberichterstattung und Entscheidungsfindung führte. Auf der Suche nach einer Lösung, um ihre Prozesse zu rationalisieren und die Sichtbarkeit des Teams zu verbessern, Aspect Energy wandte sich an FloQast.

Die wichtigsten Höhepunkte:

Warum FloQast:

• Einfach zu erlernende und benutzerfreundliche Checklisten sorgen für eine schnellere Amortisierung
• Benutzerfreundliche Dashboards ermöglichen eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit
• Tools und Best Practices für Self-Service-Schulungen sorgen für sofortige Produktivität

Erzielte Ergebnisse:

• Verkürzung der Tage bis zum Abschluss um 20 Tage
• Schnellerer Zugriff auf zeitkritische Finanzinformationen für Führungskräfte
• Umwidmung der Zeitersparnis auf strategischere Buchhaltungsinitiativen

Identifizierung der Herausforderungen

Der Abschlussprozess von Aspect Energy zum Monatsende war ineffizient und langwierig, was zu Verzögerungen bei der Finanzberichterstattung und Entscheidungsfindung führte. Die Buchhaltungsleiterin Danielle Brakebill, CPA, erkannte diese Herausforderungen und sah in FloQast die ideale Lösung.

„Wir verwendeten SharePoint und unvollständige Aufgabenlisten, die sehr ineffizient und langsam waren“, so Brakebill. „Wir brauchten eine bessere und schnellere Methode, um Rollen und Verantwortlichkeiten nachzuverfolgen, über Fortschritte zu berichten und den Prozess zu beschleunigen.“

Danielle Brakebill, Leiter der Buchhaltung

Herausforderungen vor denen wir stehen:

• Schließzeiten von durchschnittlich 15 bis 45 Tagen
• Ineffiziente und unvollständige Aufgabenlisten, die über SharePoint verwaltet werden
• Mangelnde Transparenz und Rechenschaftspflicht in globalen Teams

Diese Ineffizienzen unterstrichen die Notwendigkeit einer optimierten und effektiveren Lösung zur Verwaltung des Monatsabschlussprozesses von Aspect.

FloQast als Lösung auswählen

Aspect Energy benötigte eine Lösung, die die Anzahl der Tage bis zum Abschluss verkürzen, das Aufgabenmanagement rationalisieren und die Sichtbarkeit des Teams verbessern konnte. Nach der Bewertung verschiedener Optionen wurde FloQast aufgrund seiner benutzerfreundlichen Tools und nahtlosen Integrationsmöglichkeiten ausgewählt.

„Ich habe FloQast empfohlen, weil ich gesehen habe, dass es in anderen Unternehmen so gut funktioniert. Als wir nach Möglichkeiten suchten, unseren Betrieb zu verbessern, kam ich immer wieder auf meine Erfahrungen mit FloQast zurück und dachte, dass dies wirklich eine Bereicherung für uns sein könnte.“

Danielle Brakebill, Leiter der Buchhaltung

Warum FloQast ausgewählt wurde:

• Einfach zu erlernende und benutzerfreundliche Checklisten, die die Amortisierungszeit verkürzen
• Benutzerfreundliche Dashboards, die die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern
• Tools und Best Practices für Self-Service-Schulungen sorgen für sofortige Produktivität

FloQast war die klare Wahl für Aspect Energy und entsprach perfekt ihren Zielen in Bezug auf Effizienz und verbesserte Sichtbarkeit.

Implementierung und Integration

Die Implementierung von FloQast war entscheidend für einen reibungslosen Übergang und die Maximierung der Vorteile des neuen Systems. Leiter der Buchhaltung Danielle Brakebill und IT-Programmmanager Ryan Page leitete diese Bemühungen mit Unterstützung einer Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsfirma CFGI.

„Die Vorteile der Kommunikation und Zusammenarbeit waren bei den integrierten Aufgabenlisten und Dashboards von FloQast offensichtlich. Die Benutzererfahrung ließ es wie eine Social-Media-Plattform für den Buchhaltungsworkflow erscheinen. Sie war sehr einfach zu verstehen und zu verwenden.“

Ryan Page, IT-Programmmanager

Umsetzungsprozess:

• Nahtlose Integration mit dem ERP von Aspect, P2 BOLO
• Effizienter Aufbau von Checklisten und Dashboards
• Erfolgreiche Nutzung der FloQademy-Tutorials und der FloVerse-Benutzergemeinschaft für Schulungen

„Die Liebe zum Detail, die Reaktionsfähigkeit und die Benutzerfreundlichkeit von FloQast dies zu einer meiner Lieblingsimplementierungen aller Zeiten gemacht. Es lief auf jeden Fall am reibungslosesten, und ich glaube, das werde ich auch in 10 Jahren sagen.“

Ryan Page, IT-Programmmanager

Bessere Sichtbarkeit und Effizienz erreichen

Die Einführung von FloQast führte zu erheblichen Verbesserungen der Sichtbarkeit und Effizienz während des Abschlussprozesses von Aspect Energy zum Monatsende.

Sichtbare Verbesserungen:

• Monatlicher Handelsschluss in den USA wurde von 12-15 Tagen auf 10 Tage reduziert
• Der internationale Quartalsschluss wurde von über 45 Tagen auf unter 30 Tage reduziert
• Verbesserte Teamproduktivität und -moral durch optimierte Arbeitsabläufe

„Unser monatlicher Handelsschluss in den USA ist jetzt von einem Höchstwert von 12 oder 15 auf 10 Tage gesunken, und unser internationaler Quartalsschluss liegt unter 30 Tagen, von über 45 Tagen“, sagte Brakebill. „Und wir gehen davon aus, dass wir diese Zeiten in den kommenden Monaten noch weiter verkürzen werden.“

Danielle Brakebill, Leiter der Buchhaltung

Die verbesserten Tools von FloQast für Transparenz und Effizienz haben den Abschlussprozess von Aspect Energy verändert und eine schnellere und genauere Finanzberichterstattung ermöglicht.

Änderung der Denkweise und strategischer Fokus

Neben funktionalen Verbesserungen förderte FloQast eine positive Änderung der Denkweise innerhalb des Buchhaltungsteams von Aspect Energy und förderte proaktive Problemlösungen und strategische Fokussierung.

„Mit FloQast fangen die Leute an, über den Close nachzudenken. Proaktiv Lösungen vorschlagen, die wir umsetzen könnten — zur Neugestaltung des Prozesses, für genauere Zahlen, mehr Effizienz.“

Danielle Brakebill, Leiter der Buchhaltung

Verbesserungen der Denkweise:

• Teammitglieder arbeiten intelligenter und haben ein besseres Bewusstsein für Fortschritte und Engpässe
• Schnellere Einblicke für die Unternehmensführung, die zu einer schnelleren Entscheidungsfindung beitragen
• Umwidmung der Zeitersparnis auf strategischere Buchhaltungsinitiativen

Der durch die Tools von FloQast hervorgerufene Änderung der Denkweise hat es dem Buchhaltungsteam von Aspect Energy ermöglicht, sich intensiver mit seiner Arbeit zu befassen und kontinuierliche Verbesserungen und strategische Fokussierung voranzutreiben.

Fazit

Im Rückblick auf die Transformation wies Danielle Brakebill, Accounting Manager bei Aspect Energy, auf die tiefgreifenden Auswirkungen von FloQast hin: „Der größte Gewinn mit FloQast ist die Aktualität und die Zeitersparnis. Von Abstimmungen über Informationsanfragen bis hin zur Zusammenarbeit mit unseren externen Auditoren wurde alles optimiert und das hat die Produktivität und Moral des Teams erheblich verbessert.“

Die Reise von Aspect Energy mit FloQast veranschaulicht das transformative Potenzial moderner Finanztechnologie. Durch die Nutzung von Automatisierung, Zusammenarbeit und Echtzeiteinblicken hat Aspect Energy nicht nur seinen Abschlussprozess optimiert, sondern auch seine Finanzgeschäfte auf ein neues Niveau gebracht. FloQast war der Katalysator für den Erfolg und ermöglichte es Aspect Energy, das Finanzmanagement mit Zuversicht und Präzision zu steuern.