Wie Net Health in einem 7-Tage-Abschluss 4x mehr Arbeit erledigt

Das in Pittsburgh ansässige Unternehmen Net Health hat es sich zur Aufgabe gemacht, EHR-Daten zur Verbesserung der menschlichen Gesundheit und zur Kontrolle der Behandlungskosten zu nutzen. Als die Anforderungen an die Buchhaltung auf Produktebene die Aufgaben für Monatsabschluss buchstäblich vervierfachten, nahm das vollständig dezentral arbeitende Team die Herausforderung mit der KI-gestützten Buchhaltungsautomatisierung von FloQast an. FloQast hat es dem Team ermöglicht, die zusätzliche Arbeitslast zu bewältigen, die Zusammenarbeit und Kommunikation zu verbessern und das Ziel eines 7-Tage-Abschlusses gemäß den Vorgaben des Eigentümers von Net Health, der globalen Investmentfirma Carlyle, einzuhalten.

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Ich rufe täglich das FloQast Close auf, um den Prozentsatz der Fertigstellung zu überprüfen. So können wir alle nachfassen oder uns gegenseitig helfen, auch wenn wir nicht im selben Büro oder Raum sitzen.

- Jim Burgess, Stellvertretender Controller:in

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Als der stellvertretende Controller:in Jim Burgess im Jahr 2022 zu Net Health kam, hatte das Unternehmen seinen Monatsabschlusshistorisch undurchsichtigen, langwierigen Prozess - mit FloQast bereits in ein transparenteres und effizienteres Verfahren umgewandelt.

Mühsame und zeitaufwändige Tabellenkalkulationen mit mehreren Versionen, manuelle Checklisten und die quälende Ungewissheit unvollständiger Aufgaben gehören der Vergangenheit an. Mit FloQast nimmt der Abschluss jetzt weniger Zeit in Anspruch, liefert bessere Einblicke und Informationen und bietet mehr Hinweise auf verbesserungsbedürftige Bereiche.

Jim war bereits von FloQast beeindruckt. Was dann geschah, machte ihn zu einem Superfan.

"Anfang 2024 haben wir damit begonnen, Ausgaben und Einnahmen auf der Ebene der Geschäftseinheiten und Produkte aufzuschlüsseln", so Jim. "Und da wir auf dieser Ebene vier Haupteinheiten haben, vervierfachte sich unser Arbeitsaufwand für den Abschluss.

Bei der vierfachen Anzahl von Konten, Abstimmungen, Checklisten und Abnahmen wäre Net Health gezwungen gewesen, zusätzliche Teammitglieder einzusetzen oder sich mit einem längeren Abschluss zu begnügen.

FloQast Close Management und ReMind machten dies überflüssig. Durch die Automatisierung von Abstimmungen und Informationsanfragen konnte das Buchhaltungsteam von Net Health das Hin und Her von manuellen E-Mails und täglichen Unterbrechungen reduzieren und seine Produktivität - und seinen Seelenfrieden - aufrechterhalten, während es gleichzeitig die 7-Tage-Abschlussanforderung des Unternehmens erfüllte.

"Obwohl sich unser Abschlussvolumen um ein Vielfaches vervierfacht hat, konnten wir es mit FloQast innerhalb des gleichen engen 7-Tage-Abschlusszeitplans erledigen", so Jim. "Wir verarbeiten mehr Rechnungen, mehr Zuweisungen und liefern bessere Informationen für das Unternehmen, und das alles mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern.

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Obwohl sich unser Abschlussvolumen um ein Vielfaches vervierfacht hat, konnten wir es mit FloQast innerhalb des gleichen engen 7-Tage-Abschlusszeitplans erledigen. Wir verarbeiten mehr Rechnungen, mehr Zuweisungen und liefern bessere Informationen für das Unternehmen, und das alles mit der gleichen Anzahl von Mitarbeitern.

- Jim Burgess, Stellvertretender Controller:in

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Teams befähigen, Großes zu leisten

Die Auswirkungen von FloQast waren für Net Health und seinen Private-Equity-Geber Carlyle, eine der größten Investmentfirmen der Welt, erheblich. Die Berichterstattung auf Geschäftsfeld- und Produktebene ist bei Carlyle zum Standardverfahren geworden, um bessere Investitions- und Managemententscheidungen für seine Portfoliounternehmen zu treffen.

Eine detailliertere Zuordnung und Berichterstattung informiert über KPIs auf Produktebene, die sich auf Strategien und Taktiken auswirken können, und macht es einfacher, Inputs mit Ergebnissen abzugleichen. Genauere Leistungskennzahlen bei Carlyle bedeuten intelligentere Kapitalzuweisungen und potenziell höhere Renditen.

"Die Führungskräfte von Carlyle schätzen die zusätzliche Granularität, die die Berichte der Geschäftseinheiten bieten", so Jim. "Entscheidungen über Investitionen und Kapital sind präziser, und die Mitarbeiter können sehen, wie sie im Vergleich zum Budget abschneiden, was mehr Transparenz darüber schafft, was funktioniert und warum.

Das Net-Health-Team hat ReMind auch für monatliche Informationsanfragen eingerichtet, die sich seiner Kontrolle entziehen und für den Abschluss entscheidend sind.

"Wir brauchen Kennzahlen und Anleitungen von unseren Vertriebs- und Marketingabteilungsleitern für Provisionen und Bonuszahlungen", sagt Jim. "ReMind sendet diese Anfragen und Erinnerungen jeden Monat automatisch, was uns viel Zeit für manuelle E-Mails und Nachfassaktionen spart."

Vereinfachte und zentralisierte Abnahmen, Aktualisierungen auf einen Blick

Zusätzlich zur FloQast-Integration mit NetSuite nutzt Net Health auch die FloQast-Integration mit Slack für Benachrichtigungen über Kontoänderungen und Abmeldungen. Das Abschluss-Dashboard ist auch eines der meistgenutzten Tools während der Abschlussphase.

"Ich rufe täglich das FloQast Close auf, um den Prozentsatz der Fertigstellung zu überprüfen. So können wir alle nachfassen oder uns gegenseitig helfen, auch wenn wir nicht im selben Büro oder Raum sitzen", sagt Jim.

Die Zeitersparnis und die Effizienz von FloQast helfen ihm auch, sich auf andere wichtige Prioritäten zu konzentrieren, wie z. B. die vierteljährlichen und jährlichen Audits und die Migration zu einem neuen Debitoren . Beide Initiativen zielen darauf ab, dem Unternehmen durch schnellere Audits und niedrigere Kostenstrukturen Geld zu sparen.

"Ein gestraffter Abschluss hat positive Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen", sagt Jim. "Es ist schneller, transparenter und genauer für unsere Führungskräfte, so dass sie die besten Entscheidungen treffen können, und es hält uns auf Kurs, um Dinge zu erledigen.

FloQast + AWS

Die Infrastruktur von FloQast wird in der öffentlichen AWS-Cloud aufgebaut und bereitgestellt. FloQast setzt AWS CloudWatch ein, um die AWS-Umgebung zu sichern, zu pflegen und zu überwachen und so eine stabile Grundlage für die FloQast-Anwendung zu gewährleisten.