Werden Roboter unsere Jobs übernehmen, wenn die Buchhaltung automatisiert wird?

Der Film The Terminator aus dem Jahr 1984 schildert eine dystopische Zukunft, in der Roboter und intelligente Maschinen die Kontrolle über die Welt an sich reißen. In dem Film wird ein intelligenter Killerroboter - ein Terminator - aus dem frühen 21. Jahrhundert in die Vergangenheit geschickt, um die Geschichte zu verändern. Jahrhundert zurückgeschickt, um die Geschichte zu verändern. Natürlich ist nichts von alledem auch nur annähernd wahr geworden, aber klar ist, dass die Technologie unsere Zukunft in einer Weise verändern wird, die wir noch nicht vorhersehen können. 

Die vielleicht pessimistischste Sicht auf die Zukunft der Buchhaltung stammt von einem von Deloitte und der Universität Oxford entwickelten Website-Tool, das die Wahrscheinlichkeit vorhersagt, dass ein Roboter Ihren Arbeitsplatz übernehmen wird. Diesem Tool zufolge haben Buchhalter eine 95 %ige Chance, ihren Arbeitsplatz an Roboter zu verlieren.  

Eine optimistischere Sichtweise vertritt eine Studie der Brookings Institution, die vorhersagt, dass Berufe mit einem hohen Anteil an sich wiederholenden Aufgaben einem hohen Automatisierungsrisiko ausgesetzt sein könnten, während Berufe, die ein hohes Bildungsniveau erfordern - wie etwa Buchhalter - ziemlich sicher sind. Eine spätere Studie desselben Brookings-Teams kam jedoch zu dem Schluss, dass durch die Fortschritte bei der künstlichen Intelligenz besser bezahlte und besser ausgebildete Arbeitnehmer am stärksten gefährdet sein könnten. 

Wir können diese neuen Technologien nicht aufhalten, aber ich glaube nicht, dass der Beruf des Buchhalters in absehbarer Zeit aussterben wird. Schauen wir uns an, wie sich die Automatisierung auf die Buchhaltung auswirken könnte.

Wird die Buchhaltung automatisiert?

Bis es Computer und Excel gab, erledigten die meisten Buchhalter ihre Arbeit so ziemlich auf die gleiche Weise, wie sie es seit Luca Paciolis Beschreibung der doppelten Buchführung im Jahr 1494 getan hatte. Ledgerblätter, Stifte und Rechenmaschinen waren die Werkzeuge des Handwerks. Mit der Entwicklung von QuickBooks in den frühen 1990er Jahren wurde die computergestützte Buchhaltung auch für kleine Unternehmen zugänglich, die sich die teuren Großrechner und ERP-Systeme der Finanzabteilungen von Fortune-500-Unternehmen nicht leisten konnten. 

Dank der Automatisierung von Arbeitsabläufen in der Buchhaltung müssen Buchhalter jetzt nicht mehr Stunden und Tage mit der Dateneingabe verbringen, wenn Bankdaten innerhalb von Minuten in ein Buchhaltungssystem eingespeist werden können. Die Automatisierung rationalisiert Prozesse und wandelt ineffiziente, fehleranfällige und arbeitsintensive Prozesse in effiziente, fehlerfreie Prozesse um, die nur sehr wenig menschliches Eingreifen erfordern. Die Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern liefert auch genauere Zahlen. Aktualisierungen in Echtzeit bedeuten, dass die Unternehmer immer wissen, wie ihre Zahlen aussehen.

Die Automatisierung in der Buchhaltung wurde durch die Entwicklung von APIs (Application Programming Interfaces) erleichtert, die die Interaktion verschiedener Software mit Ihrem Buchhaltungssystem ermöglichen. Vor der Einführung von APIs war für die Verbindung zweier Systeme oft eine Programmierung erforderlich. Jetzt können Sie automatisierte Arbeitsabläufe schnell und einfach per Plug & Play erstellen. 

Anwendungen wie Expensify und Dext verwenden APIs, um Daten aus PDFs und Fotos von Rechnungen und Quittungen in das Hauptbuch zu übertragen. APIs ermöglichen auch die Einspeisung von Bankdaten, so dass Transaktionen von Bankkonten und Kreditkarten direkt in ein Buchhaltungssystem heruntergeladen werden können. 

Buchhaltungsunternehmen nutzen die Automatisierung, um Informationen aus Steuerunterlagen zu extrahieren und direkt in die Steuererklärungen zu importieren. Finanzfachleute nutzen die Automatisierung, um Daten aus Verträgen und Leasingverträgen zu extrahieren und die von den Rechnungslegungsstandards vorgeschriebenen Journaleinträge und Fußnoten zu erstellen. Unternehmer nutzen die Automatisierung, um die Anforderungen ihres Unternehmens in Echtzeit im Auge zu behalten. 

Heutzutage können viele Buchhaltungsaufgaben automatisiert werden, wie diese Grafik von McKinsey zeigt: 

Automatisierung kann etwas so Einfaches sein wie die Einrichtung von Regeln in Ihrer Buchhaltungssoftware zur Klassifizierung von Transaktionen, die über Bankeingänge eingehen. Der nächste Schritt ist das Hinzufügen von Softwareanwendungen, um bestimmte Buchhaltungsaufgaben zu erledigen und ganze Geschäftsprozesse zu automatisieren. Ein Beispiel ist die Order-to-Cash-Software, die Bestellungen aus einem Kundenportal erfasst und diese Informationen an die richtigen Stellen für die Auftragserfüllung, die Rechnungsstellung und den Zahlungseingang weiterleitet. Diese Art von regelbasierter Software ist ein Beispiel für robotergestützte Prozessautomatisierung, kurz RPA. RPA ist wie ein Excel-Makro, aber viel leistungsfähiger. 

Einige Automatisierungssoftware nutzt künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um ihre Funktionalität über programmierte Regeln hinaus zu erweitern. Beim maschinellen Lernen ermöglicht der Zugriff auf eine große Datenbank mit Wissen oder Buchhaltungstransaktionen der Technologie, die Muster in diesen Daten herauszufinden und ihre Entscheidungsfindung zu verbessern, vielleicht mit minimaler Korrektur durch den Menschen. Cashflow-Prognosesoftware wie Jirav oder Helm sind Beispiele dafür. 

Werden Buchhalter durch Roboter ersetzt?

Von den fast menschlichen Robotern aus The Terminator sind wir noch weit entfernt, und es gibt immer noch viele Dinge, die der Mensch viel besser kann als die Technik - zumindest bisher. Buchhaltungsteams werden nicht so sehr durch Roboter ersetzt, sondern eher ergänzt werden. Die Automatisierung ist ideal für die sich stumpfsinnig wiederholenden Aufgaben, für die man keine diplomierten Buchhalter oder CPAs braucht. 

Die Automatisierung verschafft den Buchhaltern die Zeit und die Bandbreite, um interessantere Aufgaben zu erledigen und Mehrwert zu schaffen. Sie verbringen nicht mehr so viel Zeit mit der geringwertigen Arbeit, die erledigt werden muss, bevor mit der wertvollen Arbeit begonnen werden kann. Wenn sie sich darauf verlassen können, dass die Zahlen korrekt und auf dem neuesten Stand sind, können sie durch die Kombination von Buchhaltungsinformationen mit Daten aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens und die Anwendung von Datenanalysen Muster erkennen, die mit bloßem Auge nicht zu erkennen sind. Diese Art von hochwertiger Arbeit ist es, die Führungskräfte als Input für den Entscheidungsprozess benötigen, und sie liefert ihnen die umsetzbaren Erkenntnisse, die sie brauchen, um ihr Unternehmen vor die Konkurrenz zu bringen. 

Dies bedeutet, dass Buchhalter ihre Fähigkeiten verbessern und lernen müssen, mit verschiedenen Tools umzugehen. Die Fähigkeit, am schnellsten und genauesten mit einem Zehnertastaturschlüssel umzugehen, wird nicht mehr geschätzt werden. Wer jedoch Datenanalysetools und andere neue Technologien nutzen kann, um nützliche Erkenntnisse zur Verbesserung der Unternehmensabläufe zu gewinnen, wird sehr gefragt sein. 

Wann wird die Buchhaltung automatisiert?

Die Automatisierung der Buchhaltung gibt es mindestens seit 1907, als Unternehmen begannen, Lochkarten für die Buchhaltung zu verwenden. Heutzutage verwenden viele Buchhaltungsteams die optische Zeichenerkennung (OCR), um Informationen in die Buchhaltungssoftware zu übertragen. 

Innerhalb von fünf Jahren sollten etwa 90 % der Finanzfunktionen vollständig automatisiert sein, so eine Umfrage von Grant Thornton unter Finanzvorständen im Jahr 2020. Wie aus der nachstehenden Abbildung hervorgeht, sind Debitoren die am stärksten automatisierte Funktion, die 61 % der Befragten derzeit implementiert haben. In fünf Jahren erwarten 96 %, dass diese Funktion vollständig implementiert sein wird. 

Für alle, die einen großen Teil ihres Arbeitstages mit sich wiederholenden Dateneingaben verbringen, kann die Automatisierung nicht früh genug kommen. 

Wie kann man einen Buchhaltungsprozess automatisieren?

Der erste Schritt besteht darin, alle Ihre bestehenden technischen und geschäftlichen Prozesse zu untersuchen. Gibt es bestimmte Schwachstellen in Ihrem Arbeitsablauf, die verbessert werden müssen? Verwenden Sie standardisierte Prozesse und Vorlagen, um sicherzustellen, dass die Arbeit wiederholbar ist? Verfügt Ihre vorhandene Technologie über ungenutzte Funktionen, die Ihre Prozesse rationalisieren könnten? 

Wenn ein bestimmter Buchhaltungsprozess ein Problem darstellt, kann die Implementierung einer Anwendung, die diese Funktion automatisiert, einen großen Unterschied machen. Oder wenn das Problem in der mangelnden Kommunikation zwischen Teilen Ihrer Geschäftssysteme liegt, ist eine Option Zapier, das verschiedene Anwendungen miteinander verknüpfen kann, um automatisierte Workflows zu erstellen. Heute gibt es RPA-Softwareplattformen, die zur Automatisierung von Aufgaben im gesamten Unternehmen eingesetzt werden können. 

Sobald Sie die Technologie ausgewählt haben, testen Sie sie. Vielleicht möchten Sie sie parallel zu Ihrem bestehenden Prozess arbeiten lassen, um sicherzugehen, dass sie richtig funktioniert, und dann die notwendigen Anpassungen vornehmen.  

Die Automatisierung ist, wie jede Methode zur Optimierung von Buchhaltungsprozessen, ein iterativer Prozess. Und angesichts des immer schnelleren technologischen Fortschritts kann das, was gestern noch modern war, morgen schon veraltet sein. 

Ist Buchhaltung ein aussterbender Beruf?

Wirtschaftsprüfer und Buchhalter, die bereit sind, ihre Fähigkeiten zu erweitern, um mit Maschinen zusammenzuarbeiten, und die bereit sind, eine beratende und strategische Rolle für Unternehmenseigentümer zu übernehmen, müssen nicht befürchten, Teil eines aussterbenden Berufs zu sein. Durch die Automatisierung wird die Arbeit in der Buchhaltung sogar noch mehr Spaß machen. 

Die Automatisierung bedeutet, dass es in den Buchhaltungs- und Finanzabteilungen weniger Einstiegspositionen geben wird und dass sie schlanker werden. 

Wir werden endlich die Möglichkeit haben, einer Arbeit nachzugehen, die unserer Ausbildung entspricht. Seien wir ehrlich - man braucht keinen Wirtschaftsprüfer oder diplomierten Accountant , wenn die Arbeit nur aus Dateneingabe und sich wiederholenden, routinemäßigen Aufgaben besteht, wie z. B. das Analysieren von Kreditkartenunterlagen auf Rechnungsfehler. Durch die Automatisierung können wir uns auf die Arbeit konzentrieren, die wir am besten können: Denken, Analysieren und Beraten von Unternehmenseigentümern und der Führungsebene in Bezug auf Strategien. 

Die Automatisierung wird die Buchhaltung nicht abschaffen, sondern sie wird sie zum coolsten Job machen. Holen Sie sich also etwas von dieser Coolness!