Qu'est-ce que la comptabilité inter-compagnies ?

Lorsque deux ou plusieurs sociétés ou entités juridiques différentes partagent la même société mère, les transactions entre les filiales et avec la société mère ne sont jamais indépendantes. Une entité peut acheter des biens et des services à une autre, ou la société mère peut engager des coûts paie et d'autres dépenses administratives pour le compte des filiales. 

Bien que la société mère et les filiales doivent comptabiliser ces transactions, elles ne doivent pas être incluses dans les profits et pertes des états financiers consolidés. La comptabilité inter-compagnies consiste à s'assurer que ces transactions sont correctement comptabilisées au niveau de l'entité et éliminées lors de la consolidation.

Quels sont les éléments clés de la comptabilité inter-compagnies ?

Une transaction interentreprises a lieu lorsqu'une entité participe à une transaction financière avec une entité liée. La transaction peut impliquer une société mère et une filiale ou deux ou plusieurs filiales de la même société mère.

La nature de ces transactions peut varier. Il peut s'agir de la vente de produits ou de services d'une entité à une autre ou d'un prêt d'une société mère à une filiale.

Chaque entité impliquée dans la transaction doit enregistrer la transaction dans ses propres livres, mais ces transactions doivent être éliminées afin qu'aucun profit ou perte ne soit comptabilisé au niveau consolidé du groupe à partir des transactions intercompagnies.

Il existe trois principaux types de transactions à noter dans la comptabilité inter-sociétés :

1. Transactions en aval. Une transaction en aval va de la société mère à une filiale, la société mère enregistrant la transaction comme un profit ou une perte. Par exemple, la société mère peut vendre un actif ou un stock à une filiale.
2. Transaction en amont. Une transaction en amont va de la filiale à la société mère, la filiale enregistrant un bénéfice ou une perte. Par exemple, la filiale peut vendre des biens à la société mère, qui peuvent ou non être vendus à un tiers à l'avenir.
3. Transaction latérale. Une transaction latérale a lieu entre deux filiales d'une même société mère. Par exemple, la filiale A fournit des services informatiques à la filiale B contre rémunération.

Il est essentiel de comprendre le type de transaction intragroupe auquel vous avez affaire pour savoir comment la transaction est enregistrée dans les livres de l'entité concernée, quel est son impact sur le compte de résultat et le bilan, et comment ajuster les états financiers consolidés.

Meilleures pratiques en matière de comptabilité inter-compagnies

La gestion des transactions interentreprises peut prendre du temps et être sujette à des erreurs humaines, en particulier si les entités concernées utilisent des systèmes de comptabilité générale ou de planification des ressources de l'entreprise (ERP) différents.

Les meilleures pratiques suivantes peuvent vous aider à vous assurer que la comptabilité inter-sociétés est correcte afin de préparer des états financiers consolidés exacts.

Créer des règles globales pour les transactions interentreprises

Les transactions interentreprises peuvent poser un certain nombre de problèmes aux entreprises qui opèrent à l'échelle mondiale. Par exemple, des entités liées peuvent enregistrer des transactions dans des devises différentes et enregistrer les deux parties de la transaction à des dates différentes, ce qui entraîne des divergences dans les taux de change.

Pour minimiser les complications, il convient d'élaborer des politiques de haut niveau qui tiennent compte de ces variations dans toutes les entités. Il peut s'agir d'établir des plans comptables communs, de normaliser les capacités de reporting de toutes les entités et de traiter les questions de change et de devises.

Mise en place des comptes de créances et de dettes

Les comptes à recevoir et à payer vous permettent de suivre les fonds dus entre les sociétés mères et les filiales. Ces comptes sont similaires aux comptes fournisseurs et aux comptes clients, mais ils permettent de séparer les transactions avec les parties liées de celles des fournisseurs et des clients non liés.

Vous pouvez soit créer des comptes distincts "Dû à" et "Dû de" dans le plan comptable pour chaque entité, soit créer un compte intitulé "Dû à/de la société X". La seconde option simplifie la gestion des soldes car les débits et les crédits enregistrés dans le compte s'annulent mutuellement sans qu'il soit nécessaire de procéder à des ajustements manuels.

Mise en œuvre d'une pratique de clôture continue

Dans une pratique de clôture continue, le personnel comptable décompose le processus de clôture mensuelle en activités quotidiennes au lieu de clôturer les comptes à la fin de la période. Les transactions intersociétés étant rapprochées, réconciliées et éliminées en temps réel, il est beaucoup plus facile et rapide de clôturer les comptes à la fin du mois et de transformer les états financiers de chaque entité en un seul état financier consolidé.

Automatiser le rapprochement transactions

L'élimination et le rapprochement des transactions intersociétés Les transactions intersociétés peuvent prendre beaucoup de temps, en particulier si vous devez rapprocher des transactions entre différents systèmes. Envisagez d'investir dans des logiciels de comptabilité qui automatisent le processus de rapprochement transactions courantes entre entités liées. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur l'examen des transactions inhabituelles ou problématiques.

Transactions comptables intersociétés et leurs types

L'élimination des transactions intercompagnies consiste à supprimer toutes les transactions entre entités liées afin qu'elles n'aient pas d'impact sur les états financiers consolidés de l'entreprise.

Il existe généralement trois types de transactions inter-sociétés à éliminer :

• Recettes et dépenses inter-sociétés. Les transactions qui impliquent la vente de biens ou de services à une société affiliée doivent être éliminées, car une société ne peut pas comptabiliser le produit de la vente d'articles à elle-même. L'élimination des produits, du coût des marchandises vendues ou du coût des ventes et des bénéfices permet de s'assurer que ces transactions n'ont aucune incidence sur les états financiers consolidés de l'entreprise ou sur sa déclaration d'impôt sur le revenu.
• L'actionnariat inter-sociétés. L'élimination de l'actionnariat interentreprises supprime les comptes d'actifs et de capitaux propres correspondant à la participation de la société mère dans ses filiales.
• Dette inter-sociétés. Lorsqu'une société mère accorde un prêt à une filiale, la société mère a un effet à recevoir et la filiale a un effet à payer. Lors de la consolidation des deux entités, l'effet à recevoir et l'effet à payer doivent être éliminés.

Les défis de la comptabilité inter-compagnies et comment les relever

La comptabilité et les éliminations intersociétés peuvent nécessiter beaucoup de temps et de travail, mais les entreprises ne peuvent pas se permettre de les négliger. Si les transactions intersociétés ne sont pas correctement comptabilisées et éliminées, il en résulte des rapports financiers inexacts et une exposition accrue aux amendes et frais réglementaires.

Voici quelques-uns des défis les plus courants de la comptabilité inter-compagnies et des solutions pour les relever.

Systèmes disparates et processus manuels

Le processus d'identification et d'élimination des transactions intersociétés peut être source d'erreurs et inefficace si les entités liées utilisent des systèmes de comptabilité générale ou des systèmes ERP différents. Dans ce cas, le processus implique généralement plusieurs feuilles de calcul, et les caractéristiques propres à chaque système compliquent le processus de validation des écritures comptables.

Transactions intercompagnies en devises étrangères

Les éliminations intersociétés peuvent être particulièrement complexes lorsque les différentes entités utilisent plusieurs devises. Par exemple, si la filiale A enregistre une transaction en euros alors que la filiale B enregistre la transaction correspondante en dollars américains, il en résulte une transaction inter-sociétés déséquilibrée avec des complications fiscales potentielles. 

La situation se complique lorsque les équipes comptables de chaque entité passent les écritures à des jours différents, car cela a une incidence sur les taux de change de chaque jour.

Absence de processus normalisés

Lorsque les entreprises liées ne disposent pas de processus normalisés et de règles de gouvernance interne stipulant qui peut ou ne peut pas effectuer des transactions interentreprises, ou lorsque les politiques établies ne sont pas respectées, les transactions interentreprises peuvent avoir lieu sans la documentation appropriée et exposer l'organisation à des violations des exigences réglementaires.

Les processus devraient également porter sur

• Prix de transfert. Les accords interentreprises peuvent atténuer les risques liés aux prix de transfert en fournissant des preuves pour défendre les politiques de prix de transfert en cas de contrôle fiscal. L'application de méthodes normalisées pour la répartition des entreprises et la centralisation des frais de service peut contribuer à la cohérence et à l'efficacité du traitement.
• Gestion de la trésorerie. Les processus doivent également aborder les stratégies de gestion de la trésorerie afin de définir quand le règlement d'une transaction nécessite une écriture comptable et quand il nécessite un échange d'espèces.
• Gestion des données. Un processus de gestion des données de base peut contribuer à garantir que les nouveaux comptes sont établis conformément aux politiques de l'entreprise et que toutes les transactions inter-sociétés sont traitées selon une méthode normalisée.

Compte tenu de la multiplicité des parties prenantes, de la complexité des accords, de l'importance des volumes de transactions et de la surveillance réglementaire accrue, il est essentiel de disposer d'un processus comptable interentreprises structuré et normalisé.

L'utilisation d'un logiciel ERP multi-entités permet de relever tous ces défis. Il réduit la confusion en rassemblant les informations de chaque entité dans une base de données unique. Cela permet à l'équipe comptable d'enregistrer sans effort les transactions et les transferts entre les différentes entités et simplifie l'établissement des rapports financiers consolidés.

Rôle de la comptabilité inter-compagnies dans la clôture financière

Les rapprochements entre sociétés sont un aspect essentiel de la clôture financière pour les entités liées disposant d'états financiers consolidés, mais ils peuvent également constituer l'un des principaux goulets d'étranglement dans le processus de clôture des comptes de la société mère.

Pour les entreprises relativement petites, l'équipe comptable peut être en mesure de faire correspondre et d'éliminer manuellement toutes les transactions inter-sociétés sans trop d'efforts. Toutefois, pour les grandes entreprises qui effectuent de nombreuses transactions intersociétés et qui sont confrontées à des problèmes de change, les processus manuels peuvent prendre beaucoup de temps et être source d'erreurs, en particulier si la visibilité entre les entités est limitée.

Le fait de travailler avec des données propres et d'automatiser le rapprochement et l'élimination des transactions de routine vous aidera à réaliser une clôture plus rapide, car les comptables n'auront pas à perdre de temps à identifier et à éliminer les transactions récurrentes.

L'automatisation peut également supprimer le fardeau que représente l'identification des transactions interentreprises dans plusieurs systèmes ERP et garantir que les tâches de clôture sont effectuées dans le bon ordre et avec la supervision appropriée.

Tous ces éléments peuvent aider votre organisation à résoudre les problèmes sous-jacents de votre clôture et à identifier les possibilités de rationaliser vos processus afin d'accélérer encore la clôture.