Comment Net Health accomplit 4 fois plus de travail en 7 jours

La mission de Net Health, basée à Pittsburgh, en Pennsylvanie, est d'utiliser les données des DSE pour améliorer la santé humaine et contrôler le coût des soins. Lorsque les exigences comptables au niveau des produits ont littéralement quadruplé les tâches de clôture de fin de mois, l'équipe entièrement distante a relevé le défi grâce à l'automatisation comptable basée sur l'IA de FloQast. FloQast a permis à l'équipe d'absorber la charge de travail supplémentaire, d'améliorer la collaboration et la communication, et de maintenir son objectif de clôture en 7 jours, comme l'exige le propriétaire de Net Health, la société d'investissement mondiale Carlyle.

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Je consulte quotidiennement letableau de bord FloQast Close pour vérifier notre pourcentage d'avancement. Cela nous permet à tous de faire un suivi ou de donner un coup de main, même si nous ne sommes pas dans le même bureau ou dans la même pièce.

- Jim Burgess, contrôleur adjoint

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Lorsque Jim Burgess, contrôleur adjoint, est arrivé à Net Health en 2022, l'entreprise avait déjà transformé sa clôture de fin de mois - un processus historiquement obscur et long - en un exercice plus transparent et plus efficace grâce à FloQast.

Les feuilles de calcul multi-versions fastidieuses et chronophages, les listes de contrôle manuelles et l'incertitude persistante des tâches incomplètes ont disparu depuis longtemps. Avec FloQast, le Close prend moins de temps, fournit de meilleures informations et propose davantage de conseils sur les domaines à améliorer.

Jim était déjà impressionné par FloQast. Ce qui s'est passé ensuite a fait de lui un super fan.

"Au début de l'année 2024, nous avons commencé à ventiler les dépenses et les recettes au niveau de l'unité commerciale et du produit", explique Jim. "Et comme nous avons quatre entités principales à ce niveau, cela a pratiquement quadruplé notre charge de travail en matière de clôture."

Avec quatre fois plus de comptes, de rapprochements, de listes de contrôle et d'approbations, Net Health aurait dû ajouter des membres à son équipe ou se contenter d'une clôture plus longue.

FloQast Close Management et ReMind ont supprimé ce besoin. En automatisant les rapprochements et les demandes d'informations, l'équipe comptable de Net Health a réduit les allers-retours de courriels manuels et les interruptions quotidiennes et a maintenu sa productivité - et sa tranquillité d'esprit - tout en respectant l'exigence de clôture de 7 jours de l'entreprise.

"Même si notre charge de travail a été multipliée par quatre, FloQast nous a permis de clôturer les comptes dans le même délai serré de sept jours", a déclaré Jim. "Nous traitons plus de factures, plus d'affectations et nous fournissons de meilleures informations à l'entreprise, tout cela avec le même nombre de personnes.

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Même si notre charge de travail a été multipliée par quatre, FloQast nous a permis d'effectuer la clôture dans le même calendrier serré de 7 jours. Nous traitons plus de factures, plus d'affectations et nous fournissons de meilleures informations à l'entreprise, tout cela avec le même nombre de personnes.

- Jim Burgess, contrôleur adjoint

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Donner aux équipes les moyens d'accomplir de grandes choses

L'impact de FloQast a été considérable pour Net Health et son bailleur de fonds, Carlyle, l'une des plus grandes sociétés d'investissement au monde. L'établissement de rapports au niveau de l'unité commerciale et du produit est devenu une procédure opérationnelle standard chez Carlyle afin d'aider à prendre de meilleures décisions en matière d'investissement et de gestion pour les entreprises de son portefeuille.

Des attributions et des rapports plus détaillés permettent d'établir des indicateurs clés de performance au niveau des produits qui peuvent avoir un impact sur les stratégies et les tactiques et facilitent l'adéquation entre les intrants et les résultats. Des mesures de performance plus précises chez Carlyle signifient des allocations de capital plus intelligentes et des rendements potentiellement plus importants.

"Les dirigeants de Carlyle apprécient la granularité supplémentaire qu'offre le reporting des unités d'affaires", explique Jim. "Les décisions en matière d'investissement et de capital sont plus précises, et les gens peuvent voir comment ils se situent par rapport au budget, ce qui leur donne une meilleure visibilité sur ce qui fonctionne et pourquoi."

L'équipe de Net Health a également mis en place ReMind pour les demandes d'informations mensuelles qui échappent à son contrôle et qui sont cruciales pour la clôture.

"Nous avons besoin d'indicateurs et de conseils de la part des responsables de nos services de vente et de marketing pour le paiement des commissions et des primes", explique Jim. "ReMind envoie automatiquement ces demandes et ces rappels chaque mois, ce qui nous permet de gagner beaucoup de temps en envoyant manuellement des courriels et en effectuant des suivis.

Simplification et centralisation des signatures, mises à jour en bref

En plus de l'intégration de FloQast avec NetSuite, Net Health utilise également l'intégration de FloQast avec Slack pour les notifications de changement de compte et d'approbation. Le tableau de bord clôture est également l'un des outils les plus utilisés pendant les périodes de clôture.

"Je consulte quotidiennement letableau de bord FloQast Close pour vérifier notre pourcentage d'avancement. Cela nous permet à tous d'assurer un suivi ou de donner un coup de main, même si nous ne sommes pas dans le même bureau ou dans la même pièce", explique Jim.

Les gains de temps et d'efficacité réalisés grâce à FloQast l'aident également à se concentrer sur d'autres priorités importantes, telles que les audits trimestriels et de fin d'année et la migration vers un nouveau système de comptabilité fournisseurs. Ces deux initiatives visent à faire économiser de l'argent à l'entreprise en accélérant les audits et en réduisant les structures de coûts.

"Une clôture rationalisée a un effet d'entraînement positif sur l'ensemble de l'entreprise", déclare Jim. "Elle est plus rapide, plus transparente et plus précise pour nos dirigeants, qui peuvent ainsi prendre les meilleures décisions, et elle nous permet de rester sur la bonne voie pour accomplir nos tâches."

FloQast + AWS

L'infrastructure de FloQast est construite et déployée sur le cloud public AWS. FloQast utilise AWS CloudWatch pour sécuriser, maintenir et surveiller l'environnement AWS afin de garantir une base stable pour l'application FloQast.