Was ist ein Compliance-Dashboard und warum benötigen Sie eines?

Den Überblick über die Compliance-Anforderungen Ihres Unternehmens zu behalten und ein Netz aus sich ändernden Standards, Regeln, Vorschriften und Audits zu verwalten, kann entmutigend sein. Zum Glück können Sie mithilfe eines organisierten Compliance-Dashboards, das auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten ist, den Überblick über die erforderlichen Aktivitäten effektiv und effizient behalten und die Compliance-Verfolgung vereinfachen, um den Fristen immer einen Schritt voraus zu sein.

In diesem Blogbeitrag erörtern wir, was ein Compliance-Dashboard ist und warum es für jedes Unternehmen, das verschiedene Verpflichtungen einhalten muss, unerlässlich ist.

Was ist ein Compliance-Dashboard?

Ein Compliance-Dashboard ist eine organisierte Sammlung von Informationen, die einen Einblick in das Compliance-Programm Ihres Unternehmens bietet. Unternehmen können das Dashboard an die individuellen Unternehmensanforderungen anpassen, sodass sie Daten im Zusammenhang mit ihren spezifischen Compliance-Anforderungen überwachen und nachverfolgen und die Compliance-Aktivitäten verfolgen können, die für die Einhaltung von Vorschriften, Standards, Regeln und Audits erforderlich sind.

Warum ist ein Compliance-Dashboard wichtig?

Die meisten Unternehmen müssen verschiedene Vorschriften, Standards und Verpflichtungen einhalten, von der Steuererklärung über den Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) bis hin zu den Allgemeinen Datenschutzbestimmungen (GDPR). Ein Compliance-Dashboard ist von Vorteil, da es einen Überblick über alle relevanten Daten bietet, die sich auf das Unternehmen beziehen Compliance-Managementsystem und ermöglicht eine einfachere Nachverfolgung von Änderungen von Vorschriften, Standards, Regeln und Audits.

Durch die Nutzung eines gut gestalteten Compliance-Dashboards können Unternehmen ihr Compliance-Risiko reduzieren und sicherstellen, dass sie alle Anforderungen zeitnah erfüllen. Mit einem zentralen Ort zum Speichern aller relevanten Daten erhalten Sie einen Überblick über die Compliance-Aktivitäten Ihres Unternehmens und können alle Compliance-bezogenen Aufgaben auf organisierte Weise überwachen und verfolgen.

Die wichtigsten Komponenten eines Compliance-Dashboards

Ein Compliance-Dashboard bietet zwar einen Überblick über alle relevanten Daten im Zusammenhang mit Ihren Compliance-Aktivitäten, aber Sie müssen bestimmte Schlüsselkomponenten enthalten, um effektiv zu sein.

• Verfolgung von Vorfällen und Ermittlungen. Wenn Sie die Nachverfolgung von Vorfällen und Ermittlungen in ein Compliance-Dashboard aufnehmen, können Sie sicherstellen, dass Sie alle Probleme oder Verstöße gegen die Vorschriften, denen Ihr Unternehmen unterliegt, angemessen behandeln können.
• Kommunikation zur Einhaltung der Vorschriften. Eine Compliance-Kommunikationskomponente in einem Compliance-Dashboard bietet eine organisierte Möglichkeit, wichtige Informationen zu verbreiten und sicherzustellen, dass die richtigen Verfahren eingehalten werden. Die Compliance-Kommunikation kann das Risiko von Compliance-Verstößen erheblich reduzieren, indem sie eine leicht zugängliche Plattform bietet, über die Aktualisierungen von Vorschriften, Standards und Regeln an alle relevanten Interessengruppen weitergegeben werden können.
• Schulung. Durch die Einbeziehung von Schulungen wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter ordnungsgemäß über die Compliance-Aktivitäten im Zusammenhang mit ihren beruflichen Rollen informiert werden. Durch den Zugriff auf interaktive und umfassende Materialien kann das Dashboard den Mitarbeitern helfen, sich mit diesen Anforderungen vertraut zu machen und besser zu verstehen, was von ihnen erwartet wird, um die Anforderungen einzuhalten.
• Interessenkonflikte. Durch die Aufnahme von Interessenkonflikten in ein Compliance-Dashboard wird sichergestellt, dass sich alle Beteiligten aller Interessenkonflikte bewusst sind, die sie möglicherweise dazu veranlassen könnten, gegen das Wohl des Unternehmens zu handeln (oder den Anschein zu erwecken).
• Risikomanagement durch Dritte. Durch das Einbeziehen des Risikomanagements von Drittanbietern können Sie sicherstellen, dass Ihre Lieferanten oder Lieferanten die Vorschriften einhalten und seriös sind.
• Richtlinien und Verfahren. Wenn Sie Richtlinien und Verfahren in Ihrem Compliance-Dashboard haben, hilft das Unternehmen dabei, verschiedene Vorschriften und Standards einzuhalten.
• Interne Kontrollen. Wenn Sie interne Kontrollen und Finanzkontrollen in ein Compliance-Dashboard einbeziehen, erhalten Sie die notwendige Kontrolle und Überwachung ihrer Abläufe. So stellen Sie sicher, dass Sie Finanztransaktionen genau verfolgen und über die Informationen verfügen, die Sie für die Erstellung vollständiger und genauer Finanzberichte benötigen.
• Unternehmensführung. Die Einbindung des Verwaltungsrats, der Geschäftsleitung und der Compliance-Ausschüsse in das Compliance-Dashboard trägt dazu bei, dass alle Beteiligten über alle Änderungen informiert sind, und ermöglicht eine bessere Überwachung der Compliance-Aktivitäten.
• Berichte und Warnungen. Ihr Compliance-Dashboard sollte Benachrichtigungen enthalten, wenn sich Vorschriften oder Standards ändern, Benachrichtigungen über bevorstehende Termine und alle anderen wichtigen Informationen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften.

Indem Sie einen umfassenden Überblick über all diese Komponenten haben, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen seine Compliance-Anforderungen stets im Griff hat und alle geltenden Vorschriften pünktlich erfüllt.

Vorteile der Implementierung eines Compliance-Dashboards

Die Implementierung eines konformen Dashboards kann Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Ein umfassender Überblick über alle geltenden Vorschriften und deren Überwachung und Nachverfolgung bietet einen Überblick über die Compliance-Aktivitäten eines Unternehmens.
• Standards und Regeln. Ein klarer Überblick über die Standards und Regeln, die mit den Compliance-Anforderungen einer Organisation verbunden sind, einschließlich lokaler, bundesstaatlicher und bundesstaatlicher Gesetze und Industriestandards.
• Audits und Überprüfungen. Verfolgen Sie mühelos interne und externe Audits, um potenzielle Schwachstellen in den Compliance-Aktivitäten Ihres Unternehmens zu identifizieren.
• Berichte und Warnungen in Echtzeit. Erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn sich Vorschriften oder Standards ändern, Benachrichtigungen über bevorstehende Termine und andere Compliance-Probleme.
• Dokumentation und Schulung. Speichern und verfolgen Sie alle relevanten Dokumente und Schulungsmaterialien im Zusammenhang mit Ihren Compliance-Aktivitäten, sodass jeder über Änderungen oder neue Vorschriften informiert ist.
• Geringerer Zeit- und Ressourcenaufwand für die Compliance-Nachverfolgung. Wenn Sie über einen zentralen Ort verfügen, an dem Sie Daten speichern können, die sich auf die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens beziehen, können Sie den Prozess optimieren, Termine effizienter einhalten und Ihre Fortschritte mit denen anderer Unternehmen vergleichen.
• Verbesserter Einblick in die Compliance-Aktivitäten. Mit einer zentralen Anlaufstelle für die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften und die Behebung von Problemen haben Sie eine bessere Kontrolle über alle Bereiche, in denen Verbesserungen erforderlich sind, und können potenzielle Strafen und Sanktionen vermeiden.

7 Schritte zur Implementierung eines Compliance-Dashboards in Ihrem Unternehmen

Ein gut gestaltetes Dashboard kann Ihre Compliance-Initiativen vereinfachen und sicherstellen, dass Ihr Unternehmen alle Anforderungen rechtzeitig erfüllt. Jedoch Aufbau eines kompatiblen Dashboards ist nicht immer einfach. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, finden Sie hier sieben Schritte zur Implementierung eines Compliance-Dashboards in Ihrem Unternehmen.

1. Stellen Sie fest, dass die Einhaltung von Vorschriften nachverfolgt werden muss. Der erste Schritt zur Implementierung eines Compliance-Dashboards besteht darin, Ihre spezifischen Anforderungen zu identifizieren und zu bewerten. Dies beinhaltet häufig die Beschreibung von Details wie Vorschriften, Standards, Prüfanforderungen und anderen relevanten Informationen, die eingehalten werden müssen.
2. Identifizieren Sie relevante Compliance-Datenquellen. Ermitteln Sie, wo Sie alle relevanten Daten zu ihren spezifischen Anforderungen erhalten. Möglicherweise verfügen Sie über wichtige Leistungsindikatoren (KPIs), Metriken und Daten, die über ein Data Warehouse, mehrere Anwendungen, Personalwesen, Informationstechnologie und Tabellen verteilt sind und in das Dashboard-Design integriert werden müssen.
3. Entwerfen Sie das Compliance-Dashboard. Sie können mit der Gestaltung Ihres Compliance-Dashboards beginnen, nachdem Sie Ihre Bedürfnisse und die erforderlichen Daten identifiziert haben. Dazu gehören die Auswahl der Features und Funktionen, die Sie hinzufügen möchten, das Layout des Dashboards selbst und die Festlegung von Zugriffsberechtigungen für die Informationen.
4. Richten Sie automatische Benachrichtigungen ein. Wenn du Automatisieren Sie Warnmeldungen oder Benachrichtigungen für Termine, Auslöser und andere wichtige Informationen im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften. So behalten Sie den Überblick über Compliance-Aktivitäten, ohne sich täglich in das Dashboard einloggen zu müssen.
5. Überwachen Sie die Compliance-Aktivitäten. Überwachen Sie nach der Einrichtung des Dashboards regelmäßig die Compliance-Aktivitäten, um sicherzustellen, dass alle Vorschriften und Standards eingehalten werden, überprüfen Sie alle Änderungen an Richtlinien oder Verfahren und verfolgen Sie den Fortschritt aller Audits oder Überprüfungen.
6. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen und Verbesserungen vor. Es ist wichtig, dass Sie Ihr Dashboard regelmäßig mit neuen Informationen aktualisieren, sobald diese verfügbar sind. Das Löschen von Informationen, die nicht mehr hilfreich sind, kann auch sicherstellen, dass Ihr Dashboard nicht zu aufgebläht wird und an Relevanz verliert.

Wenn Sie Hilfe bei der Implementierung eines Compliance-Dashboards benötigen, laden Sie unser Checkliste zur SOX-Konformität Vorlage und Auschecken FloQast-Konformitätsmanagement. Wir können Ihnen helfen, die Komplexität der Einhaltung von Finanzvorschriften zu verringern, indem wir die Finanzkontrollen zusammen mit Close optimieren, damit Ihr Unternehmen auf dem richtigen Weg beginnen kann.