Der Krieg gegen Excel

Wenn es unter Buchhaltern eine allgemeingültige Wahrheit gibt, dann diese: Sie können ohne Excel-basierte Buchhaltung nicht leben. Nicht einmal, wenn sie wollten (was sie nicht tun). Zunächst einmal ist es allgegenwärtig. Microsoft führte Excel 1985 ein, begann 1988 mit dem Verkauf von Lotus 1-2-3 und ist seitdem Teil des Lebens von Buchhaltern. Für viele Menschen ist es schwierig, sich ein Leben ohne sie vorzustellen. Sie nutzen Excel-Buchhaltungsfunktionen für Einkaufslisten, persönliche Budgets und sogar Kunstwerke! Kurz gesagt, Excel ist eine erstaunliche Erfindung. Es hat das Leben der Buchhalter unermesslich verbessert. Lass uns darüber sprechen, warum:

Warum Finanzprofis Excel-basierte Buchhaltung lieben

Ein Teil der Schönheit von Excel ist seine Einfachheit. Es liefert eine scheinbar unendliche Anzahl von Zeilen und Spalten für die Eingabe von Daten aller Art. Dann organisiert, massiert und bearbeitet es diese Daten in Diagrammen und Tabellen zur Präsentation. In allen Arten von Buchhaltungsabteilungen ist Excel die gemeinsame Sprache zwischen ihrer Welt und der Welt ihrer externen Wirtschaftsprüfer, Berater und Steuerberater. Da jedes Unternehmen Buchhalter braucht, ist Excel aufgrund seiner Flexibilität und Funktionalität ein perfektes Tool. Teams verwenden es, um Abstimmungen und Finanzmodelle zu erstellen, und es ist der perfekte Ort, um eine riesige Datenmenge aus einem ERP oder einem anderen System zu speichern. Von dort aus verwenden Benutzer die Buchhaltungsfunktionen und -funktionen von Excel, um eine riesige Zahlenwand in aussagekräftige Informationen umzuwandeln, die den Menschen helfen, Geschäftsentscheidungen zu treffen. Und da der Datenstapel von Tag zu Tag größer wird, werden die Fähigkeiten, die zum Durchsuchen erforderlich sind, immer wichtiger. Buchhalter, die diese Datensätze kurz und bündig interpretieren können, werden wertvolle Mitarbeiter in ihren Unternehmen sein.

Die Gegenreaktion in der Excel-Buchhaltung

Irgendwann hat sich Excel jedoch einige Feinde gemacht. Sie dominieren nicht drei Jahrzehnte lang so wie Excel und ernten nicht ein paar Kritiker. Es überrascht vielleicht nicht, dass die größten Stärken von Excel auch die größten Schwächen sind. Seine Flexibilität ermöglicht immer komplexere Tabellenkalkulationen, die die Benutzer verblüffen und fehleranfällig sein können. Das sind menschliche Fehler. Ja, leider muss ich sagen, dass das schwächste Glied in dieser Kette wir sind. Viele Excel-Benutzer verlassen sich auf manuelle Eingaben, wodurch menschliches Versagen unvermeidlich ist. Eine Studie, die Excel-Hasser gerne zitieren, ergab, dass fast90% der Tabellen enthalten Fehler. Das ist ziemlich beängstigend, aber wenn man bedenkt, dass eine Tabelle erstellt von zwei renommierte Harvard-Ökonomen einen erheblichen Fehler enthalten hat, dann kann sich der Rest von uns etwas besser fühlen. Aber was noch wichtiger ist, in der Zusammenfassung der Studie, der Autor gibt zu, dass die“Die Fehlerraten [...] entsprechen denen in der Programmierung und in anderen kognitiven Bereichen des Menschen.“ Mit anderen Worten, völlig normal! Viele Leute erstellen ihre Tabellen von Grund auf neu und geben Daten und Formeln manuell ein. Das alte Sprichwort „Müll rein, Müll raus“ eignet sich perfekt, um die Integrität vieler Excel-Tabellen zu diskutieren. Außerdem ist die manuelle Eingabe sehr zeitaufwändig. Falls Sie es nicht bemerkt haben, ist das Eingeben von Daten mit gepuderten Perücken und dem Pferd und dem Buggy ausgegangen. Die Lösung zur Reduzierung von Fehlern in Tabellenkalkulationen finden Sie wiederum in der Zusammenfassung der Studie: „Umfragen unter Tabellenkalkulationsentwicklern zeigen, dass die Erstellung von Tabellenkalkulationen im Gegensatz dazu informell ist und nur wenige Unternehmen über umfassende Richtlinien für die Entwicklung von Tabellenkalkulationen verfügen.“Wenn Ihr Team Tabellen mit bestimmten Regeln und Richtlinien erstellt, treten weniger Fehler auf. Auch hier liegt es an den Menschen, etwas Disziplin an den Tag zu legen, damit die Excel-basierte Buchhaltung das tun kann, was sie am besten kann. Ein weiteres Problem ist die nervige Tendenz der Leute, Excel für Aufgaben zu verwenden, für die es nicht konzipiert wurde. EIN CRM-Werkzeug ist ein Beispiel. Finanzberichterstattung ist eine andere. Quadratischer Stift, rundes Loch, Sie verstehen schon. Es gibt andere Hasser, die sagen, dass Excel nicht kollaborativ genug oder einfach nur hässlich ist. Das mögen auch stichhaltige Argumente sein, aber unter dem Strich sind wir, wenn es um die Mängel von Excel geht, auf den Feind gestoßen, und er ist wir.Aber das hält Buchhalter nicht davon ab, es zu verwenden. Und das beste Mittel gegen fehleranfällige Tabellenkalkulationen besteht darin, ein Team zusammenzustellen, das außergewöhnliche Arbeit leistet. Die Stärken der Excel-Buchhaltung überwiegen bei weitem die Schwächen, und ein diszipliniertes Team von Buchhaltern wird wissen, wie sie ihre Fehler am besten minimieren können.

Excel-Nachahmer

Eine Menge Leute — ähem Softwareingenieure — scheinen zu glauben, dass Buchhalter nicht wissen, was für sie am besten ist oder wie sie ihre Arbeit am besten erledigen können. Warum sollten wir sonst all diese neuen Apps auf dem Markt sehen, die behaupten, sie könnten Excel ersetzen? Microsoft verbessert Excel seit 30 Jahren. Es ist nicht perfekt, aber keine Anwendung ist es. Es war interessant zu beobachten, wie Entwickler versuchten, Ersatz für Excel zu entwickeln und nur Lösungen zu entwickeln, die „Excel Lite“ entsprechen. Tatsächlich ist es für jedes Unternehmen ziemlich arrogant zu glauben, dass es das Rad neu erfinden kann. Google, in den letzten zehn Jahren vielleicht das innovativste Unternehmen der Welt, hat es nicht annähernd geschafft, die Leistungsfähigkeit und Funktionalität von Excel mit seiner Tabellenkalkulationsanwendung in Einklang zu bringen. Google! Wenn sie nicht ausreichen, wie kann dann jemand anderes erwarten, die Tabelle zu verbessern? Innovation um der Innovation willen ist ein typisches Symptom des Unternehmertums im Silicon Valley, und genau so fühlen sich viele dieser „Excel-Killer“ an — minderwertige Innovation. Und es ist albern, wenn Technologen versuchen, etwas zu bauen, nach dem Buchhalter nicht fragen.

Buchhalter wollen keinen Ersatz für Excel

Folgendes scheinen die meisten Technologen, die Excel-Killer-Apps entwickeln, nicht zu verstehen: Buchhalter mögen Excel! Sie wollen nicht, dass es durch etwas ersetzt wird! Aus diesem Grund ergänzt FloQast Excel und hilft Buchhaltern dabei, ihren Abschlussprozess weniger schmerzhaft zu gestalten. Aber wenn Sie uns nicht glauben, können Sie die Bewertungen, die G2 Crowd-Nutzer haben verlassen uns. Sie konzentrieren sich darauf, wie FloQast funktioniertmit Excel-Buchhaltung, anstatt sie zu ersetzen. Aber wir lassen die Nutzer sprechen:

„Die Möglichkeit, unser ERP (SAP Business ByDesign) über FloQast automatisch mit unseren Excel-Abstimmungen in Papierform abzugleichen, gab uns die Möglichkeit, uns stärker auf eine qualitative Überprüfung unserer Jahresabschlüsse zu konzentrieren und Abstimmungsunterschiede zu reduzieren, die zuvor durch einen manuellen Tick-and-Tie-Prozess festgestellt wurden.“ — G2 Crowd-Nutzer James Walker, Ruckus Wireless

„Vor FloQast hatten wir viele Probleme. Wir hatten Abstimmungslisten, die jeden Monat weitergerollt werden mussten, die aber aus dem Gleichgewicht gerieten, sobald ein Journaleintrag nach Geschäftsschluss gebucht wurde, aber niemand würde es erfahren. Wir hatten eine genaue Checkliste und eine Standard-Checkliste für Journaleinträge in Excel, die täglich von vielen Teammitgliedern gleichzeitig aktualisiert werden mussten. Wir haben unser Geschäft ausgebaut und jeden Monat juristische Personen hinzugefügt, was die genaue Checkliste sprengte. Und unser Buchhaltungsleiter müsste die Arbeitstage aus einem Kalender herauszählen, um die Fälligkeitstermine zu ermitteln! All dies ist jetzt auf einer Cloud-Plattform automatisiert, auf der wir alle am Abschlussprozess zusammenarbeiten und Benachrichtigungen erhalten können, wenn Abstimmungen aus dem Gleichgewicht geraten.“ — G2 Crowd-Nutzer Lauren Clifford, TeleSign

Wie FloQast Excel ergänzt

Falls Sie es noch nicht verstanden haben, wir hier bei FloQast lieben Excel. Wir sind natürlich voreingenommen, da zwei unserer Gründer sind Buchhalter. Das hat aber auch den Vorteil, ein oder zwei Dinge darüber zu wissen, wie sie denken. Wir kennen die Probleme, die Buchhalter im Abschlussprozess haben, weil wir sie selbst erlebt haben. Auf diese Weise konnten wir eine Plattform entwerfen und erstellen, die die Lücken zwischen Ihren beliebten Excel-Buchhaltungstabellen und Ihrem ERP schließt.

Und wenn FloQast deine Excel-Datei einzieht, ist alles da, wie es sein sollte:

Und Sie können die Salden aus dieser Tabelle mit den Zahlen im ERP vergleichen:

Sobald alles zusammenpasst, können Sie mit FloQast das Gleichgewicht schließen, genau wie Ihr ERP. Wenn ein Benutzer den Excel-Saldo ändert (was bekanntermaßen passiert), speichert FloQast eine sekundäre Datei mit dem geänderten Saldo und identifiziert den Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat. Dies bietet ein zusätzliches Maß an Sicherheit nach dem Schließen eines Kontos. Die andere große Schwäche von Excel besteht darin, dass es fehlt eine kollaborative Plattform. Auch wenn jetzt zwei Benutzer in Excel arbeiten können, ist das umständlich und erfordert eine Menge fortlaufender Wartung. FloQast erleichtert Teams die Zusammenarbeit, Manager können die Leistung ihres Teams beurteilen und gegebenenfalls die Strategie anpassen.

Excel ist ein leistungsstarkes Tool für alle Arten von Buchhaltungsabteilungen. Etwas zu bauen, um es zu ersetzen, ist ein Holzweg. Nichts kann mit seiner Flexibilität und Funktionalität mithalten. Buchhalter wollen etwas, das die Lücke schließen kann, wo Excel nicht ausreicht, insbesondere beim monatlichen Abschlussprozess. Und hier kommt FloQast ins Spiel. Wir wollen den Krieg gegen die Excel-basierte Buchhaltung beenden und die Buchhaltungsabteilungen auf der ganzen Welt mit einem einfacheren, kollaborativeren Abschlussprozess beruhigen. Wir wollen der neue beste Freund von Buchhaltern sein, mit dem Verständnis, dass wir wissen, dass wir den wahren besten Freund von Buchhaltern nicht ersetzen. Wir werden niemals zwischen Buchhalter und Excel geraten.

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