Der Boston Globe macht Doppelarbeit überflüssig und verbessert Genauigkeit und Kommunikation nach der Umstellung auf FloQast

Software wurde entwickelt, um Unternehmen bei der Lösung von Problemen zu helfen. Aber wie viel Lösung ist Software, wenn sie tatsächlich mehr Arbeit verursacht?

Das ist genau die Situation Die Boston Globes Das Buchhaltungsteam befand sich darin. Es war hilfreich, BlackLine zu verwenden, um die Dokumentation mit den Prüfern zu teilen. Das einzige Problem war, dass seine Verwendung nicht viel über diese singuläre Funktion hinausging.

„Wir haben einen Großteil der Arbeit in Excel erledigt und sind dann zu BlackLine zurückgekehrt, um diese Dokumente anzuhängen“, sagte Walter Silva, Senior Accounting Manager bei den Boston Globe Media Partners. „Es gab eine Menge manueller Arbeit, die erledigt werden musste. Als wir also nach Möglichkeiten suchten, unsere Abhängigkeit von manuellen Aufgaben zu reduzieren, wir hatten das Gefühl, dass BlackLine nicht hilft.“

Nach der Übernahme des Unternehmens entschied die Buchhaltungsabteilung, dass es Zeit für eine Änderung war, und entschied sich schließlich für FloQast als Ersatz für BlackLine.

„Dies war eine der einfachsten Implementierungen, die wir je durchgeführt haben, nur weil wir keine schwere Arbeit hatten“, sagte Silva. „Es wurde so ziemlich alles von FloQast gemacht. Wir brauchten nur eine Schulung, um uns an die Anwendung selbst zu gewöhnen.“

Nach der FloQAST-Implementierung stellte Silva fest, dass die Kommunikation zwischen den Teams viel effizienter wurde, sodass das Team viele zeitaufwändige Besprechungen zur Statusaktualisierung überflüssig machte.

„Es ist viel einfacher, zusammenzuarbeiten und Notizen direkt in FloQast hinzuzufügen“, sagte Silva. „Das erhöht definitiv die Produktivität, weil es das Hin und Her von E-Mails reduziert — Hunderte von ihnen — insbesondere mit der Anzahl der Konten, die wir haben.“

Silva dachte über die Effizienzsteigerungen seines Teams nach der Implementierung von FloQast nach und gab zu, dass das Team zwar seinen fünftägigen Monatsabschluss beibehalten hat, er aber viel mehr Vertrauen in die Genauigkeit und die Gesamteffizienz des Teams hat.

„FloQast ermöglicht es meinem Team, sich auf die Liebe zum Detail zu konzentrieren und sicherzustellen, dass die Arbeit korrekt abgeschlossen wird, anstatt überstürzt zu sein“, sagte er. „Wir sind jetzt effizienter, weil wir mehr Zeit damit verbringen, die eigentliche Arbeit zu erledigen, anstatt E-Mails zu Statusaktualisierungen zu beantworten.