Rationalisation de la clôture mensuelle de SumUp : L'histoire d'une réussite avec FloQast

À la fin de l'année 2021, SumUp, un fournisseur mondial de services de paiement desservant des millions d'entreprises dans le monde entier, a été confronté à d'importants problèmes liés à son processus de clôture mensuelle, manuel et basé sur des feuilles de calcul.

Les feuilles de calcul étaient cloisonnées sur plusieurs sites et fuseaux horaires, ce qui entraînait une perte de temps et d'argent :

• Inefficacité : La mise à jour manuelle des feuilles de calcul était lente et sujette aux erreurs. Les incohérences provenaient de l'utilisation de versions différentes ou de l'oubli de la mise à jour d'une feuille centrale.
• Manque de visibilité : Les chefs d'équipe avaient du mal à suivre les progrès et les échéances au sein des équipes internationales. En l'absence d'une vue centrale, il était difficile d'identifier les goulets d'étranglement et les obstacles et d'y remédier rapidement.
• Tâches chronophages : Les tâches manuelles répétitives, telles que la saisie et le rapprochement des données, encombraient l'équipe comptable et l'empêchaient de se concentrer sur l'analyse de haut niveau.

SumUp s'est associé à FloQast pour trouver une solution transformatrice qui réponde à ces défis.

Comment FloQast a résolu les problèmes de clôture de SumUp

Reconnaissant le besoin d'un processus de clôture plus efficace et rationalisé, SumUp a cherché une solution capable d'automatiser les tâches, d'améliorer la visibilité et de favoriser la collaboration au sein de ses équipes comptables mondiales. FloQast est apparu comme le partenaire idéal, offrant une plateforme complète conçue pour répondre aux défis spécifiques de SumUp. Voyons comment les fonctionnalités de FloQast ont permis de résoudre chacun de ces problèmes.

Problème : feuilles de calcul inefficaces et tâches manuelles

FloQast a remplacé la dépendance de SumUp à l'égard de feuilles de calcul sujettes aux erreurs par un système centralisé et automatisé. Ce système a permis de résoudre les problèmes d'inefficacité et d'incohérence :

• Automatisation des flux de travail : Les tâches répétitives telles que la saisie et le rapprochement des données ont été automatisées, libérant ainsi le temps précieux de l'équipe comptable.
• Stockage centralisé des données : Les feuilles de calcul ont été remplacées par un référentiel central et sécurisé pour toutes les données financières. Cela a permis de s'assurer que tout le monde travaillait avec les informations les plus récentes, éliminant ainsi les incohérences et les erreurs.
• Des flux de travail rationalisés : FloQast a proposé des modèles et des flux de travail préétablis, spécialement conçus pour le processus de clôture. Cela a permis de rationaliser le processus et de réduire le temps nécessaire à sa réalisation.

"Avant FloQast, il n'y avait pas de moyen facile de contrôler l'exhaustivité des tâches et des délais des employés", a déclaré Daniel Mitev, superviseur du contrôle de la qualité comptable. "Désormais, nous avons tout en un seul endroit : une approche unifiée pour tout le monde.

L'impact : Avec FloQast, SumUp a réduit le travail manuel, minimisé les erreurs et obtenu un processus de clôture plus efficace.

Problème : manque de visibilité et de collaboration

Le manque de visibilité de SumUp sur le processus de clôture entravait la collaboration et la résolution rapide des problèmes. FloQast a remédié à ce problème :

• Tableaux de bord en temps réel : FloQast a fourni des tableaux de bord en temps réel qui offrent une vue claire de l'ensemble du processus de clôture. Les chefs d'équipe pouvaient facilement suivre les progrès, identifier les obstacles et s'assurer que les délais étaient respectés.
• Outils de communication : Les outils de communication intégrés ont facilité la collaboration entre les équipes internationales. Les équipes ont pu partager des mises à jour, poser des questions et résoudre des problèmes en temps réel, ce qui a favorisé la transparence et la collaboration.

"Avec FloQast, vous pouvez voir le processus et commencer à vous concentrer", a déclaré Yordan Stoyanov, responsable du contrôle interne et des processus financiers. "Par exemple, avons-nous des difficultés au niveau des activités interentreprises ? Avons-nous des difficultés avec les comptes clients ? Nous avons une visibilité, c'est la chose la plus importante - surtout dans une entreprise où il y a plusieurs sites de comptabilité.

Impact : L'amélioration de la visibilité et de la communication a permis à SumUp d'identifier et de traiter les problèmes de manière proactive, ce qui a conduit à un processus de clôture plus rapide et plus efficace.

Problème : processus chronophage et source d'erreurs

La nature manuelle du processus de clôture de SumUp faisait non seulement perdre un temps précieux, mais augmentait également le risque d'erreurs. FloQast a remédié à ce problème :

• Automatisation des tâches : FloQast a automatisé les tâches répétitives, ce qui a permis à l'équipe comptable de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée telles que l'analyse et la planification stratégique.
• Règles de vérification et de validation des erreurs : Les règles intégrées de contrôle et de validation des erreurs empêchent les erreurs d'entrer dans le système, ce qui améliore la précision des données et réduit les reprises.
• Rationalisation des flux de travail : La rationalisation des flux de travail a permis un processus de clôture plus fluide, avec moins de goulets d'étranglement et de retards.

"La culture de FloQast est très proche de la nôtre", a déclaré M. Yordan. "Des outils conçus par des comptables, pour des comptables. 

L'impact : En automatisant les tâches et en minimisant les erreurs, FloQast a permis à SumUp d'économiser beaucoup de temps et de ressources pendant le processus de clôture.

Les autres sections (Résultats obtenus, Changement d'état d'esprit, Conclusion) peuvent rester telles que vous les avez mises à jour précédemment avec des puces soulignant les avantages. Cette approche donne une image plus détaillée des défis auxquels SumUp a dû faire face et de la façon dont les solutions de FloQast les ont résolus, ce qui rend l'histoire de la réussite encore plus percutante.