Der FloQast-Effekt: Instacarts Transformation der Buchhaltung

Am 19. September meldete das in der Bay Area ansässige Lebensmitteltechnologieunternehmen Instacart in einem der am meisten erwarteten Börsengänge der jüngeren Vergangenheit seinen Börsengang an und ging zu einem Preis von 30 US-Dollar pro Aktie an die Börse, was einer Bewertung von rund 10 Milliarden US-Dollar entspricht. 

Doch lange vor dem lang erwarteten Börsengang des Unternehmens befand sich Instacart in einer Situation, die viele Buchhaltungsteams nachempfinden können. Auf der Suche nach einer zentralen Stelle zur Dokumentation von Prozessen für ein wachsendes Buchhaltungsteam mit über 500 wiederkehrenden Aufgaben suchte das Unternehmen nach einer Möglichkeit, Transparenz, Konsistenz und Kommunikation insgesamt zu verbessern. Dies und der Wunsch, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und die Effizienz der einzelnen Teammitglieder zu maximieren, führten das Unternehmen zu FloQast.

"Da ich FloQast bereits in einem früheren Unternehmen eingesetzt hatte, wusste ich, dass die Implementierung einfach sein würde und nicht mehrere Monate dauern würde", so Rachael Peeters, ehemalige Senior Managerin bei Hauptbuch Accounting & Reporting. "Wir haben uns schließlich für FloQast entschieden, weil es einfach zu bedienen ist, eine intuitive Benutzeroberfläche hat und schnell einsatzbereit ist. Außerdem wollten wir unsere Prozesse nicht drastisch ändern und brauchten die Interkonnektivität mit unserem derzeitigen ERP-Anbieter, so dass FloQast die offensichtliche Wahl war."

Zur gleichen Zeit begannen Rachael - eine frühe FloQast-Nutzerin, die Instacart vor kurzem freiwillig verlassen hat, um eine berufliche Auszeit zu nehmen und zu reisen - und ihr Team, sich auf Bereiche zu konzentrieren, die sie automatisieren konnten. Aufgrund ihrer Erfahrung mit FloQast und ihrer Kenntnisse über das Wachstum der Plattform seit ihrer letzten Nutzung war Rachael zuversichtlich, dass die Plattform sofort helfen könnte. 

"Damals lag unser Schwerpunkt auf der Automatisierung und der Einrichtung von Kontrollen, der Nachverfolgung von Kommentaren und der Möglichkeit, Checklisten automatisch weiterzuleiten, sowie auf der Verknüpfung mit Bilanzabstimmungen, was für uns sehr wichtig ist", sagte sie. "Aber im Nachhinein betrachtet, sind unsere Aufgaben angesichts des Wachstums des Unternehmens immens gewachsen, und FloQast zu haben, um Hunderte von einzelnen Aufgaben zu verfolgen und die Kommunikation zu verbessern, war entscheidend."

Das Unternehmen nutzt FloQast seit 2019 und war in der Lage, seine Ziele innerhalb weniger Monate nach Abschluss des Implementierungsprozesses zu erreichen.

"Ich finde, dass es in Echtzeit zeigt, wenn sich Posten ändern, wenn Dinge aus dem Gleichgewicht geraten", sagte Sonya Stahl, Senior Hauptbuch Accounting Manager. "Ich schätze es sehr, dass FloQast mich benachrichtigt, wenn etwas nicht in Ordnung ist. Oder wenn jemand auf meine Prüfnotiz geantwortet hat, kann ich wieder reinspringen. Bei Google Sheets hingegen muss man, wenn man vielleicht eine Notiz hinterlässt, erst eine E-Mail schreiben. FloQast spart eine Menge Zeit und gibt mir die Gewissheit, dass die endgültige Abstimmung, die ich unterschrieben habe, wahrheitsgetreu und genau ist."