FloQast aide les partenaires médias du Boston Globe à améliorer leur efficacité, leur précision et leur capacité.

Boston Globe Media Partners possède plusieurs marques de médias imprimés et numériques, dont le Boston Globe, fondé en 1872 et qui est le plus ancien et le plus grand quotidien de Boston, dans le Massachusetts. Le journal a remporté un total de 27 prix Pulitzer et a un tirage de près de 300 000 abonnés imprimés et numériques.

Lorsque le Boston Globe appartenait à une société cotée en bourse et devait faire l'objet d'un audit annuel, l'entreprise utilisait BlackLine pour partager la documentation avec ses auditeurs. Bien qu'il ait été utile pour l'audit externe, BlackLine n'a pas beaucoup aidé l'équipe comptable à gérer son workflow ou ses processus internes.

Walter Silva, Senior Accounting Manager au Boston Globe Media Partners, se souvient d'avoir beaucoup travaillé en double.

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Nous effectuions une grande partie du travail dans Excel et retournions ensuite dans BlackLine pour joindre ces documents. Il y avait beaucoup de travail manuel à effectuer. Lorsque nous avons cherché à réduire notre dépendance à l'égard des tâches manuelles, nous avons estimé que BlackLine ne nous aidait pas.

- Walter Silva, gestionnaire comptable principal

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Après son acquisition, l'entreprise a commencé à chercher des moyens plus efficaces pour gérer son workflow comptable. Une simple recherche sur Google leur a permis de découvrir FloQast. L'un des premiers aspects de FloQast qui a séduit Silva a été la possibilité d'extraire la balance générale des comptes directement de leur ERP, NetSuite, dans FloQast.

"Dans BlackLine, nous devions extraire la balance générale des comptes dans un fichier que nous téléchargions ensuite dans BlackLine", se souvient-il. "Nous devions attendre que toutes nos entrées aient été saisies. Si nous voulions effectuer notre rapprochement avant cela, nous ne disposions pas de la balance générale des comptes dans BlackLine. Les mises à jour en temps réel de FloQast, en particulier pour le rapprochement, m'ont donc sauté aux yeux".

Certaines parties prenantes se sont d'abord demandé si elles ne pouvaient pas obtenir la même fonctionnalité de rapprochement en ajoutant d'autres modules à BlackLine, mais Silva et son équipe ont constaté qu'ils n'étaient pas très conviviaux ou qu'ils ne répondaient pas à leurs besoins exacts.

"Une fois qu'ils ont compris ce que FloQast apportait, la réduction de la dépendance aux tâches manuelles et notre capacité à créer des tâches, à les attribuer et à les réattribuer, et à faciliter la collaboration avec l'équipe, il n'a pas fallu les convaincre", a déclaré M. Silva.

Un coup d'accélérateur

Lorsque le Boston Globe Media Partners a évalué FloQast, l'entreprise venait de perdre son contrôleur et cherchait à le remplacer.

Silva était réticent à l'idée de soumettre son équipe à une implémentation logicielle substantielle à ce moment-là, pensant que cela exigerait beaucoup de travail et de ressources de leur part. Heureusement, l'équipe de FloQast s'est chargée de la majeure partie du travail de conversion, et la mise en œuvre a été très simple. En un peu moins de six semaines, l'équipe était opérationnelle.

"C'est l'une des mises en œuvre les plus faciles que nous ayons réalisées, simplement parce qu'il n'y a pas eu de travail lourd de notre côté", a déclaré M. Silva. "Tout a été fait par FloQast. Nous n'avons donc eu besoin que d'une formation pour nous habituer à l'application elle-même.

Après une session de formation pour les responsables, une session de formation pour l'ensemble de l'équipe et une formation dirigée par Silva sur l'analyse des écarts FloQast, ils étaient prêts pour la course.

"La formation a été excellente", a déclaré Silva. "Elle était très simple et facile à suivre. Mon équipe n'a pas vraiment eu de problèmes par la suite. Elle s'est mise au travail dès le début. FloQast a vraiment frappé un grand coup à cet égard. Cela a dépassé nos attentes, c'est certain.

Améliorer la communication et la visibilité

Un autre aspect de FloQast que l'équipe apprécie est l'amélioration de la communication au sein de l'équipe. Selon Silva, BlackLine ne disposait d'aucune fonction de communication, de sorte que l'équipe communiquait toujours par courrier électronique, par appels téléphoniques, etc. Avec FloQast, ils tirent parti des notes de révision et de la communication au sein du système.

"Il est beaucoup plus facile de collaborer et d'ajouter des notes directement dans FloQast", a déclaré M. Silva. "La productivité s'en trouve nettement améliorée, car cela réduit les échanges de courriels, qui se comptent par centaines, en particulier avec le nombre de comptes que nous avions.

Silva apprécie également le fait qu'il n'est pas nécessaire d'organiser de multiples réunions d'état pour vérifier où en est l'équipe dans le processus de clôture.

"Le tableau de bord central me permet de voir quel pourcentage de la clôture est terminé et ce qui reste à faire. Avec BlackLine, ces rapprochements n'existaient pas ou les tâches n'étaient pas approuvées en temps réel, de sorte que je ne pouvais pas les voir".

Analyse mensuelle des flux en moins de temps

La mesure des fluctuations des soldes des comptes d'une période à l'autre est un élément important des contrôles internes de Boston Globe Media Partners, et Silva apprécie la facilité avec laquelle FloQast Variance Analysis rend cette tâche possible.

"Au départ, je pensais que l'équipe de FloQast se contenterait de créer un échantillon de flux pour l'analyse P&L", explique M. Silva. "Mais l'équipe a proposé de créer tous les différents flux dont nous avions besoin. Elle les a créés pour nous et nous a ensuite formés à les créer nous-mêmes. Ainsi, si nous avons besoin de les modifier ou d'en créer de nouveaux, ce n'est pas un problème : nous pouvons le faire nous-mêmes."

Aujourd'hui, l'analyse des écarts FloQast est un élément essentiel du processus de clôture.

"Le flux est vraiment quelque chose que j'utilise", a déclaré M. Silva. "Il m'aide à me préparer pour mes appels éclairs sur la comparaison d'un mois à l'autre. Les flux de bilan et de compte de résultat sont mes outils de prédilection".

Efficacité, précision et capacité accrues

Boston Globe Media Partners était en mesure de clôturer en cinq jours avant de mettre en œuvre FloQast, et ils ont maintenu ce calendrier, mais avec une efficacité et une précision accrues.

L'équipe a également amélioré ses contrôles internes en mettant en place des approbations sur les rapprochements - une étape qui n'avait pas lieu avant l'utilisation de FloQast.

"Les enregistrements étaient complétés et maintenus, mais personne ne suivait les approbations", se souvient M. Silva. "Si mon équipe effectuait un rapprochement et le soumettait, nous supposions qu'il était bon. Depuis que nous avons mis en place FloQast, je consacre plus de temps à l'examen des rapprochements.

Ils ont également plus de temps pour améliorer les processus et former les membres de l'équipe.

Avant de passer à FloQast, Diane Stack, Senior Accounting Manager, était le seul membre de l'équipe à pouvoir intégrer la balance générale des comptes dans BlackLine.

"Si Diane était absente et que nous devions mettre à jour la balance générale des comptes, nous devions attendre", se souvient M. Silva. Aujourd'hui, je peux réserver une entrée, aller dans FloQast et cliquer sur "mettre à jour", et cinq minutes plus tard, la balance est mise à jour.

Maintenant que l'équipe effectue ses rapprochements plus rapidement et plus tôt dans le mois, elle a plus de temps pour documenter ses processus et se former les uns les autres.

"Désormais, nous avons la possibilité de nous former les uns les autres et de nous remplacer, de sorte que lorsque quelqu'un est absent, nous sommes prêts. Le fait d'avoir un seul endroit où nous pouvons tout documenter nous a permis d'améliorer notre documentation et de réduire notre dépendance à l'égard d'Excel et des tâches manuelles, ce qui réduit les erreurs humaines et accroît la précision. FloQast est un produit que je recommanderais sans hésiter".

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FloQast permet à mon équipe de se concentrer sur l'attention portée aux détails, de s'assurer que le travail est effectué correctement plutôt que de se précipiter. Nous sommes plus efficaces maintenant parce que nous passons plus de temps à faire le travail plutôt qu'à répondre à des courriels sur des mises à jour de l'état d'avancement.

- Walter Silva, gestionnaire comptable principal

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