UK SOX-Einhaltung: Zentrale Herausforderungen

UK SOX" bezieht sich auf die britische Version des US-amerikanischen Sarbanes-Oxley Act (SOX), der im Jahr 2002 eingeführt wurde, um neue Prüfungs- und Finanzvorschriften für öffentliche Unternehmen umzusetzen. 

Was ist UK SOX?

Nach einer Reihe von öffentlichkeitswirksamen Finanzskandalen wie der Enron-Pleite im Jahr 2001 hat das ursprüngliche SOX-Gesetz den Prüfungsprozess in den USA grundlegend reformiert, indem es Wirtschaftsprüfern und Unternehmensleitern neue Pflichten auferlegt und neue Abschlussprüfung für Buchhaltungsteams vorsieht. Das britische Äquivalent zum Sarbanes-Oxley Act wird dieselbe weitreichende Wirkung haben wie sein Gegenstück und als neues Corporate-Governance-System mit strengeren Kontrollen der Finanz-Reporting und mehr Transparenz und Rechenschaftspflicht für Führungskräfte dienen. 

Wie das US-amerikanische Pendant wurde auch die neue britische Regelung durch eine Reihe von Bilanzskandalen motiviert, darunter die Zusammenbrüche des Bauunternehmens Carillion im Jahr 2018 und des Bäckereiunternehmens Patisserie Valerie im Jahr 2019. Auch die landesweite Supermarktkette Tesco geriet 2014 in ernste finanzielle Schwierigkeiten, nachdem Bilanzierungsfehler zu einem Fehlbetrag von über 250 Millionen Pfund geführt hatten. Die britischen Aufsichtsbehörden nehmen Bilanzierungsfehler ernst: Zwischen 2021 und 2022 verhängte der britische Finanz-Reporting Council (FRC) eine Rekordzahl von Bußgeldern in Höhe von rund 46,5 Millionen Pfund - das Dreifache des im Vorjahr verhängten Betrags. 

Um die Reibung mit den neuen Vorschriften zu minimieren, sollten sich die britischen Buchhaltungsteams darüber im Klaren sein, wie sich die neue Regelung auf ihre Unternehmen auswirken wird und welche Herausforderungen bei der Einhaltung der Vorschriften zu erwarten sind. 

Die Bedeutung der Einhaltung des britischen SOX für Unternehmen

Wir haben bereits die möglichen Merkmale des britischen SOX untersucht, indem wir es mit den Auswirkungen seines US-amerikanischen Gegenstücks verglichen haben. In der Zwischenzeit hat die britische Regierung jedoch Leitlinien zur neuen Corporate-Governance-Regelung herausgegeben und eine Reihe von regulatorischen Details angekündigt, die sich auf die britische Unternehmenslandschaft auswirken werden, darunter:

• Die Einrichtung der Audit, Reporting and Governance Authority (ARGA) als Regulierungsbehörde für das neue System. Die ARGA wird die FRC ersetzen. 
• Eine Überprüfung der Meldepflichten für große und kleine Unternehmen - wobei größere Unternehmen in den Geltungsbereich der neuen Vorschriften fallen. 
• Eine Erleichterung der Berichtslast für kleinere Unternehmen und kleinere Unternehmen von öffentlichem Interesse.  
• Neue Transparenzanforderungen für Großunternehmen, einschließlich der Verpflichtung zur Beauftragung von Prüffirmen mit der Durchführung von Prüfungen. 
• Schärfere Strafen für Führungskräfte, die ihre Prüfungspflichten verletzen. 

Die britische Regierung hat erklärt, dass UK SOX gegen die "Dominanz der 'Big Four' Wirtschaftsprüfungsgesellschaften" vorgehen wird, während ARGA dazu dienen wird, "das Risiko plötzlicher Zusammenbrüche großer Unternehmen zu verringern, Arbeitsplätze zu sichern und den Ruf des Vereinigten Königreichs als weltweit führendes Investitionsziel zu stärken". 

Betroffene Unternehmen

In Anbetracht der kürzlich veröffentlichten Leitlinien ist klar, dass die SOX-Reform im Vereinigten Königreich in erster Linie größere Unternehmen betreffen wird. Die britische Regierung hat erklärt, dass "keine zusätzlichen Vorschriften für kleinere Unternehmen eingeführt werden" und dass "der Schwerpunkt der Reformen auf den größten Unternehmen liegt, da so viele Arbeitsplätze, Lieferanten und Renten von ihnen abhängen". Dementsprechend werden die Prüfungsanforderungen der neuen Regelung auch für Unternehmen gelten:

• die mehr als 750 Menschen beschäftigen, und-
• die einen Jahresumsatz von über 750 Millionen Pfund erwirtschaften (auch wenn es sich nicht um börsennotierte Unternehmen handelt)

Auch Unternehmen von öffentlichem Interesse (Public Interest Entities, PIE) werden wahrscheinlich in den Anwendungsbereich der SOX-Vorschriften fallen, wenn diese in Kraft treten. 

Kleinstunternehmen: Im Rahmen der neuen Corporate-Governance-Regelung hat sich die britische Regierung verpflichtet, die Definition von "Kleinstunternehmen" zu aktualisieren , die derzeit auf einer alten EU-Richtlinie beruht. Nach den neuen Vorschriften werden viele kleinere Unternehmen von den lästigen Prüfungsvorschriften befreit, die für größere Unternehmen gedacht sind. 

Vorbereitungen für UK SOX

Es gibt keinen offiziellen Zeitplan für die Umsetzung der SOX im Vereinigten Königreich und keine endgültige Liste der regulatorischen Änderungen, aber die Regierung hat ihre Vorschläge für das neue System in ihrem whitepaper dargelegt:Wiederherstellung des Vertrauens in Wirtschaftsprüfung und Unternehmensführung". Angesichts der Angleichung an das US-amerikanische SOX-Gesetz ist es wahrscheinlich, dass die britische Regelung viele der gleichen Anforderungen enthalten und einem ähnlichen Zeitplan folgen wird, sobald die Gesetzgebung verabschiedet ist - mit einer vollständigen Umsetzung möglicherweise Ende 2024. 

Es sei daran erinnert, dass das britische SOX-Gesetz keine direkte Abbildung der Vorschriften des US-amerikanischen SOX-Gesetzes sein wird, das als Reaktion auf Fälle von rücksichtslosem Fehlverhalten von Unternehmen eingeführt wurde. Angesichts des wahrscheinlichen Inkrafttretens der neuen Regelung im Jahr 2024 sollten britische Unternehmen jedoch den Regulierungshorizont laufend überprüfen und ihre Buchhaltungsteams auf die Anpassung an das neue Klima vorbereiten. 

Vor diesem Hintergrund und in Ermangelung solider gesetzlicher Details ist es wichtig, dass Unternehmen über spezifische Probleme bei der Einhaltung von Vorschriften nachdenken, die für ihre Organisation während des SOX-Implementierungsprozesses im Vereinigten Königreich gelten könnten. 

Die wichtigsten Herausforderungen für die Einhaltung des SOX in Großbritannien

Verantwortlichkeiten der Exekutive

Die neuen britischen Vorschriften werden erhebliche Auswirkungen auf die Führungskräfte von Unternehmen haben. Nach der neuen Regelung müssen Führungskräfte bestätigen, dass ihr Unternehmen den Corporate-Governance-Kodex des Landes einhält (der von der ARGA überwacht wird), und sie müssen Angaben und Zusicherungen zu ihren internen Betrugsaufdeckungsmöglichkeiten machen. Zu den spezifischen Compliance-Anforderungen für Führungskräfte werden wahrscheinlich gehören:

• Eine Erklärung des Direktors über die Wirksamkeit der internen Auditkontrollen
• Erklärung des Direktors über die Wirksamkeit der internen Betrugskontrollen
• Bericht des Direktors über die zur Vermeidung und Aufdeckung von Betrug getroffenen Maßnahmen
• die Entwicklung einer Audit- und Assurance-Politik (AAP) des Unternehmens, die die Qualität der den Aktionären vorgelegten Informationen nachweist, einschließlich einer Beschreibung der internen Auditverfahren

Die britische SOX-Regelung wird sich insofern von der US-amerikanischen SOX-Regelung unterscheiden, als sie keine obligatorischen Berichtspflichten einführt, die die Unternehmensleiter zwingen, persönlich für die Wirksamkeit ihrer internen Prüfkontrollen einzustehen - mit dem Risiko strafrechtlicher Sanktionen im Falle von Verstößen. Die Nichteinhaltung der neuen Vorschriften wird jedoch finanzielle Strafen und Sanktionen nach sich ziehen, die die Geschäftstätigkeit ernsthaft beeinträchtigen und den Ruf schädigen können. 

Audits, Offenlegung und Berichterstattung 

Die Art und Weise, wie Unternehmen an Prüfungen herangehen und sich darauf vorbereiten, wird sich im Rahmen von UK SOX ändern. Wie bereits erwähnt, müssen die verpflichteten Unternehmen im Rahmen der anstehenden Reformen zumindest einen Teil ihrer Prüfungen bei einer Firma außerhalb der "Big Four" - d.h. PwC, Deloitte, EY und KPMG - durchführen. 

Die Einführung des AAP wird die finanzielle Transparenz und die Offenlegungsanforderungen erhöhen. Dies bedeutet, dass die Unternehmen ihre internen Finanzkontrollen ausführlicher erläutern und nachweisen müssen, um konsistente und genaue Abschlüsse und eine klarere Dokumentation für externe Prüfer zu liefern. Außerdem müssen die Unternehmen die Wirksamkeit ihrer Finanzoperationen kontinuierlich bewerten, um rechtzeitig aktualisierte Berichte vorlegen zu können. 

Das von UK SOX geforderte Maß an Transparenz und Detailgenauigkeit bedeutet, dass Unternehmen ihre internen und externen Prüfungen proaktiv angehen müssen. Um sich auf UK SOX vorzubereiten, lohnt es sich, die folgenden Schritte zu bedenken:

• Ermittlung wesentlicher Risiken und Schwachstellen in den internen Prüfverfahren und Finanzvorgängen.
• Überprüfung der Softwareanwendungen und IT-Tools, die diese Verfahren unterstützen.
• Implementierung eines Schulungsprogramms für die Mitarbeiter des Unternehmens, die im Vereinigten Königreich für SOX zuständig sein werden, einschließlich des Buchhaltungsteams und der internen Prüfer.
• Überlegen Sie, ob Sie Ihre Buchhaltungssoftware aktualisieren wollen, um die Anforderungen der britischen SOX-Richtlinie besser zu erfüllen. 

Ebenso sollten die Unternehmen sicherstellen, dass sie die besten technologischen Lösungen für die Buchhaltung kennen, um ihre neuen Aufzeichnungs- und Berichtspflichten zu erfüllen. Abgesehen von den Vorteilen der Automatisierung in Bezug auf Geschwindigkeit und Genauigkeit bieten Technologie-Tools den Unternehmen die Flexibilität, sich an eine ungewohnte Finanzlandschaft anzupassen, in der neue Vorschriften unerwarteten Druck ausüben können. 

Kulturellen Wandel bewirken

Die vielleicht größte Herausforderung bei der Umsetzung von SOX im Vereinigten Königreich ist die Notwendigkeit, einen unternehmensweiten Kulturwandel herbeizuführen, bei dem Finanzkontrollen auf allen Führungsebenen zu einer Priorität der Compliance werden. Dies bedeutet, dass bereits bei der Einstellung von Mitarbeitern ein Schwerpunkt auf Finanzkontrollen gelegt werden muss und dass den Mitarbeitern regelmäßig Schulungen und Ressourcen angeboten werden müssen, um sicherzustellen, dass jeder die neuesten Anforderungen des Systems versteht. 

Der kulturelle Wandel sollte bis in die Chefetage hineinreichen, wobei die Führungskräfte, einschließlich des CFO, zwangsläufig stärker in den Berichterstattungs- und Offenlegungsprozess einbezogen werden müssen. Änderungen bei der Abschlussprüfung sollten durch eine klare Kommunikation und eine maßgebliche Führung unterstützt werden, wobei hochrangige Persönlichkeiten ihre Zustimmung zu dem neuen System demonstrieren sollten, um die notwendigen operativen Veränderungen zu unterstützen. 

Best Practices für die Implementierung eines erfolgreichen UK SOX Compliance Programms

Falls Ihr Unternehmen dies noch nicht getan hat, ist es jetzt an der Zeit, mit der Entwicklung und Umsetzung Ihres britischen SOX-Compliance-Programms zu beginnen. Um eine möglichst effektive Umsetzung zu gewährleisten, sollten Sie die folgenden Tipps für bewährte Verfahren beachten:

• Führen Sie eine Überprüfung Ihrer Risikoexposition durch und entwickeln Sie dann neue Risikomanagementprozesse und -kontrollen, um Lücken in den Vorschriften zu schließen und die Prozesseffizienz zu verbessern. 
• Ermitteln Sie Möglichkeiten zur Nutzung von Technologien und zur Automatisierung von Berichterstattungsprozessen im gesamten Rechnungswesen Ihres Unternehmens.
• Entwicklung eines Schulungsprogramms, um die Mitarbeiter an das britische SOX-System zu gewöhnen und sicherzustellen, dass die Führungskräfte ihre Verantwortung verstehen.
• Entwicklung einer Audit- und Assurance-Politik (AAP) zur Überprüfung der Wirksamkeit der internen SOX-Kontrollen im Vereinigten Königreich. 

Der vielleicht wichtigste Aspekt Ihrer Lösung zur Einhaltung der SOX-Vorschriften im Vereinigten Königreich sind die Softwarelösungen, die Ihr Unternehmen integriert, um die neuen Verpflichtungen zu erfüllen. Software ist die beste Möglichkeit, Ihre Buchhaltungsprozesse flexibler und effizienter zu gestalten, Ihre Lösung auf Ihre individuellen Geschäftsanforderungen zuzuschneiden und sich an die unvermeidlichen administrativen Reibungsverluste bei der Einführung der neuen Regelung anzupassen.