FloQast hilft den Medienpartnern des Boston Globe bei der Verbesserung von Effizienz, Genauigkeit und Kapazität

Boston Globe Media Partners besitzt mehrere Print- und digitale Medienmarken, darunter The Boston Globe, die 1872 gegründet wurde und die älteste und größte Tageszeitung in Boston, Massachusetts, ist. Die Zeitung wurde mit insgesamt 27 Pulitzer-Preisen ausgezeichnet und hat eine Auflage von fast 300.000 Print- und Digital-Abonnenten.

Als The Boston Globe zu einem börsennotierten Unternehmen gehörte und eine Jahresabschlussprüfung benötigte, nutzte das Unternehmen BlackLine, um die Dokumentation mit seinen Wirtschaftsprüfern zu teilen. Während es für die externe Prüfung einen Zweck erfüllte, trug BlackLine nicht viel dazu bei, den Arbeitsablauf oder die internen Prozesse des Buchhaltungsteams zu verbessern.

Walter Silva, Senior Accounting Manager bei Boston Globe Media Partners, erinnert sich, dass er viel Doppelarbeit geleistet hat.

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Wir erledigten einen Großteil der Arbeit in Excel und gingen dann zurück zu BlackLine, um die Dokumente anzuhängen. Das war eine Menge manueller Arbeit, die erledigt werden musste. Als wir also nach Möglichkeiten suchten, unsere Abhängigkeit von manuellen Aufgaben zu verringern, hatten wir das Gefühl, dass BlackLine nicht hilfreich war."

- Walter Silva, Leiter der Buchhaltung

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Nach der Übernahme suchte das Unternehmen nach effizienteren Möglichkeiten zur Verwaltung seiner Buchhaltungsabläufe. Eine einfache Google-Suche führte sie zu FloQast. Einer der ersten Aspekte von FloQast, der Silva gefiel, war die Möglichkeit, die Rohbilanz direkt aus ihrem ERP, NetSuite, in FloQast zu ziehen.

"In BlackLine mussten wir die Rohbilanz in eine Datei ziehen, die wir dann in BlackLine hochgeladen haben", erinnert er sich. "Wir mussten warten, bis alle unsere Einträge vorhanden waren. Wenn man die Abstimmung vorher abschließen wollte, hatte man die Rohbilanz nicht in BlackLine. Daher waren die Echtzeit-Updates von FloQast, insbesondere für die Abstimmung, etwas, das mir sofort ins Auge sprang."

Einige Beteiligte fragten sich zunächst, ob sie nicht durch Hinzufügen anderer Module zu BlackLine dieselbe Abstimmungsfunktionalität erhalten könnten, aber Silva und sein Team stellten fest, dass diese nicht sehr benutzerfreundlich waren oder nicht genau ihren Bedürfnissen entsprachen.

"Sobald sie verstanden hatten, was FloQast zu bieten hatte, nämlich die Verringerung der Abhängigkeit von manuellen Aufgaben und unsere Fähigkeit, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen und neu zuzuweisen und die Zusammenarbeit mit dem Team zu erleichtern, brauchte es nicht viel Überzeugungsarbeit", so Silva.

Der Start ins Berufsleben

Als The Boston Globe Media Partners FloQast evaluierte, hatte das Unternehmen gerade seinen Controller:in verloren und war auf der Suche nach einem Ersatz.

Silva zögerte zu diesem Zeitpunkt, seinem Team eine umfangreiche Softwareimplementierung zuzumuten, da er dachte, dass dies einen hohen Arbeits- und Ressourcenaufwand bedeuten würde. Glücklicherweise übernahm das FloQast-Team den größten Teil der Umstellungsarbeiten, und die Implementierung war sehr unkompliziert. In knapp sechs Wochen war das Team einsatzbereit.

"Dies war eine der einfachsten Implementierungen, die wir je durchgeführt haben, weil wir keine schweren Arbeiten zu erledigen hatten", so Silva. "Es wurde so gut wie alles von FloQast erledigt. Wir brauchten also nur eine Schulung, um uns an die Anwendung selbst zu gewöhnen."

Nach einer Schulungssitzung für die Manager, einer teamweiten Schulungssitzung und einer von Silva geleiteten Schulung zur Variance Analysis konnte es losgehen.

"Die Schulung war großartig", sagte Silva, "sie war sehr einfach und leicht zu verstehen. Mein Team hatte danach eigentlich keine Probleme. Sie haben sofort losgelegt. FloQast hat in diesem Bereich definitiv einen Volltreffer gelandet. Unsere Erwartungen wurden auf jeden Fall übertroffen."

Verbesserung der Kommunikation und Sichtbarkeit

Ein weiterer Aspekt von FloQast, den das Team zu schätzen weiß, ist die Verbesserung der Kommunikation im Team. Laut Silva verfügte BlackLine über keinerlei Kommunikationsfunktionen, so dass das Team nach wie vor über E-Mails, Hin- und Hertelefonate usw. kommunizierte. Mit FloQast nutzen sie Überprüfungsnotizen und kommunizieren innerhalb des Systems.

"Es ist viel einfacher, direkt in FloQast zusammenzuarbeiten und Notizen hinzuzufügen", sagt Silva. "Das steigert definitiv die Produktivität, denn es reduziert die Hunderte von E-Mails, die wir hin- und herschicken müssen, vor allem, weil wir so viele Konten haben."

Silva schätzt auch, dass sie nicht mehr mehrere Statusbesprechungen abhalten müssen, um zu prüfen, wo das Team im Abschlussprozess steht.

"Mit dem zentralen Dashboard kann ich sehen, wie viel Prozent des Abschlusses abgeschlossen sind und was noch aussteht. Mit BlackLine gab es diese Abstimmungen nicht oder die Aufgaben wurden nicht in Echtzeit abgezeichnet, so dass ich das nicht sehen konnte."

Monatliche Varianzanalyse in kürzerer Zeit

Die Messung von Schwankungen der Kontosalden von Periode zu Periode ist ein wichtiger Teil der Abschlussprüfung von Boston Globe Media Partners, und Silva schätzt, wie einfach FloQast Variance Analysis diese Aufgabe macht.

"Ursprünglich dachte ich, das FloQast-Team würde nur eine Muster-Flussmittel-GuV-Analyse erstellen", so Silva. "Aber das Team bot uns an, alle verschiedenen Flussmittel zu erstellen, die wir benötigten. Sie erstellten diese für uns und schulten uns dann darin, sie selbst zu erstellen. Wenn wir sie also ändern oder neue erstellen müssen, ist das kein Problem: Wir können das selbst machen."

Jetzt ist die Variance Analysis ein wesentlicher Bestandteil des Abschlussprozesses.

"Flux ist definitiv etwas, das ich nutze", sagte Silva. "Es hilft mir bei der Vorbereitung auf meine Flash Calls für den Monatsvergleich. Sowohl der Bilanz- als auch der GuV-Fluss sind meine bevorzugten Werkzeuge.

Gesteigerte Effizienz, Genauigkeit und Kapazität

Boston Globe Media Partners konnte vor der Einführung von FloQast in fünf Tagen abschließen, und sie haben diesen Zeitplan beibehalten, aber mit höherer Effizienz und Genauigkeit.

Das Team hat auch seine Abschlussprüfung verbessert, indem es Genehmigungen über Abstimmungen einführte - ein Schritt, der vor dem Einsatz von FloQast nicht stattfand.

"Die Aufzeichnungen wurden ausgefüllt und gepflegt, aber niemand verfolgte die Genehmigungen", erinnert sich Silva. "Wenn mein Team einen Bericht erstellte und einreichte, gingen wir einfach davon aus, dass er gut sein musste. Seit wir FloQast eingeführt haben, verbringe ich mehr Zeit damit, die Abstimmungen zu überprüfen.

Außerdem haben sie mehr Zeit, um Prozesse weiter zu verbessern und Teammitglieder übergreifend zu schulen.

Vor dem Wechsel zu FloQast war Diane Stack, Senior Accounting Manager, das einzige Teammitglied, das die Rohbilanz in BlackLine einpflegen konnte.

"Wenn Diane nicht da war und wir die Rohbilanz aktualisieren mussten, mussten wir warten", erinnert sich Silva. Jetzt kann ich einen Eintrag buchen und in FloQast auf "Aktualisieren" klicken, und fünf Minuten später ist er aktualisiert.

Da das Team seine Abstimmungen nun schneller und früher im Monat abschließt, haben sie mehr Zeit, ihre Prozesse zu dokumentieren und sich gegenseitig zu schulen.

"Jetzt haben wir die Möglichkeit, uns gegenseitig zu schulen und uns abzusichern, damit wir vorbereitet sind, wenn jemand ausfällt. Die Tatsache, dass wir an einem Ort alles dokumentieren können, hat unsere Dokumentation verbessert und unsere Abhängigkeit von Excel und manuellen Aufgaben verringert, was zu weniger menschlichen Fehlern und mehr Genauigkeit führt. FloQast ist ein Produkt, das ich auf jeden Fall empfehlen würde."

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Mit FloQast kann sich mein Team auf die Liebe zum Detail konzentrieren und sicherstellen, dass die Arbeit korrekt ausgeführt wird, anstatt sich zu beeilen. Wir sind jetzt effizienter, weil wir mehr Zeit für die eigentliche Arbeit aufwenden können, anstatt E-Mails zu beantworten, die den Status aktualisieren."

- Walter Silva, Leiter der Buchhaltung

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