Was ist konzerninterne Buchhaltung?

Wenn zwei oder mehr Unternehmen oder verschiedene juristische Personen dieselbe Muttergesellschaft haben, sind die Transaktionen zwischen den Tochtergesellschaften und mit der Muttergesellschaft nie unabhängig. Ein Unternehmen kann Waren und Dienstleistungen von einem anderen kaufen, oder die Muttergesellschaft kann Lohnkosten und andere Verwaltungsausgaben für die Tochtergesellschaften übernehmen. 

Mutter- und Tochterunternehmen müssen diese Transaktionen zwar bilanzieren, sie sollten jedoch nicht als Gewinne und Verluste in den konsolidierten Abschluss einfließen. Durch die konzerninterne Rechnungslegung wird sichergestellt, dass diese Transaktionen auf Unternehmensebene ordnungsgemäß verbucht und im Rahmen der Konsolidierung eliminiert werden.

Was sind die Schlüsselelemente der konzerninternen Rechnungslegung?

Eine konzerninterne Transaktion liegt vor, wenn ein Unternehmen an einer finanziellen Transaktion mit einem verbundenen Unternehmen beteiligt ist. An der Transaktion können eine Muttergesellschaft und eine Tochtergesellschaft oder zwei oder mehr Tochtergesellschaften derselben Muttergesellschaft beteiligt sein.

Die Art dieser Transaktionen kann unterschiedlich sein. Sie können den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen von einem Unternehmen an ein anderes oder das Ausleihen von Geld von einer Muttergesellschaft an eine Tochtergesellschaft umfassen.

Jedes an der Transaktion beteiligte Unternehmen muss die Transaktion in seinen eigenen Büchern erfassen, aber diese Transaktionen müssen eliminiert werden, so dass kein Gewinn oder Verlust aus konzerninternen Transaktionen auf konsolidierter Ebene ausgewiesen wird.

In der konzerninternen Rechnungslegung sind im Wesentlichen drei Arten von Transaktionen zu unterscheiden:

1. Nachgelagerte Transaktionen. Eine nachgelagerte Transaktion fließt von der Muttergesellschaft zu einer Tochtergesellschaft, wobei die Muttergesellschaft die Transaktion als Gewinn oder Verlust verbucht. Beispielsweise kann das Mutterunternehmen einen Vermögenswert oder Vorräte an ein Tochterunternehmen verkaufen.
2. Vorgelagerte Transaktion. Eine vorgelagerte Transaktion fließt von der Tochtergesellschaft zur Muttergesellschaft, wobei die Tochtergesellschaft einen Gewinn oder Verlust verbucht. Beispielsweise kann das Tochterunternehmen Waren an das Mutterunternehmen verkaufen, die in der Zukunft an eine dritte Partei verkauft werden können oder auch nicht.
3. Laterale Transaktion. Eine laterale Transaktion findet zwischen zwei Tochtergesellschaften unter einer gemeinsamen Muttergesellschaft statt. Beispiel: Tochtergesellschaft A erbringt IT-Dienstleistungen für Tochtergesellschaft B gegen eine Gebühr.

Nur wenn Sie wissen, um welche Art von konzerninterner Transaktion es sich handelt, können Sie nachvollziehen, wie die Transaktion in den Büchern der jeweiligen Einheit verbucht wird, wie sie sich auf die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz auswirkt und wie die konsolidierten Finanzdaten angepasst werden müssen.

Bewährte Praktiken in der konzerninternen Buchhaltung

Die Verwaltung konzerninterner Transaktionen kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein - vor allem, wenn die beteiligten Unternehmen unterschiedliche Hauptbuch oder ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) verwenden.

Die folgenden Best Practices können dazu beitragen, dass Sie die konzerninterne Rechnungslegung richtig durchführen, um einen korrekten Konzernabschluss zu erstellen.

Globale Richtlinien für unternehmensübergreifende Transaktionen erstellen

Konzerninterne Transaktionen können für weltweit tätige Unternehmen eine Reihe von Problemen mit sich bringen. So kann es vorkommen, dass verbundene Unternehmen Transaktionen in unterschiedlichen Währungen erfassen und zwei Seiten der Transaktion zu unterschiedlichen Zeitpunkten verbuchen, was zu Diskrepanzen bei den Wechselkursen führt.

Um Komplikationen zu minimieren, sollten Sie übergeordnete Richtlinien erstellen, die diese Unterschiede in allen Einheiten berücksichtigen. Dies kann die Erstellung gemeinsamer Kontenpläne, die Standardisierung von Berichtsfunktionen für alle Einheiten und die Behandlung von Wechselkursen und Währungen umfassen.

Fälligkeits-/Debitoren-Konten einrichten

Mit den Konten "Verbindlichkeiten gegenüber" und "Forderungen" können Sie die zwischen Mutter- und Tochtergesellschaften geschuldeten Beträge verfolgen. Diese Konten ähneln den Debitoren und Kreditoren , ermöglichen es Ihnen aber, Transaktionen mit verbundenen Parteien von denen nicht verbundener Lieferanten und Kunden zu trennen.

Sie können entweder im Kontenplan für jede Einheit getrennte Konten "Forderungen an" und "Forderungen von" einrichten oder ein Konto mit dem Namen "Forderungen an/von Unternehmen X" einrichten. Die zweite Option vereinfacht die Verwaltung der Salden, da sich die Belastungen und Gutschriften auf dem Konto gegenseitig aufheben, ohne dass manuelle Anpassungen erforderlich sind.

Implementierung einer kontinuierlichen Abschlusspraxis

Bei einer kontinuierlichen Abschlusspraxis unterteilt das Buchhaltungspersonal den Monatsabschluss in tägliche Aktivitäten, anstatt die Bücher am Periodenende abzuschließen. Da konzerninterne Transaktionen in Echtzeit abgeglichen, abgestimmt und eliminiert werden, ist es viel einfacher und schneller, die Bücher am Monatsende abzuschließen und die Abschlüsse der einzelnen Unternehmen in einen konsolidierten Abschluss umzuwandeln.

Transaktionsabgleich automatisieren

Die Beseitigung und Abstimmung von Transaktionen zwischen Unternehmen kann viel Zeit in Anspruch nehmen - vor allem, wenn Sie Transaktionen über verschiedene Systeme hinweg abstimmen müssen. Erwägen Sie die Investition in Buchhaltungssoftwarelösungen, die den Abgleich von Routinetransaktionen zwischen verbundenen Unternehmen automatisieren. So können Sie sich auf die Untersuchung ungewöhnlicher oder problematischer Transaktionen konzentrieren.

Konzerninterne Buchhaltungstransaktionen und ihre Arten

Bei der Eliminierung konzerninterner Transaktionen werden alle Transaktionen zwischen verbundenen Unternehmen entfernt, so dass sie sich nicht auf den Konzernabschluss des Unternehmens auswirken.

Im Allgemeinen gibt es drei Arten von konzerninternen Transaktionen, die eliminiert werden müssen:

• Konzerninterne Einnahmen und Ausgaben. Transaktionen, die den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an ein verbundenes Unternehmen betreffen, müssen eliminiert werden, da ein Unternehmen keine Einnahmen aus dem Verkauf von Artikeln an sich selbst verbuchen kann. Durch die Eliminierung von Umsatzerlösen, Herstellungskosten und Gewinnen wird sichergestellt, dass diese Transaktionen keine Auswirkungen auf den Konzernabschluss oder die Einkommensteuererklärung des Unternehmens haben.
• Konzerninterner Aktienbesitz. Bei der Eliminierung des konzerninternen Aktienbesitzes werden die Vermögens- und Eigenkapitalkonten für den Besitz der Muttergesellschaft an ihren Tochtergesellschaften herausgenommen.
• Konzerninterne Schulden. Wenn eine Muttergesellschaft einer Tochtergesellschaft ein Darlehen gewährt, hat die Muttergesellschaft eine Wechselforderung und die Tochtergesellschaft eine Wechselverbindlichkeit. Bei der Konsolidierung der beiden Unternehmen müssen sowohl die Wechselforderung als auch die Wechselverbindlichkeit eliminiert werden.

Herausforderungen der konzerninternen Rechnungslegung und deren Bewältigung

Konzerninterne Buchhaltung und Eliminierungen können zeit- und arbeitsintensiv sein, aber Unternehmen können es sich nicht leisten, sie zu vernachlässigen. Wenn konzerninterne Transaktionen nicht ordnungsgemäß verbucht und eliminiert werden, führt dies zu einer ungenauen Finanz-Reporting und erhöht das Risiko von Geldstrafen und Gebühren.

Im Folgenden werden einige der häufigsten Herausforderungen der konzerninternen Rechnungslegung und Lösungen für ihre Bewältigung vorgestellt.

Uneinheitliche Systeme und manuelle Prozesse

Der Prozess der Identifizierung und Eliminierung von konzerninternen Transaktionen kann fehleranfällig und ineffizient sein, wenn die verbundenen Unternehmen unterschiedliche Hauptbuch oder ERP-Systeme einsetzen. In diesem Fall umfasst der Prozess in der Regel mehrere Tabellenkalkulationen, und die einzigartigen Merkmale jedes Systems erschweren die Validierung von Journalbuchungen.

Konzerninterne Fremdwährungstransaktionen

Konzerninterne Eliminierungen können besonders komplex sein, wenn verschiedene Unternehmen mehrere Währungen verwenden. Wenn beispielsweise Tochtergesellschaft A eine Transaktion in Euro verbucht, während Tochtergesellschaft B die zugehörige Transaktion in US-Dollar verbucht, führt dies zu einer nicht ausgeglichenen konzerninternen Transaktion mit möglichen steuerlichen Komplikationen. 

Die Situation wird noch komplizierter, wenn die Buchhaltungsteams der einzelnen Unternehmen die Buchungen an unterschiedlichen Tagen vornehmen, da dies Auswirkungen auf die Wechselkurse der einzelnen Tage hat.

Mangel an standardisierten Prozessen

Wenn verbundenen Unternehmen standardisierte Prozesse und interne Governance-Regeln fehlen, die festlegen, wer konzerninterne Transaktionen durchführen darf und wer nicht, oder wenn es an der Einhaltung etablierter Richtlinien mangelt, können konzerninterne Transaktionen ohne die entsprechende Dokumentation stattfinden und das Unternehmen Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften aussetzen.

Die Prozesse sollten sich auch mit dem Thema befassen:

• Verrechnungspreise. Konzerninterne Vereinbarungen können Verrechnungspreisrisiken mindern, indem sie im Falle einer Steuerprüfung Beweise zur Verteidigung der Verrechnungspreispolitik liefern. Die Befolgung standardisierter Methoden für Unternehmenszuweisungen und zentralisierte Dienstleistungsgebühren kann dazu beitragen, eine einheitliche und effiziente Bearbeitung zu gewährleisten.
• Bargeldmanagement. Die Prozesse sollten auch Cash-Management-Strategien berücksichtigen, um festzulegen, wann die Abwicklung einer Transaktion einen Buchungseintrag erfordert und wann ein Bargeldaustausch erforderlich ist.
• Datenverwaltung. Ein Stammdatenverwaltungsprozess kann dazu beitragen, dass neue Konten im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien eingerichtet und alle konzerninternen Transaktionen nach einer standardisierten Methode verarbeitet werden.

Angesichts zahlreicher Beteiligter, komplizierter Vereinbarungen, großer Transaktionsvolumina und verstärkter aufsichtsrechtlicher Kontrollen ist ein strukturiertes, standardisiertes Verfahren für die konzerninterne Rechnungslegung unerlässlich.

Der Einsatz von ERP-Software für mehrere Unternehmen kann all diese Herausforderungen bewältigen. Sie verringert die Verwirrung, indem sie die Informationen jeder Einheit in einer einzigen Datenbank sammelt. So kann das Buchhaltungsteam mühelos Transaktionen und Übertragungen zwischen verschiedenen Einheiten erfassen und die konsolidierte Finanz-Reporting vereinfachen.

Die Rolle der konzerninternen Rechnungslegung beim Finanzabschluss

Intercompany-Abstimmungen sind ein wichtiger Aspekt des Finanzabschluss für verbundene Unternehmen mit konsolidierten Abschlüssen, kann aber auch einer der wichtigsten Engpässe im Prozess des Abschlusses der Bücher der Muttergesellschaft sein.

Bei relativ kleinen Unternehmen kann das Buchhaltungsteam möglicherweise alle konzerninternen Transaktionen ohne großen Aufwand manuell abgleichen und eliminieren. Bei größeren Unternehmen mit vielen konzerninternen Transaktionen und Fremdwährungsproblemen können manuelle Prozesse jedoch zeitaufwändig und fehleranfällig sein - vor allem, wenn die Sichtbarkeit zwischen den Einheiten eingeschränkt ist.

Die Arbeit mit sauberen Daten und die Automatisierung des Abgleichs und der Eliminierung von Routinetransaktionen helfen Ihnen, einen schnelleren Abschluss zu erzielen, da die Buchhalter keine Zeit mit der Identifizierung und Eliminierung wiederkehrender Transaktionen verschwenden müssen.

Die Automatisierung kann auch den Aufwand für die Identifizierung von unternehmensübergreifenden Transaktionen in mehreren ERP-Systemen verringern und sicherstellen, dass die Abschlussarbeiten in der richtigen Reihenfolge und mit der angemessenen Aufsicht durchgeführt werden.

All dies kann Ihrem Unternehmen dabei helfen, zugrundeliegende Probleme bei Ihrem Abschluss anzugehen und Möglichkeiten zur Rationalisierung Ihrer Prozesse zu identifizieren, um den Abschluss weiter zu beschleunigen.